Ключевое — в перечень

Если в тексте есть то, на что вы хотите обратить особое внимание, полезно выделить это в перечень (еще его называют списком). Перечень сообщает читателю: здесь однородная информация, кто-то ее «причесал».

Например, вы пишете план развития отдела на следующий год. Читатели — ваши сотрудники. Вы считаете, что главное для них — программа поощрения: за что будут выдаваться премии. Тогда упакуйте условия премирования в перечень.

Или вы пишете тот же план развития отдела, но ваш читатель — руководитель. Что ему важно? Например, ваш отдел зарабатывает деньги, поэтому руководителю будут важны коммерческие результаты. Заворачиваем их в перечень и выносим в специально отведенный для этого раздел.

А что, если отдел не зарабатывает, а тратит деньги? Тогда нужно подумать, о чем руководителю полезнее всего знать в нашем плане развития. Ключевые проекты, которые мы запустим? Главные проблемы, которые решим в компании? Может быть, ему просто нужно увидеть бюджет? Вот это, ключевое, выносим в перечень.

Пишем отчет об аварии на производстве. Что главное для читателя? Может быть, он хочет понять, какой был нанесен ущерб. Может быть, главное — причины. Вероятно, сейчас главный вопрос в том, что мы сделаем дальше, чтобы авария не повторилась. То главное, ради чего пишется отчет, выносим в перечень.

Как узнать, чего именно читатель ожидает от нас в документе? Можно поинтересоваться у читателя. Прямо задать вопрос: «Иван Иванович, на чем сделать акцент?». Сложно представить человека, который не захочет помочь вам сделать ему удобнее.

Еще есть здравый смысл и опыт. Мы понимаем, что президенту компании интересно одно, сотрудникам — другое, клиентам — третье.

Терпимо: текст разбит на разделы, но внешне они все имеют одинаковую важность. Непонятно, на что обратить внимание, если у меня мало времени.

Да: очевидно, что второй раздел содержит структурированную информацию, на которую мы обратим внимание в первую очередь.

Может быть: в каждом разделе что-то вынесено в перечни. Вероятно, там будут ключевые выводы по каждому разделу. Начнем читать с них, а потом решим, куда углубиться.

Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил:

1. Элементы читаются отдельно от основного текста.
2. Элементы устроены одинаково.
3. Смысл вынесен в начало.
4. Перечень дружит с подзаголовком.
5. Никаких вложенных перечней.

Элементы читаются отдельно от текста — то есть не слишком зависят от обобщающего слова или предложения.

Перед перечнем обычно будет обобщающее слово или целое предложение. Например, если вы пишете о проблемах, логичным будет написать: «Мы столкнулись с проблемами». И далее в перечне перечислить эти проблемы.

И тут нужно проверить, чтобы формулировка элементов перечня была понятна, даже если читатель проскочит это обобщающее предложение.

Например, вы говорите о распространенных ошибках. Посмотрите на обобщающее предложение и элементы перечня:

 Основные задачи. При переносе данных важно избежать:
— задвоения записей в базе заказов;
— создания конфликтующих версий заказов;
— автоматического удаления неподтвержденных заказов.

Если пропустить слово «избежать» в обобщающем предложении, то сложится впечатление, будто наши задачи — задвоить, создать конфликты и автоматически удалить. Чтобы не путать читателя, нужно переформулировать обобщающее предложение и элементы перечня:

 Основные задачи. При переносе данных мы должны:
— избежать задвоения записей в базе заказов;
— синхронизировать конфликтующие версии заказов;
— сохранить неподтвержденные заказы.

Теперь очевидно, что основные задачи — избежать, синхронизировать и сохранить. Даже если читатель пробежит по этим пунк-там по диагонали, он не перепутает, что к чему.

Поэтому просто проверяйте: если пропустить обобщающее слово — смысл сохранится?

Элементы устроены одинаково — то есть каждый элемент перечня похож на другой по общему устройству. Например, все элементы перечня начинаются с глаголов в неопределенной форме: «запустить», «создать», «проанализировать». Или вы решили, что будут не глаголы, а существительные: «запуск», «создание», «анализ». Может быть, в каждом элементе будет два предложения: сначала главное, потом детали. Может быть, каждый элемент — это небольшое доказательство «так как... следовательно». Главное, чтобы одна и та же структура повторялась во всех элементах одного перечня.

Например, мы пишем инструкцию. Внутри — перечень, который описывает действия в какой-то ситуации. Здесь каждый элемент устроен по-своему: где-то глагол в начале, где-то — в конце; все элементы разной длины; в третьем элементе несколько действий. Читать по диагонали тяжело:

 В случае аварии:
— нажмите кнопку «Стоп»;
— дежурного инженера оповестите устно или по рации;
— если вы можете самостоятельно или с помощью ваших коллег устранить причину аварии, включив систему видеофиксации, примите меры для устранения.

Вот как будет выглядеть переделанный вариант:

 В случае аварии:
1. Нажать кнопку «Стоп».
2. Оповестить дежурного инженера устно или по рации.
3. Оценить возможность устранить аварию самостоятельно.
4. Включить видеорегистратор.
5. Постараться устранить причину самостоятельно или при помощи коллег.

Элементы всё еще не идеально одинаковые, но читать их уже намного легче. И нам пришлось разрезать последний пункт на три, чтобы в каждом было по одному действию.

Также нам пришлось убрать условие: «Если можете устранить — устраняйте, а если нет — не устраняйте». Предполагаем, что читатель сам догадается не лезть, если он не может ничем помочь.

Смысл вынесен в начало. Логично, если главные слова в каж-дом элементе перечня не спрятаны где-то в середине, а стоят в самом начале элемента. Сравните:

 Риски реализации проекта:
— В случае невозможности в короткий срок получить подтверждение от исполнителя существует риск задержки поставки на срок до 2 месяцев.
— Без должной подготовки персонала велика вероятность жалоб со стороны клиентов в социальных сетях.

 Риски реализации проекта:
— Задержка поставки до 2 месяцев, если мы не сможем получить подтверждение от исполнителя до конца месяца.
— Жалобы клиентов в соцсетях, если мы не успеем подготовить персонал.

Можно делать так: сначала ты пишешь элементы перечня, как получится, а потом начинаешь их «причесывать» — выносить главное в начало, упорядочивать структуру, проверять на независимость. Это нормально. Главное — выделить время на это «причесывание».

Перечень дружит с подзаголовком. Если где-то рядом с перечнем стоит подзаголовок, проверьте, не противоречат ли они друг другу. В идеале они должны друг друга дополнять.

Например, если стоит подзаголовок «Проблемы», то в перечне должны быть перечислены проблемы, а не решения. Также не стоит выносить в перечень компоненты какой-то одной проблемы. Здесь мы перечисляем все проблемы кратко.

Если стоит подзаголовок «Задачи», то в перечне не должны перечисляться проблемы, связанные с одной из задач. Читатель должен прыгнуть взглядом от заголовка к перечню и увидеть: «Ага, в заголовке задачи, в перечне задачи, всё сошлось».

Если в перечне перечислены инструменты повышения заработка, то нужен подзаголовок «Способы повышения заработка». Заголовок «Сколько вы будете зарабатывать» не подойдет.

Распространенная ошибка — использовать перечни вместо любого перечисления, даже если это перечисление не слишком важно для понимания текста.

Например, пиарщик пишет отчет о работе компании на выставке. По тексту ему нужно перечислить сотрудников, которые помогали в организации. «Это же много людей, нужно вынести их в перечень», — думает пиарщик. Выносит.

Вопрос: нужно ли читателю обращать внимание на этих людей? Так ли они важны, чтобы выносить их в перечень?

Если этот отчет для руководителя, вероятно, ему этот перечень не нужен. Ему будет полезнее узнать, каких результатов мы достигли на выставке: с кем договорились, кого привлекли, сколько людей было на нашем стенде. Именно эту информацию стоит вынести в перечень.

А людей, которые нам помогали, можно перечислить в абзаце через запятую. Выделим их подзаголовком, чтобы руководитель при необходимости легко их нашел.

Разумеется, когда вы пишете документ для себя, перечни можно использовать для чего угодно, лишь бы вам было удобно.