Мониторинг и контроль проекта
На протяжении всего проекта руководитель должен четко понимать, как идут дела, и держать в курсе происходящего все заинтересованные стороны. Это необходимо, чтобы и руководитель, и заинтересованные стороны принимали верные решения по текущим вопросам и проблемам, связанным с исполнением проекта. Понимание текущего статуса необходимо для прогнозирования дальнейшего развития проекта и возможных сдвигов в содержании, расписании и стоимости.
Менеджер собирает информацию, документирует и распространяет ее и выявляет отклонения, из-за которых откладывается достижение целей проекта. Чтобы определить величину отклонений, нужно сравнивать текущие и запланированные показатели выполнения.
Помните, что есть три базовых плана: по содержанию, стоимости и расписанию. Вот именно с ними и сравнивается текущее состояние проекта. Менеджер должен не только оценивать текущие тенденции, но и строить прогнозы, как будут идти дела, если продолжать работу с той же скоростью. Например, вы трудитесь над проектом, который по плану должен длиться шесть месяцев. Прошло уже полтора месяца, а выполнен объем работы, который изначально планировалось завершить за месяц. Какой вывод из этого следует? Расписание проекта увеличилось в полтора раза. Если не предпринять корректирующих действий, то проект будет готов через девять месяцев, а не через шесть.
Как правильно мониторить проект
Задача менеджера — анализировать ход проекта с точки зрения целей, сроков, бюджета, качества и степени удовлетворенности заказчика, заданных изначально. Для этого нужно сделать следующее.
- Сфокусируйте усилия на анализе работ, которые должны были начаться или закончиться один период назад и два периода вперед. Например, за прошлую неделю и на две недели вперед.
- Определите, какие работы выполнены успешно. Похвалите и поощрите людей, которые хорошо сделали свое дело.
- Определите, какие работы выполняются с опозданием, и оцените, как это повлияет на срок сдачи всего проекта. Какие действия можно предпринять для смягчения негативного эффекта?
- Проанализируйте работы, старт которых запланирован на ближайшее время. Заранее убедитесь, что исполнители знают о них, готовы их выполнять и завершат предыдущие задачи к нужному времени. Если становится очевидно, что какая-то работа не начнется вовремя, то нужно составить прогноз относительно того, как опоздание повлияет на дату завершения всего проекта: найти блокирующие факторы и проверить, можно ли на них каким-то образом повлиять, чтобы работа все-таки началась в намеченный срок.
Использование метрик при оценке состояния проекта
Нельзя управлять тем, что нельзя измерить. Метрика — это графическое отображение результатов измерения какой-либо величины во времени. Как пример, можно построить метрику помесячного отставания прогнозируемого срока завершения проекта от запланированного изначально. Давайте разберемся на примере (рис. 50).
На рисунке видно, что в сентябре и октябре мы прогнозировали отставание срока сдачи проекта в две недели. В начале ноября оно резко выросло до шести недель, а затем начался тренд на снижение. Какие выводы можно сделать из этой метрики?
В сентябре и октябре все было стабильно: отставание не сокращалось, но и не увеличивалось. Это говорит о том, что команда работала ровно, как и прогнозировалось. Внезапно в начале ноября произошло событие, которое привело к тому, что отставание выросло до шести недель. Вполне возможно, что сработал один из рисков или одно из допущений проекта оказалось неверным.
Далее мы видим, что с декабря по март отставание начало хоть и медленно, но сокращаться. Нам это говорит о том, что менеджер проекта и его команда приложили усилия к тому, чтобы сократить отставание.
При помощи метрик можно отслеживать влияние, которое оказывает на производительность команды то или иное решение, принятое в ходе работы над проектом. Допустим, чтобы ускорить работу, в начале ноября руководитель перестроил рабочие процессы в командах. То, что отставание начало сокращаться, говорит о верности принятых решений.
Еще метрики помогают увеличивать производительность и достигать целей. Если цель проекта — завершить разработку в срок, то метрика будет очень мотивировать руководителя и команду сделать все возможное, чтобы сократить отставание до нуля.
Примеры метрик
Метрики проекта:
- отклонение по срокам, или индекс выполнения сроков (насколько мы опережаем запланированные сроки или отстаем от них);
- отклонение по бюджету и индекс выполнения стоимости (насколько мы перерасходуем или экономим деньги);
- рост и изменение требований;
- общий риск проекта;
- метрики, показывающие прогресс проекта.
Метрики продукта:
- увеличение дохода (Expansion revenue) — процент новой прибыли, которую бизнес получает от клиентов;
- индекс приверженности клиентов (Net Promoter Score, NPS) — опрос, который демонстрирует, насколько ваши клиенты готовы рекомендовать продукт своим друзьям;
- индекс удовлетворенности клиентов (Customer Satisfaction Score, CSAT) — опрос, который демонстрирует, насколько ваши клиенты удовлетворены продуктом;
- отток пользователей (Churn) — подсчет ушедших из компании клиентов и связанных с ними доходов, которые недополучила компания;
- ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — всевозможные показатели бизнеса, к которым нужно стремиться.
Метрики команды проекта:
- Производительность — объем работ, выполненный за определенный период времени. Со временем эти показатели должны улучшаться, так как команда учится и оптимизирует свой рабочий процесс.
- Эффективность. Например, количество времени, которое команда тратит на работу над бизнес-задачами относительно количества времени, затраченного на исправление дефектов, рефакторинг и поддержку системы.
- Текучка кадров в проекте.
Метрики качества:
- Количество дефектов.
- Степень покрытия кода тестированием.
- Процент времени, когда система работала и была доступна.
Корректирующие и превентивные действия
Например, метрика показала: на проекте что-то пошло не так. А что делать дальше?
Дальше нужно вносить изменения в процесс работы организации, чтобы повлиять на источник возникновения нежелательных отклонений и убрать его. Всегда лучше заранее, проактивно продумать, какие шаги предпринять в случае ошибки, чем действовать по факту. И вот тогда в компании начинают появляться соответствующие процессы и регламенты. Корректирующие действия описывают, что надо сделать в случае возникновения отклонения, на которое нам укажет метрика. А превентивные действия позволяют не допустить возникновение проблемы.
Например, вы ведете проект по разработке новой платежной системы. Метрики демонстрируют, что количество дефектов существенно выросло в начале марта. Анализ основной причины показывает: все дело в том, что первого марта проект покинул архитектор Патрик, который решил организовать свой собственный стартап. Корректирующим действием будет постараться как можно быстрее найти толковую замену архитектору на рынке. А превентивным действием, чтобы избежать подобных проблем в будущем, будет назначить back up или заместителя для каждой ключевой позиции на проекте. Ведущий специалист обучает более юного коллегу таким образом, чтобы тот мог выполнять его обязанности во время отпуска или болезни. В случае ухода ключевого сотрудника его заместитель сможет достаточно быстро подхватить работу и не допустит провалов на проекте.
Суть процессов мониторинга и контроля проекта состоит в сборе и проверке информации, ведению отчетности и информировании заинтересованных сторон. Эта работа ведется на протяжении всего проекта.
Метрики — это классный инструмент, но достаточно трудоемкий в применении, поскольку необходимо кропотливо собирать данные и время от времени перепроверять их. Поэтому руководитель проекта сам должен выбрать те из них, которые будут полезны и эффективны для конкретного проекта.
Заранее продуманные корректирующие и превентивные действия помогают избежать крупных провалов, поскольку, действуя в стрессе и спешке, легко что-нибудь упустить.
