Резюме встречи

На встрече мы что-то обсудили, отчитались, о чем-то договорились. Кажется, что все всё поняли и дальше только в бой. Но если не зафиксировать договоренности письменно, уже через несколько дней все всё забудут и переиначат.

Например, клиент пообещал вам на встрече, что пришлет технические спецификации, а вы в ответ на это составите КП. Но клиент очень занят и у него деньги. Проходит два дня, вы переспрашиваете: «Когда будет спецификация?» Клиент с удивлением: «А я жду ваше КП, когда пришлете?»

Причина в том, что все устные договоренности забываются за день. Чтобы этого не происходило, нужно всё фиксировать — обычно для этого пишет резюме встречи. Вот примерная схема:

Контекст. О какой встрече идет речь? На случай, если у читателя с десяток встреч в день и он уже успел о нас забыть.

Контракт с читателем. Что будет в этом письме? Какие действия после прочтения понадобятся? Например, подтвердить, ответить на вопросы или что-то прислать.

Критически важные позиции. Если дальнейшая работа встала из-за действий клиента — как ее запустить. Если есть важнейшие вопросы — ставим их как можно раньше.

Содержание резюме, разбитое на разделы. Можно разбить по смысловым блокам, например «Проект такой-то», «Проект сякой-то», «Оплата и закрывающие документы». Можно разбить на блоки вроде «Проблемы», «Задачи», «Предложения». Зависит от того, что вы обсуждали на встрече.

Важно, чтобы внутри каждого раздела было только то, что обозначено в подзаголовке. Если в подзаголовке «Проблемы», то в разделе должны быть только проблемы, а в других местах проблем быть не должно. Вроде просто, но требует дисциплины.

Блок «Дальнейшие шаги». Кто и что должен сделать теперь, к какому сроку, кто за что отвечает.

Это ни в коем случае не универсальная структура на все случаи жизни: подстраивайте ее под содержание встречи и свои задачи.