6.6 Важность плана

Успех может прийти без всякого плана. Однако структурированный план повысит его вероятность, а вы, зная, что вы сделали все возможное для достижения мечты, будете улыбаться.

© Стив Питерс, психиатр, преподаватель, писатель

Построение планов – любимое занятие каждого из нас. Это происходит ежеминутно, неосознанно и без участия нашей воли. Мы постоянно пытаемся заглянуть в будущее, увидеть себя в нем и обеспечить себе там тепленькое местечко. Иногда это выражается в фантазиях, иногда в обдумывании чего-то или обсуждении с кем-то. Мы всегда вначале строим план у себя в голове и только после этого приступаем к действию. Единственный недостаток такого естественного планирования – низкая эффективность. Большинство наших планов так и остаются фантазиями. Мечта, как многие говорят, становится планом, только если она записана.

Как я уже писал, мы однозадачны. Иногда мы можем делать дела одновременно, но только если одно из них автоматическое и не требует концентрации внимания: например, мы можем идти и обдумывать новую идею. А вот обдумывать две новых идеи или делать два новых дела одновременно невозможно. Между такими задачами мозгу приходится постоянно и быстро переключаться, что очень энергозатратно, требует повышенной концентрации внимания и приводит к ошибкам.

Когда вы строите планы в голове, вы только это и можете делать. Одновременно строить планы и выполнять их невозможно. Велика вероятность того, что после создания плана вы не будете придерживаться его. Скорее всего, вас отвлекут внешние факторы, и вы попросту забудете то, что хотели сделать. Например, может зазвонить телефон, прийти коллега по работе, разлиться чашка кофе – что угодно. В конце концов лень может взять верх. И все – прощай, план, или, в лучшем случае, часть плана. Все это негативно скажется на эффективности.

Вот что пишет Джон Медина в книге «Правила мозга»: «Мозг – это последовательно выполняющий операции процессор, не способный решать две задачи одновременно. Бизнес и система образования превозносят мультизадачность, но исследования представляют точные доказательства того, что такой подход снижает продуктивность и увеличивает количество ошибок». Делать дела нужно одно за другим, не отвлекаясь и не переключаясь.

Для сохранения контроля над чем угодно были придуманы так называемые чек-листы. Это список дел, которые необходимо последовательно выполнить. Они появились вскоре после крушения перспективного военного самолета Boeing модели 299 (B-17) в 1935 году. На то время самолет оказался слишком сложным для управления. Из-за человеческого фактора, всего одной ошибки, совершенной первоклассным пилотом майором Хиллом, компания Boeing не только потеряла перспективный заказ, но и чуть не обанкротилась.

Вот как об этом рассказывает Атул Гаванде в книге «Чек-лист. Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям»: «Пилоты не посчитали нужным увеличить срок тренировки пилотов, летавших на модели 299, потому что трудно было представить более подготовленного в профессиональном отношении летчика, чем майор Хилл, который в ВВС руководил летными испытаниями. Вместо этого летчики предложили гениальную по своей простоте вещь: они создали чек-лист».

Сегодня предполетная подготовка по чек-листу – обыденный процесс для любого летчика. Никто даже не думает о том, чтобы по памяти пытаться подготовить самолет к полету. В авиации не принято рисковать жизнями и очень дорогим имуществом. Для пилотов существуют чек-листы на все случаи жизни, для каждой ситуации. Чек-лист позволяет за раз решать один конкретный вопрос. Он устраняет многозадачность, дает четкое направление с конкретной последовательностью действий. Это простой и доступный механизм повышения личной эффективности для каждого человека.

6.7 Начинаем планировать

Существуют сферы, в которых мы можем контролировать все.

© Атул Гаванде, Гарвардская медицинская школа

В тайм-менеджменте существуют два основных способа планирования своей деятельности. Первый, более простой: с помощью календаря, где на каждый день можно записать то, что нужно выполнить. Второй, более сложный, заключается в составлении списков дел.

Хоть подходы у этих двух способов различаются, по своей сути они одинаковы. Нужно взять крупное дело, разбить его на более мелкие этапы, отсортировать по какому-то признаку и где-то записать. Если используют календарь, сортируют по датам и точному времени. Если ведут списки дел, количество способов сортировки неограниченное: по приоритету, по сроку начала или конца дела, контексту события, месту, человеку и чему угодно.

Планирование дел сильно напоминает составление чек-листов. У вас есть дело, вы его обдумываете, разбираете по частям и составляете список более мелких дел (чек-лист), который необходимо выполнить, чтобы получить необходимый результат. Так как чек-листы доказали свою эффективность, то в теории списки дел также должны помогать в решении проблем.

Но есть одно обстоятельство, которое все в корне меняет: чек-листы составляют специалисты. То есть люди, отлично разбирающиеся в деле, для которого создают чек-листы. Есть специальная документация с четкими и ясными правилами, согласно которой составляются чек-листы для пилотов. Чек-лист – это не список возможных дел. Это то, что необходимо выполнить обязательно; то, что стопроцентно работает; то, что проверено многими другими людьми и доказало свою эффективность. Летчики сами не составляют чек-листы перед полетом, они получают их готовыми и проверенными. Их задача – выполнять пункты чек-листа в указанной последовательности. Летчики не создают чек-листы и не вносят туда постоянные изменения, обдумывая, как это лучше выполнить, какой пункт лишний, а какой необходимо доработать. С таким подходом чек-лист, как и список дел, справляется отлично.

Но в реальности у нас нет возможности заказать составление списков дел опытным специалистам, отлично разбирающимся в нужной нам проблеме и способным увидеть все нашими глазами. Над нашими списками дел не будут работать сотни специалистов со всего мира, используя опыт тысяч людей в похожих ситуациях. Мы должны сами составить для себя список дел, часто даже не представляя, что должны делать, чтобы получить необходимый результат.

Из-за того, что мы сами создаем списки дел, возникает много проблем:

– информация в списке быстро устаревает;

– невозможно определить все небольшие задачи, которые нужно выполнить;

– в него постоянно приходится вносить много правок;

– часто меняется порядок выполнения небольших задач;

– большое количество мелких задач раздражает и демотивирует.

Из-за детального планирования на организацию времени действительно расходуется слишком много времени и сил, что убивает даже самую сильную мотивацию. Поэтому многие утверждают, что на тайм-менеджмент уходит больше времени, чем он экономит. Если вы попытаетесь построить детальные планы, так и будет.

Список дел бесполезен, если нет желания им пользоваться, когда этого требуют обстоятельства. Составление списков дел, как и ведение календаря, не гарантирует выполнения даже половины из запланированного. Они также не гарантируют соблюдение сроков. Они вообще ничего не гарантируют. Списки дел всего лишь помогают лучше понимать и помнить, что необходимо сделать, не дают забыть важные детали и разгружают голову. Не больше. Вначале вы должны увидеть свой список дел, найти нужный проект или задачу, после чего начать выполнять. Детальный список не поможет, а только отобьет желание им пользоваться.