6.2 Быстрое и медленное

Временной горизонт человека, то есть отношение к своему времени, оказывает гигантское влияние на его поведение.

© Брайан Трейси, бизнес-тренер

Человек по-разному ощущает ход времени. Иногда день пролетает моментально, а иногда тянется так долго, что аж надоедает. Хоть время и объективная величина, люди воспринимают его субъективно. То, что воспринимается как мгновение, часто оказывается часом, особенно если вы спите. Поэтому мы нуждаемся в инструментах, помогающих объективно оценивать время.

Трудности с оценкой и управлением временем часто умещаются в одну стандартную фразу «нет времени». Каждый из нас не только много раз слышал ее, но и сам использовал, а некоторые люди каждый день многократно повторяют ее другим людям и, что хуже всего, самому себе. У нас всегда найдется что-то, на что «нет времени». Это может быть обед, сон, секс, отношения или просьба другого человека сделать работу. Времени так мало, что нам его всегда и на все не хватает.

В 1896–1897 годах средняя продолжительность жизни в России была всего 29,4 года для мужчин и 31,6 года для женщин. Вы только вдумайтесь в эти цифры: люди жили недолго, но заводили семьи, развивали цивилизацию, делали научные открытия. Средняя продолжительность жизни в России в 2015 году составляла уже 65,9 года для мужчин и 76,7 года для женщин, то есть сегодня большинство людей живет в два раза дольше. Проблемы сегодняшней жизни мы можем решать намного быстрее, прикладывая для этого меньше усилий и тратя меньше энергии. Несмотря на это, времени все равно не хватает. Я уверен, сегодня люди гораздо чаще используют эту фразу, чем сто лет назад. Создается впечатление, что с ростом продолжительности жизни и повышением ее уровня у людей остается все меньше времени. Оно исчезает куда-то таинственным образом.

А как жили люди до внедрения карманных часов в повседневную жизнь? Им было гораздо проще, потому что тогда не было часов на каждом шагу, а имеющиеся часы не были столь точны, как сегодняшние. Работу не нужно было выполнять с 9:00 до 18:00, а встречи не обязательно было начинать минута в минуту. Никто никуда не спешил и не опаздывал. Время измерялось не минутами и даже не часами, а гораздо большими интервалами. Большинство людей вообще жили без часов, и такая жизнь не создавала стресса, связанного с беспрестанным течением времени.

Если не обращать внимания на часы и минуты, в такой жизни будет только один существенный недостаток – низкая личная эффективность. До распространения карманных часов никто даже не задумывался, сколько он тратит времени, скажем, на ожидание любимого человека или ежедневную работу. То, что нельзя измерить, нельзя оценить. Там, где нет измерения, нет понятия о том, сколько вы чего-то потеряли или приобрели. Если нет измерения времени процессов и событий, никто не задумывается над тем, что можно более эффективно использовать свое время, и не догадывается, что можно делать дела быстрее с тем же результатом, а оставшееся время потратить на развлечения, отдых или выполнить еще больше полезной работы.

Измерение времени в первую очередь позволяет понять, как много времени вы потратили на полезные дела, а сколько – на развлечения или вредные привычки. Когда вы начнете вести учет времени и рассчитывать, сколько занимает каждое важное дело, в вашей жизни все реже будет появляться словосочетание «нет времени», но не потому, что у вас откуда-то появится таинственным образом дополнительное время, а потому, что вы будете более эффективно его расходовать. И теперь у вас не только будет время на все, но вы будете тратить намного меньше времени и сил, получая тот же или лучший результат.

6.3 Объективное время

Мы склонны преувеличивать количество часов рабочего времени, чтобы продемонстрировать собственную важность.

© Бриджид Шульте, журналист

Без дотошного хронометража, то есть детального отслеживания всего времени, затраченного на важные дела, невозможно оценить, сколько вы в действительности потратили времени на работу, а сколько ушло на перекуры, чтение лент в социальных сетях и общение с близкими.

Отсутствие хронометража – основная причина неудач в управлении временем. Вы не можете управлять тем, что не можете оценить и измерить. Без этого невозможно предсказать, сколько в будущем вы потратите времени на аналогичную работу, сколько времени вы используете неэффективно и сколько времени вы бы могли освободить для более эффективной деятельности. Поэтому планирование стандартных дел становится слишком неточным. С новыми и большими делами все еще хуже. Если вы не можете спрогнозировать, сколько времени займут повседневные дела, и не знаете, как сделать их быстрее, чтобы освободить немного времени для новых дел, то оценить новые дела, с которыми вы еще не сталкивались, вы тем более не сможете. А ведь достижение новой цели – это всегда новые дела.

Мало того, что сложно вычислить, сколько времени займут новые дела. Вы должны делать их успешно, иначе мотивация к действию пропадет. Отсюда бесконечные поиски наилучшей методики управления временем и делами и бесконечные попытки организовать свою жизнь, которые не приносят видимого повышения производительности или отнимают больше времени и сил, чем дают взамен.

Генрих Альтшуллер, автор ТРИЗ (теории решения изобретательских задач) и ТРТЛ (теории развития творческой личности), также очень долго вел учет потраченного времени по системе, похожей на Систему Любищева: «Я вел учет времени (он даже в деталях совпадал с той формой, которой придерживался Любищев) лет 15 – по 1956 год».

Вот что Альтшуллер пишет про учет времени:

«Прежде всего такой учет выявляет потери времени, делает ясными их причины».

«Вырабатывается способность с высокой точностью оценивать в часах любую предстоящую работу…»

«…позволяет планировать работу на многие годы вперед».

«Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее. Последние 20 лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости».

Неудивительно, что раз за разом люди ошибаются в оценке своих возможностей в будущем. Это приводит к разочарованиям и раздражению, и в конце концов, после очередного большого провала, они просто опускают руки и перестают планировать дела или делают это гораздо реже. Многие не верят в управление временем или говорят, что на него уйдет значительно больше времени, чем будет сэкономлено, только потому, что имеют негативный опыт планирования. Стоит лишь немного изменить правила учета, как все резко меняется: и вести легко, и анализировать просто, и время в итоге экономится.

Учет времени очень похож на учет финансов. Деньги, как и время: вроде есть, но неизвестно куда исчезают. Вроде планируете тратить не больше, чем определенную сумму в месяц, но ничего не выходит. Но как только вы начинаете вести учет, тут же становится ясно, куда они ушли, сколько и на что вы реально должны потратить, а сколько можете сохранить или инвестировать для умножения.

При ведении бизнеса учет финансов, их планирование, построение графиков, анализ прибыли и затрат – жизненная необходимость, в целесообразности и полезности которой уже давно никто не сомневается. Чтобы бизнес был успешен, в первую очередь нужно знать абсолютно все о движении денег: сколько есть, куда уходят, откуда, от кого и с какой скоростью появляются. Это позволяет не только определить слабые места бизнеса, но и предвидеть его будущее. Для достижения личных или профессиональных целей нужно вести учет времени так же, как и учет финансов.

Любищев был очень плодовитым ученым, с ним мало кто сравнится по количеству ежедневно затрачиваемых на работу часов. Когда вы начнете фиксировать время, затраченное только на работу, то обнаружите, что в среднем работали всего около четырех часов в день. В лучшем случае – пять-шесть часов. Учитывая необходимость сна, отдыха, перерывов и выполнения других дел, на работу (бизнес, карьеру, важные проекты) останется пять-шесть часов чистого времени. Большее количество времени мало кто может продуктивно работать каждый день (если будет время, то попросту не хватит сил). Но люди часто ошибаются в оценке рабочего времени. Нам всем кажется, что мы работаем больше, чем работаем на самом деле.

«Часто люди говорят, что они работают по 14–15 часов, – пишет Александр Любищев. – Может быть, такие люди существуют, но мне не удавалось столько проработать с учетом времени нетто. Рекорд продолжительности моей научной работы 11 часов 30 мин. Обычно я бываю доволен, когда проработаю нетто 7–8 часов. Самый рекордный месяц у меня был в июле 1937 года, когда я за один месяц проработал 316 часов, то есть в среднем по 7 часов нетто. Если время нетто перевести во время брутто, то надо прибавить процентов 25–30. Постепенно я совершенствовал свой учет и в конце концов пришел к той системе, которая имеется сейчас…»

Любищев не угадывал, у него были точные, полученные опытным путем данные, доказывающие, что в среднем он работал по 7-8 часов в день. Он фиксировал время, потраченное на работу, потом суммировал временные отрезки и делал выводы. К сожалению, многие люди уверены, что тратят все свое время максимально полезно, и это приводит их к мыслям о том, что ничего невозможно улучшить и у них «нет времени». Они действительно верят в то, что работают по максимуму, хотя результаты их работы не удовлетворяют даже их самих. Но как только они начинают считать свое рабочее время, то сразу находят резервы, о которых ранее и не догадывались.

Учет выполненных дел у Любищева был детальным, в отличие от планов, которые он строил на будущее. Учет давал ему возможность учиться на ошибках в прогнозировании и планировании, и это прекрасно работало: «При составлении годовых и месячных планов приходится руководствоваться накопленным опытом. Например, я планирую прочесть такую-то книгу. По старому опыту я знаю, что в час я прочитываю 20–30 страниц. На основании старого опыта я и планирую. Напротив, по математике я планирую прочитать 4–5 страниц в час, а иногда и меньше страниц». Результатом становилось невероятно точная оценка затрат на любое дело с погрешностью максимум 10 %: когда Любищев планировал какую-то работу на 100 дней, он мог ошибиться максимум на 10 дней.

Начинайте с учета своего времени и только после этого переходите к его планированию. Если вы хотите получить большой пряник – начинайте считать свое время прямо сейчас. Например, возьмите в привычку записывать, сколько времени в день вы тратите на чтение этой книги.