6.8 Планируем

Планирование – это не событие, а непрерывный процесс отказа от того, что не работает, усиления сильных сторон и принятия рискованных решений, основывающихся на все более глубоком понимании их воздействия.

© Питер Друкер, классик менеджмента

Планирование дел может быть приятным процессом, занимать мало времени и облегчать, а не усложнять жизнь, но только при условии, что вы откажетесь от детальных планов там, где это возможно. Вместо детальных планов используйте общие планы и цели с большими сроками, а подробные планы разрабатывайте только для некоторых задач.

Любищев планировал на месяцы и годы: «Кроме ежедневных записей они включают месячные, годовые и пятилетние планы и отчеты». Планы на месяц легче сформировать. Их легче придерживаться. Их легче запомнить. И самое главное – они не раздражают, а мотивируют.

Намного проще спланировать несколько крупных задач, чем составлять бесконечные списки мелких. Крупные задачи проще запомнить, они намного сильнее мотивируют, на их планирование тратится очень мало времени, и вы вольны выбирать разные способы реализации запланированного. Зачем подробно расписывать достижение цели сегодня, если вы сделаете первый шаг и в результате обнаружите, что во второй шаг нужно внести изменения, а третий вообще полностью изменить? Будете все переписывать? Нет смысла.

Старайтесь планировать и ставить сроки на так называемые контрольные точки, а не на конкретные дела. Нескольким большим планам с большими сроками легче следовать, чем планом со множеством мелких задач и маленькими сроками. Сделаете один шаг и поймете, каким должен быть второй. Очень удобно: экономит время и силы. Записывайте конкретные дела только в том случае, если можете их забыть или должны соблюдать определенную последовательность выполнения. И ставьте сроки на конкретные дела в самом крайнем случае, то есть если иначе никак.

Подробные планы нужно использовать только там, где их не приходится менять или нужно менять очень редко. Такие планы не совсем даже планы, а скорее, инструкция. Они напоминают предполетный чек-лист для пилотов самолета, с которым сверяются, чтобы ничего не забыть. Пилоты не переписывают предполетный чек-лист каждый раз перед полетом, потому что каждый раз делают одно и то же. Только в таких случаях подробное планирование упрощает работу и позволяет избежать множества ошибок.

Конкретные задания должны появляться непосредственно перед их выполнением, а не за год до этого. Так мы их лучше запоминаем, они соответствуют нынешнему положению дел, мы тратим на них меньше энергии и времени, они не раздражают бесполезными напоминаниями о себе, и мы правильно подбираем порядок их выполнения. Это наделяет нас гибкостью и позволяет по максимуму использовать непредвиденные обстоятельства.

Любищев планировал на основе данных о том, сколько времени занимала его деятельность в прошлом. Он не просто фантазировал, а использовал аналитику для прогноза. С таким подходом через несколько лет он действительно мог прогнозировать (планировать) любую свою деятельность с невероятной точностью. А без хронометража и анализа планирование превращается в фантазирование.

Что толку от подробного планирования, установки сроков и дат, если вы понятия не имеете, сколько времени дело, которое вы запланировали сделать в будущем, занимало у вас в прошлом? На чем основан ваш прогноз, чтобы вы могли надеяться на то, что он сбудется?

6.9 Анализируем результаты

Постоянно тренироваться в смысле повышения организации труда.

© Александр Любищев, ученый

Любищев анализировал результаты своей деятельности. Именно для этого он вел хронометраж всего, что имело отношение к его большому прянику и работе. Он был ученым, документирование, систематизация и каталогизация были для него рутиной, которую он вообще не замечал. Все его заметки, письма, работы были систематизированы и «знали свое место». Он профессионально занимался математикой и статистикой, поэтому с легкостью справился с документированием всей своей жизни, классификацией результатов и анализом полученных данных. И, заметьте, это все было сделано вручную, без компьютера и помощников.

Хранение такой документации позволяло быстро получать доступ к любой нужной информации, в том числе и к анализу прошлой работы. Он не пытался управлять тем, чего не мог рассчитать и понять. Вместо того чтобы строить грезы и составлять планы, беря сроки с потолка, он изучал самого себя и следил, куда уходит время, чтобы лучше использовать его каждый день. Его система позволяла учиться на собственных ошибках, анализируя прошлое. Делая записи, он впоследствии легко мог выяснить, почему не удалось достичь результата или как удалось сделать больше запланированного. Записи запланированного и реально затраченного времени давали Любищеву важные знания о себе самом и о своей работе, которые он использовал для планирования следующих дел.

Важно не то, что вы хотите сделать или запланировали. Важно только то, что вы реально сделали. Планирование крупных дел на большие временные отрезки вместе с хронометражем и дальнейшим анализом позволяет вам не только увидеть, что вы сделали, но и реально мотивирует каждый день делать еще больше и планировать свою деятельность с небывалой ранее точностью.

Один из принципов Системы Любищева гласит: «Постоянно тренироваться в смысле повышения организации труда». Хороший принцип, но как его реализовать? Если вы только планируете дела, у вас на руках будет лишь информация о делах, запланированных на будущее. Очень хорошо, если вы сохраняете старые планы и там отмечаете, что выполнено, а что нет. Как проанализировать свои планы? Вы можете вычислить, что вы сделали, а что нет. Вы не найдете в планах с отметками о выполнении ответы на вопросы, почему что-то не получилось, сколько времени заняло дело, из-за какого дела у вас нарушились все остальные планы и т. п. У вас не будет данных для анализа планов и дальнейших действий по их приведению в жизнь. А без анализа вы не сможете понять, что и как должны делать, чтобы повысить свою эффективность.

Если вы только ведете учет своего времени, то получаете больше инструментов для анализа, но вам не с чем их сравнивать, ведь плана нет. У вас будут цифры, но совершенно не будет понятно, чего вы хотели добиться, например, за месяц и что вы реально сделали.

И только в том случае, если вы планируете дела, а затем ведете учет времени их выполнения, у вас появляется возможность найти способы повышения личной эффективности. Вы можете проанализировать свои планы и затраты времени на них, понять, что было выполнено, что нет, что выполнено в срок, а что не в срок, что заняло больше времени, а что меньше.

Еще больше информации для повышения эффективности дает расширенное описание процесса выполненных дел, почему что-то не получилось и т. п., но это требует больших затрат времени и энергии, поэтому я не рекомендую делать это на начальных этапах. Зато позже вы сами захотите оставлять заметки по важным поводам: например, что заболели и как это повлияло на вас.

Когда и как анализировать полученную информацию – решать вам. Можете делать это на протяжении рабочего дня, вечером или только раз в неделю или даже раз в несколько недель. Беглый анализ среди дня позволяет вернуть вас на правильную дорожку и даст заряд мотивации. Главное условие традиционное: чтобы это было приятно, легко и не напрягало. Уделяйте анализу столько времени, на сколько хватает сил и желания.

Если у вас есть план и ход его выполнения, то проанализировать эту информацию можно и позже. Но, чем дольше вы оттягиваете анализ результатов своей деятельности, тем сложнее это будет даваться, тем хуже будет результат. Лучше всего анализировать свою трудовую деятельность утром следующего дня. Таким образом вы отметите, чего было сделано много, чего мало, а что вообще не сделано. В этот день вы сможете лучше спланировать свою работу и мотивировать себя.

Самый простой анализ: суммирование затраченного времени. Например, чтобы узнать, сколько вы потратили за день в сумме на свой большой пряник, а сколько на другие виды работ. При более глубоком анализе вы можете добавить больше критериев. В этом случае берется вся возможная информация, а особенно ценными становятся заметки о ходе самой работы. Например, вы анализируете, в какое время выполнялась работа, качество работы, скорость, с которой ее выполняли, количество и сложность, настроение и вообще что угодно. Для такого анализа вначале вы должны поставить себе какую-то конкретную цель: например, отслеживать свое самое продуктивное время. Когда поставите цель, начните фиксировать количество и качество выполненной работы, чтобы потом было что анализировать.

Учет нерабочего времени дает возможность отслеживать закономерности между работой и отдыхом. Довольно часто, вместо того чтобы работать, мы начинаем заниматься чем-то другим. И это другое мешает нам вновь вернуться в рабочий процесс. Если с вами такое случается, только учет нерабочего времени способен прояснить, что именно отвлекает вас от работы. Такой учет также дает понять, насколько эффективно вы отдыхаете. Так, например, отдых перед телевизором на протяжении нескольких часов перестает быть отдыхом и превращается в пожирателя времени.