Выстраивание СВК в рамках БП

В предыдущих главах мы рассмотрели и проанализировали методологию создания и управления СВК, а также ряд сопутствующих концепций. Следующим логическим шагом должен стать подробный пример использования данной методологии на практике. В этой главе мы создадим модель СВК БП «Закупки». В каком-то смысле данный БП представляет собой заезженную тему многих материалов по управлению и контролю. Есть подозрения, что многие управленцы, даже специализирующиеся на других БП, тем не менее считают себя экспертами в области закупок. Изначально были планы выбрать в качестве пример другой БП, скажем, БП «ТОиР» или БП «Продажи», однако выбор пал все-таки на БП «Закупки». Основная причина такого выбора как раз и заключается в том, что из всех бизнес-процессов данный БП является скорее всего самым известным и понятным. И это существенно облегчит понимание материала текущей главы, а значит, и материала всей книги.

Данная глава состоит из следующих разделов:

Общее описание БП «Закупки». Состоит из двух схем и одной таблицы (см. далее). Одна схема описывает БП «Закупки ТМЦ и ОС», другая — БП «Закупки работ, услуг». Между ними есть некоторые различия. Таблица содержит перечень основных подпроцессов. Как уже упоминалось, вы не найдете два абсолютно идентичных по составу и структуре БП одного функционала, но в разных организациях. Поэтому в этой главе представлен некий обобщенный вариант БП «Закупки», содержащий основные ключевые подпроцессы, которые в том или ином виде будут присутствовать в большинстве организаций. Всегда помните — основная цель данной главы заключается не в демонстрации того, как нужно выстраивать БП «Закупки» (для этого рекомендуется обратиться именно к профильным специалистам), а для понимания его интеграции с СВК.
МУВ и БП «Закупки». В соответствующей таблице (см. далее) соотнесены МУВ с подпроцессами БП «Закупки». В разделе «МУВ и БП «Закупки» — основные тенденции» представлены наиболее общие закономерности использования МУВ в данном БП. Более детальные пояснения приведены в описании соответствующих подпроцессов БП «Закупки». Обратите внимание, что акцентировался только один аспект МУВ — их способность влиять на вариативность БП. Что касается иных аспектов (обеспечение ресурсами, возможность применения, управляемость и т.д.), то предполагается их наличие.
Цели контроля и БП «Закупки». В соответствующей таблице (см. далее) соотнесены цели контроля и подпроцессы БП «Закупки». В разделе «Цели контроля БП "Закупки" — основные тенденции» представлены наиболее общие закономерности, касающиеся целей контроля подпроцессов БП «Закупки». Более детальные пояснения приведены в описании соответствующих подпроцессов. Опять же, акцент делается на приоритетных целях контроля. Это не означает, что другим целям там нет места. Но для достижения именно цели подпроцесса приоритетные цели контроля имеют первостепенное значение.
КД и БП «Закупки». В соответствующей таблице (см. далее) соотнесены контрольные действия и подпроцессы БП «Закупки». В разделе «КД БП "Закупки" — основные тенденции» представлены наиболее общие закономерности использования КД в БП «Закупки». Более детальные пояснения приведены в описании соответствующих подпроцессов. КД также выбраны исходя из максимальной адекватности и эффективности их использования в данном месте БП, а также их способности максимально способствовать достижению целей конкретного подпроцесса БП «Закупки».
Описание подпроцессов БП «Закупки». В данном разделе приведено описание основных действий в рамках подпроцессов БП «Закупки». Каждое описание сопровождается дополнительными пояснениями особенностей МУВ, целям контроля и КД соответствующих подпроцессов.

Некоторые из вас могут задать резонный вопрос — «Насколько дальнейший материал главы применим к моей организации?». Перед тем как двигаться дальше, давайте вспомним об одном важном нюансе — «имманентные цели каждой функции подходят для любой стратегии, дифференциация зависит от конкретных параметров данных целей» (см. окончание предыдущей главы). Другими словами, мы собираемся сформировать модель СВК для БП «Закупки», и она будет работать в большинстве организаций. Нужно лишь дополнить ее элементами, специфичными для конкретной организации, а также задать конкретные параметры как для целей БП «Закупки» (например, какая закупка будет считаться своевременной), так и для СВК (например, какой контроль будет считаться эффективным).

Как вы, возможно, уже заметили, среди разделов главы отсутствует описание дизайна КП в БП «Закупки». Основных причин две. Первая — дизайн КП представляет собой наиболее детальный ее компонент, а значит, он крайне чувствителен к конкретным особенностям как организации в целом, так и конкретного элемента БП. Вторая — данная причина следует из первой и заключается в том, что даже если попробовать описать хотя бы основные комбинации элементов дизайна КП с предоставлением необходимых пояснений, то это вполне может составить не один десяток страниц, что не представляется целесообразным. Есть опасения, что даже для специалистов в области внутреннего контроля чтение такого объема текста будет очень сложным. Все-таки дизайн КП — это очень вариативный и многофакторный параметр любой КП.

Общее описание БП «Закупки»

Универсальную цель любого БП «Закупки» можно сформулировать так: своевременное и полное обеспечение бизнес-процессов организации ТМЦ и основными средствами, а также способствование своевременному и полному их обеспечению работами и услугами, закупаемыми по оптимальным ценам и оптимального качества, максимально способствующими эффективному и адекватному достижению целей бизнес-процессов.

В это определение при желании можно добавить фразу «с соблюдением всех соответствующих требований законодательства и требований внутренних организационно-нормативных документов». Таким образом из него можно вывести основную задачу БП «Закупки» — соблюдение баланса скорости, качества и цены закупок при одновременном достижении ключевых целей контроля: обоснованности, своевременности, полноты, точности, соответствия нормативным требованиям и сохранности (отсутствия существенной утраты первоначальных свойств у объектов закупки).

Отчасти спорный момент представляет собой фраза «способствование своевременному и полному обеспечению бизнес-процессов организации работами и услугами». БП «Закупки» — это сервисный или вспомогательный бизнес-процесс и заказчиком его услуг являются остальные БП. Именно заказчик имеет максимальное точное представление о своих потребностях. В этом плане БП «Закупки» может оппонировать своим заказчикам лишь в определенной степени. Желательно, чтобы такое оппонирование происходило при любом удобном случае. Но, к сожалению, это происходит не всегда, и нередко именно заказчик в итоге определяет, что именно должно быть закуплено, даже если так или иначе нарушается оптимальность сочетания «скорость, цена и качество». Поэтому сложнее всего оппонировать именно в отношении работ и услуг, так как, по сравнению с ТМЦ и основными средствами, они обладают существенно большей уникальностью и часто ограниченно сопоставимы. По этой причине БП «Закупки» часто может лишь способствовать закупке работ и услуг, беря на себя проведение данной процедуры (то есть администрируя процесс), но решающее слово в вопросе определения цены, качества, скорости выполнения и структуры и содержания работ и услуг часто остается за самим заказчиком (что во многих случаях приводит к увеличению цены).

Предлагаю краткое описание подпроцессов БП «Закупки (см. табл. 23, а также рис. 14 и 15).

Таблица 23

Блок подпроцессов	Подпроцессы
Формирование потребности в ТМЦ/ОС/работах/ услугах и формирование заявок	Формирование потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах; Подготовка заявки заказчиком, согласование заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг; Бюджетный контроль; Проверка запрашиваемых по заявке номенклатуры и количества ТМЦ/ОС на предмет свободного наличия на складе; Формирование срочной потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах; Подготовка срочной заявки заказчиком, согласование срочной заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг
Выбор контрагента и заключение договора	Поиск и формирование пула возможных поставщиков/подрядчиков (далее контрагенты), рассылка приглашений на участие в тендере, размещение информации об условиях тендера в публичном доступе, процедура квалификации; Использование базы данных потенциальных контрагентов (далее БД ПК); Формирование экспертной оценки; Осуществление сравнительного анализа поступивших коммерческих предложений от контрагентов и выбор оптимального контрагента; Согласование (утверждение) контрагента; Альтернативные варианты выбора контрагента; Формирование и согласование договора; Регистрация утвержденного договора, обеспечение сохранности договора, передача договора заинтересованным сторонам
Исполнение договора	Инициирование закупки ТМЦ/ОС/работ/услуг; Финансовый и бюджетный контроль; Контроль исполнения договора; Управление поставкой, включая управление логистикой договора
Приемка ТМЦ/ОС/работ/ услуг и оценка эффективности их закупки	Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг; Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям; Финансовый и бюджетный контроль; Претензионная работа по фактам нарушения условий договора; Оприходование ТМЦ/ОС/результатов работ; Оценка эффективности закупки; Обновление БД ПК

Как мы видим, наш обобщенный вариант БП «Закупки» состоит из четырех основных блоков подпроцессов, включающих 25 позиций. В схеме «Закупки ТМЦ, ОС» (Рисунок 14) на входе в процесс сделан акцент на БП «Производство» и «Управление инвестициями», а на схеме «Закупки работ, услуг» (Рисунок 15) — БП «ТОиР» и БП «Управление инвестициями». Таким образом, выделены основные заказчики БП «Закупки» в целом. Чаще всего организации используют материальные ресурсы в процессе изготовления готовой продукции (или, если обобщенно, в процессе ведения основного вида деятельности). Отсюда основным заказчиком материальных ресурсов будет являться БП «Производство» (или его аналог для организаций, основная деятельность которых с производством не связана). Основным (особенно если речь идет о количестве и разнообразии операций или действий) заказчиком работ и услуг зачастую выступает БП «ТОиР». БП «Инвестиции» является основным заказчиком в обоих случаях, так как данный процесс в той или иной пропорции является потребителем как материальных ресурсов, так и работ и услуг. Акценты также намекают на то, что наличие проблем в данных трех бизнес-процессах автоматически создают проблемы и в БП «Закупки».

На схемах БП «Закупки» по горизонтали располагаются основные структурные подразделения и экономические субъекты, участвующие в функционировании БП «Закупки». Основное отличие в составе участников заключается в том, что на схеме «Закупки ТМЦ, ОС» есть один уникальный участник — «Дирекция по качеству / лаборатория», а на схеме «Закупки работ, услуг» второй уникальный участник — «Контрольные подразделения». Для многих организаций, занятых в области производства, наличие Дирекции по качеству (или аналогичного по функционалу подразделения) — это стандартная история. Что касается контрольных подразделений, то мониторинг исполнения договора лучше проводить с их участием. Такого рода практикой занимаются различные контрольные подразделения (организации) — Служба экономической безопасности, Служба внутреннего контроля, организации с функцией генподрядчика или авторского надзора, сторонние экспертные организации и т.д. Остальные участники, скорее всего, не требуют особого представления. Использован один из нескольких вариантов наименования участников, так что, если кому-то не нравится слово «дирекция» можно запросто заменить, например, на слово «служба», «департамент» или «отдел». В конце концов, дело не в названии, а в обозначении функционала.

МУВ БП «Закупки» — основные тенденции

Обратите внимание на табл. 24. В ней дана оценка степени эффективности МУВ (как говорилось выше, именно с точки зрения способности влиять на вариативность БП) в привязке к подпроцессам БП «Закупки». Для упрощения анализа давайте попробуем обозначить общие тенденции.

По степени влияния на БП «Закупки» все МУВ можно условно разделить на четыре основные группы, а именно:

Группа 1. В нее входят МУВ, которые способны оказывать довольно существенное воздействие на управление вариативностью соответствующих подпроцессов БП «Закупки». К таким МУВ относятся: тождество полномочий и ответственности, разделение полномочий, сохранение данных и ограничение доступа.
Группа 2. В нее входят МУВ, способные оказывать существенное или умеренное воздействие на управление вариативностью соответствующих подпроцессов БП «Закупки». К таким МУВ относятся: регламентация, своевременная фиксация значений параметров процесса, согласование и авторизация.
Группа 3. В нее входят МУВ, которые способны оказывать умеренное воздействие на управление вариативностью соответствующих подпроцессов БП «Закупки». К таким МУВ относятся: обучение и мотивация, использование специальных систем/методов оптимизации, организации и выполнения БП, информирование о недопустимых девиациях.
Группа 4. В ней собраны МУВ, по-разному действующие на вариативность разных подпроцессов БП «Закупки». В их влиянии нет однозначной тенденции, и многое зависит от конкретных обстоятельств. К таким МУВ относятся: автоматизация, стандартизация, унификация, один способ/путь/вариант выполнения действий, коллегиальное принятие решений, конфликт интересов, создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Именно влияние данной группы МУВ будет отдельно рассмотрено в описании соответствующих подпроцессов БП «Закупки».

Таблица 24

Представленное разделение на группы может служить ориентиром при принятии решения в отношении приоритизации внедрения МУВ. При прочих равных имеет смысл сосредоточить максимум усилий на МУВ Групп 1 и 2. Использование МУВ из Группы 4 во многом зависит от конкретного подпроцесса БП «Закупки» — где-то они будут отлично работать, а где-то их действенность будет весьма ограничена.

Все подпроцессы БП «Закупки» обладают разной, скажем так, чувствительностью к влиянию МУВ на их вариативность. Имеет смысл выделить два блока таких подпроцессов. В первый блок входят шесть подпроцессов, обладающих относительно максимальной чувствительностью к МУВ, а именно:

осуществление сравнительного анализа поступивших коммерческих предложений от контрагентов и выбор оптимального контрагента;
инициирование закупки ТМЦ/ОС/работ/услуг;
контроль исполнения договора;
приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг;
входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям;
обновление БД потенциальных контрагентов.

Максимальная чувствительность к МУВ у данных подпроцессов означает, что они лучше всего реагируют на использование процессного и системного подходов к управлению ими.

Во второй блок входят четыре подпроцесса, обладающие сравнительно невысокой чувствительностью к МУВ, а именно:

подготовка срочной заявки заказчиком, согласование срочной заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг;
формирование экспертной оценки;
регистрация утвержденного договора, обеспечение сохранности договора, передача договора заинтересованным сторонам;
оценка эффективности закупки.

Оставшиеся подпроцессы находятся между данными блоками. Классификация подпроцессов на указанные блоки может также быть использована для целей приоритизации внедрения МУВ.

Цели контроля БП «Закупки» — основные тенденции

Обратите внимание на табл. 25, в которой обозначены все цели контроля подпроцессов БП «Закупки». Из шести целей контроля две встречаются в данном БП достаточно редко — соответствие и сохранность.

Таблица 25

Стоит отметить, что если в организации активно используется регламентация БП, то цель контроля соответствие будет актуальна каждый раз, когда соответствующий подпроцесс описан в конкретном регламенте. В отсутствие данного обстоятельства контроль соответствия будет актуален только в трех случаях:

подпроцесс «Формирование и согласование договора» — при подготовке договора необходимо соблюдать требования ряда нормативных документов, состав которых будет зависеть от юрисдикции самого договора;
подпроцесс «Контроль исполнения договора» — при исполнении договора необходимо соблюдать как требования нормативных документов, так и условия самого договора;
подпроцесс «Претензионная работа по фактам нарушения условий договора» — претензионная работа также предполагает следование порядку, определенному в соответствующих нормативных документах.

Что касается контроля сохранности, то он также актуален при выполнении лишь трех подпроцессов:

подпроцесс «Регистрация утвержденного договора, обеспечение сохранности договора, передача договора заинтересованным сторонам» — здесь акцент именно на обеспечении сохранности самого договора после того, как он будет подписан всеми участниками;
подпроцесс «Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг» — это единственный подпроцесс, в котором контроль сохранности является ключевым. При этом он касается в основном ТМЦ и ОС, хотя и результаты ряда работ могут быть также весьма материальны. При оценке состояния ТМЦ и ОС необходимо убедиться в отсутствии утраты как отдельных объектов ТМЦ и ОС, так и утраты их потребительских свойств в результате порчи, повреждения при транспортировке и т.д.;
подпроцесс «Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям» — при выполнении данного подпроцесса в отношении ТМЦ и ОС проводятся тестовые мероприятия, например, чтобы определить химический состав ТМЦ или, например, работоспособность ОС. При выполнении данных мероприятий необходимо сделать так, чтобы сами тестовые мероприятия не нанесли ущерб как ТМЦ, так и ОС. Кроме того, входной контроль технических (качественных) требований может являться просто частью приемки ТМЦ/ОС/работ/услуг, так как в отношении ряда материальных объектов недостаточно полагаться только на визуальные обследования.

Из оставшихся четырех целей контроля, как видно, основной является обоснованность. Данная цель контроля актуальна для 20 из 25 подпроцессов, и во всех случаях она является ключевой целью. Это не случайно, так как контроль обоснованности, по сути, дает нам основания для движения по БП, то есть переходу от одного подпроцесса к другому. Он позволяет принять решение о том, что цель конкретного подпроцесса достигнута. Например, если конкретная величина потребности в определенных ТМЦ является обоснованной, то мы можем начать их закупки, так как появилась достаточная уверенность в том, что ТМЦ с определенными характеристиками нам потребуются в производственном процессе в заявленном количестве и в обозначенный момент времени.

Оставшиеся три цели контроля встречаются реже, чем контроль обоснованности, и не всегда имеют ключевое значение. Мы прокомментируем их более детально при описании соответствующих подпроцессов.

КД БП «Закупки» — основные тенденции

Обратите внимание на табл. 26, в которой обозначены все КД подпроцессов БП «Закупки». Здесь также прослеживаются определенные закономерности.

Выделяются четыре основных КД, которые можно расположить по частоте использования:

Визуальное восприятие. Используется в 21 подпроцессе, при этом в 11 случаях выступает ключевым КД. В целом визуальное восприятие является весьма распространенным КД, и это логично, так как зрение является основным органом чувств для большинства людей — не менее 80% всей информации среднестатистический человек получает именно так. При контроле с использованием данного КД важно внешнее соответствие или сходство, хотя во многих случаях оно сопровождается еще и соответствующим смысловым наполнением. По этой причине внешнее соответствие часто соответствует определенному смысловому содержанию. Но оно не связано с проведением аналитической и сознательной обработки данных. Другими словами, смысл возникает как бы мгновенно, во многом за счет использования соответствующих образов и ассоциаций. Но как преимуществом, так и основным недостатком данного КД выступает субъективность визуального восприятия, которое может порой приводить к ошибкам при осуществлении контроля.
Расчет. Используется в 17 подпроцессах, при этом в шести случаях является ключевым КД. При его выполнении необходимо провести различные вычислительные действия.
Анализ. Используется в 12 подпроцессах, при этом в восьми случаях является ключевым КД. В отличие от визуального восприятия и расчета, анализ выступает как КД по сложной оценке и всегда связан с сознательными умственными усилиями.
Экспертиза. Используется в девяти подпроцессах, при этом в одном случае является ключевым КД. Часто экспертиза — это сочетание визуального восприятия и анализа, но, в отличие от них, может быть выполнена только человеком, специализирующимся в определенной области. Другими словами, работу эксперта часто сложно понять и/или повторить другим людям. В этом смысле она позволяет достичь высоких результатов в кратчайшие сроки, но предъявляет повышенные требования к личности самого эксперта и его внутренней мотивации (теория принципала-агента).

Наряду с КД, часто используемых в БП «Закупки», существуют и те, применение которых в данном БП маловероятно — перекличка, опрос, экзамен и повторение действий. Возможно, в каких-то ситуациях они пригодятся, но в условиях нашей модели СВК и БП «Закупки» такие ситуации не прослеживаются.

Возможно, вы уже обратили внимание на то, что при выполнении каждого подпроцесса БП «Закупки» выполняется не менее двух КД. В некоторых случаях их количество доходит до семи. В целом это связано со структурой и содержанием каждого подпроцесса, так как все они отличаются по степени сложности. Например, подпроцесс «Бюджетный контроль» часто относительно прост. Необходимо лишь сопоставить поступившие данные (например, в формате заявки), с данными бюджета (КД «Визуальное восприятие») и с использованием простого расчета (КД «Расчет») сделать вывод об их соответствии параметрам бюджета. Так, например, мы можем понять, насколько конкретная закупка вписывается в текущий бюджет. С другой стороны, при выполнении такого подпроцесса, как, например, «Поиск и формирование пула возможных контрагентов, рассылка приглашений на участие в тендере, размещение информации об условиях тендера в публичном доступе, проведение квалификации» необходимо как минимум:

просмотреть историю закупок конкретной номенклатуры ТМЦ для определения перечня контрагентов, с которыми взаимодействовали в прошлом (основное КД — визуальное восприятие);
провести поиск релевантных контрагентов по имеющимся источникам информации (интернет, отраслевые издания и т.д.) (основное КД — анализ);
выяснить мнение заказчика о потенциальных контрагентах (основное КД — запрос);
сформировать условия прохождения квалификации (основное КД — визуальное восприятие, иногда анализ);
сформировать условия/параметры тендера (объект закупки, параметры объекта закупки, сроки поставки, объем поставки и т.д.) и согласовать их в той или иной степени с заказчиком (основное КД — расчет и экспертное мнение);
разместить информацию о тендере в публичном пространстве (прямая рассылка, размещение на сайте организации, использование специализированных ИТ-приложений и т.д.) (основное КД — визуальное восприятие и пересчет);
удостовериться в получении информации потенциальными контрагентами (основное КД — запрос, если по телефону, то это уже ближе просто к вопросу);
провести квалификацию контрагентов (основное КД — анализ, так как частенько информация, поступающая от контрагентов, скажем так, несколько запутанная, но если объем обработки информации слишком велик, а выбор контрагентов огромен, то можно ограничиться только визуальным восприятием и расчетом).

Таблица 26

Как видите, в ходе выполнения данного подпроцесса необходимо выполнить как минимум восемь групп действий. Так что здесь не удастся ограничиться любимым КД многих мегауправленцев — вопросом «ну как там, все нормально?». Все упомянутые в скобках КД необходимо выполнить для полноценного контроля работы подчиненных. И здесь не стоит пугаться или обвинять автора в завышенных требованиях — трудоемкость контроля во многом зависит именно от дизайна КП, а он, как вы помните, насчитывает 62 основных элемента.

Кроме наиболее распространенных КД и КД, встретить которые в БП «Закупки» маловероятно, существуют шесть КД, встречающихся в данном БП только раз, а именно:

Наблюдение. Умеренное значение. Подпроцесс «Контроль исполнения договора». В ряде случаев может потребоваться продолжительное визуальное наблюдение (в т. ч. видеонаблюдение) за той или иной стороной договора, но скорее всего, именно за исполнителем. Например, при выполнении работ и услуг порой стоит немного понаблюдать за контрагентом, чтобы удостовериться в том, что он действительно выполнял свою работу должным образом.
Вопрос. Умеренное значение. Подпроцесс «Инициирование закупки ТМЦ/ОС/работ/услуг». Как ни странно, но в ряде случаев достаточно просто поинтересоваться, например, приступил ли менеджер по закупкам к выполнению конкретной закупки. Просто не надо превращать данное КД в основное или вообще единственное из используемых.
Иное восприятие. Умеренное значение. Подпроцесс «Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг». Здесь объединены все виды восприятий, кроме визуального. Самый очевидный пример — это приемка продуктов питания, на требуемое качество которых цвет указывает далеко не всегда.
Инвентаризация. Умеренное значение. Подпроцесс «Формирование потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах». В отдельных случаях может потребоваться инвентаризация текущих запасов ТМЦ или ОС для того, чтобы удостовериться в обоснованности определения параметров потребности.
Эксперимент и моделирование. Умеренное значение. Подпроцесс «Формирование экспертной оценки». Контроль работы эксперта всегда непрост. В некоторых ситуациях может потребоваться подтверждение экспертной оценки чем-то более существенным, нежели устные заявления. Кстати, проведение тестовых испытаний и экспериментов с использованием, например, новых материалов или компонентов является распространенной практикой на многих производствах.

Анализ отдельных подпроцессов БП «Закупки»

В предыдущих разделах мы рассмотрели общие тенденции интеграции БП «Закупки» с МУВ, целями контроля и КД. Отдельные нюансы МУВ, целей контроля и КД внутри отдельных подпроцессов будут проанализированы далее, в ходе описания общего содержания подпроцессов БП «Закупки».

Блок подпроцессов «Формирование потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах и формирование заявок»

Формирование потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах. По сути, данный подпроцесс является процессом планирования и потому тесно связан с бизнес-планом организации (или его аналогом).

Варианты исполнения данного процесса многочисленны: от использования ИТ-систем (например, таких, как используемые в торговле системы ePOS или даже mPOS) до субъективных экспертных оценок сотрудников, принимающих решения.

Основной объем общей потребности организации складывается из потребностей трех БП — БП «Производство», БП «Инвестиции» и БП «ТОиР». Соответственно, в них должен быть организован контроль данного подпроцесса. Но с точки зрения разделения полномочий, служба закупок лучше всего подходит на роль финального и эффективного контролера.

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 27–29.

Таблица 27

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Умеренное воздействие на вариативность — может упростить подпроцесс с технической точки зрения, например сопоставление план-факта за различные периоды. Но в основе подпроцесса все равно останутся прогнозы, на качество которых автоматизация практически не влияет
2	Стандартизация	Умеренное воздействие на вариативность — обеспечивает сопоставимость и последовательность. Но мало влияет на эффективность процесса прогнозирования
3	Унификация	Ограниченное воздействие на вариативность — процесс прогнозирования мало поддается унификации, даже в рамках отдельных номенклатурных позиций
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Ограниченное воздействие на вариативность — данный МУВ мало применим к аналитическим процессам
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность — при прочих равных высока вероятность повышения качества управленческих решений при увеличении состава участников процесса принятия решений
6	Конфликт интересов (КИ)	Умеренное воздействие на вариативность — основная сложность в создании созидающего КИ. Это возможно лишь при определенных условиях. Например, это возможно при формировании потребности у двух сопоставимых юридических лиц (противопоставление). Деструктивный КИ маловероятен
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Существенное воздействие на вариативность — формирование потребности есть многофакторная задача. Большое значение имеет количество и комплексность информации (при условии ее качества). Можно использовать информацию из одного источника, но в какой-то момент этого окажется недостаточно

Таблица 28

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение — от формирования потребности зависит все дальнейшее движение, как минимум, в рамках БП «Закупки». Важно знать не только ответ на вопросы «сколько?», «чего?» и «когда?», но и ответ на вопрос «почему?»
2	Точность	Умеренное значение — потребность должна быть правильно оценена и/или посчитана. Максимальная точность может потребоваться лишь в отдельных случаях (например, при закупках дефицитных ТМЦ). В основном это связано с отсутствием возможности оперативно докупить недостающие объемы
3	Полнота	Умеренное значение — следует учесть все существенные потребности организации в закупках. Например, нельзя просто купить в магазине ряд ТМЦ и ОС, например, по причине их ограниченного предложения, длительного срока производства и т.д.
4	Своевременность	Умеренное значение — потребность должна сформироваться до начала реального использования. Также необходимо время для выполнения всех предусмотренных процедур закупки

Таблица 29

	Ключевые КД	Пояснения
1	Пересчет	Умеренное значение — отдельные виды ТМЦ и ОС не требуют сложных методик определения потребности. Достаточно просто пересчитать имеющееся и оценить, насколько этого достаточно (полноценной инвентаризации не требуется)
2	Замер	Умеренное значение — количество отдельных видов ТМЦ (например, жидких или сыпучих) оценивается с помощью различных видов измерений с использованием различных инструментов, вплоть до таких предельно простых как, например, рулетки
3	Запрос	Умеренное значение — в отдельных ситуациях количество ТМЦ оценивается не самостоятельно, а силами сторонних контрагентов (например, при использовании консигнационных складов или, например, при хранении ТМЦ у сторонних контрагентов). Данные о количестве запрашиваются
4	Тестовое испытание	Применение маловероятно

Подготовка заявки заказчиком, согласование заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг. Бюджетный контроль. Проверка запрашиваемых по заявке номенклатуры и количества ТМЦ/ОС на предмет свободного наличия на складе. Чаще всего заявка на приобретение должна составляться в письменном или электронном виде, т.к. в ее обработке участвуют различные подразделения. Обычно заявка авторизуется уполномоченным лицом заказчика и проверяется на соответствие бюджету соответствующим подразделением (например, планово-экономическим отделом) и только затем поступает для обработки в БП «Закупки».

В случае закупки работ/услуг процесс формирования заявки несколько усложняется по сравнению с закупкой ТМЦ или ОС. Производство последних часто стандартизировано, например, ГОСТами. Многие производственные линии имеют естественные ограничения для параметров производимой продукции, которые в первую очередь определяются физическими размерами и техническими параметрами этих линий. Разумеется, весьма распространено изготовление продукции в соответствии с техническими условиями (ТУ). Но и в этом случае количество вариаций ограничено и часто предопределено. Услуги и работы зачастую осуществляются в рамках индивидуальных параметров и с использованием индивидуальной последовательности технических процессов. Поэтому при закупках работ или услуг необходимо максимально точно сформировать ожидания к конечному результату, а также определить его ожидаемую стоимость. В процессе закупки любой услуги или работы всегда присутствует та или иная степень неопределенности. При этом она выше, чем при закупке ТМЦ или ОС. И эта неопределенность в первую очередь зависит от способности прогнозировать изменения тех факторов, которые будут влиять на работы или услуги в процессе их осуществления. Таким образом, при их закупке важен как прогноз процесса их осуществления, так и конечный его результат. По этой причине к самой заявке на закупку могут и должны прикладываться различного рода расчеты, проекты, дефектные ведомости, инженерные изыскания, технические задания, сметы и прочие свидетельства технико-экономической обоснованности объекта закупки.

Хорошей практикой является проверка наличия требуемой номенклатуры и количества ТМЦ/ОС на складе на момент запроса. По сути, эта процедура является КП. Продолжением этой практики является проверка наличия не только на складах данной организации, но и на складах других аффилированных организаций, например, входящих в состав одного холдинга. При прочих равных, ТМЦ/ОС приобретается у таких организаций. Правда, в российской практике такая процедура встречается редко.

Основные нюансы МУВ и целей контроля данного подпроцесса отражены в табл. 30 и 31, при этом обратите внимание на то, что КД подпроцесса соответствуют общим тенденциям, описанным выше в соответствующем разделе данной главы.

Таблица 30

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Существенное воздействие на вариативность — все три подпроцесса связаны с выполнением рутинных действий. Очень подходящий повод для автоматизации
2	Стандартизация	Существенное воздействие на вариативность — аналогично п. 1
3	Унификация	Существенное воздействие на вариативность — аналогично п. 1
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Существенное воздействие на вариативность (за исключением подпроцесса подготовки/согласования заявки) — жесткий и неизменяемый алгоритм действий может существенно упростить контроль в целом, так как устраняется сама возможность девиации. Что касается подпроцесса подготовки заявки, то, скорее всего, имеет смысл оставить некоторую возможность выбора для гибкости
5	Коллегиальное принятие решений	Умеренное воздействие на вариативность (за исключением проверки) — в подготовке заявки и бюджетном контроле обычно участвуют как минимум два человека, так что уже есть определенная коллегиальность. Проверка вполне может быть выполнена самостоятельно соответствующим специалистом
6	Конфликт интересов (КИ)	Умеренное воздействие на вариативность (за исключением подпроцесса подготовки/согласования заявки) — бюджетный контроль и проверка уже предполагают устранение деструктивного КИ, так как выполняются не сотрудниками заказчика. При подготовке заявки этого не требуется, так как, скорее всего, все сотрудники заказчика преследуют одни интересы
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Умеренное воздействие на вариативность (за исключением подпроцесса подготовки/согласования заявки) — для любого контроля наличие возможности нестандартного выполнения действий очень полезно. Альтернативные источники информации как раз могут пригодиться. Это не противоречит п. 4 — в основном мы придерживаемся алгоритма, но время от времени пробуем альтернативные варианты, чтобы в том числе удостовериться, что основной вариант продолжает адекватно работать

Таблица 31

	Подпроцессы	Цели контроля / Пояснения
1	Подготовка заявки заказчиком, согласование заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг	Ключевое значение — точность, полнота и своевременность Заявка должна содержать всю необходимую, безошибочную и доступную для понимания информацию для запуска процесса закупки, так как сам процесс закупки выполняется не заказчиком. Необходимо также учитывать время на выполнение данного процесса и направлять заявку заранее Обоснованность имеет умеренное значение, так как в большинстве случаев заказчик понимает, что и зачем он делает
2	Бюджетный контроль	Ключевое значение — обоснованность и точность. Для того чтобы пройти процедуру бюджетного контроля, необходимы основания, например соответствие бюджету. При этом могут выполняться небольшие расчеты, и важно все правильно посчитать с первого раза для того, чтобы избежать задержек на ранних стадиях процесса закупки. Своевременность имеет умеренное значение, так как бюджетный контроль в принципе не должен занимать много времени сам по себе
3	Проверка запрашиваемых по заявке номенклатуры и количества ТМЦ/ОС на предмет свободного наличия на складе	Ключевое значение — обоснованность. Аналогия с бюджетным контролем. Чтобы пройти проверку, необходимо выполнение соответствующего условия — отсутствия ТМЦ/ОС на складе в любых вариантах (например, в том числе у аффилированных организаций и т.д.). Своевременность имеет умеренное значение, так как такого рода проверка может быть выполнена достаточно оперативно

Формирование срочной потребности в ТМЦ/ОС/работах/услугах. Подготовка срочной заявки заказчиком, согласование срочной заявки на приобретение ТМЦ/ОС/работ/услуг. Обычно существует обратная зависимость между объемами закупок по срочным заявкам и уровнем развития СВК в организации. Если организация увлекается закупками по срочным заявкам, то высока вероятность различного рода девиаций, так как времени на осуществление контроля просто не остается.

Парадокс в том, что большинство организаций не в состоянии полностью обойтись без срочных закупок. Действительно, иногда проведение срочной закупки вполне оправдано, например, в случае форс-мажорных обстоятельств. Поэтому хорошей практикой является оценка эффективности процедуры срочных закупок, а также анализ причин возникновения срочности. Другими словами, срочность нельзя игнорировать, необходимо всегда обсуждать ее целесообразность с привлечением всех заинтересованных сторон (пусть даже и постфактум). Но такая процедура в российских организациях встречается крайне редко, хотя во многих ситуациях срочных закупок можно избежать.

Основные нюансы МУВ и целей контроля данного подпроцесса отражены в табл. 32 и 33, при этом обратите внимание на то, что КД подпроцесса соответствуют общим тенденциям, описанным выше в соответствующем разделе данной главы.

Таблица 32

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Умеренное воздействие на вариативность — автоматизация не сможет устранить вариативность, связанную с оценочными суждениями, а в условиях срочности на первое место выходит именно скорость принятия решений
2	Стандартизация	Умеренное воздействие на вариативность только в части подготовки заявки. Маловероятно, что процесс формирования срочной потребности можно как-то стандартизировать. Подписание служебной записки у генерального директора (и тому подобное) сложно считать стандартизацией с точки зрения МУВ — такие действия слабо снижают вариативность, если вообще как-то снижают
3	Унификация	Умеренное воздействие на вариативность только при подготовке заявки. Отчасти аналогия с п. 2, подпроцесс унификации не подлежит, по крайней мере в рамках нашей модели СВК БП «Закупки»
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Умеренное воздействие на вариативность только при подготовке заявки. Учитывая то, что срочность может быть обоснованной, имеет смысл оставить пространство для маневра и отказаться от данного МУВ при формировании срочной потребности
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность при формировании срочной потребности, если, конечно, сама срочность это позволяет. Некоторая коллегиальность при подготовке заявки обычно присутствует
6	Конфликт интересов (КИ)	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса формирования срочной потребности. Созидающий КИ можно создать различными способами, все зависит от обстоятельств конкретной ситуации и конкретной организации — использование соответствующих показателей КПЭ, использование системы поощрений и наказаний, публичные обсуждения фактов срочности, противопоставление результатов деятельности любителей срочных затей таковым остального коллектива сотрудников и т.д. Деструктивный КИ нивелируется за счет созидающего. На вариативность подпроцесса подготовки срочной заявки данный МУВ особого влияния не окажет
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса формирования срочной потребности. Срочность не всегда очевидна. И часто приходится полагаться на экспертное мнение инициатора срочности. Лучше иметь возможность как-то оппонировать, и для этого могут пригодиться альтернативные источники информации (кроме мнения инициатора срочности). На вариативность подпроцесса подготовки срочной заявки данный МУВ особого влияния не окажет

Таблица 33

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение для подпроцесса формирования срочной потребности. Параметры срочной потребности нуждаются в подтверждениях, иначе все закупки могут стать срочными
2	Точность	Умеренное значение — маловероятно, что в обстоятельствах спешки можно добиться оптимальной точности, но существенных ошибок лучше избегать
3	Полнота	Актуальность данной цели маловероятна
4	Своевременность	В обстоятельствах срочности получается, что все и так уже опоздали, так что в таких условиях контроль своевременности несколько абсурден

Выбор контрагента и заключение договора

Поиск и формирование пула возможных контрагентов, рассылка приглашений на участие в тендере, размещение информации об условиях тендера в публичном доступе, процедура квалификации. Использование БД ПК. Формирование экспертной оценки. В ходе взаимодействия с контрагентами крайне важно информировать наиболее компетентных из них о тематике планируемого тендера. Если это условие не выполнено, то дальнейшие процедуры являются профанацией и могут привести к недопустимым девиациям.

Хорошей практикой является формирование и управление БД ПК, которая включает, в том числе, историю состоявшегося сотрудничества. Ее продолжение — различные вариации системы рейтингов потенциальных контрагентов. Наличие данной базы также должно подразумевать разделение всех контрагентов хотя бы на две категории, которые станут неким белым и черным списками. Еще более конструктивным решением будет процедура как включения, так и исключения из данных списков (перевода из одного списка в другой и обратно). Разумеется, администрирование такой базы данных требует дополнительных затрат. Для этой цели некоторые организации создают специальные аналитические подразделения (или по крайней мере, соответствующие функции) как в рамках самого процесса «Закупки», так и в рамках различных контрольных подразделений. Но никакие расходы, связанные с созданием и управлением БД ПК, не сопоставимы с колоссальной пользой от ее использования. Она позволяет более эффективно управлять целым кластером рисков и возможностей, начиная от риска утраты информации из-за ухода ключевого сотрудника и заканчивая возможностью разобраться в причинно-следственных связях по конкретной закупке и возможностью более точно прогнозировать события, влияющие на показатели бизнес-процесса «Закупки». Парадокс заключается в том, что большинство российских организаций упорно игнорируют риски отсутствия такой базы данных, не переставая жаловаться на последствия их реализации. Следует понимать, что на первом этапе формирования и управления БД ПК достаточно охватить закупки с наиболее высокой совокупной стоимостью. При этом важно не количество информации, а ее достоверность, актуальность и полнота. Достигнуть этой цели получится именно за счет разработки соответствующих БП и КП.

Хорошей практикой является размещение информации о потребности в конкретных закупках либо на сайте организации, либо на специализированных площадках, предназначенных для организации и проведения тендеров. В таком случае повышается вероятность того, что на организацию выйдет контрагент, способный предложить наилучшие условия.

Ряд организаций весьма консервативен в работе с контрагентами. Иными словами, несмотря на динамику рынка объекта закупок, они продолжают работать с постоянным кругом контрагентов. В таких ситуациях мотивацией может выступать не только возможность личного заработка за счет организации, но и, например, сила привычки, хорошие отношения с контрагентами или нежелание что-то менять. Но в рыночных условиях ситуация на рынке объекта закупок может меняться. Поэтому, работая с постоянным кругом контрагентов, организация, во-первых, упускает возможность получить более выгодные условия поставок, а во-вторых, просто потихоньку «расслабляет» этих контрагентов и увеличивает риск нарваться на какой-нибудь подвох с их стороны. Для преодоления вышеописанной ситуации ряд организаций устанавливает требование о запрете на закупку всего объема у одного контрагента, а также требование о проведении мониторинга рынка.

Хорошей практикой является проведение процедуры квалификации. Основной ее смысл заключается в отсеве контрагентов, которые не соответствуют определенным критериям. Последние подбираются так, чтобы минимизировать риски, связанные с выбором контрагентов, взаимодействие с которыми может привести к различным потерям для организации. Например, если в состав критериев включить пункт о том, что в тендере не могут участвовать организации с «нулевой» отчетностью, то это может позволить избежать взаимодействия с организациями-однодневками.

Заказчик может предложить свои варианты оптимальных контрагентов. В данном случае если и необходимо обеспечить участие таких контрагентов в дальнейших процедурах, то только на общих основаниях.

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в Таблицах 34–36.

Таблица 34

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Существенное воздействие на вариативность при использовании БД ПК. Умеренное воздействие на вариативность при проведении подготовительной работы к тендеру, в основном за счет автоматизации процедур обмена информацией с потенциальными контрагентами, а также разграничения доступа. Автоматизация малопригодна для формирования и использования экспертной оценки
2	Стандартизация	Умеренное воздействие на вариативность при проведении подготовительной работы к тендеру и при использовании БД ПК, так как часть процедур при этом имеет рутинный характер. Стандартизация малоприменима для формирования и использования экспертной оценки
3	Унификация	Умеренное воздействие на вариативность при использовании БД ПК. Унификация нецелесообразна в отношении процедур подготовительной работы к тендеру. Унификация малоприменима для формирования и использования экспертной оценки
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Умеренное воздействие на вариативность при проведении подготовительной работы к тендеру и при использовании БД ПК, так как стоит создать рамки для определенных процедур. Например, отправка приглашений на участие в тендере делается единовременно, после чего это сделать невозможно без отмены самого тендера. К экспертной оценке данный МУВ не применим
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность при проведении подготовительной работы к тендеру. Умеренное воздействие на вариативность при использовании БД ПК и при формировании и использовании экспертной оценки. Что касается последней, то в большинстве случаев просто не получится создать исчерпывающую коллегиальность из-за того, что экспертов не бывает много
6	Конфликт интересов (КИ)	Существенное воздействие на вариативность при проведении подготовительной работы к тендеру и при формировании и использовании экспертной оценки. Говоря о последней, созидающий КИ может быть достаточно просто создан, причем разными способами. Например, можно воспользоваться услугами сторонней консалтинговой организации, специализирующей в нужной области, в противовес экспертам внутри организации. Правда, в большинстве случаев есть риск того, что созидающий КИ может перерасти в личный конфликт (например, между инициатором привлечения сторонней организации и внутренним экспертом). Умеренное воздействие на вариативность при использовании БД ПК. Для формирования созидающего КИ использование данных БД ПК должно являться обязательным. Как минимум, для устранения деструктивного КИ нельзя допускать, чтобы решение об использовании БД ПК принимал заказчик
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Существенное воздействие на вариативность всех данных подпроцессов. В процессе поиска и выбора контрагентов нельзя постоянно действовать по шаблону. В ряде случаев есть возможность найти, условно говоря, контрагентов получше. Безоговорочно идти на поводу у экспертов также не стоит. Это не лучшим образом сказывается на качестве их работы. Качественная и разнообразная информация позволяет достичь требуемого результата

Таблица 35

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение для подпроцесса проведения подготовительной работы к тендеру. После того, как пул контрагентов сформирован, выбор из абсолютного превращается в относительный — контрагенты будут уже сравниваться между собой, а не с рынком в целом. Ключевое значение для подпроцесса формирования и использования экспертной оценки. Любой эксперт — это яркий пример асимметричности информации, и если при этом он еще и склонен проявлять оппортунистическое поведение, то это может иметь далеко идущие последствия. Как минимум, при экспертной оценке необходима адекватная позиция, основанная на фактах
2	Точность	Ключевое значение для подпроцесса проведения подготовительной работы к тендеру, так как подпроцесс состоит из множества процедур, и одна ошибка может вызывать целую цепочку последующих. На их исправление обычно остается не так много времени. Ключевое значение для подпроцесса использования БД ПК, по той же причине. Ограниченное значение для экспертной оценки, так как в ряде случаев неизбежны оценочные суждения, имеющие неустранимую погрешность
3	Полнота	Ключевое значение для подпроцессов проведения подготовительной работы к тендеру и использования БД ПК. Итоговый пул контрагентов должен максимально возможное количество оптимальных контрагентов. Умеренное значение для экспертной оценки, так как она должна интегрировать все мнения — и «за», и «против»
4	Своевременность	Умеренное значение для подпроцессов проведения подготовительной работы к тендеру и формирования и использования экспертной оценки. Особая спешка здесь ни к чему. Ограниченное значение для использования БД ПК, так как маловероятно, что именно в этом месте возникнут непредвиденные задержки

Таблица 36

	Ключевые КД	Пояснения
1	Пересчет	Умеренное значение при проведении подготовительной работы к тендеру и использовании БД ПК. В основном это связано со сверками различных списков и перечней
2	Запрос	Умеренное значение при проведении подготовительной работы к тендеру. Используется для уточнения определенной информации у сторонних контрагентов, например, получали ли они предложение на участие в конкретном тендере. Умеренное значение при формировании и использовании экспертной оценки. Например, для подтверждения/уточнения определенной информации, полученной от эксперта
3	Тестовое испытание	Умеренное значение при формировании и использовании экспертной оценки. В отдельных случаях можно пойти дальше и попробовать увидеть подтверждение мнения эксперта на практике

Осуществление сравнительного анализа поступивших коммерческих предложений от контрагентов и выбор оптимального контрагента. Согласование (утверждение) контрагента. Основным условием объективного и эффективного анализа является сопоставимость информации, поступающей от различных контрагентов. Именно с этой целью заранее формируются требования к пакету тендерной документации. Также важно, чтобы заявки на участие в тендере и прилагаемые комплекты тендерной документации обрабатывались с соблюдением принципа одновременности и последовательности. В целом последовательность действий в этом процессе может выглядеть следующим образом:

сбор поступающих коммерческих предложений с максимальным ограничением доступа к их содержанию;
одновременное вскрытие всех коммерческих предложений в присутствии комиссии;
составление реестра и экспертиза комплекта документации поступивших и вскрытых коммерческих предложений на предмет выполнения условий тендера.

Хорошей практикой является коллегиальное проведение тендерных процедур. Члены комиссии должны представлять хотя бы три процесса — экономика, техническая экспертиза и закупки. На роль технического эксперта подойдет любой специалист, способный дать оценку коммерческим предложениям с технической точки зрения. Самое главное (в идеале), чтобы инициатор закупки не являлся одновременно и техническим экспертом. В этой связи стоит использовать несколько вариантов тендерных комиссий для исключения деструктивного конфликта интересов. Председателем комиссии назначается максимально незаинтересованное лицо, т.е. в данном случае, например, директор по экономике и финансам (или, например, его заместитель). Инициатор закупки также может принимать участие в тендере, но лишь в качестве наблюдателя.

Тендер может проходить в несколько этапов с постепенным отсеиванием непроходных участников. Также возможны варианты, когда тендер переходит в стадию так называемой «переторжки», или отменяется вовсе.

Хорошей практикой для обеспечения соблюдения принципа обоснованности является использование рейтинговых методик, а также экономического анализа при оценке коммерческих предложений, а не просто субъективных оценок. Также интересной практикой является обезличивание участников тендера. Другими словами, вместо наименования контрагента используется просто некий код.

Процедура тендера является одной из самых документируемых процедур и должна оставаться таковой. Окончательное решение по выбору конкретного контрагента должно фиксироваться в протоколе по итогам тендера. Он выступает основанием для запуска процедуры заключения договора с выбранным контрагентом.

Также обратите внимание на один нюанс. Согласование (утверждение) контрагента это фактически коллегиальное принятие решения, а не согласование как один из МУВ, описанных в данной книге. Так уж сложилось, что в деловой практике обычно используется именно такой термин («согласование») для обозначения действия по выбору контрагента.

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 37–39.

Таблица 37

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Умеренное воздействие на вариативность обоих подпроцессов, в основном за счет автоматизации рутинных процессов, например рассылки, сбора информации, формирования рейтинга и т.д.
2	Стандартизация	Существенное воздействие на вариативность обоих процессов, в основном за счет стандартизации именно рутинных процессов
3	Унификация	Умеренное воздействие на вариативность обоих подпроцессов, в основном касается процедур технического характера
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Умеренное воздействие на вариативность обоих подпроцессов. Необходимость оперативности отчасти перевешивает целесообразность данного МУВ
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность обоих процессов
6	Конфликт интересов (КИ)	Существенное воздействие на вариативность при осуществлении сравнительного анализа. Достигается различными способами, например, для устранения деструктивного КИ инициатор закупки не может участвовать в подготовке сравнительного анализа или, допустим, председателем тендерной комиссии должен являться сотрудник, максимально заинтересованный в экономической эффективности конкретной закупки и т.д. Умеренное воздействие на вариативность при согласовании (утверждении) контрагента. Зачастую это необходимо для устранения деструктивного КИ путем выбора решающего голоса, коим точно не может быть инициатор закупки
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Существенное воздействие на вариативность при осуществлении сравнительного анализа. Чашу весов может перевесить любая информация. Умеренное воздействие на вариативность при согласовании (утверждении) контрагента. В ряде случаев имеет смысл провести новый тендер, если в последний момент возникнут непредвиденные обстоятельства любого характера

Таблица 38

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение для подпроцесса сравнительного анализа и выбора контрагента. Выбор должен однозначно быть основан на документально подтвержденных фактах. Хотя иногда и слухи полезны, но их требуется крайне тщательно анализировать
2	Точность	Ключевое значение для подпроцесса согласование (утверждения) контрагента. По большому счету, здесь важно просто не допустить путаницы
3	Полнота	Данная цель контроля здесь не актуальна
4	Своевременность	Умеренное значение для обоих подпроцессов. Небольшие отдельные задержки здесь менее критичны, чем в предыдущих подпроцессах

Таблица 39

	Ключевые КД	Пояснения
1	Запрос	Умеренное значение при проведении согласования (утверждения). В основном связано с уточнением той или иной информации, например для контроля обоснованности

Альтернативные варианты выбора контрагента. Выбор контрагента, проводимый в формате мероприятия, имеющего соревновательный и конкурентный характер (коим и является тендер) не всегда возможен или даже целесообразен по ряду объективных причин. Наиболее весомой из них является ситуация, когда тот или иной контрагент в силу определенных обстоятельств не имеет очевидных конкурентов. Таких контрагентов можно назвать безальтернативными, т.к. в любом случае требуемые ТМЦ, ОС, работы или услуги приходится приобретать только у них. Единственный нюанс заключается в том, что одни контрагенты очевидно безальтернативны, а другие — не совсем. Поэтому хорошей практикой является формирование и управление перечнем безальтернативных контрагентов для ускорения процедуры закупок. Например, существуют следующие ситуации, когда безальтернативность контрагента более-менее объективна:

закупки, относящиеся к сфере деятельности субъектов естественных монополий в соответствии с Федеральным законом от 17 августа 1995 года № 147-ФЗ «О естественных монополиях», список которых опубликован в реестре субъектов естественных монополий, размещенных на сайте Федеральной службы по тарифам ();
закупки ТМЦ, ОС, работ и услуг, требующих обязательного соответствия с ранее сделанными закупками, например, закупку услуг по авторскому контролю над разработкой ПСД объектов капитального строительства, авторскому надзору за строительством, реконструкцией, капитальным ремонтом объектов капитального строительства соответствующими авторами или, например, закупка оригинальных запчастей у авторизованного и часто единственного территориального дилера и тому подобное;
закупки у аффилированных или иных контрагентов, перечень которых заранее согласован руководителем организации (или даже самим собственником) по определенной процедуре.

В последнем случае обратите внимание на акцент, сделанный на необходимости существования определенной процедуры. Участие в ней, помимо инициатора, должны принимать как минимум владельцы БП «Закупки» и БП «Управление экономикой организации», а также представитель одного из контролирующих подразделений (например, Службы экономической безопасности или Службы внутреннего контроля). Основная цель данной процедуры заключается в формировании объективных доказательств обоснованности закупки у конкретных контрагентов. В любом случае вас должна настораживать ситуация, когда количество безальтернативных контрагентов постоянно растет. При анализе данной динамики также стоит учитывать контрагентов, которые вдруг стали безальтернативными, минуя процедуру. Часто это напрямую связано с количеством и динамикой срочных и, часто необоснованных закупок.

В ряде случаев, даже если имеется действующий договор с контрагентом (например, так называемый рамочный договор), возникает необходимость уточнить существенные условия сделки, например, о цене. Многие организации взаимодействуют одновременно с несколькими конкурирующими в определенной сфере контрагентами. Условия такого взаимодействия могут меняться в зависимости от динамики ряда факторов. Например, запуск новой производственной линии у одного из контрагентов может сдвинуть баланс рынка, например, с точки зрения объемов предложения. Это может приводить к снижению цены на продукцию данного контрагента. При этом именно процедура текущего запроса котировок может выявить возможность закупки по более выгодным ценам. Для упрощения на схеме процесса такая процедура также названа тендером, хотя на практике она проводится по упрощенной схеме (например, нет необходимости проводить процедуру квалификации участников тендера, котировки запрашивают у конкретных известных контрагентов). Как бы то ни было, но состав контрагентов, закупки у которых осуществляются на основании процедуры запроса котировок (предполагая, что рамочный договор с ними уже заключен), должен регулярно пересматриваться, и еще лучше, если для этого будет существовать специальная процедура. Достойный управленец должен обеспечить разумную уверенность в том, что в любой момент времени его организация получает максимум выгоды при минимуме издержек.

Основные нюансы МУВ и целей контроля данного подпроцесса отражены в табл. 40 и 41. Обратите внимание на то, что КД подпроцесса соответствуют общим тенденциям, описанным выше в соответствующем разделе данной главы.

Таблица 40

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Умеренное воздействие на вариативность. Даже автоматизация таких незначительных на первый взгляд моментов, как идентификация контрагента и соотнесение его с видом закупки (тендер, запрос котировок, прямая закупка, безальтернативный контрагент и т.д.), который действует в отношении него, могут принести пользу
2	Стандартизация	Умеренное воздействие на вариативность. В целом весьма полезна, но в отдельных случаях стандартизация не сможет полностью ограничить волюнтаристское поведение высшего руководства. Для этого нужны такие методы, как мониторинг эффективности поведения
3	Унификация	Умеренное воздействие на вариативность. В данном случае лишнее пространство для принятия решений скорее необходимо, хотя всегда найдутся желающие этим злоупотребить.
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Умеренное воздействие на вариативность. Управление различного рода идентификаторами контрагента может помочь частично ограничить волюнтаризм
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность. Отказ (в любой форме и под любым предлогом) от процедуры тендера или ее аналога не должен приводить к возможности единоличных и кулуарных решений. Как минимум, все существенные закупки должны проходить публично и прозрачно
6	Конфликт интересов (КИ)	Существенное воздействие на вариативность. Деструктивный КИ должен быть полностью исключен. Например, в данном подпроцессе не должны участвовать лица, потенциально имеющие личную заинтересованность в его конечном результате. Созидательный КИ только приветствуется — в идеале, кому-то всегда должно быть выгодно купить быстро, качественно и недорого. И чем выше полномочия такого человека, тем лучше
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Существенное воздействие на вариативность. Альтернативная информация может серьезно повлиять на подтверждение статуса конкретного контрагента или конкретной сделки

Таблица 41

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение. Отказ от проведения конкурентных закупок порождает ряд серьезнейших рисков, которые вообще могут иметь отношение к БП «Закупки». Решение отдаться на их волю должно иметь самые серьезные основания
2	Точность	Умеренное значение. Существенные ошибки должны устраняться
3	Полнота	Умеренное значение. В основном речь идет о том, что перечень контрагентов, в отношении которых может быть применен альтернативный вариант выбора, должен быть максимально исчерпывающим, как минимум в части наиболее существенных закупок (по совокупной стоимости за период). При этом возможны помехи со стороны лично заинтересованных лиц
4	Своевременность	Умеренное значение. Сам по себе альтернативный выбор контрагента может ускорить процесс закупки в целом. Но для этого решение о возможности такой закупки должно быть уже принято. Процесс принятия такого решения может быть сопоставим по времени с конкурентной закупкой

Формирование и согласование договора. Регистрация утвержденного договора, обеспечение сохранности договора, передача договора заинтересованным сторонам. Процедура формирования и согласования договора допускает некоторую импровизацию. Однозначного порядка не существует. Например, если рынок объекта закупок высококонкурентен, то организация-закупщик может сначала подготовить и согласовать у себя проект договора, а потом попытаться навязать его организации-продавцу. Или, например, если организация-закупщик производит закупку у организации-монополиста, то в подавляющем большинстве ситуаций монополист предоставляет свой вариант договора с минимальными возможностями его корректировки.

Тем не менее, вне зависимости от характера согласования (формально или по существу), проект договора должен рассматриваться представителями тех БП, на которые в дальнейшем будут оказывать прямое влияние результаты его исполнения. Как минимум, в процессе согласования договора должны участвовать:

заказчик (прямой потребитель результатов исполнения обязательств по договору);
служба закупок;
юридический департамент;
экономический департамент;
служба экономической безопасности (или иное подобное специализированное подразделение);
бухгалтерия;
генеральный директор (или иное уполномоченное лицо).

Существенное количество средних и крупных российских организаций страдают от заторможенности этого процесса, что порождает цепочку негативных моментов вплоть до разрыва отношений с контрагентами и судебных разбирательств. Для любого процесса с большим количеством участников наибольшее значение имеет стандартизация процедур и четкое соблюдение правил игры. Например, когда в согласовании проекта договора принимают участие несколько сотрудников и каждому выделено определенное время на осуществление своей экспертизы, то любая задержка процесса (особенно в начале) может потянуть за собой экспоненциальное увеличение времени согласования. Ситуация существенно усугубляется, если проект договора дорабатывается по результатам экспертиз — ведь каждый раз после доработки он должен проходить согласование заново, как минимум в части внесенных изменений.

Хорошей практикой для устранения негативных моментов, связанных с неэффективной организацией и функционированием процесса, является использование систем электронного согласования. Такие системы позволяют фиксировать и определять наиболее злостных нарушителей установленных стандартов и параметров, главным из которых является время, и применять меры воздействия (в первую очередь системного характера). Ее продолжением является использование не только систем электронного согласования договоров, но и более сложных систем, автоматизирующих ряд других аспектов процесса управления договорами, например, отслеживание своевременности исполнения обязательств по договору.

В случае конкурентных закупок одной из ключевых задач данного подпроцесса БП «Закупки» является заключение договора с победителем тендера на тех условиях, на которых он выиграл. Но на практике все происходит не совсем гладко. Большинство российских организаций заражены порочной практикой полного или частичного несоответствия условий договора параметрам, которые привели к победе в тендере. В ряде ситуаций такие отличия от победных параметров тендера в определенном смысле оправданы.

Наиболее распространенной причиной для оправдания является ограничение срока годности предлагаемых участником тендера условий для заключения сделки. То есть, предоставляя коммерческое предложение, участники тендера ориентируются либо на заявленную продолжительность тендерных процедур, либо самостоятельно указывают, в течение какого периода времени предлагаемые условия действуют. Если организация регулярно выбивается из графика проведения тендеров, то высока вероятность того, что условия договоров будут отличаться от победных параметров тендера. Также, если организация не в состоянии обеспечить своевременное осуществление процесса разработки и согласования договора, высока вероятность аналогичного исхода. Вероятный негативный эффект из-за затягивания тендерных процедур и процедур согласования договора необходимо оценивать с учетом эластичности спроса на ТМЦ, ОС, работу или услугу, а также с учетом факторов, влияющих на спрос и предложение на момент проведения тендера, и факторов, влияющих на себестоимость продавца. Другими словами, склонность «растягивать удовольствие» может привести к тому, что объект закупки либо, так скажем, закончится, либо станет дороже по совершенно объективным причинам.

После того как договор согласован и подписан всеми заинтересованными сторонами, один экземпляр (оригинал) передается в юридический департамент (предпочтительно) для размещения в базе данных договоров и внесения данных в реестр договоров и, как минимум, один экземпляр передается контрагенту. Также один экземпляр (копия) часто передается заказчику (в основном, когда предметом договора являются работы/услуги) или Службе закупок в зависимости от того, кто будет нести ответственность за соблюдение условий договора (со стороны покупателя) и контроль соблюдения условий договора продавцом (исполнителем).

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 42–44.

Таблица 42

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Автоматизация	Умеренное воздействие на вариативность. Автоматизация неспособна устранить вариативность, вызванную ошибочными управленческими решениями
2	Стандартизация	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. Многоступенчатый процесс и множество участников являются отличным поводом для стандартизации. Умеренное воздействие на вариативность подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора. Сам по себе данный подпроцесс не настолько вариативен, чтобы стандартизация оказала дала существенный эффект
3	Унификация	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора. Такого рода подпроцессы относительно просты в исполнении, отлично реагируют на использование данного МУВ. Умеренное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. Скорее всего, для обеспечения своевременности имеет смысл оставить пространство для маневра
4	Один способ/путь/вариант выполнения действий	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора. Такого рода подпроцессы относительно просты в исполнении, отлично реагируют на использование данного МУВ. Умеренное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. На практике использование данного МУВ нечасто встречается в этом подпроцессе, хотя это полезно, например, при обеспечении сопоставимости
5	Коллегиальное принятие решений	Существенное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. Договор создает основу для взаимодействия с контрагентом в правовом поле. Критически важен его всесторонний анализ для минимизации существенных рисков такого взаимодействия Активное применение данного МУВ в отношении подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора особого смысла не имеет
6	Конфликт интересов (КИ)	Умеренное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. Зачастую речь идет о том, что любой заказчик не должен обладать правом самостоятельного заключения договора по линии своего функционала от имени организации, так как наличие такого права создает деструктивный КИ. Также важно, чтобы среди лиц, участвующих в данном подпроцессе, отсутствовали лица с потенциальной личной заинтересованностью в его результате. Активное применение данного МУВ в отношении подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора особого смысла не имеет
7	Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации	Умеренное воздействие на вариативность подпроцесса формирования и согласования договора. Возможно, будет полезно порой узнать подоплеку того или иного варианта формулировки договора. Активное применение данного МУВ в отношении подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора особого смысла не имеет

Таблица 43

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение для подпроцесса формирования и согласования договора. Претензии к содержанию договора и требования по его изменению в той или иной части должны, во-первых, касаться сферы компетенции соответствующего согласующего, а во-вторых, быть основаны на достоверных фактических обстоятельствах, доступных для понимания остальным участникам подпроцесса
2	Точность	Ключевое значение для подпроцесса формирования и согласования договора. Любые ошибки в его содержании могут иметь далеко идущие последствия. Причем в формальной, публичной и юридической плоскости. Умеренное значение для подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора. Подпроцесс относительно прост, и ошибки практически исключены
3	Полнота	Умеренное значение для подпроцесса формирования и согласования договора. Договор должен предусматривать все значимые для организации условия. К сожалению, теория контрактов говорит нам о том, что это практически невозможно. Но пытаться все равно стоит
4	Своевременность	Ключевое значение для подпроцесса формирования и согласования договора. Много участников, множество действий — степень согласованности действий и оперативности имеют решающее значение. Умеренное значение для подпроцесса регистрации, обеспечения сохранности и передачи договора. Небольшие задержки допускаются

Таблица 44

	Ключевые КД	Пояснения
1	Запрос	Ключевое значение. В основном речь идет о контроле факта передачи договора контрагенту

Исполнение договора

Инициирование закупки ТМЦ/ОС/работ/услуг. Финансовый и бюджетный контроль. Контроль исполнения договора. Общая потребность в объектах закупки обычно формируется в привязке к определенному периоду, например кварталу или году. Процедура инициирования закупки позволяет определить конкретный момент времени, когда именно часть общей потребности должна быть удовлетворена, и во многом зависит от динамики БП заказчика, так как именно последний и определяет данный момент. Но при этом необходимо учитывать интересы всех заказчиков, минимизируя риски для всей совокупности БП организации.

Финансовый контроль направлен на исключение кассовых разрывов при выполнении условий договоров. При выполнении бюджетного контроля основная задача заключается в определении фактически использованного бюджета.

Контроль исполнения договоров может выстраиваться различным образом, так как даже организации среднего размера работают в рамках сотен договоров, формирующих многообразие условий их выполнения. Их исполнение происходит ступенчато, в течение определенного периода времени. Отсюда возникает необходимость периодической оценки состояния исполнения обязательств всех сторон договора хотя бы в части его существенных условий.

При отсутствии должного внимания во многих организациях возникает ситуация, когда заказчик остается единственным контролером процесса исполнения договора. Это способно создать своеобразный перекос в контроле — заказчик старается контролировать лишь то, что ему необходимо, но далеко не все, что требует контроля.

Процесс управления договором должен осуществляться коллегиально. И здесь чрезвычайно важна согласованность действий и многообразие методов, таких как работа коллегиального органа управления дебиторской задолженностью, проведение комиссионных приемок скрытых объемов работ, контроль наличия допусков к определенным видам работ у подрядчика, контроль перемещения представителей контрагента по территории организации и многое другое. Вне зависимости от формы, эффективная система управления договорами должна обеспечить своевременное выявление рисков, связанных с конкретным договором, и выработку оптимального варианта управления этими рисками.

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 45–47.

Таблица 45

	Подпроцесс	Методы управления вариативностью/Пояснения
1	Инициирование закупки ТМЦ/ОС/ работ/услуг	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация. Данный подпроцесс во многом имеет рутинный характер. Творческий подход нецелесообразен. Унификация. Также вполне действенна в отношении рутинных операций. Умеренное воздействие на вариативность Автоматизация. Имеет смысл автоматизировать отдельные шаги подпроцесса, например, подачу заявок на закупку ТМЦ и, реже, ОС. Один способ/путь/вариант выполнения действий. Многообразие объектов закупки не позволяет полностью использовать принцип «одного окна». Коллегиальное принятие решений. В основном происходит естественным образом, так как имеет место взаимодействие разных БП. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Может помочь держать «в тонусе» привычные варианты выполнения данного процесса. Конфликт интересов. Особого смысла не имеет, так как достаточно использования других МУВ.
2	Финансовый и бюджетный контроль	Существенное воздействие на вариативность Автоматизация. Акцент на выполнение расчетов, так что автоматизация вполне уместна. Стандартизация. Ускоряет обработку большого количества транзакций, что свойственно данному виду контроля. Унификация. Обработка множества транзакций может быть сведена к набору устойчивых шаблонов. Умеренное воздействие на вариативность Один способ/путь/вариант выполнения действий. Данный контроль должен иметь некоторую гибкость, так как существует определенная вероятность нестандартных ситуаций. Коллегиальное принятие решений. В основном происходит естественным образом, так как имеет место взаимодействие разных БП. Конфликт интересов (КИ). Некоторый созидающий КИ возникает естественным образом, так как у контроля есть свои цели. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Может быть полезным, как и в случае для любого другого контроля.
3	Контроль исполнения договора	Существенное воздействие на вариативность Коллегиальное принятие решений. Критично для данного подпроцесса, так как многие решения имеют как минимум экономические последствия. Конфликт интересов (КИ). Высок риск деструктивного КИ, преследование личных интересов в ущерб интересам организации. Должны использоваться разнообразные методы управления таким конфликтом, с упором на участие представителей различных функций. Также существуют возможности для создания созидающего КИ — премирование, соревнование и т.д. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Критично для данного подпроцесса. Например, по документам подрядчик выполнил свои обязательства, а видеонаблюдение показывает, что он в месте выполнения работ даже не появлялся. Умеренное воздействие на вариативность Автоматизация. Успешно могут быть автоматизированы только отдельные шаги подпроцесса. Стандартизация. Многообразие подходов к контролю ограничивает потенциал стандартизации. Унификация. Аналогично стандартизации. Один способ/путь/вариант выполнения действий. Малоприменим в настолько динамичной обстановке.

Таблица 46

	Подпроцессы	Цели контроля/Пояснения
1	Инициирование закупки ТМЦ/ОС/работ/услуг	Ключевое значение Обоснованность. Запуск процедуры конкретной закупки влечет за собой как минимум ряд экономических последствий. У подразделения, осуществляющего действия по закупке, должны быть формальные основания от заказчика, так как оно несет ответственность за результат таких действий, не говоря уже об использовании ресурсов организации. Умеренное значение Точность. Существенные ошибки должны быть устранены, так как цена ошибки может быть высока. Полнота. Параметры конкретной закупки должны в целом соответствовать фактической потребности. Существенные девиации недопустимы, так как влекут за собой различные риски, вплоть до остановки деятельности. Своевременность. Промедление может привести к задержке закупки, а значит, и к последующим сбоям при выполнении БП.
2	Финансовый и бюджетный контроль	Ключевое значение Обоснованность. Условием для успешного прохождения данного контроля является соответствие определенным критериям, то есть, основаниям. Точность. Данный контроль связан с расчетами, которые, естественно, требуют точности. Умеренное значение Полнота. Сплошной контроль не всегда целесообразен. Например, малоценные закупки могут вообще осуществляться по факту. Статья «Прочие» как раз может формироваться из закупок, не подлежащих контролю по объективным обстоятельствам (низкая стоимость, фиксированные обязательные платежи и т.д.). Своевременность. В ряде случаев данный контроль может выполняться параллельно БП «Закупки» с тем, чтобы способствовать его своевременности.
3	Контроль исполнения договора	Ключевое значение Обоснованность. Для того, чтобы признать обязательства по договору исполненными, нужны существенные фактические основания. Не стоит искушать противоположную сторону договора перспективой стать немного богаче за счет вашей организации. Своевременность. В данном случае сроки имеют огромное значение по ряду причин (например, элементарная инфляция). Соответствие. Как минимум, фактическое исполнение обязательств сторон должно соответствовать договоренностям во всех существенных аспектах. Умеренное значение Точность. В определенных ситуациях не стоит подходить к оценке исполнения договорных обязательств контрагентом слишком формально. Например, контрагент выполнил работу, но при этом понес дополнительные расходы (при этом стоимость работ по договору фиксирована). Их можно возместить (возможно, выдвинув определенные встречные условия), если контрагент выполнил работу с высоким качеством и в целом отлично показал себя. Другими словами, речь идет об изменении исходных параметров точности на новые уже по факту выполнения бизнес-процесса, а не об отказе от контроля точности совсем. Полнота. Свои обязательства лучше исполнять полностью, а контрагенту иногда можно простить некоторые упущения (не просто так, конечно).

Таблица 47

	Ключевые КД	Пояснения
1	Пересчет	Умеренное значение Может порой потребоваться при выполнении контроля исполнения договора. Например, узнать, сколько было сделано фиксированных платежей за определенный период.
2	Замер	Ключевое значение В основном речь идет о работах и услугах. Самый яркий пример — это измерение объемов скрытых работ.
3	Запрос	Маловероятно, что будет актуален в данных подпроцессах.
4	Тестовое испытание	Умеренное значение В ряде случаев может иметь значение для принятия решений о развитии дальнейших отношений с конкретным контрагентом, особенно если договор с ним заключен впервые. Также может проводиться в отношении промежуточных результатов ряда работ.

Управление поставкой, включая управление логистикой договора.

БП «Логистика» является вполне самостоятельным крупным бизнес-процессом, поэтому в нашем примере мы не будем детально его анализировать.

Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг и оценка эффективности их закупки

Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг. Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям. Финансовый и бюджетный контроль. Претензионная работа по фактам нарушения условий договора. Приемка является основным завершающим подпроцессом БП «Закупки» и одним из ключевых подпроцессов во всей цепочке в целом. Часто именно в момент приемки переходит право собственности на объект закупок. Таким образом, большая часть рисков, связанных с фактом владения (не говоря уже об использовании), также переходит к принимающей стороне. В приемке объекта закупки должны участвовать представители различных функций, а именно (как минимум):

заказчика (во многих случаях только они в состоянии определить соответствие объекта закупки первоначальному заказу);
закупок (как основные администраторы и исполнители БП «Закупки» в целом);
складского хозяйства (в дальнейшем, хотя бы некоторое время, они будут нести ответственность за сохранность и целостность);
качества (часто ответственны за выполнение так называемого входного контроля качества).

Если осуществляется приемка результатов выполненных работ или оказанных услуг, то вариативность состава ее участников увеличивается, и в ней, например, могут участвовать представители специализированных контрольных подразделений или, например, представители БП, участвовавших в создании объекта закупок (например, в случае инвестпроекта это могут быть представители проектного офиса).

Если по какой-то причине характеристики объекта закупок отличаются от ожидаемых, то все расхождения фиксируются в отдельном документе, на основании которого осуществляются любые последующие действия по устранению разногласий.

При приемке материальных объектов необходимо иметь в виду, что могут проявиться так называемые скрытые дефекты. Их нельзя выявить только с помощью органов чувств человека, необходимо использовать специальное оборудование. Наличие таких дефектов в большинстве случаев определяется уже после начала использования такого объекта. В этом случае бракованные объекты обмениваются на новые либо возмещаются расходы по устранению дефектов силами покупателя. При этом важно, чтобы скрытые дефекты выявлялись своевременно, т.к. в большинстве случаев продавец устанавливает ограниченные сроки подачи рекламаций.

Хорошей практикой в процессе приемки является оптимизация организационных моментов, связанных с одновременным (предпочтительно) участием представителей различных функций. Большое значение имеет предварительное извещение о времени поступления объекта закупок или времени окончания работ, позволяющее участникам спланировать свои действия.

Оценка эффективности закупок должна выполняться как минимум укрупненно, например, в разрезе групп ТМЦ (ОС/работ/услуг), как часть процесса оценки исполнения бюджета за период. Основная задача при этом заключается в определении факторов, оказавших негативное влияние на эффективность, с особым акцентом именно на потенциально управляемых факторах. Такой анализ позволит внести необходимые изменения в БП «Закупки».

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 48–50.

Таблица 48

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация. Приемка является рутинным процессом, поэтому стандартизация способна повысить качество ее выполнения. Коллегиальное принятие решений. Это во многих случаях обязательный МУВ, так как приемка является подпроцессом на стыке ответственности нескольких БП. Особенно когда объект закупки отличается от описания в сопроводительных документах. Конфликт интересов (КИ). Приемка — это во многом «последний бастион» контроля в БП «Закупки». Если провести ее как попало, то разобраться в деталях конкретной закупки будет уже невозможно, следы будут потеряны окончательно. Поэтому для устранения деструктивного КИ нельзя доверять проведение приемки только представителям функций, максимально заинтересованным в манипуляции ее результатами, коим часто является заказчик. Хотя в основном это касается только работ и услуг. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Чем больше разнообразной информации, тем больше вероятность выявить те или иные намеренно скрытые несоответствия. Умеренное воздействие на вариативность Унификация. Номенклатура закупок многих организаций может варьироваться, так что порой придется импровизировать при приемке. Один способ/путь/вариант выполнения действий. При приемке велико искушение все сделать быстро, чему необходимо всячески препятствовать. Поэтому, если, например, требуется собрать комиссию в полном составе, значит, ее стоит собрать. Автоматизация. Возможности по автоматизации данного подпроцесса весьма ограничены, хотя в ряде отраслей бывают весьма эффективны (например, деревообработка). Но опять же, речь идет лишь об отдельных номенклатурных позициях.
2	Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация. Способствует обеспечению сопоставимости результатов, что важно в данном подпроцессе. Умеренное воздействие на вариативность Унификация. Вариативность номенклатуры закупок ограничивает применение данного МУВ. Один способ/путь/вариант выполнения действий. Здесь аналогия с подпроцессом приемки. Входного контроля многие хотят избежать по разным причинам, но он слишком важен, чтобы этому потворствовать. Коллегиальное принятие решений. Чаще происходит естественным образом, так как входной контроль часто является уделом соответствующих экспертов. Конфликт интересов (КИ). Деструктивный КИ в основном устраняется (а созидающий КИ создается) естественным образом, так как ключевая задача входного контроля заключается в констатации фактической ситуации, вразрез возможным интересам других функций. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Может быть полезным, как и в случае для любого другого контроля. Автоматизация. Маловероятно применение данного МУВ в этом подпроцессе.
3	Финансовый и бюджетный контроль	Существенное воздействие на вариативность Автоматизация/Стандартизация/Унификация. Данный подпроцесс решает ограниченное количество во многом рутинных задач, так что все три МУВ будут весьма полезны. Умеренное воздействие на вариативность Один способ/путь/вариант выполнения действий. Может потребоваться некоторая импровизация, чтобы взглянуть на ситуацию с другого ракурса или подстроиться под конкретные обстоятельства. Коллегиальное принятие решений. Возникает естественным образом, в силу разграничения полномочий. Конфликт интересов (КИ). Созидающий КИ присутствует изначально (деструктивный КИ минимизирован), так как у контроля свои цели и задачи. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Может быть полезным, как и в случае для любого другого контроля.
4	Претензионная работа по фактам нарушения условий договора	Существенное воздействие на вариативность Коллегиальное принятие решений. Любые разбирательства с контрагентами требуют командной работы. Умеренное воздействие на вариативность Стандартизация. Ряд рутинных процедур могут быть стандартизированы. Унификация. Уместна в отношении отдельных аспектов (таких, как, например, документооборот). Конфликт интересов (КИ). Со стороны отдельных владельцев БП всегда будут необъяснимые попытки решить вопросы кулуарно (деструктивный КИ), но в отношениях с контрагентами нельзя позволять «садиться на шею». Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Чем больше разнообразной информации, тем выше вероятность успеха. Автоматизация / Один способ/путь/вариант выполнения действий. Маловероятно применение данных МУВ в этом подпроцессе.

Таблица 49

	Цели контроля	Пояснения
1	Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг	Ключевое значение Обоснованность. Объект закупки должен соответствовать изначальным договоренностям. Иначе отсутствуют основания для его приемки. Полнота. Объект закупки должен соответствовать изначальным договоренностям во всех существенных аспектах. Сохранность. Исходные качественные и количественные характеристики объекта закупки должны соответствовать оговоренным. Умеренное значение Точность. Любого рода расчеты и документы не должны содержать существенных ошибок. Своевременность. Каждая отдельная приемка должна проводиться в оптимальные сроки, так как ее объем может быть весьма существенным. Но это не должно быть поводом для пренебрежения к деталям, которые порой стараются «замылить»
2	Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям	Ключевое значение Обоснованность. Технические аспекты объекта закупки должны соответствовать изначальным договоренностям. Иначе отсутствуют основания для его приемки. Своевременность. Ресурсы данной функции обычно ограничены, так что оперативное выполнение своих обязанностей будет весьма кстати. Умеренное значение Точность. Отдельные погрешности могут иметь место. Сохранность. Условия доставки не должны существенно повлиять на отклонения качественных параметров
3	Финансовый и бюджетный контроль	Ключевое значение Обоснованность. Для проведения окончательных взаиморасчетов и формирования экономической оценки конкретной закупки требуются основания (как минимум, результаты приемки). Точность. При подведении итогов ошибки недопустимы. Умеренное значение Полнота. Могут быть отдельные незначительные упущения. Своевременность. Следует соблюдать сроки, указанные в договоре
4	Претензионная работа по фактам нарушения условий договора	Ключевое значение Обоснованность. Для любого рода разбирательств нужны основания. Своевременность. В силу различных причин (сроки исковой давности, особенности ТМЦ, ограничение площади хранения и т.д.) промедление недопустимо Умеренное значение Точность. Отдельные неточности допустимы. Полнота. Ради обеспечения выполнения основных требований можно пожертвовать менее значимыми

Таблица 50

	Ключевые КД	Пояснения
1	Пересчет	Ключевое значение. Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг. Поштучный пересчет является распространенным и релевантным КД в данном подпроцессе
2	Замер	Ключевое значение. Приемка ТМЦ/ОС/работ/услуг. Аналогично пересчету, но с упором на различные методы измерений (геометрия, объем, плотность и т.д.)
3	Запрос	Маловероятно, что будет актуален в данных подпроцессах.
4	Тестовое испытание	Умеренное значение. Входной контроль соответствия ТМЦ/ОС техническим (качественным) требованиям. Целесообразно в ряде случаев

Оприходование ТМЦ/ОС/результатов работ. Оценка эффективности закупки. Обновление БД ПК. Так или иначе, но все объекты закупок проходят процедуры приемки. По окончании данного подпроцесса начинается переход в процесс «Управление запасами» или «Управление активами» в результате выполнения именно подпроцесса «Оприходование ТМЦ/ОС/результатов работ».

Хорошей практикой является проведение анализа результатов БП «Закупки», как минимум по укрупненным показателям. Варианты проведения такого рода анализа могут самыми разнообразными в самых разных сочетаниях — различные виды ABC–XYZ анализа, анализ по КПЭ, анализ управления неснижаемыми остатками, анализ сроков хранения запасов, анализ соотношения срочных и плановых закупок и многое другое. Так как этот подпроцесс является аналитическим и не влияет напрямую на операционную деятельность организации, то он может быть выполнен без спешки. Анализ эффективности закупок работы и услуг лучше делать силами специализированных аналитических подразделений (тот же ПЭО, например), так как он требует объективности и независимости.

Основные выводы по результатам взаимодействия с контрагентами должны быть отражены в БП ПК для того, чтобы оптимизировать выбор контрагентов в будущем.

Основные нюансы МУВ, целей контроля и КД данного подпроцесса отражены в табл. 51–53.

Таблица 51

	Методы управления вариативностью	Пояснения
1	Оприходование ТМЦ/ОС/ результатов работ	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация. Основную сложность представляет процедура классификации и идентификации в привязке к используемым номенклатурным справочникам, но эта задача решается в целом успешно. Унификация. Все еще преобладает использование ручного ввода информации и экспертной оценки. Это тоже унификация, но есть более системные варианты (например, штрихкодирование). Один способ/путь/вариант выполнения действий. Сам по себе подпроцесс не предполагает импровизации. Умеренное воздействие на вариативность Автоматизация. Существуют варианты частичной автоматизации подпроцесса. Он достигается путем интеграции номенклатурных справочников организации и контрагентов. Но такой способ используется немногими организациями из-за организационных сложностей. Намного более распространенным является способ, основанный на ручном вводе данных. Ограниченное воздействие на вариативность Коллегиальное принятие решений / Конфликт интересов / Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Особого применения эти МУВ в данном подпроцессе не имеют.
2	Оценка эффективности закупки	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация. Обеспечивает сопоставимость результатов оценки, что весьма важно для анализа и процесса принятия управленческих решений. Коллегиальное принятие решений. При осуществлении закупок взаимодействуют различные функции, поэтому эффективность закупок в том числе зависит и от их эффективности. Умеренное воздействие на вариативность Автоматизация. Ряд расчетов и оценок можно частично автоматизировать, что повысит качество выполнения и скорость подпроцесса. Унификация. Новые подходы к проведению оценки могут увеличивать практическую ценность результатов оценки. Конфликт интересов (КИ). Для устранения деструктивного КИ необходимо, чтобы оценивающие были максимально независимы от оцениваемых. Созидающий КИ будет возникать, скорее всего, естественным образом. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Поможет повысить качество оценки. Один способ/путь/вариант выполнения действий. Малопродуктивен в данном подпроцессе.
3	Обновление БД ПК	Существенное воздействие на вариативность Стандартизация / Унификация / Один способ/путь/вариант выполнения действий. Все три МУВ подходят для создания достоверной, актуальной и точной информации. Конфликт интересов (КИ). Для устранения деструктивного КИ к управлению данной БД не должны допускаться любые лица, потенциально заинтересованные в «подкручивании» данных. Создание и использование альтернативных источников (каналов) информации. Способствует попаданию в БД максимально объективной информации. Умеренное воздействие на вариативность Автоматизация. Чем выше интеграция с другими информационными системами, тем меньше потребность в ручном вводе. Коллегиальное принятие решений. Управление БД ПК нельзя доверять одному человеку.

Таблица 52

	Цели контроля	Пояснения
1	Обоснованность	Ключевое значение Оприходование ТМЦ / ОС / результатов работ. Выполняется только на основании результатов успешной приемки. Оценка эффективности закупки. Любые выводы должны подтверждаться соответствующими расчетами, анализом, фактами и т.д. Обновление БД ПК. Должна использоваться отдельная процедура, желательно, чтобы каждое изменение имело ссылку на соответствующее основание для такого изменения.
2	Точность	Ключевое значение Оприходование ТМЦ / ОС / результатов работ. Из-за большого объема транзакций даже малейшие ошибки могут в совокупности оказаться весьма существенными. Обновление БД ПК. Такие информационные системы должны быть максимально точными. Умеренное значение Оценка эффективности закупки. Некоторые погрешности в расчетах и аналитике допустимы, если они не влияют на общие выводы.
3	Полнота	Ключевое значение Оприходование ТМЦ / ОС / результатов работ. Все объекты закупок должны быть оприходованы после успешной приемки. Обновление БД ПК. Все необходимые изменения должны быть внесены по результатам очередного раунда взаимодействия с контрагентом. Многое зависит от структуры и содержания самой БД.
4	Своевременность	Ключевое значение Оприходование ТМЦ / ОС / результатов работ. Лучше выполнять максимально оперативно из-за большого объема транзакций. Обновление БД ПК. От актуальности информации напрямую зависит эффективность управленческих решений.

Таблица 53

	Ключевые КД	Пояснения
1	Пересчет	Умеренное значение. Обновление БД ПК. В отдельных случаях могут быть полезны простейшие действия по пересчету.