Невозможно научиться ходить, если следовать правилам. Придется пробовать и падать.
Ричард Брэнсон
2.7
ПОЛЕЗНЫЕ ПРИМЕРЫ КАНБАН-ДОСОК
В этом параграфе вы найдете примеры канбан-досок, которые помогут визуализировать вашу работу в ситуациях, когда расхитители времени причиняют особый вред. Этот параграф можно назвать своеобразным шведским столом. Выберите, что подходит для вашего конкретного контекста, и пропустите то, что не подходит.
Многоуровневая доска
Точно так же, как межкомандные доски визуализируют передачу задач и проектов, многоуровневые канбан-доски демонстрируют сразу несколько проектов и межфункциональную групповую работу. Многоуровневый дизайн доски дает общий взгляд — от этапа портфолио до этапа отдела, отображая все текущие задачи. На рис. 29 высокоуровневые программы 1 и 2 связаны с досками команд, где визуализирован основной процесс. Группы разбивают свои проекты на подзадачи и создают рабочие единицы.
Рис. 29. Многоуровневая доска
Если проект передается другой команде, допустим из разработки в эксплуатацию, то родительские рабочие единицы связываются с карточками на доске другой команды. Это указывает на передачу задачи и делает работу видимой. Часто организации используют трехуровневые доски: доска высшего уровня для портфолио компании, среднего — для различных программ, или потока ценности, и низшего уровня — для командной работы.
Сделано или действительно сделано?
Это последний шаг процесса, и работа передается другой команде, которая и доведет ее до ума. Можно считать, что задача выполнена, или нет? Не торопитесь. Вероятно, стоит задержаться и визуализировать работу, которая пока еще не создает никакой ценности для клиента.
Представьте коробку хлопьев на полке продуктового магазина. Кукурузные хлопья не принесут ценности компании Kellog’s, пока клиент их не купит. Как нераспроданная продукция на полке, новая функция или устранение бага не приносит никакой пользы человеку, если к ней нет доступа.
Для этих случаев и нужна колонка «Действительно выполнено». Команды, желающие добиться видимости работы, которая еще не приносит никому ценности (клиенту или члену группы), используют колонку «Выполнено», чтобы визуализировать «список товаров». Задача переходит в колонку «Действительно выполнено», только когда выполняется основная функция (рис. 30).
Рис. 30. Выполнено или действительно выполнено?
Можно утверждать, что для команды маркетинга достаточно одной колонки «Выполнено»: она знаменует момент, когда можно запустить приманку на рынок и ждать этапа «Действительно выполнено».
Однако клиентов мало волнует колонка «Выполнено». Для них новая функция не готова, пока не попадает в продакшен. «Действительно выполнено» указывает на реальную финишную черту, причем зачастую после подготовки кода или его передачи в производство проходит немало времени.
Доска PDCA
Эдвардс Деминг, автор «Выхода из кризиса», в 1950-х годах обучил сотни японских инженеров и предпринимателей статистическим методам контроля процессов (SPC) и концепциям качества. Японские производители применили его технологию и получили неслыханный уровень качества и продуктивности. Деминг использовал итеративный, четырехшаговый подход к изменениям, решению проблем и непрерывному совершенствованию процессов и продуктов под названием PDCA (Plan-Do-Check-Act — спланировать, выполнить, проверить, скорректировать, с англ.). Специально для фанатов Эдвардса Деминга рис. 31 — пример доски PDCA, который позволяет наблюдать за рабочим потоком по перечисленным итеративным стадиям.
Рис. 31. Спланировать, выполнить, проверить, скорректировать (PDCA)
Домашняя доска
Проблема слишком большого WIP присуща не только технологиям. Я уже отмечала, что люди обычно не могут отказать своим супругам, а это перекликается с желанием говорить да тем, кто нам нравится. Это вдохновило меня составить домашнюю доску (рис. 32):
Рис. 32. Доска по ремонту дома
Мы разделили домашнюю работу на три категории, отметили проблемные места желтым цветом, ремонт зеленым, а все остальное голубым. Рабочий процесс представлен на довольно простой доске из пяти колонок, которые показывают намеченные проекты, над чем мы сейчас трудимся, что доделали и проверяем и, наконец, что считаем выполненным. Колонка с пятью основными задачами — приоритетная работа. Помимо нее есть длиннющий список дел, но они тут не показаны. Нет смысла приоритизировать или даже обсуждать этот перечень, потому что в процессе все сто раз меняется.
Помните, я рассказывала, что задала мужу безумно глупый вопрос о возведении теплицы, пока он на свой страх и риск сидел на крыше старой, полуразрушенной пристройки? Вот почему мы ввели ограничение WIP на этапах «В работе» и «Следующая задача». Понимаете, я не могу даже заикнуться о следующем проекте, пока задача из колонки «В работе» не перекочует в колонку «Проверка». Для мужа это серьезная победа. Но для меня тоже есть выгода — он не может сказать, что работа выполнена, пока я не проверю качество. Так что в итоге все счастливы!
Планируем переезд
Раз мы обсуждаем, как использовать канбан-доски в домашних условиях, мне бы хотелось показать вам ту, которую Джулия Вестер применяла для планирования переезда (рис. 33) . Это любопытно, потому что они с мужем не просто внедрили в свою жизнь этот метод для приоритизации переезда и отслеживания всех его этапов, но и сделали еще один шаг вперед — изготовили карточки, чтобы визуализировать затраты по каждой задаче и четко понимать общие расходы по предстоящему событию.
Рис. 33. План переезда
Повторяющиеся задачи
Есть несколько способов визуализировать повторяющиеся задачи. Меня вдохновил подход, который Джим Бенсон и Тонианна Демариа Барри приводят в своей книге Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life («Персональный Канбан: как планировать работу и контролировать свою жизнь») .
Это простой, но элегантный подход для повторяющихся задач, которые могут заполонить вашу доску. Я взяла на себя смелость изменить ее структуру, чтобы пояснить чуть больше данных, которые выдают электронные инструменты, если вы пользуетесь ими, а не физической доской (рис. 34).
Рис. 34. Повторяющиеся задачи
Доска делится пополам горизонтальной линией. Повторяющиеся задачи показаны в нижней части, а стандартные дела — в верхней. Для повторяющейся работы создаются шаблонные карточки, которые содержат всю необходимую информацию. Нужно только скопировать шаблон и вставить его в колонку «В работе». Не стоит заново заполнять дорожки и придумывать оправдания, почему эта работа оставалась невидимой.
Первый пример в колонке «Шаблоны» на рис. 34 — встречи. В этом случае команда из девяти человек ежедневно встречается на стендапе. Вместо того чтобы создавать карточки по каждому стендапу, одна остается в колонке «В работе» на неделю. Цифры на ней показывают количество участников стендапа (девять), а также количество стендапов (растет с каждой новой встречей в течение недели).
Шаблон карты по тренингу легко скопировать и использовать снова и снова, чтобы отслеживать все повторяющиеся задачи, необходимые для тренинга.
Вынесите повторяющиеся задачи в отдельную графу канбан-доски. Важно сделать эти задачи видимыми, потому что они увеличивают WIP и их влияние следует учитывать. Помните Эрика, менеджера по эксплуатации из , который попался в лапы расхитителя времени по имени «Незапланированная работа»? Друзья, не будьте как Эрик.
Доска договора-заявки
Иногда мне кажется, что за время, пока обрабатывается договор-заявка, можно совершить кругосветное путешествие. Каждый (с кем я говорила), всерьез работающий над внедрением принципов бережливого производства в своей организации, неизменно натыкается на проблемы бухучета. Наблюдается неприятный факт: традиционные бухгалтерские системы слишком медлительны и ограниченны. Финансовый отдел — один из последних «саботажников» на пути к бережливому производству.
Пять расхитителей времени чувствуют себя как дома в традиционных компаниях, которые руководствуются расходами и маржами. Им намного сложнее красть время у организаций, где действуют принципы бережливого производства и акцент делается на клиентах и/или бизнес-ценности. К счастью, на свете существуют финансовые директора, которые понимают ситуацию и постепенно переходят с традиционного проектного распределения ресурсов и расчета издержек к более быстрой и менее затратной модели финансового управления. Ура! (Примеры можно найти в книге Brian H. Maskell, Bruce Baggaley and Lawrence Grasso Practical Lean Accounting: A Proven System for Measuring and Managing the Lean Enterprise — «Бережливый учет на практике. Проверенная система измерения и управления на предприятии».)
Если вы все еще мучаетесь проблемами бухучета, предлагаю измерить время ожидания, которое ваши задачи проводят в финансовой очереди. (Например, сколько времени нужно, чтобы заплатить вашему любимому консультанту.)
Рассмотрите две горизонтальные дорожки на рис. 35. Одна выделена для работы, которая не требует договора-заявки, а другая — для работы с обязательным договором. Колонки ожидания одобрения и договоров визуализируют проект, который бездействует в ожидании финансирования. Помните, что цель Канбан — сделать проблемы видимыми, чтобы легче было найти решение. В этом примере время ожидания финансирования можно измерить и использовать в качестве доказательства, чтобы помочь финансовому отделу увидеть издержки этого подхода.
Рис. 35. Доска по договору-заявке
Хотя взрослым самим сложно везде успевать, мы ругаем молодых, когда им это не удается. Помимо аудиторной работы, заданий, повседневных домашних дел, студентам приходится управляться со множеством других обязанностей — и некоторые путаются и теряются. Это ведет к тому, что в последнюю минуту, обычно поздней ночью, всплывает работа, которую нужно выполнить в срок. В итоге все участники процесса чувствуют сплошное разочарование.
Дополнительного стресса, вызванного прокрастинацией, вполне можно избежать. Все цели следует собрать на одном листе, потому что, когда долгосрочные задачи прячутся на разных страницах календаря, действует принцип «С глаз долой — из сердца вон» (рис. 36).
Рис. 36. Доска студента
Итак, мы изучили несколько способов выявить расхитителей времени, делая свою работу видимой; пора двигаться вперед. К примеру, как быть со всеми этими знаниями и как их применить? Как убедить начальство, что наши доски, и визуализация, и новые методы действительно работают? Почему это так важно? Читайте дальше, и вы все узнаете.
КЛЮЧЕВЫЕ ВЫВОДЫ
- Многоуровневые доски дают общую картину рабочего процесса компании.
- Скорее всего, небольшие задачи не нужно отслеживать на доске, однако подумайте, будет ли полезно добавить их туда, чтобы стимулировать межкомандное обучение, сделать чью-то работу видимой или уведомить другую команду о существовании зависимости.
- Доска по договору-заявке дает сведения, необходимые для изменения традиционной системы бухучета.
- Канбан-доски можно применять и к нерабочим ситуациям! От ремонта дома и переезда до студенческих будней — Канбан облегчает жизнь.
