6.10 Пожиратели времени

Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать – и все обиднее за то, чего не успел.

© Харуки Мураками

После накопления результатов и их анализа вы начнете находить повторяющиеся занятия, отнимающие много времени и отвлекающие от действий по плану. В тайм-менеджменте их называют хронофагами или пожирателями времени.

Пожирателем времени может стать что угодно. Даже когда-то плодотворная деятельность со временем может превратиться в ужасного монстра, как, например, ежедневные совещания во многих компаниях. Изначально такие совещания приносили пользу, но со временем они перестали планироваться и превратились в рутину, которую нужно просто отсидеть, сделав вид, что было интересно и полезно.

Существует множество пожирателей времени, но они так же уникальны, как личность каждого из нас. Но хуже всего то, что постоянно возникают новые пожиратели. Только вы устраняете старые, как через некоторое время с удивлением обнаруживаете новые дела и привычки, которые так же тратят ваше время и энергию, ничего не давая взамен. Иногда возникают временные пожиратели времени, простите за каламбур, которые затем бесследно исчезают навсегда, но некоторые пожиратели остаются на всю жизнь.

От пожирателей сложно избавиться. Многие из них намного приятнее, чем работа: например, компьютерные игры. Если приятнее играть, чем работать, то игра затягивает. Других пожирателей мы просто боимся: например, боимся перестать выслушивать бесконечные разговоры руководителей, чтобы не навлечь на себя гнев; а третьи просто терпим, не зная, что с ними делать, или уже настолько к ним привыкли, что даже не замечаем: например, совещания или просиживание допоздна перед телевизором или компьютером.

Многие пожиратели могут поочередно сменяться. Вы можете переходить от телевизора к пустым разговорам, от разговоров – к социальным сетям, затем к отчаянию из-за невыполненных дел, а потом к спешке. И так по кругу.

Многие люди для оправдания пожирателей своего времени придумывают истории, которые можно смело номинировать на премию «Оскар». Например, они говорят, что телевизор дает им полезную информацию о последних событиях и позволяет отдохнуть, именно поэтому они тратят на него три часа ежедневно. А социальные сети заменяют общение, поэтому в них тоже можно сидеть по три часа ежедневно. Пустая болтовня с коллегами – необходимая составляющая социальной жизни любого нормального человека, даже если на это уходит большая часть рабочего дня, а сомнения и размышления, растянутые на дни или недели, очень полезны, ведь благодаря им человек совершает меньше ошибок.

Мозг ищет способ рационализировать любое наше поведение. Это важно для выживания. Конфликты, даже внутренние, отнимают слишком много энергии, к тому же думать о себе плохо («я – ленивая скотина») вредно для здоровья, поэтому, что бы вы ни делали, как бы ни тратили свое время зря, мозг или найдет этому оправдание, или вам будет очень плохо. А что делает мозг с тем, что не приносит удовольствия? Избегает, вытесняет, игнорирует. А если рационального оправдания нет, то мозг его выдумывает.

Единственный эффективный способ борьбы с пожирателями времени – отслеживание всей своей активности и дальнейший ее анализ. Отслеживать необходимо как то, что было запланировано, то есть свои важные дела, так и все остальные дела. Это очень сложно, поэтому я рекомендую делать это изредка, но с определенной регулярностью. Например, в течение нескольких дней каждый месяц.

Необходимо записывать все дела, потому что всегда есть триггер («спусковый крючок»), запускающий пожирателя времени. То есть всегда есть что-то, из-за чего определенный пожиратель времени начинает свое черное дело. Разговор с кем-то, посещение какого-то сайта, «я только почту посмотрю».

Для упрощения записи нерабочего времени не нужно фиксировать начало и конец каждого мелкого дела. Просто указывайте, что, например, с 15:00 до 16:00 «занимался такими-то мелкими делами», не относящимися к запланированной деятельности. По прошествии времени вы сможете выявить те незапланированные дела, которые требуют более детального учета и анализа, и начнете записывать их начало, конец и продолжительность с высокой точностью.

6.11 Форс-мажоры

Сегодня у работника, как правило, есть всего три минуты на то, чтобы целиком сосредоточиться на работе, прежде чем что-нибудь или кто-нибудь – электронный или человеческий фактор – отвлечет его или он сам отвлечется.

© Карсон Тейт, бизнес-консультант

Чем больше вы будете планировать дел, тем больше запланированных дел не будет выполняться. Это нормально. На некоторые из них не хватит времени. Другие дела будут «отодвинуты» в сторону более важными и срочными делами, взявшимися из ниоткуда. Третьи отменятся и перенесутся без возможности хоть как-то на это повлиять. Вы начнете все чаще обращать внимание на непредвиденные случайности в своей жизни. На события, которые вы никак не могли спланировать и предсказать. Эти случайности могут по-разному влиять на составленные планы, но, скорее всего, влияние будет негативным.

Если с вашими планами все пошло совсем не так, как вы предполагали, то это не ваша ошибка. Это естественный процесс. Мы не в состоянии спланировать свою жизнь и затем воплотить все точь-в-точь как было задумано, потому что мы планируем будущее, а его очень сложно предсказать. Чтобы планировать будущее без ошибок, нужен дар предсказания, которого у человека нет. Не придавайте слишком большого значения ошибкам в планировании. Помните, что управление временем – не точная наука.

Любищев также регулярно сталкивался со случайностями, которые заметно портили его планы: «Часто бывает, что не удается проработать намеченное количество книг, создается большая задолженность. Часто появляются новые интересы, а потому задолженность бывает велика и скоро ликвидировать ее невозможно, а потому имеет место невыполнение плана. Бывает невыполнение плана по причине временного упадка работоспособности. Бывают внешние причины невыполнения плана, но, во всяком случае, мне ясно, что планировать свою работу необходимо, и я думаю, что многое из того, чего я достиг, объясняется моей системой».

Легко планировать дела, которые вы до этого делали сотни раз. Именно поэтому есть специалисты и эксперты. Они действительно способны спланировать свою работу, принимая во внимание много разных факторов, потому что у них есть разносторонний опыт. Они до этого уже сотни или тысячи раз проделывали работу в разных условиях, и теперь знают, что может произойти и как именно себя нужно повести в таких ситуациях, чтобы вовремя выполнить свою работу.

При возникновении случайностей в лучшем случае выполнение спланированных дел займет гораздо больше времени, а в худшем – спровоцирует перенос спланированного на будущее (а то, что было запланировано на будущее, придется перенести на еще более позднее будущее и так далее). Все это вызывает стресс, не только из-за затягивания выполнения дел, но и из-за невозможности составить нормальное расписание дел. Если же количество случайностей будет велико, и они будут следовать одна за другой, наступит цепная реакция и полное разрушение всего запланированного наперед.

Чем подробнее план и чем плотнее расписано время, тем больше дел пойдет не так, как запланировано, что приведет к стрессу и раздражению от самого процесса планирования. Это все уводит от успеха и погружает в череду постоянных провалов и разочарований, поэтому я рекомендовал начинать с хронометража и только затем переходить к планированию. Также я рекомендую максимально отказаться от детальных списков дел. Это даст возможность вам лучше изучить самого себя и свои привычки, лучше подготовиться к случайностям в жизни. Вы не только избежите стресса и разочарований от управления временем, но и сможете научиться планировать все так, чтобы большинство ваших дел выполнялось, а не оставалось в фантазиях.

Случайности неизбежны. От них не застрахован никто. Вы не можете предсказать с вероятностью 100 % то, что будет через час. Даже если все предыдущие дни вы успешно планировали одно и то же дело на одно и то же время, а потом успешно его выполняли, когда-нибудь у вас появится случайность, которая не даст вам выполнить это дело. Будьте готовы к этому эмоционально и закладывайте возможность маневра в планы. Жесткое планирование каждой минуты своей жизни полностью лишает гибкости и возможности подстраиваться под случайности.

Чем сложнее планируемое, чем оно новее и чем больше времени будет занимать, тем больше незапланированного времени должно оставаться на случайности. Лучше иметь несколько дней в запасе на работу, чем отчитываться, почему вы вовремя ее не сделали. Сделаете раньше – отлично. Сделайте вовремя – все равно отлично. Очень удобно.

Случайности имеют большую вероятность появляться там, с чем вы ранее никогда не имели дела и в чем плохо разбираетесь. Такие дела планировать нужно на большее количество времени, с запасом. Тогда любая случайность с легкостью может быть расширена на это незапланированное время без вреда для ваших планов.

Одна работа предполагает много неожиданностей, другая меньше. Некоторым людям редко приходится действовать в условиях неопределенности, а другим постоянно. Планирование дел у таких людей кардинально различается. Весь секрет в том, что не существует универсального метода управления своим временем и случайностями. У каждого из нас жизнь не похожа на другие, мы отличаемся друг от друга, у каждого есть свои сильные и слабые стороны, поэтому невозможно создать такую методику, чтобы она подошла всем и каждому. Вместо этого каждый может сам создать собственную методику управления своими делами для себя – такую, которая бы реально работала и приносила пользу прямо сейчас. Лучше управлять тремя часами времени уже сегодня, чем десятью когда-нибудь.