Приложение № 2. Тайм-менеджмент для бизнес-леди. Как совмещать личную жизнь, семью и карьеру

Я около семи лет занимаю руководящую должность, а также полностью занимаюсь и руковожу своим образовательным проектом. Ранее я организовывала масштабные события, на мероприятиях присутствовали от 300 до 10 000 человек. Там бывало по 30–50 задач, которые нужно было параллельно решать.

Я очень тщательно изучала все, что касается личной эффективности и тайм-менеджмента, потому что мне жизненно необходимо было понимать, как все правильно организовать, за всем уследить, делегировать, ничего не упускать и не забывать.

При организации мероприятий нельзя ошибиться и допустить какой-то сбой, потому что есть конкретная дата, конкретная задача и понимание того, что нужно сделать. Нельзя, например, сказать: «У нас не будет ведущего, потому что я не успела его найти». Это же относится и ко всем остальным задачам, которые должны быть выполнены.

Есть некоторые методики и техники, которые, на мой взгляд, лучше всего работают для девушек, так скажем, карьеристок или для девушек, которые хотят самореализоваться и реализовать свои амбиции.

Упражнение «Матрица Эйзенхауэра»

Возможно, многие из вас слышали про это упражнение, но выполняли ли вы его? Матрица Эйзенхауэра – это четыре блока, которые включают в себя разные задачи: срочные, важные; несрочные, важные; важные, несрочные и неважные, несрочные.

Конечно же, блок срочных и важных задач должен решать руководитель и должен решать в первую очередь, когда он занимается проектом или работой. К сожалению, их, как правило, достаточно тяжело кому-то перепоручить. Их необходимо обязательно реализовывать в кратчайшее время, но самое главное – данные задачи нужно минимизировать, чтобы у вас их было как можно меньше.

Следующий блок – срочные, неважные или менее важные. Задачи из этого блока мы как раз уже можем кому-то перепоручить и делегировать: нашим помощникам, коллегам, ассистентам, подрядчикам. Это те дела, которые нужно выполнить прямо сейчас, но они не имеют какой-то огромной первостепенной важности. Такие задачи лучше кому-то передать, но оставить на контроле.

Блок несрочных и неважных задач – это, как правило, те задачи, которые и не хочется выполнять, и их, по сути, и не нужно выполнять. Чаще всего такие задачи нужно отфильтровывать с помощью вопроса: а нужна ли она в принципе, эта задача? А актуальной ли она является на данный момент? С этим блоком надо очень внимательно разбираться. Несрочные и неважные задачи – это, например, пользование социальными сетями, серфинг по разным сайтам в интернете. Давайте спросим себя: это важно? Скорее всего – нет. Это срочно? Точно нет. Но мы тратим на это очень много сил. Социальные сети – настоящие поглотители времени.

И есть один чудесный блок: это важные, но несрочные дела. В идеале, чтобы руководитель занимался ими. Это те вопросы, которые напрямую связаны со стратегией, с будущим, с планированием. И не только руководитель, а любой человек должен стараться свою жизнь так менять и так наполнять, чтобы заниматься не срочными горящими вопросами, которые нужно решать только потому, что уже нельзя не решать, а делать что-то, что интересно и хочется сделать, чтобы создавать то будущее, о котором ты мечтаешь.

Ольга Хмельницкая, Киев:

«Работаю начальником уже более десяти лет и всегда нахожусь в потоке срочных дел, каждое утро начинается с того, что все и везде горит и я не знаю, за что хвататься!

Но для интереса я решила все задачи одного дня расписать по матрице Эйзенхауэра и поняла, что я вообще боюсь делегировать, решаю только срочные задачи, а вот в квадрат несрочных важных дел даже не заглядываю. Или, наверно, у меня даже не хватает сил и мыслей им заниматься.

Первым делом я раздала все горящие вопросы своим подчиненным и решила неделю заниматься только стратегией. Написала план продвижения на пять лет, поставила задачу нанять еще трех менеджеров и составила план, как мне выйти из операционных дел и задач!

Казалось бы, простое упражнение с квадратиками, но оно изменило мою карьеру, а уж сколько времени высвободилось на личные дела, я вообще молчу!»

Чтобы было еще понятнее, приведу пример с лечением зубов. Вы же знаете, что каждый год желательно ходить на обследование. Это вопрос важный? Да, важный. Срочный? Нет, не срочный, вас ничего не беспокоит.

Но вы можете сходить один раз, что-то подлечить, если нужно, либо просто сделать профилактическую чистку зубов.

Но обычно как бывает: пока что-то не случилось, мы не идем к зубному. И когда уже этот вопрос переходит в категорию срочного, важного, когда у вас начинает болеть зуб среди ночи, вы начинаете искать какую-то круглосуточную стоматологию, чтобы поехать сейчас же, не потому что вам хочется сейчас решать этот вопрос, а потому что вы не можете его не решать.

Поэтому желательно, конечно же, после срочных важных задач стараться свое внимание направлять на вопросы несрочные, но важные.

Для моего образовательного проекта «Академия женского развития Woman Time» очень важны публикации в СМИ, статьи, которые я пишу, телепередачи, в которых я участвую, выступления на радио, форумах и конференциях.

Это все несрочные вопросы, но они важные, и я это понимаю, поэтому с радостью соглашаюсь на приглашения выступить или принять участие в эфире, я максимально открыта предложениям, и я их инициирую. Поэтому постарайтесь расставлять приоритеты правильно, старайтесь избавляться от срочных дел и переходить к более важным вещам, тем более если вы руководитель.