6.4 Начинаем считать

Время летит – это плохая новость. Хорошая новость – вы пилот своего времени.

© Майкл Альтшулер, бизнес-тренер

С одной стороны, Система Любищева очень проста, с другой – ее сложно применять. Мало кто имеет достаточно силы воли, чтобы планировать, затем вести хронометраж, а потом еще анализировать записанное. Но нам с вами не нужно делать все точь-в-точь как Любищев. Как раз наоборот, мы должны делать все иначе. Во-первых, потому что каждый из нас уникален. Во-вторых, когда вы только начинаете что-то делать, лучше максимально упростить и облегчить себе задачу, даже во вред качеству, потому что главное условие успешного начала нового занятия – удовольствие. А когда разберетесь во всем лучше, то сможете и Систему лучше для себя приспособить.

Начните с изучения самого себя: фиксируйте время, затрачиваемое на самые важные дела в вашей жизни. Ведите учет так, как вам удобно, так, как у вас получается. Вам решать, как много дел вы будете отслеживать, чтобы фиксировать потраченное на них время. Вы можете делать это иногда, или только тогда, когда у вас есть срочные дела, или только для вашего большого пряника. Вы сами устанавливаете точность измерения затрат времени: это может быть плюс-минус 10 минут, а может быть и «на глаз». Просто помните, что главное условие – это удовольствие от хронометража и регулярно получаемые данные для дальнейшего анализа.

Не начинайте вести учет сразу всего времени. Не пытайтесь учитывать даже все рабочее время. Вспоминайте метод большого пряника: главное – это удовольствие от процесса и результата и продвижение вперед небольшими шагами. Лучше двигаться вперед медленно и успешно, чем попытаться сделать большой рывок, который, скорее всего, приведет вас к неудаче, не так ли?

Ваша задача состоит в том, чтобы выработать привычку вести учет времени и сохранить ее на всю жизнь, а не заниматься этим несколько дней или несколько недель. Поэтому экономьте силы, не отбейте себе охоту чрезмерным рвением. Делайте, как марафонцы: они не бегут сразу же с максимальной отдачей, но и не топчутся на месте. Выберите средний темп и придерживайтесь его.

Любищев тоже не сразу стал детально все записывать: «С 1 января 1916 года я стал записывать с разной степенью точности весь результат каждого дня, не делая исключений и для выходных дней». Он говорит о разной точности, так как вначале ему не всегда удавалось записывать все с высокой точностью. Он научился вести точный учет только со временем, с опытом. Это естественно, ведь в начале у него еще не было привычки, он еще не продумал свою Систему и не привык к ней. Вам тоже не следует усложнять себе жизнь. Начинайте вести учет так, чтобы вам это нравилось и давало небольшие, но реальные результаты, улучшающие вашу жизнь, уже сегодня.

Когда люди берутся за тайм-менеджмент, возникает соблазн вести учет всего времени и планировать все свои дела с точностью до минуты. Это куда интереснее, да и выглядит более эффективным. Но только до тех пор, пока вы не попытаетесь внедрить эту идею в свою жизнь надолго. Это все равно, что если без долгих лет тренировок и постепенного наращивания силовой выносливости попытаться поднять штангу весом 300 кг. Вы когда-нибудь пробовали такое сделать? А как насчет 100 кг? Ну хорошо, хотя бы 20 кг поднимали? Вот, это уже реально даже для новичка. Начните ежедневно поднимать штангу весом 20 кг без исключения для выходных и праздников, и скоро обнаружите, что вы привыкли к этой нагрузке и можете поднимать больше. Вам самому захочется большего, и рано или поздно вы сможете поднять 100 кг. Так же обстоит дело с управлением личным временем и хронометражем.

Если вы попытаетесь управлять всем временем и вести учет всего времени, то ничего не получится. Через недельку-другую учет превратится в настоящее мучение. В конце концов вы сдадитесь и забросите это дело куда подальше, рассуждая, что это классно, но сложно и вообще занимает больше времени, чем высвобождает. У меня только один вопрос: а зачем вы сразу пытались поднять штангу весом 300 кг? Эффективное управление личным временем – это тоже большая цель, и ее тоже нужно достигать пошагово.

6.5 Ведем учет

Если ты и так хорошо справляешься с повседневными задачами, то и менять ничего не стоит. Но если тебе ни на что не хватает времени, тогда тайм-менеджмент становится заслуживающей внимания темой.

© Кордула Нуссбаум, эксперт по самоорганизации

Чем дольше вы будете вести учет времени, тем точнее он станет. Вначале вы можете записывать только продолжительность дела, и то «на глаз» или вообще просто отмечая галочкой, что какое-то дело было сделано, а с опытом научитесь и захотите фиксировать время начала и конца каждого дела с точностью до минуты. Вам захочется повысить точность учета без какого-либо принуждения, потому что станет интересно узнать, как много времени занимает то или другое дело без округления до получаса или часа и насколько больше времени вы можете выделить для более важных дел, если прекратите делать менее важные.

Учет времени превратится в привычку: начали важное дело – начали учет. Если по каким-то причинам, например в силу не зависящих от вас обстоятельств, вы не сможете зафиксировать начало того или иного дела, то по памяти сможете с большой точностью сказать, сколько времени оно заняло и когда было начато.

Если у вас получается вести более точный учет, отлично. Если нет, не расстраивайтесь и не останавливайтесь. Даже если вы забросили учет на день или даже на неделю, все равно возвращайтесь к нему. Даже такой неточный учет времени приведет к позитивным сдвигам в вашей жизни.

Учет сделанного мотивирует намного лучше, чем планы и детальные списки дел. Вы в любой момент можете увидеть, что сделали сегодня или за неделю. Если вы сделали мало полезной работы, то это мотивирует начать работать больше. Имея на руках цифры, вы уже не скажете сами себе «я много работал», и точно не скажете «у меня нет времени», а просто возьметесь за работу. А при виде того, как много вы сделали, захочется сделать еще больше.

Через некоторое время вы с удивлением обнаружите, как мало времени в действительности тратите на работу и как много времени занимают другие дела. Как объяснял сам Любищев: «Обычно я записываю в записной книжке все, что мной проделано за день, а потом перепечатываю на машинке» и «Я пишу время начала данной работы и время окончания ее, причем пишу с точностью до 5 минут. Всякие перерывы в работе я выключаю, я подсчитываю время нетто».

Любищев записывал, на что тратит свое время, каждый день в течение 56 лет, даже в выходные и праздники, но он фиксировал только время, затраченное на дела, связанные с работой. Он не фиксировал абсолютно все свои дела – как он сам сказал, это было бы слишком утомительным. Записывайте только время, которое занимает работа и достижение личных целей, а дальше, путем нехитрого вычитания, вы сможете с легкостью узнать, сколько процентов времени потратили на работу, сколько на важные дела, сколько на свой большой пряник, а сколько времени просто «испарилось».

Одним из основных принципов Любищева был такой: «Точность учета работы должна соответствовать качеству данной работы». Иными словами, чем качественней должна быть выполнена работа, тем более точным должен быть учет времени. Характерно и обратное, особенно это относится к учету нерабочего времени. Должен сказать, учет нерабочего времени – это верх мастерства. Время отдыха сложно фиксировать, ведь тогда хочется отдохнуть, и мозг просто отключается от всего. Но такие данные очень полезны, особенно в борьбе с пожирателями времени, о которых я расскажу далее. Собранные данные вас впечатлят и принесут огромную пользу.