Чтобы подготовиться к итоговой аттестации, многие руководители в течение года ведут записи (в электронном виде или от руки) о работе каждого подчиненного. Составление досье на сотрудников сопряжено с некоторыми тонкостями юридического характера, поэтому проконсультируйтесь с менеджером из отдела кадров или с юристами компании. Если таких отделов у вас в организации нет, обратитесь к специалистам по трудовому законодательству. Это особенно важно, если человек стал плохо работать или вам нужно его уволить.
Приводим несколько советов по ведению записей о результативности сотрудников:
- Записывайте дату и специфику того или иного эпизода: «Джейн начала рассылать подробную повестку дня перед еженедельными совещаниями с отделом продаж, поэтому у сотрудников появилась возможность подготовиться и при необходимости внести уточнения. Это позволило команде глубже вникать в проблемные вопросы и обсуждать большое количество тем за короткое время».
- Придерживайтесь фактов: фиксируйте действия (например, «повторная рассылка, предпринятая Джо, повысила продажи на 10%»), а не оценки (например, «Мэри не умеет распределять свое время»).
- По возможности делайте записи в тот же день, когда составили мнение о деятельности, пока подробности еще не забылись.
- Сохраняйте электронные письма или служебные записки, подчеркивающие заслуги подчиненных, — не важно, заметили вы что-то сами или услышали от коллег.
- При проблемах с выполнением обязанностей документируйте их и последующие шаги, указывая сроки, перечень мер, инструктаж, особые цели и ожидаемые исходы.
- Интересуйтесь (по электронной почте или при личной встрече) мнением людей, которые имеют право оценивать работу ваших сотрудников, — непосредственные подчиненные, клиенты, продавцы и просто коллеги. Задавайте вопросы о поведении человека и просите привести конкретные примеры, подтверждающие наблюдения. Документируйте отзывы и кладите в папку.
- Требуйте от подчиненных регулярных неформальных промежуточных отчетов с объяснениями, как продвигается дело, и упоминанием проблем или тем для беспокойства. Так вы всегда будете понимать, не намечаются ли сложности в работе вашего подчиненного и какие шаги он собирается предпринять дальше.
Когда подойдет время годовой аттестации сотрудника, благодаря этим записям и документам бо́льшая часть работы окажется уже сделана. И вам не придется ломать голову над характеристикой или полагаться на недавние оценки, а останется только пролистать папку и выявить тенденции.
