Глава 24. Как разработать архитектуру ERP-системы

Мы собрались в большом кабинете директора теплосети. Кроме обычного стола руководителя в кабинете стоял огромный круглый стол для совещаний. Все места вокруг него были заняты топ-менеджментом.

– Значит, так, – сказал директор Михаил Григорьевич, – сбыт вы автоматизировали. Молодцы. Надо двигаться дальше. Я слышал, что у «1С» есть решение класса ERP. Это так?

– Да, оно называется «1С:ERP Управление предприятием».

– Отлично. Предприятие вы наше уже знаете, давайте коммерческое предложение. Мы определимся с бюджетом и начнем.

– Погодите. А кроме бухучета, бюджетирования и казначейства что-то еще нужно автоматизировать?

– Не понял? Это же ERP! Там должно быть все. Нам, кроме того, что ты назвал, нужно еще закупщиков автоматизировать и автотранспортный цех. А знаешь, сколько у нас арендаторов в ЦТП и котельных? Ну и, конечно, документооборот. Я устал ругаться с абонентами, чьи письма мы потеряли. Ты что, не знаешь, что такое ERP?

– Что такое классическое ERP, я хорошо знаю. Но знаете ли вы, что «1С:ERP Управление предприятием» – это программа с очень широким, но все же не бесконечным функционалом? Вы же понимаете, что автотранспортный цех есть не на каждом предприятии? Да и арендаторов не все к себе пускают. А вот бухгалтерский и управленческий учет нужен всем. Поэтому в 1С:ERP есть основные функции ERP-системы, используемые на большинстве предприятий. А для других функций есть отдельные решения – «1С:Управление автотранспортом», например. Или «1С:Документооборот». Кроме того, у вас, кроме автотранспортного цеха, есть еще и ремонтный. Его нам надо автоматизировать?

– Ремонтный? Ты имеешь в виду дядю Ваню Сидорова и его ученика? Как только мы поставим ему компьютер, он тут же и уволится от греха подальше. А у него руки золотые! Кто мне будет упавшие плашки на задвижках поднимать? В общем, так. Ты со своей автоматизацией к дяде Ване не лезь. Есть у нас цеха и поважнее.

– Согласен. Поэтому, прежде чем рассчитывать бюджет на автоматизацию, нам надо определиться. Какие подразделения мы автоматизируем? Какие именно функции в этих подразделениях? Только после этого мы сможем подобрать нужные программы. Кстати, может выясниться, что 1С:ERP вам и не нужна. Возможно, в теплосети ее функции можно автоматизировать с помощью набора других программ.

– Каких еще других программ? Нам нужна ERP-система. Это же самое крутое, флагманское решение фирмы 1С?

– Вы и получите ERP-систему, полностью нужный вам функционал. Но состоять она может из отдельных модулей. Например, если вам не нужно трогать дядю Ваню, вполне можно обойтись без автоматизации производства в 1С:ERP. Использовать «1С:Комплексную автоматизацию». Она идет без развитого модуля управления дискретным производством. Программа попроще, а значит, будет легче и дешевле ее внедрить. На одну и ту же бизнес-функцию в прайс-листе «1С» можно подобрать несколько программ. Бухгалтерский учет, например, присутствует минимум в пяти программах. Вообще программ в прайс-листе «1С» – десятки. Поэтому подбор таких программ – серьезная работа. Нам надо посмотреть каждую подходящую. Сравнить функционал программы с тем, что делают ваши сотрудники. Понять, сколько будет стоить интеграция этой программы с другими подсистемами. Кстати, части вашего функционала может и не обнаружиться в типовых программах. Его придется дописать. Доработка программ – довольно дорогое удовольствие, поэтому надо так подобрать программы, чтобы доработок было минимальное количество.

– Как это – доработать программы? Ты же сам сказал, что готовых программ – под сотню. Неужели нельзя будет подобрать подходящую?

– Давайте рассмотрим ситуацию на примере. Скажем, вы работаете с годовой программой закупок. По 223-ФЗ. И выкладываете свои закупки на сайт оператора «Сетевые закупки». А в наиболее подходящей вам программе «1С:Государственные и муниципальные закупки» пока реализован только 44-ФЗ, и выкладывать закупочную документацию она может только на сайт «Госзакупки». В 1С:ERP заявки собрать можно, но нельзя сформировать из них годовую программу закупок и лоты. Нужна вам годовая программа закупок, адаптация под 223-ФЗ и интеграция с «Сетевыми закупками»?

– Да, все это нужно.

– Значит, придется какую-то из программ дорабатывать. Такая же ситуация практически с каждой программой. Программ много, нужный вам функционал есть частично во множестве программ. Но реальных рабочих ситуаций на вашем предприятии – еще больше. Без доработок не обойтись.

– Ситуация с программами и доработками понятна. И что ты предлагаешь?

– Я предлагаю сделать проект будущей ERP-системы. Определиться с автоматизируемыми подразделениями и бизнес-функциями. Изучить те программы, что уже есть. Подобрать новые программы на замену. Нарисовать все связи между новыми программами – так мы определимся с интеграцией.

– Погоди, ты все время толкуешь про интеграцию. Зачем она нужна, ведь все программы и так на единой платформе?

– Да, платформа единая. Но каждая программа содержит свою информационную базу данных. Поэтому некоторые данные дублируются в разных конфигурациях. Например, справочник контрагентов есть и в «1С:ERP», и в «1С:Документообороте», и в программе для управления автотранспортом. Нам нужно будет определиться, в какой из систем он будет заполняться, а в какие просто мигрировать. Если сразу так не сделать, мы не получим единую систему. А получим дополнительные трудозатраты по тройному вводу одних и тех же данных. И постоянно будем тратить время на сверку данных разных систем. Представьте, что письмо с жалобой напишет один абонент, а перерасчет сделают другому, сильно похожему по названию. В вашей базе контор с названием «Строймонтаж» столько же, сколько улиц Строителей в Москве.

– Понятно. Ну, хорошо, это все?

– Не совсем. Вы решили внедрять ERP-систему. Уверен, для вас это – способ решить те проблемы, которые накопились при использовании текущих программ. Поэтому перед тем, как мы начнем подбирать модули будущей системы, нам надо будет поговорить со всеми стейкхолдерами – руководителями подразделений и ключевыми пользователями. Собрать замечания к текущим программам и определиться с требованиями к будущим. Даже без такого разговора я знаю, что вашему главному бухгалтеру давно надоело вести налоговый учет в Excel. А начальник планового отдела хотела бы, чтобы бухгалтерия учитывала затраты по тем же статьям, по которым она составляет бюджет. Часть этих пожеланий будет учтена автоматически при внедрении более совершенных программ. А над частью придется подумать. Возможно, нужно будет заложить время на разработку методики ведения управленческого учета. Ну и, конечно же, учесть ваши личные пожелания. Знаю, что вы думаете о системе управления плановыми ремонтами. И только после этого мы сможем понять состав работ и рассчитать бюджет на весь проект.

– Итак. Подразделения, функции, программы, доработки, интеграция, консалтинг. И сколько же все это может стоить?

– Не так уж и дорого. Зависит от того, сколько подразделений мы планируем автоматизировать. Но только на правильном подборе программ мы сэкономим больше. Да ладно программы – это сотни тысяч рублей, ну, может, пара миллионов. Но просто представьте себе, что вам пришлось бы внедрять неподходящую программу. В которой нет нужной вам функции. Ее подрядчик, конечно же, разработает. Но стоить такая разработка может в десятки раз больше, чем типовой функционал в подходящей программе. Например, нам надо автоматизировать ювелирный холдинг или литейный цех. На «1C:ERP». В процессе выполнения работ выяснится, что для ювелирного производства важен учет драгметаллов. А для литейного цеха – учет шихты и плавок. На переписывание программ под такую специфику могут уйти месяцы или годы. Годы! И несколько миллионов. А если просто заглянуть в прайс «1С»? Что мы там увидим? Правильно, специальные программы и модули. И для ювелирного производства, и для литейного! Внедрение таких модулей способно сэкономить предприятию огромные суммы и значительное время!

– Ладно, убедил. Будем делать проект. Садитесь с Салаватом и определяйтесь с объемом работ.

Через некоторое время мы заключили договор на разработку проекта автоматизации. Срок работ – 3 месяца. В контур автоматизации вошли около 20 подразделений.

Одной из интересных задач, которые пришлось решать по ходу проекта, был выбор программного обеспечения из подходящих конфигураций 1С.

Как сделать такой выбор прозрачным и понятным для заказчика? Мы решили, что выбор надо делать по определенным критериям или параметрам. Придавая каждому параметру числовую оценку в баллах для каждой анализируемой программы.

В общем случае у нас получился такой список критериев выбора:

1. Стоимость приобретения программного обеспечения.

2. Объем доработок (переработок) для обеспечения соответствия функционала требованиям заказчика, в % относительно самого недоработанного варианта.

3. Объем работ по обучению (переобучению) персонала заказчика, в % относительно варианта без обучения.

4. Объем работ по интеграции.

5. Затраты на дальнейшее развитие конфигурации.

6. Затраты на обновление конфигураций по мере изменения законодательства РФ.

7. Степень соответствия требованиям Заказчика к защите данных.

Для каждого критерия устанавливался вес в общей оценке. Для сравниваемых конфигураций давалась оценка по шкале от 1 до 10 баллов по каждому критерию. По тем критериям, которые нельзя было выразить в цифрах, давалась экспертная оценка с подробным обоснованием.

Например, по сумме баллов для ведения НСИ была выбрана доработка ERP-системы. Так как для нее не нужно было приобретать дорогостоящую систему «1C:MDM», которую также пришлось бы дорабатывать, хотя и в меньшем объеме.

Через 3 месяца мой бизнес-аналитик сдала проект заказчику. Вот реальное, но сокращенное оглавление проекта:

Введение

1. Перечень автоматизируемых подразделений и рабочих мест в ERP-системе.

2. Перечень автоматизируемых функций ERP-системы.

3. Требования к ERP-системе.

4. Выбор программного обеспечения по критериям.

4.1. Критерии и алгоритмы оценки вариантов для выбора.

4.2. Выбор программного обеспечения для подсистем:

– управление НСИ;

– управление договорами и документооборот;

– материально-техническое обеспечение;

– управление техническими подключениями/присоединениями;

– управление производством и сбытом тепловой энергии;

– управление тарифообразованием, бюджетирование и казначейство;

– управление ремонтами;

– управление охраной труда;

– управление автотранспортом;

– управление недвижимостью и арендой;

– регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет;

– кадровый учет и расчет заработной платы.

5. Укрупненная архитектура системы.

5.1. Анализ свойств архитектуры системы.

5.2. Оптимальный вариант архитектуры системы.

5.3. Архитектура системы в разрезе программных продуктов.

6. Бюджет на программное обеспечение и услуги по проекту.

7. Расчет экономического эффекта от внедрения ERP-системы.

8. Организационный план внедрения.

Внедрение происходило поэтапно, по подсистемам, с использованием технологии «Контрольного примера», наиболее подходящей для типовых конфигураций. Для каждого этапа покупалось необходимое программное обеспечение и выполнялись работы по внедрению.

Однако для одной из подсистем не нашлось ни одной подходящей конфигурации 1С. Для бизнес-процесса «Управление техническими подключениям к теплосети» пришлось написать полностью уникальную конфигурацию. Конечно же, попытка внедрения типовой программы в этот процесс была бы обречена на провал.

По поводу этой разработки я вспоминаю одну забавную историю. Мы участвовали в тендере на внедрение биллинговой программы в одном из городов на Урале. Тендер выиграл местный подрядчик. Своей биллинговой системы у него не было, а нашу он изучать не захотел. И тогда подрядчик решил разработать свою собственную, уникальную программу для взаиморасчетов абонентов с теплосетью. На базе типового решения УПП, которое хорошо знал и умел хорошо внедрять. Кончилось все грустно. Бюджет, рассчитанный на внедрение готового решения, закончился в первой трети проекта. Итоги заказчик и подрядчик подводили в суде.

Сделаем выводы.

1. Понятие «ERP-система на платформе 1С» в общем случае не совпадает с программой «1C:ERP Управление предприятием». Для получения полноценной ERP-системы на 1С необходимо подобрать подходящие программы из десятков альтернативных вариантов. Разработка правильной, цифровой модели для оценки альтернатив позволяет сделать уверенный и обоснованный выбор.

2. Внедрение ERP-системы – дорогое удовольствие. Речь идет о годах напряженной работы и многомиллионных затратах. В таком деле очень важно получить общее представление о бюджете проекта и возможных сроках внедрения. Но это невозможно сделать без обследования предприятия, четкого определения организационных и функциональных границ проекта, формирования бизнес-требований к будущей системе и подбора подходящего программного обеспечения. Проектирование будущей системы позволяет сэкономить по-крупному за счет правильного подбора модулей ERP-системы. Достигается такая экономия предварительной оценкой затрат на доработку и интеграцию альтернативных модулей системы. И выбором самого экономичного варианта.

Отправить