ИксИгрек: пример пакета управленческих документов по проекту изменений «HR-диффузия»
• Паспорт проекта:
• Концептуальный план изменений: модель Надлера – Тушмана.
Важное примечание:
Пусть вас не пугают такие слова как «рекомендуемая модель (структура и др.)» – цель рекомендаций не в том, чтобы создать жестко формализованную процедуру, в которой нет места творчеству и вовлечению.
Вернемся к научно-техническим метафорам: представьте себе лекарство в капсулах. Капсула есть желатиновый контейнер, предназначенный для того, чтобы сделать целевую доставку лекарственного вещества в нужное место, – в зависимости от материала контейнера, капсула попадет в пищевод, желудок или кишечник, и там растворится. Если вскрыть капсулу и принять лекарство в виде порошка, запив его водой, действие препарата может оказаться бесполезным и даже вредным. В будущем, с развитием производства биоразлагаемых полимеров, нанофармацевтики и др. предполагается сделать движение препарата еще более локальным и точным.
«Рекомендуемая структура» в данном случае не более чем такой же разлагаемый контейнер для доставки лекарственного вещества в «больное место» – практическую деятельность: как известно, успехи в обучении – это одно, а изменение содержания ежедневной работы – это другое.
Не бойтесь предлагать образцы, шаблоны, рекомендуемые алгоритмы, чек-листы и др., – многим они помогут с чего-то начать.
Но всячески приветствуйте и даже инициируйте деятельность по коррекции первоначального пакета документов: делайте его все более лаконичным, но полным, практичным, но читабельным, эмоциональным, но функциональным, – и, в конечном счете, максимально ориентированным на своего внутреннего клиента.
• Декомпозиция работ по проекту
Важные примечания:
✓ Безусловно, такие блоки, как создание книги, служат сразу нескольким целям: это и обучение, и агитация, и придание проекту престижа и пр. Усиливайте эту связь, добивайтесь максимальной «глубины проникновения» новых идей за счет синергии! Пусть ваш мануал по новому поведению, – такой, как «Книга XY-менеджера» в нашем примере, – будет дополнен цитатами из «домашних заданий» участников обучения!
Укажите их в соавторах, многие из них будут польщены и станут эффективнейшими агентами изменений, чего мы и добиваемся!
✓ С другой стороны, следите, чтобы каждое яркое, эмоциональное выступление, поддерживающее ваш проект, становилось также элементом обучения, дополненное конкретными инструментами для того, чтобы новое поведение перенять.
✓ Для простоты иллюстрации идеи выбрана не самая большая степень детализации, и, возможно, не самая удачная именно для вашего проекта. Универсальное правило создания декомпозиций звучит так: запишите все, что займет в масштабах проекта значимое время, и обойдется вам в значимую сумму денег.
Так, вполне возможно, следует отдельно учитывать работу по согласованию контрактов, утверждению контентных планов и др., – это тем более целесообразно, чем более иерархична и «заорганизована» ваша структура управления.
• Гантиана
Важные примечания:
✓ Для простоты иллюстрации, так же, как и с декомпозицией работ, выбрана условная степень детализации: в эффективной гантиане должны быть отражены все работы из декомпозиционной схемы. Так же, безусловно, в случае с проектом, который длится 18 месяцев, целесообразно сделать разделение работ по месяцам или даже интервалам в 2 недели. Также целесообразно было бы разделить работы «Организация (киноклуба, регулярной встречи и др.) и «Проведение (киноклуба, регулярной встречи и др.).
• План по вехам
✓ 15.03.2018 – подготовлен пакет информационных материалов по проекту.
✓ 31.03.2018 – контракт с провайдером для проведения обучения заключен.
✓ 01.09.2018 – все руководители прошли курс обучения, ступень 1.
✓ 15.09.2018 – цикл ежеквартальных «мастерских» по обмену best practice запущен.
✓ 31.01.2019 – оценка 360о проведена.
✓ 15.03.2019 – контракт с провайдером, создающим внутренние обучающие курсы, заключен.
✓ 30.04.2019 – все руководители прошли курс обучения, ступень 2.
✓ 30.06.2019 – итоговая конференция по проекту.
• План по рискам
• DACI
✓ Для простоты иллюстрации, так же, как и с декомпозицией работ и гантианой, выбрана условная степень детализации: в эффективной DACI-матрице должны быть отражены все работы из декомпозиционной схемы.
• Коммуникационный план
✓ Коммуникационный план может охватывать весь период продолжительности проекта изменений, но, конечно, период повышенной интенсивности приходится на начало проекта, когда перед нами стоят задачи вовлечения, информирования и др.
✓ Тем не менее, хорошо продуманный коммуникационный план не даст нам и в дальнейшем забыть о поддержке скептически настроенных стейкхолдеров, пропаганде изменений для набора критической массы, «мотивационных конфетах» для тех, у кого начинает получаться и прочей важной работе команды изменений! Возможно, это самый важный документ в предлагаемом пакете, – он выполняет роль «смазки» для шестеренок, – но и «шестеренки», конкретные работы по проекту, – лучше спланировать при помощи декомпозиции работ и гантианы, хотя бы для того, чтобы «подать смазку» в нужное время в нужном месте!
