Проверить начала абзацев
Прокляты те письма, в которых текст не поделен на абзацы. По современным стандартам, если в письме более 15 строк и оно не поделено на абзацы, это письмо уже считается неадекватным. Делить на абзацы обязательно.
Оптимальная длина абзаца — от 3 до 9 строк в широкой колонке и от 5 до 12 строк в узкой колонке (например, в газетной верстке или в мессенджере). Так как письма в основном пишутся на компьютерах и на широких экранах, можно смело считать, что наш оптимальный абзац — не более 9 строк.
Можно взять за правило: если вы написали текст и в нем естественным образом сложились абзацы длиннее 9 строк, не отправляйте это письмо. Скорее всего, вы устали, вам нужно выспаться и перечитать это письмо на свежую голову. В крайнем случае прямо сейчас разделите длинные абзацы на несколько более коротких.
Когда письмо аккуратно разделено на абзацы, читатель, вероятнее всего, пробежится по их началам, чтобы выбрать самое важное. Поэтому хорошо бы убедиться, что каждый абзац начинается со слов, которые объясняют содержание следующего абзаца. Например:
Игорь, привет! У нас возникла проблема с...
Сначала мы попытались решить...
Переговоры ни к чему не привели: клиенты...
Сейчас нужна твоя помощь с тем, чтобы поговорить...
Напиши, когда тебе было бы удобно...
Если не можешь на этой неделе, мы...
Кажется, что по одним началам абзацев этого письма уже понятно, о чем идет речь. И хотя мы не знаем деталей, по этим обрывкам мы можем решить, где эти детали искать, а какие части письма можно пропустить (если, например, мы в курсе ситуации). Это письмо прочитать легко.
Нет: бесконечное полотно текста, не разделенное даже на абзацы
Да: аккуратное деление на абзацы, где каждое начало абзаца помогает понять, о чем пойдет речь дальше.
Нет: невозможно длинное сообщение в мессенджере, от одного вида которого заболит голова.
Да: то же сообщение, но разделенное на абзацы. При этом каждый отдельный вопрос еще дополнительно вынесен в отдельное сообщение, чтобы было удобно отвечать.
Большинство людей интуитивно понимают, что лучше делить текст на абзацы. Но мало кто следит за тем, что стоит в начале абзаца: у них там написано как попало, из-за чего текст трудно просматривать по диагонали:
Игорь, привет! У нас возникла проблема с...
Потом мы подключили...
Но и это не помогло. В итоге мы...
Что скажешь? Вся надежда...
Вроде ситуация та же, что и на предыдущем развороте, но из-за неверного деления на абзацы мы не можем понять, что происходит в тексте. Нужно читать сами абзацы и вникать в смысл. А мы хотели наоборот: чтобы можно было пробежаться по диагонали и всё понять.
Чтобы абзацы не становились нечитаемыми, нужно следить, чтобы начало нового абзаца не ссылалось на предыдущий. Например, если абзац начинается со слова «поэтому», читателю придется прочитать предыдущий абзац, ведь тут настаивают на логической связи. То же самое — если абзац начинается с указательного местоимения («это», «такой», «тот») или слова вроде «наоборот» или «напротив». Всё это говорит читателю: «Чтобы понять этот абзац, тебе придется читать предыдущий».
Решение само по себе несложное: нужно просто следить за началами абзацев. Если появляются логические связки, отсылки или подобное — дополнять и раскрывать их, чтобы каждый абзац читался как самостоятельная история.
Было. Потом мы подключили руководителя департамента.
Стало. Когда мы исчерпали собственные возможности переговоров, мы подключили руководителя департамента.
Было. Но и это не помогло. Клиент не соглашается...
Стало: Встреча на уровне вице-президентов не помогла. Клиент по-прежнему не соглашается...
Перед вами одно и то же письмо, но по-разному разбитое на абзацы. Прочитайте начала каждого абзаца и сравните, какое легче читать и почему. Продолжения абзацев специально не привожу, чтобы воспроизвести чтение «по диагонали».
Было. Коллеги, как обещал, пересылаю результаты встречи с клиентом по проекту «...».
Подробный отчет в приложении. В целом встреча прошла успешно, но некоторые вопросы нам пришлось перенести...
В частности, отчеты нужно передавать не в PDF, а в PPT, чтобы клиент мог копировать слайды в свои презентации.
Это, наверное, главная просьба из того, что мы можем сделать сейчас. Вопрос рекламного бюджета сняли еще до начала...
Мы не можем восстановить связность данных по базе, которая досталась от подрядчика «Адвента», поэтому точность была...
Сейчас от вас нужно изучить приложенный файл и отметить в трекере, что каждый будет делать.
Следующая встреча назначена на понедельник 29 января...
Стало. Коллеги, как обещал, пересылаю результаты встречи с клиентом по проекту «...». Подробный отчет в приложении.
В целом встреча прошла успешно, но некоторые вопросы нам пришлось перенести на следующую встречу, потому что...
По вопросу аналитики: у клиента нет претензий к полноте данных, но есть просьба изменить формат отчета. В частности...
Вопрос рекламного бюджета сняли еще до начала встречи. Выяснилось, что клиент неверно прочитал отчет и подумал, что...
Главная проблема — в сквозном отслеживании результатов кампаний в IV квартале прошлого года. Мы не можем восстановить...
Сейчас от вас нужно изучить приложенный файл и отметить в трекере, что каждый будет делать. Следующая встреча...
