Как обошлись без опытной эксплуатации

Настало время переходить к обычному в таких случаях этапу опытной эксплуатации. Как устроен этот этап? Да очень просто. Нужно параллельно проработать один месяц в старой и новой системах. И сравнить результаты. Ну, не совсем параллельно. Реально продолжает работать старая система. В свободное от основной работы время пользователи пытаются вводить данные и в новую систему. Объем работы увеличивается вдвое, а зарплата, как правило, остается прежней. Поэтому, как только возникает малейший стопор во вводе данных, пользователи радостно бросают работу со словами «эта ваша программа не работает». Проблема устраняется, как только о ней становится известно. И, благодаря административному давлению, ввод продолжается. До следующего затыка. Когда, наконец, все данные введены и наступает время сравнения результатов, возникает другое препятствие. Результаты не сходятся. Никогда. Не помню ни одного внедрения, в котором отчеты в старой и новой программах совпали бы на 100 %. Расхождения возникают из-за несовпадения как исходных данных, так и алгоритмов их обработки. Часть данных и кода в новой системе содержат ошибки. Но не всегда. Иногда ошибочными оказываются старые данные или программа. Поэтому требуется детальный анализ. Такой анализ занимает существенное время, несколько часов, иногда дней, из-за большого объема данных за месяц. Сверку приходится повторять итерационно, после каждой серии исправлений кода или данных. Иногда пользователей удается убедить, что 96 % совпадений – это и есть 100 %, если округлять по правилам арифметики. Но только если главный пользователь – не перфекционист. Перфекционист «склюет вам всю печень» в попытке довести новую систему до совершенства. В итоге из-за огромных затрат времени, мелких сбоев и отсутствия мотивации пользователей опытная эксплуатация обычно продолжается не один месяц, как было записано в договоре, а от трех до шести месяцев. Что делает весь проект по внедрению убыточным для подрядчика и крайне утомительным для пользователей заказчика. Именно из-за этого этапа пользователи, как могут, сопротивляются будущим нововведениям. «Что? У нас планируется переход с УПП на ERP? Предупредите меня за 3 месяца. Я должен подыскать себе новое место работы – поспокойнее».

У нас не было шести месяцев на эксперименты. Даже трех не было. Поэтому я снова попросил всех руководителей собраться в кабинете директора.

– Коллеги, нашим договором предусмотрен месяц опытной эксплуатации – в ноябре. И месяц поддержки после перехода в промышленную – в декабре. Я предлагаю перейти в промышленную эксплуатацию с 1 ноября. В этом случае мы будем поддерживать систему в промышленной эксплуатации не месяц, а два. В результате к новому году вы получите реально работающую систему. Если же мы застрянем на этапе опытной эксплуатации, мы рискуем, что не сможем начать вести учет в новой программе с начала года. Это создаст проблемы бухгалтерии.

– Интересно… – подала голос главный бухгалтер Гульнара Маратовна. – Мне, конечно, нравится идея «новый год – новая программа». Но что, если эта новая программа будет недостаточно отлаженной и даст нам неверные результаты?

– Почему она будет недостаточно отлаженной? Мы с вами несколько месяцев занимались контрольным примером. Прогнали в нем все основные процессы. Рассчитали себестоимость. Мы можем полагаться на эти результаты. Благодаря небольшому объему данных, мы тщательно все проверили. И, кстати, сверили отчеты со старой программой. Все идет.

– Вот-вот. Небольшой объем данных. Вот что меня смущает. Реальная жизнь куда богаче.

– Согласен. Никто не говорит, что при переходе к реальной работе у нас не возникнут ситуации, в которых нужно будет исправлять программу. Но таких ситуаций будет немного – 1 – 2 % от общего объема операций. Их исправление, конечно, займет некоторое время. Но не остановит работу всей системы. Мы же, со своей стороны, организуем оперативное исправление таких ошибок.

– Насколько оперативное?

– Постараемся исправлять небольшие ошибки в день обращения. Если будет что-то серьезное, это займет пару дней.

– Ну, пусть производство скажет свое слово.

Слово взял директор по производству Марат Равильевич.

– Мы, конечно, рады, что благодаря такому подходу бухгалтерия с нового года будет в новой программе. Но в чем выгода для нас? Представляю, какой стресс испытают наши мастера и экономисты, когда узнают, что уже через две недели им надо будет работать в новой программе. Которую, согласитесь, они еще плохо знают.

– Плохо знают? Я не совсем согласен с этим утверждением. Вот, читаю вам то, под чем подписались все будущие пользователи программы.

И я достал из папки ведомость обучения. «Я, Марат Равильевич Гиндуллин, прошел обучение выполнению операций в программе с помощью инструкции для моего рабочего места. Я способен самостоятельно выполнять все операции, перечисленные в моей инструкции». Тут в кабинете директора возник легкий шум. После небольшой паузы я продолжил.

– Поэтому правильнее будет сказать, что пользователи у нас обученные, но недостаточно опытные. Однако на этот случай создается служба техподдержки. И вам помогут, если вы что-то не так введете.

– Ну хорошо, допустим. Но я так и не понял, чем опытная эксплуатация так уж плоха для нас, производственников.

– Тем, что она может затянуться. Представьте, что вам придется заставлять сотрудников работать по вечерам и выходить в выходные, чтобы успеть ввести данные в две программы. И работать в таком режиме несколько месяцев. Поверьте моему опыту, люди очень устанут. И в итоге или бросят новую программу, или подпишутся под тем, что она достаточно хороша, и хватит уже ее испытывать. После чего все будет ровно так же, как и без этапа опытной эксплуатации. Те ошибки, что должны вылезти, вылезут на этапе промышленной.

– Понятно. Ну, это аргумент. Если вы уверены в программе, я готов рискнуть.

– Погодите, – сказала Гульнара Маратовна. – Я правильно понимаю, что старая программа у нас тоже останется? Если что-то пойдет не так, мы же сможем сделать «ноябрь» в ней?

– Это вряд ли, – подключилась к разговору Анна Ивановна. – Я думаю, если оставить пользователям возможность вводить все в старой программе, многие захотят перестраховаться. Ее придется закрыть.

– Как закрыть? А что, если нам понадобятся данные из прошлых периодов?

– Я имела в виду «закрыть частично». Закроем им ввод новых данных, начиная с 1 ноября. Менять старые данные и получать отчетность пользователи смогут. Иначе, если мы так не сделаем, многие не отнесутся к новой программе всерьез. Старая программа тут уже 20 лет и кое-кто не верит, что его можно заменить. А если мы «сожжем мосты», народ поймет, что другого выхода нет. Или они запустят новую программу, или полностью сорвут отчетность.

По итогам совещания был подготовлен приказ о переходе к промышленной эксплуатации, выдержки из которого я привожу ниже.

«...В целях внедрения на заводе программы «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» (УПП) в техотделе, в ПЭО, в ОМТС, на складах ОМТС, в цехах основного производства, в цеховых кладовых, на складе готовой продукции, ...

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Сотрудникам предприятия, использующим старую программу, прекратить ввод и выписку документов в ней с 01 ноября. Использовать старую программу только для ввода документов с датой регистрации по 31 октября для получения отчетности за октябрь. Обратить внимание, что менеджер проекта (Орлова А.И.) закроет возможность ввода документов с датой 01 ноября и более в старую программу.

2. Менеджеру проекта (Орловой А.И.) в срок до 31 октября закрыть возможность ввода документов с датой 01 ноября и далее в старую программу.

3. Менеджеру проекта (Орловой А.И.) обеспечить техподдержку пользователей (первая линия) силами отдела программного обеспечения (ОПО) в срок с 01 ноября. Передавать сложные вопросы, требующие перенастройки программы или ее доработки, подрядчику (вторая линия техподдержки). Для этого завести журнал регистрации замечаний, в котором регистрировать вопросы пользователей, их консультацию, передачу вопросов на 2 линию техподдержки и получение ответов, доведение факта устранения замечаний до пользователей.

4. Сотрудникам автоматизируемых подразделений выписывать и вводить справочные данные, документы и получать отчеты только с использованием программы УПП. Список сотрудников, выполняющих автоматизируемые функции с использованием программы УПП на втором этапе автоматизации, приведен в приложении 1.

5. Пользователям ввести все необходимые данные в базу данных УПП исходя из предполагаемого плана производства в срок до 01 ноября. Перечень вводимых данных и ответственные за ввод приведены в приложении 2.

И вот он наступил, час икс. Старая программа была остановлена, новая запущена. Как ни странно, меньше всего проблем возникло на этапе ввода планов. Планы продаж, производства и закупок материалов заработали сразу. В том числе благодаря той большой работе, что была проделана на этапах контрольного примера и доработок. Позитивную роль тут сыграло и то, что MES-планирование не входило в объем проекта. А с объемно-календарным планированием и ручной выпиской сменно-суточных заданий система справлялась «на ура». Но вот со сменными рапортами все было не очень хорошо. Несмотря на то что мы максимально упростили интерфейс ввода, мастерам цехов было трудно. Непривычную для них работу они делали очень медленно и нерегулярно. А введенные рапорта содержали множество ошибок.

Кроме того, иногда ввод был невозможен из-за ошибок технологов, вбивавших спецификации и технологические карты в спешке. Чтобы исключить такие проблемы, нашим программистам пришлось срочно разработать обработку по диагностике нормативной базы производства. Благодаря ей, удалось в короткий срок выявить и устранить большинство ошибок.

Также выяснилось, что некоторые из технологических карт давно устарели и реальный перечень операций в производстве не совпадает с тем, что записан в документах. Заводчане решили исправлять порядок операций прямо в программе. А чтобы нормативные документы соответствовали данным в компьютере, технологи распечатывали спецификации и технологические карты из программы и утверждали в установленном порядке. Нам пришлось для этого разработать специальные печатные формы.

Тут надо сказать, что в этот трудный период мы пережили несколько попыток бунта. Периодически кто-то из пользователей приходил жаловаться к начальству «в слезах». Мастера вдруг вспомнили, что раньше на производстве были учетчики и предложили их вернуть. Взбунтовалась бухгалтерия. Меня вызывали на ковер к генеральному директору. Слово взяла бухгалтер по учету производства.

– Верните нам старую программу. На носу – отчет за месяц, а данных в новой программе или нет, или они неверные. Но этого мало. Вы не хотите учитывать наши замечания, все делаете по-своему. Сколько раз я говорила – мы считаем себестоимость котловым методом. А у вас что?

– А у нас расчет себестоимости по изделиям. В будущем он поможет вашей службе маркетинга выстроить правильную ассортиментную политику, отказаться от части нерентабельной продукции. Вот что я вам скажу. У вас, действительно, небольшой выбор. Или вернуть старую программу, или слушать меня. Завод вложил в новую программу большие деньги. Однако если доверия ко мне нет, сейчас самое время списать все на убытки и вернуться к старым технологиям. Но такое решение может принять только директор завода.

Я встал и посмотрел на Ивана Ивановича. В кабинете было тихо. И тут Иван Иванович заговорил.

– Старую программу возвращать не будем. Сейчас на заводе нет другого человека, кроме Рустэма, который бы хорошо знал новую систему. Значит, у нас просто нет другого выхода, как довериться ему. Идите и делайте все, что он скажет.

Благодаря поддержке директора и принимаемым мерам, постепенно все наладилось. Однако, как я и предполагал, данные ноября были введены полностью только к концу декабря. Данные декабря – к середине января, и то, благодаря работе в новогодние каникулы. А вот данные января вводились уже практически в рабочем режиме. Как главный бухгалтер сдавала отчетность за ноябрь и декабрь, осталось для нас загадкой. Но нас она не трогала, понимая, как тяжело нам приходится «в поле».

Несмотря на трудности и огорчения, были такие моменты, которые по-настоящему вдохновляли. Одним из таких примеров стали рабочие листки. Те, в которых рабочим начислялась зарплата. До внедрения программы целый отдел с утра и до вечера разносил выработку из сменных рапортов в файлы Excel. Мало того, что работа была крайне монотонной, при подсчете итогов частенько возникали ошибки. Обычно, они выяснялись уже после того, как рабочий получал зарплату. Поэтому расчетный отдел был завален перерасчетами. Благодаря внедрению новой программы вся сдельная зарплата стала считаться автоматически. Ошибки практически исчезли, и расчетчики вздохнули с облегчением. А рабочие смогли получить детальную расшифровку своей сдельной зарплаты.

Отправить