Перечень принципов выполнения договора, которые снижают риски

Для того чтобы выполнить договор в срок, с хорошим качеством и не разориться, я рекомендую придерживаться следующих принципов:

1. Грамотная работа с требованиями, выходящими за рамки договора.

Хороший руководитель проекта сразу же видит такие требования и выносит их на комитет по изменениям. Комитет, в который входят представители заказчика и исполнителя, рассматривает все запросы на изменения и принимает по каждому решение – отклонить или выполнить по дополнительному соглашению. Если такого комитета нет на предприятии, где вы проводите внедрение, его нужно создать в обязательном порядке.

Приведу пример из своей практики. В результате выполнения этапа «контрольный пример» на одном из заводов был составлен и оценен список доработок. Объем доработок превысил сумму, заложенную на этап, в два раза. Мы хорошо подготовились к совещанию в кабинете директора. По каждой доработке описали ее содержание, привели обоснование необходимости, а также оценили последствия, если ее не делать. В итоге из 30 доработок 10 были отклонены, а 20 приняты. Бюджет этапа был увеличен в полтора раза.

2. Грамотное документирование результатов работ на каждом этапе.

Мы после завершения каждого этапа работ подготавливаем отчет, где описываем полученный результат и прикладываем документы, которые получены на этапе. Протоколы тестирования, инструкции, ведомости с подписями пользователей о проведенном обучении, печатные формы. Все документы, которые могут однозначно подтвердить выполнение работ. Если дело все же доходит до суда, такие документы очень помогают эксперту понять, что же реально делалось по договору. Пример выше демонстрирует, какую роль в возможности выиграть процесс имеют документы, подтверждающие факт выполнения работ.

3. Документирование запросов к заказчику.

Мы документируем все запросы на предоставление информации, просьбы рассмотреть и согласовать готовые документы, принять работы. Такое документирование позволяет грамотно распределять ответственность в случае нарушения сроков работ. Как правило, заказчик соглашается с переносом сроков без штрафов, если нарушения возникли по его вине.

4. Формирование и подписание «Окончательного списка замечаний».

Мы готовим «список окончательных замечаний» ближе к концу этапа перевода системы в промышленную эксплуатацию. В список включаем:

• вопросы, требующие консультаций, в том числе дополнительные настройки программы;
• подтвержденные ошибки в программе, которые необходимо устранить;
• требования, которые были в техническом проекте (или в контрольном примере), но еще не были реализованы.

В список мы также включаем следующее пояснение:

«Этот список содержит окончательные замечания, после устранения которых система будет принята в промышленную эксплуатацию. Все замечания, которые возникнут с момента составления настоящего списка и которые будут являться ошибками, будут устранены по гарантии. Остальные замечания будут устраняться силами отдела ИТ или силами подрядчика по договору сопровождения».

Новые замечания поступают в другие списки, которые отрабатываются по гарантии или на этапе сопровождения. Главное, что их наличие не мешает подписать акт ввода системы в промышленную эксплуатацию.

Отправить