Длинный текст делить на разделы

Если в письме или на слайде пять абзацев или больше, пора делить текст на разделы. Они помогут читателю выбрать ту часть текста, которая ему важнее всего, а остальное отложить или проигнорировать.

Чтобы получился раздел, часть текста нужно отделить подзаголовком: он может стоять на отдельной строке или прямо в начале абзаца. Обычно подзаголовки выделяют жирным.

Допустим, вы пишете отчет об инциденте. Вам помогут такие разделы: «Суть инцидента», «Причины», «Последствия», «Устранение», «Финансовый результат», «Дальнейшие шаги». В зависимости от задачи ваш руководитель может прочитать только «Дальнейшие шаги» или только «Причины». Или понять, что в документе всё разложено по полочкам и ему стоит изучить весь отчет.

Вы пишете стратегию или миссию компании. Выделите в ней разделы вроде таких: «Глобальная цель», «Наши действия», «Чем мы пожертвуем» и «Как это касается вас». Большая часть людей начнет чтение с последнего раздела и, осознав важность документа, вернется в начало.

Для письма с постановкой задачи подойдут такие разделы: «Ситуация», «Задача», «Результат», «Срок», «Что дальше» и «Материалы».

Коммерческое предложение (при правильном контексте) можно разбить на такие разделы: «Суть предложения», «Сфера применения», «Возможная выгода», «Дальнейшие шаги».

Если вы презентуете проект, можно использовать разделы вроде «Суть», «Цель», «Ожидаемый результат», «Стоимость» и «Риски».

Понятно, что это лишь примеры, а конкретный перечень разделов зависит от ситуации и содержания письма. Вам виднее, какие разделы нужны в вашей презентации или отчете.

Нет: к такому письму трудно подступиться, потому что его придется читать целиком, чтобы понять суть.

Да: здесь автор побеспокоился об удобстве читателя и выделил суть в отдельный раздел, подробности огородил, а главные детали подсветил.

Да: даже если документ на несколько страниц, у читателя должна быть возможность выбрать, что здесь читать в первую очередь. В этом ему помогут разделы и подзаголовки.

Сначала написать, потом разделить. К написанию длинного текста можно подойти двумя способами. Первый — сначала изложить мысли как есть, а потом разрезать текст на разделы и навести порядок.

Например, вы готовите письменное обоснование проекта: нужно привести аргументы за и против, показать экономические выкладки, описать общую картину и углубиться в детали. Сначала вы просто выкладываете весь этот материал в документ: все цифры, факты, таблицы, объяснения.

Теперь добавляйте разделы, которые соответствуют тому, что вы выложили: «Общая картина», «Экономика», «Риски» и т.д. Разделы будут отражать ваш материал.

Важно, чтобы, например, в «Экономике» было всё про экономику и ничего про риски или общую картину. А в «Общей картине», соответственно, только общее, без деталей — потому что им отведено отдельное место. Каждый раздел должен быть герметичным по смыслу: про риски всё должно быть в разделе «Риски» и больше нигде.

Последним этапом вы проверяете, каких разделов не хватает, а также определяете, с чего разумнее начать. Обычно начинают с «Общей картины», потом добавляют подробностей в любом порядке. Смотрите по задаче.

Сначала разделы, потом наполнение. Другой подход похож на то, как мы в университете писали курсовые работы: сначала придумываем план, а потом его наполняем.

Возьмем то же обоснование проекта. Вы как профессионал знаете, что в вашем случае нужно показать общую картину, детализацию, экономику, сравнение с конкурентами, потом риски и возможности. И в конце — рекомендации от вас как от специалиста. Вот вам и разделы: «Общая картина», «Реализация», «Экономика», «Конкуренты», «Риски», «Возможности», «Рекомендация». Выписываете эти слова в столбик.

Теперь в порядке убывания важности расписываете каждый раздел, подбирая нужную информацию. Если вам нужно расписать проект на страницу, вы будете видеть: «Ага, я написал общую картину и уже занял полстраницы. Явно тут слишком детально». И балансируете объем текста, чтобы всё важное умещалось. Или понимаете, что на одну страницу вы все семь разделов не уместите, — тогда берете либо больше страниц, либо меньше разделов.

Главный риск такого подхода в том, что у вас может не быть материала к какому-то из разделов, придется его добывать. Но, вероятно, раз вам нужен этот раздел по смыслу, то вам в любом случае придется достать для него информацию.

Подзаголовки должны быть похожими. Если читатель может одним взглядом охватить все наши подзаголовки, имеет смысл сделать их однотипными — чтобы не было ощущения хаоса. Как именно будут выполнены сами подзаголовки — не так важно. Вот несколько вариантов:

Все три стиля подзаголовков можно использовать. Главное — чтобы при беглом просмотре было ощущение порядка: будто кто-то специально сделал заголовки похожими. Именно это подкупает в тексте: намеренная, иногда даже нарочитая упорядоченность. Она дает приятное ощущение «по полочкам».

И наоборот: если подзаголовки написаны вразнобой, появляется ощущение неряшливости.

Избегайте длинных подзаголовков. Подзаголовок должен создавать впечатление простоты. Для этого он должен занимать не более двух третей строки. Если подзаголовок занимает целую строку или даже полторы, читатель может ощутить раздражение. Сокращайте подзаголовки:

 Предпосылки для исключения программы «...»
из бюджета на 2022 финансовый год

Основные задачи департамента коммуникаций на III—IV кварталы 2022 г. в связи с ухудшающейся эпидемиологической...

 Предпосылки для исключения из бюджета

Задачи департамента коммуникаций (III—IV кв.)

Сокращать нужно не в ущерб смыслу: читатель всё же должен понимать, о чем будет этот раздел.

Где ставить подзаголовки и как их выделять. Подзаголовок может как стоять на отдельной строке, так и внутри строки (тогда он называется «подзаголовком в подбор»). На отдельной строке подзаголовки обычно ставят в статьях, пресс-релизах, многостраничных отчетах и в соцсетях. Если пишете письмо или коммерческое предложение, «в подбор» будет привычнее.

Выделять подзаголовки принято жирным начертанием шрифта. Если это нехарактерно для вашего стиля, можно подчеркивать — например, если это нужно по ГОСТу.

Выделение жирным — только в начале абзаца. Часто встречается такая ошибка: автор текста начинает выделять ключевые мысли, но не в начале абзаца (на правах подзаголовков), а в середине абзаца. Мотив понятен: «Выделю главное, чтобы читателю было легче».

Но в реальности любое выделение в середине абзаца не дает возможности сразу понять смысл. Например, чтобы понять смысл предыдущего предложения, вам придется сначала прочитать выделенное «не дает». Но что не дает? Кому? Зачем? Из жирного фрагмента это непонятно. Придется перечитывать всё предложение, то есть потратить дополнительное время.

Выделение в середине предложения не упрощает, а усложняет чтение, создает хаос и ощущение неряшливости. Если вам захотелось что-то выделить — вынесите это в начало абзаца.

Не выделяйте жирным в середине абзаца — только в начале и только ключевую мысль, на правах подзаголовка.

Подзаголовки всё прощают. Даже если документ написан сложно, деление на разделы уже повышает читаемость. Это полезно использовать, если вы работаете в бюрократических компаниях или вам некогда доводить текст до совершенства. Руководство вам не подпишет текст, написанный простым языком. Но текст, разделенный подзаголовками, ни у кого не вызовет вопросов.

Возьмем пример. Читать его целиком необязательно, просто проникнитесь духом:

Анна Сергеевна, добрый день! Просим Вашего содействия в разрешении сложившейся ситуации.

Дело в том, что поставщиком «...» не была осуществлена поставка товара по договору №... В поставке мы ожидали оборудование для проекта «...», в частности суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары. В качестве причины задержки поставщик называет логистический сбой, связанный с затором в Суэцком канале.

Отделом логистики был проведен анализ причин, и было выявлено, что поставка по указанному договору не проводилась по маршрутам, связанным с Суэцким каналом. Однако поставщик в переписке ссылается на признанный на отрезке «...» режим форс-мажора, что повлияло на логистические операции в регионе в целом.

В данный момент с нашей стороны необходимо принять решение о запуске претензионного порядка разрешения спора (или отсутствия претензий в связи с форс-мажором). Просим Вас принять решение, по результатам которого юридический департамент подготовит необходимые документы.

С уважением,...

Мы могли бы заставить автора довести текст до идеала в духе книги «Пиши, сокращай». Но человек без редакторской подготовки потратит на это несколько часов, если не дней. А результат еще и могут не подписать — например, если руководитель привык к такому стилю текста.

Но если мы этот же самый текст разобьем на разделы с подзаголовками, он мгновенно станет намного более читаемым.

Анна Сергеевна, добрый день! Просим Вашего содействия в разрешении сложившейся ситуации.

Ситуация. Поставщиком «...» не была осуществлена поставка товара по договору №... В поставке мы ожидали оборудование для проекта «...», в частности суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары. В качестве причины задержки поставщик называет логистический сбой, связанный с затором в Суэцком канале.

Причина. Отделом логистики был проведен анализ причин, и было выявлено, что поставка по указанному договору не проводилась по маршрутам, связанным с Суэцким каналом. Однако поставщик в переписке ссылается на признанный на отрезке «...» режим форс-мажора, что повлияло на логистические операции в регионе в целом.

Решение, которое нужно принять. В данный момент с нашей стороны необходимо принять решение о запуске претензионного порядка разрешения спора (или отсутствия претензий в связи с форс-мажором)...

А теперь можно и сократить без потери смысла:

Анна Сергеевна, добрый день! Просим о помощи.

Ситуация. Поставщик «...» не поставил товар по договору №...: суммирующий микшер Rupert Neve 5057 Orbit и аксессуары.

Причина. Поставщик утверждает, что причина задержки — затор в Суэцком канале. Ссылается на введенный на отрезке «...» режим форс-мажора. Наш отдел логистики убежден, что затор не повлиял на эту поставку.

Нужно решение. Стоит ли нам готовить досудебную претензию или эту задержку мы можем «простить»?

С уважением,...