Слайд презентации

Так сложилось, что презентация в деловом общении выполняет две функции: с одной стороны, этот документ присылают друг другу почтой, распечатывают или разбирают на слайды для собственных презентаций; с другой стороны, его же выводят на экран, и какой-то бедолага должен устно комментировать содержание слайда. Тут есть проблема.

В идеальном мире «под экран» и «под печать» должны быть две разные презентации. «Под экран» — это презентация в духе компании Apple времен Стива Джобса: когда на слайде нарисовано одно огромное число, одно изображение продукта или один график. И всё: никакого сопроводительного текста, иной раз даже без заголовка. Весь сопроводительный текст должен произнести выступающий. И потом, если нужно, делается отдельная презентация «под печать» со всей информацией. И ее нельзя выводить на экран, она предназначена только для самостоятельного изучения. Это в идеальном мире.

В реальности никто не будет делать две разные презентации под экран и печать. Приходится идти на компромисс: слайд должен быть информативным и интересным, но при этом не перегруженным подробностями. Что для этого можно сделать:

1. Один слайд — одна мысль. Ни в коем случае не пытаемся разместить на слайде несколько разных историй, даже если есть место.

2. Заголовок — обязательно. У каждого слайда должен быть заголовок, который объясняет, о чем тут сказано, или приводит главный вывод.

3. К каждой мысли — визуализация. Схема, график, таблица, фотография, скриншот или хотя бы текстовый пример. Нет визуализации — нет слайда.

4. К визуализации — пояснение. Как читать эту визуализацию? На что обратить внимание? Что тут главное?

5. В начале — содержание, в конце — выводы. Где-то среди первых слайдов формируем ожидания читателя. В конце — слайды с выводами, которые можно скопировать в другую презентацию.

Один слайд — одна мысль. Заголовок — обязательно. Распространенная ошибка авторов — упаковывать мысли в презентацию по принципу «сколько влезет». Если есть две короткие мысли, их ставят на один слайд: «Чего месту пропадать?». Это ошибка.

Каждый слайд хорошо структурированной презентации должен быть «капсулой смысла»: мы берем какую-то идею, выносим ее в заголовок, иллюстрируем и снабжаем сопроводительным текстом. Всё это умещается на одном слайде.

Если «капсула» не умещается, мы дробим ее на более мелкие по тому же принципу: заголовок, визуализация, сопроводительный текст.

Не может быть такого, что мысль началась на одном слайде, но не хватило места и пришлось переносить ее на следующий. Не может быть такого, что на одном слайде разворачиваются две отдельные мысли, потому что было свободное место. Нельзя относиться к слайдам как к страницам: в обычных документах текст может свободно перетекать со страницы на страницу, а в презентациях — нет. Один слайд — одна мысль.

К каждой мысли — визуализация. Самые слабые слайды — те, в которых просто перечислены тезисы. Они хуже всего запоминаются, производят меньше всего впечатления. Их можно использовать разве что в содержании презентации и в выводах.

Смысл презентации в том, чтобы визуализировать ваши идеи. Нужно показать рост продаж? Рисуйте график. Эволюция продукта? Покажите, как он менялся. Ругательные отзывы? Предъявите цитаты. Новый дизайн? Покажите. Предлагаете новую схему работы? Нарисуйте ее.

Это не пожелание, не совет и даже не рекомендация. Визуализация ваших идей — это и есть смысл презентации. Если вся презентация состоит из текстовых тезисов — это не презентация, это просто текстовый документ. Чтобы текстовый документ стал презентацией, каждая важная мысль должна быть визуализированной.

Визуализация требует дополнительных усилий и времени, но это нам на руку: мы оставим в презентации только реально важные мысли, но каждую из них покажем выпукло и эффектно, чтобы они запомнились. И только в конце — выводы столбиком.

К визуализациям — пояснения. К любому графику, схеме или фото можно дописать немного текста, чтобы помочь лучше эту визуализацию «прочитать». За счет чего выросли продажи? Какова новая толщина корпуса? В чем главное изменение в схеме работы? Какие странности и закономерности мы выявили в этих данных? А где? Подскажите это читателю, при необходимости — укажите на нужное место выноской.

Выноски и сопроводительный текст обладают особой силой: они тянут на себя внимание. Если читатель видит сложный график и короткую аккуратную надпись рядом, он обязательно прочитает эту надпись: ведь она обещает расшифровку сложного графика. График убедительный, а надпись — понятная.

Обычно авторы рассуждают наоборот: сначала выражают мысли текстом, а потом ищут какую-нибудь картинку, чтобы разбавить повествование. А вы попробуйте начать с визуализации: нарисуйте правдивый график, поясните его текстом. Вы увидите, что вам больше не нужны многословные текстовые описания. Всю работу делает визуализация, а текст лишь помогает ее понять. Можно взять за правило: нарисовал — подпиши.

Содержание и выводы. В начале презентации полезно обозначить, что ждет читателя. Идеально — если из содержания можно сразу перейти к интересующему разделу: для этого расставьте гиперссылки. Читатель открывает документ и видит: «Ага, тут про продажи, планы, риски и бюджет. Пожалуй, начну с рисков». Так мы сформировали ожидания от презентации и направили читателя в тот раздел, который ему интереснее всего. Особенно это полезно, если презентация большая.

В конце презентации будет полезно поставить слайд с основными выводами: можно даже простыми текстовыми тезисами без иллюстраций. Представьте, что читатель перенесет эти тезисы в свою презентацию: что там должно быть написано, чтобы другой человек захотел это скопировать?

Хорошие выводы будут в мире читателя — то есть о его задачах и проблемах. Не то, что вы сами хотите донести, а именно то, что он сам хотел бы вынести. Например, если маркетолог интересуется прогнозами охватов рекламной кампании, а нам при этом интересны рекламные площадки — в первую очередь даем прогнозы охватов.

Две главные беды презентаций — перегруз текстом и бессмысленные изображения. Эти проблемы связаны.

Сначала автор пытается донести свою мысль текстом, его нужно много. Он приводит много подробностей, слайд получается перегруженным. Или этого текста не хватает на один слайд, приходится либо уплотнять верстку, либо уменьшать размер шрифта, либо переносить часть текста на следующий слайд.

Чтобы обратить внимание на важное в общей массе, автор начинает выделять текст внутри абзаца: жирным или цветом. Получается еще больше грязи. Презентацию всё сложнее читать.

Дальше автор осознает, что слайд получился перегруженным, и решает его «разбавить». Но так как основная мысль уже выражена текстом, автор находит какие-нибудь картинки «в тему» и добавляет на слайд. Обычно это картинка из фотобанка или, еще хуже, взятая просто из интернета. Получается перегружено вдвойне: и текст тяжело читать, и иллюстрация ни о чем не рассказывает.

Всем очевидно, что слайд выглядит плохо, но решают эту проблему не с того конца: пытаются изложить мысль более кратко, лезут в текст. А его тяжело сокращать: он ведь зачем-то был написан, он передает смысл. Сложно «отжимать» текст, когда он несет основной посыл. Даже если после этой редактуры мы сократим слайд на пару строк, всё равно презентация принципиально не улучшится.

А нужно было наоборот: отложить на минуту текст и задуматься, как эту историю рассказать визуальным языком. Что бы могло выразить нашу мысль помимо текста? Это будут те самые схемы, графики, таблицы, скриншоты, фотографии продукта. Найти их, поставить, добавить заголовки, где нужно — подписать, указать на важное выносками, использовать цвет.

Когда стоят визуализации, нам уже нужно намного меньше текста. Схемы, графики и фото начинают нести основную смысловую нагрузку, а слова отходят на второй план. Мы добиваемся ясности на слайде с помощью визуализации и только в конце доводим до идеала текст. И его нужно будет намного меньше, чем мы изначально думали.