Чек-лист: как планировать неделю

1. Выделите 15–30 свободных минут в тишине.

2. Откройте ваш любимый планировщик, где вы можете видеть сразу всю неделю – с понедельника по воскресенье.

3. Посмотрите ваши цели на месяц. Если нет целей на месяц, откройте цели на год. Или подумайте, чего бы вам хотелось в этом году достичь.

4. Теперь запишите небольшие шаги с разбивкой по дням. Хотите фигуру мечты? Запланируйте тренировки на понедельник и четверг. Хотите отношения мечты с супругом? Запишите на пятницу романтическое свидание, а на вторник – выбрать ресторан с хорошей кухней.

5. Потом пройдитесь по рутинным задачам, маникюр/педикюр, стрижка/укладка, свидание с собой.

6. Если есть семья, а особенно дети, добавьте общие дела, плановый поход к врачу, тренировки, утренники и другие важные семейные дела и задачи.

7. Хотите, чтобы выходные действительно вас наполнили, спланируйте их тоже: семейный пансионат, музеи, театры, рестораны – заранее все забронируйте и в выходные отдыхайте по-настоящему. По крайней мере постарайтесь от всего отключиться и по-настоящему расслабиться.

8. План на неделю готов. Каждое утро просматривайте его и корректируйте по обстоятельствам. У нас гибкое планирование, как вы помните.

Добавляйте по одной-две-три задачи на день, в зависимости от вашей нагрузки. Тренируйтесь и находите для себя оптимальное количество задач. У нас нет цели каждый день выполнять по десять задач, чтобы в конце недели сказать: «Планирование не для меня, я устала, я так больше не хочу!»

Важно найти оптимальное для себя количество. И не забывайте о ключевом моменте: в каком состоянии, в каком ресурсе вы находитесь. Если вы многодетная мама, которая помогает мужу в бизнесе и чем-то еще занимается, то у вас и так достаточно много забот и хлопот, так что ставьте себе одно-два дела в день. Они будут вас продвигать вперед, и если вы будете их выполнять и понимать, что можете и хотите еще, тогда будете брать сверху еще что-то на день.

И поверьте, лучше сделать одно-два дела, чувствовать себя победителем и взять еще одно, чем поставить в план десяток, сделать два и чувствовать себя неудачницей. Понимаете разницу между подходами?

Один из ключевых принципов, которые я применяю постоянно, – это разделять большие задачи на более мелкие. Чем хорош принцип GTD? Вы выписываете свои задачи на сегодня и завтра.

Вы видите только один маленький шаг и не видите картину целиком. Вы знаете, что вам нужно выполнить сегодня, и все – ваша голова свободна. Но такими маленькими шагами вы закрываете большие проекты.

Возьмем как пример планирование путешествия. У нас есть папка «Travel», в которой будет порядка 20–30 задач, если планировать и организовывать все самостоятельно: трансфер, маршрут, билеты, жилье, страховки для взрослых и детей, питание. Если на вас это все свалится в один день, вы будете в шоке – за что хвататься в первую очередь, когда перед вами список срочных и важных задач.

Но когда вы разбили этот список на маленькие шаги и расписали: сегодня – составить маршрут, завтра – найти билеты, на следующий день – забронировать отель, то для вас это будет казаться одним небольшим делом. Но одним небольшим делом каждый день вы будете решать большой блок задач.

Еще в планировании я очень люблю действовать согласно контексту. Я проставляю рядом со всеми своими задачами теги «Телефон», «Дом», «Сделать в офисе», «В городе», «Купить» и т. д. и, находясь в месте или ситуации, где я вроде бы занята, но могу что-то делать, выполняю их. Есть, например, задачи, для выполнения которых нужен только телефон, поэтому, когда вы сидите в очереди, доставайте его и делайте то, что вам нужно.

Все эти секреты, которыми я с вами делюсь, протестированы мной, они точно работают, так что пробуйте.

Почему я люблю планировать в приложении? Потому что все мое планирование хранится в одном месте: ключевые цели года, ключевые цели месяца, дела на день и неделю, разные вопросы личного и семейного характера, вопросы по бизнесу – все в одном месте.

Я знаю очень много разных теорий и решений, когда предлагают часть задач записать в «Excel», часть – на листочке, часть вести в программе, а годовые задачи написать на большом ватмане и повесить на стену. На мой взгляд, это категорически неудобно и неэффективно.

Мне кажется, чем проще планировать день, неделю, месяц, год, тем легче будет придерживаться этих планов на постоянной основе. В этой программе мы можем полностью видеть весь свой объем дел от одного дня до года.

Виктория Исакова, Барнаул:

«Я уже давно планирую свой день и достаточно хорошо, но планировать неделю я почему-то не пробовала ни разу, даже не знаю, почему мне не приходило это в голову. Теперь у меня есть традиция: ранним субботним утром смотреть все планы на следующую неделю. Я проверяю детские календари, события мужа и свои, все добавляю в свой планировщик и не забываю про приятности для своего ресурсного состояния. Также добавляю дела и задачи по работе. Коллеги стали поражаться, что я теперь ничего не забываю, все помню и выполняю в срок, а на самом деле мне просто стало легко проверять, когда и кому я должна сдать работу, поэтому планировщик с планом на неделю теперь мой важный друг не только в работе, но и вообще в жизни».

Правильный режим дня

Очень важная часть тайм-менеджмента для женщин – режим дня и внедрение правильных привычек.

Я абсолютно убеждена, что режим дня – это каркас нашей жизни. Потому что жизнь строится из того, чем мы занимаемся каждый день. Не когда-то будем заниматься в нашей версии идеальной жизни, а именно сейчас. Я уже рассказывала, что давно делаю упражнение по описыванию своего идеального дня. И мне всегда казалось, что эта «картинка» будет через пять или десять лет – где-то там, еще очень далеко. Но в какой-то момент ко мне пришло, можно сказать, озарение. Я подумала: а что из той картинки своего идеального будущего я могу делать уже сейчас? К примеру, вы пишете, что через пять лет хотите вставать в 6 утра и заниматься медитацией. И у меня вопрос: а сейчас вы можете этим заниматься? Как правило, ответ – да. Тогда почему такие вещи мы относим в наше далекое будущее, в нашу идеальную картину?

Чтобы выстроить свой идеальный режим дня, начнем с самых простых вещей и основ.

Первая основа – это сон. Полноценный, хороший сон. Я читала книги по сну, я изучала материалы, я смотрела разные исследования, которые проводились в Америке и в Англии.

Сон влияет абсолютно на все в вашей жизни: на то, как работает мозг, на то, как вы выглядите, как вы себя чувствуете каждый день. Недосып каждый день – это катастрофично. Предвижу вопрос мам маленьких детей: как мне высыпаться, если у меня есть дети? Даже с маленькими детьми можно выстроить свой режим дня так, чтобы спать 8–9 часов. В приложении «Тайм-менеджмент для мам» я расскажу, как нужно выстраивать режим дня с детьми. А тем, у кого нет детей, еще проще наладить сон. Вы должны понять, какое количество времени для вас оптимально: 6 часов, 7 часов, 8 часов. Конечно, кто-то может сказать: «Я высыпаюсь за 4 или 5 часов, как известные люди». Сильно в этом сомневаюсь. Попробуйте поспать один день семь часов, другой день восемь, третий – девять и проанализируйте, как вы чувствуете себя с утра – отдохнувшей и свежей или разбитой и усталой.

Сон в жизни женщины очень и очень важен. И желательно настроить его так, чтобы вы могли полноценно и качественно высыпаться. Кроме того, вам нужно ложиться и засыпать в одно и то же время.

Я поняла, что я встаю в 7 утра каждый день, потому что просыпаются мои дети. Соответственно, если я встаю в 7 утра, а мне нужно восемь часов сна, то несложно посчитать, что в 11 вечера я уже должна лежать в кровати и отдыхать. Так что определите, сколько часов вам нужно, чтобы высыпаться и хорошо себя чувствовать, и исходя из того, во сколько вам нужно просыпаться, определите, когда нужно ложиться спать.

Чтобы следовать режиму сна, можно пользоваться хитростями – ставить себе напоминалки, создавать определенные ритуалы. У меня, например, первое время стоял будильник в 23:00. Он сигнализировал о том, что я уже должна быть в постели, и это работало. Сейчас у меня выстроены день и режим так, что мне не нужно никаких напоминаний. Но таймер отлично работает на начальном этапе.

Юлия Снигирь, Санкт-Петербург:

«Раньше единственное, на чем у меня получалось успешно сэкономить время, так это на сне – лечь в два ночи, подскочить в семь утра на работу – я жила так уже несколько лет. Успевала достаточно много, правда, уже давно чувствовала себя не очень: помимо чувства усталости раздражение и вечное недовольство всем и каждым, с самого утра. Решила попробовать ложиться спать в одно и то же время. Такой счастливой я уже давно не была – выспалась, с утра получила огромное количество энергии, все дела переделала за счет энергии и скорости очень быстро. Теперь я и сплю хорошо, и все дела успеваю выполнять, и мне кажется, я даже внешне похорошела».