Про ваши деньги и учет
Экспресс-анализ на основе контроля суммы чаевых и соотношения их с общей выручкой кафе – вещь прекрасная.
Но ставить грамотный учет и контроль движения средств, людей и продуктов внутри вашего кафе необходимо начинать с самого начала.
Потому что именно современный учет в нашей цепочке ТИРАЖИРОВАНИЕ – ДЕЛЕГИРОВАНИЕ – КОНТРОЛЬ отвечает за последний, очень важный, этап.
Тиражирование рабочего процесса в нашем случае – это составление грамотных рабочих инструкций на основании имеющегося меню. Составление меню с учетом потребностей локации, оборудование рабочих мест по принципу «ничего лишнего» именно для воспроизведения вашего продукта.
Тиражирование продукта в нашем случае – это ответственность за качество продукта и неукоснительное соблюдение технологических процессов для производства продукта безупречной свежести и качества.
Делегирование означает отбор и обучение каждого нового сотрудника точно следовать рабочему процессу, соблюдению профессиональных этических норм и моральных принципов вашего конкретного заведения.
А вот разумно и просто, под ваши конкретные нужды построенный внутренний учет и процессы – это как раз то, что на этапе дальнейшего контроля позволит вам на 80 % облегчить себе бремя.
Поэтому.
В современные программы учета вкладываться нужно еще на этапе открытия.
Их сейчас много, всевозможных. И сто́ят они совсем не тех фантастических денег, какие вам мерещатся.
Но. Так же, как и инструкции персоналу, строить систему учета вы должны под себя пер-со-наль-но! Если вы хотите работать годами, не снижая качества, а наоборот – развиваясь.
Потому что именно вам этим всем управлять.
Вы не поверите, во скольких кафе и ресторанах до сих пор только на кассе чеки бьются, а все остальные лицензионные программы работают через пень-колоду, и реального внутреннего учета никакого не ведется.
А между тем точечно подобранные современные системы учета позволят вам «перерезать трос», привязавший вас к реальному месту (вашему кафе, например), и позволят контролировать ваше кафе из любой точки мира, где бы вы ни находились, в режиме реального времени, со смартфона. И вести постоянный анализ происходящих процессов на основе цифр и позиций в продаже.
Грамотно составленные на основе вашего меню «технологические карты» позволят вам избавиться от утомительных инвентаризаций, которые ненавидят все повара.
Список продуктов, необходимый для приготовления блюд из вашего меню, должен быть небольшим. Не сотня безжалостных позиций в заявке, а двадцать. Двадцать! Иначе у вас никогда не получится поддерживать регулярное движение продуктов, ведь продукты должны обновляться каждые два дня. Это Правило Хранения.
Выборочная регулярная инвентаризация – это очень простой способ контролировать возможные недостачи. Один раз в день выво́дите остаток 2–3 позиций и сверяете с фактически имеющимся количеством. Это ровно 10 минут работы в день. Вы даже не представляете себе, сколько времени это у вас высвободит, а уж про порядок и учет даже и говорить не стоит.
Современные системы учета – это не траты, это вложение. И пусть они вас не пугают, даже если вы не очень хорошо в этом разбираетесь. Это так же просто, как и все остальное. Начинайте строить и развивать собственный учет грамотно, как и любое рабочее место, подстраивая его под себя и под необходимые задачи.
Вам совершенно незачем покупать какие-то дорогущие программы и неделями осваивать их. С помощью различных, уже существующих модулей, каждый из которых решает требуемую задачу, вы сможете выстроить необходимый именно вам учет.
Изобретать велосипед тоже не имеет смысла: в мире уже существует безупречно тиражируемая система автоматизации ресторанного учета – iiko (айко). Именно ее я и рекомендую вам использовать при построении собственного учета по принципу «ничего лишнего». Учета, заточенного под ваши знания и умения. Учета, с которым вы сами будете постепенно развиваться в нужном вам направлении.
Начинайте узнавать, как работают системы учета, и думать, как вы будете строить рабочие места и обучение, исходя из составленного меню, еще в тот момент, как только задумали попробовать себя в мире еды. У вас получится, вот увидите. Потому что это просто, надо только понимать, как это должно работать. А вы теперь понимаете.
Но начинать надо не только с поиска подходящего помещения.
Но и с установки планки.
Той самой, которую вам, в идеале, надо будет перепрыгнуть.
Еще на этапе поиска помещения посмотрите на лучшее заведение по вашей локации. Деревня – город – область – страна.
В зависимости от стартового капитала и ваших амбиций.
И независимо от стартового капитала и ваших амбиций.
Посмотрите внимательно на все их недостатки, с учетом всех тех знаний, о которых я написала в этой книге. Внимательно обозначьте их плюсы. Попробуйте их еду.
Так вот.
Вы должны стать лучше, а иначе не стоит и начинать.
Лучше по качеству сервиса, по вкусу еды, по скорости рабочего потока. И вы уже понимаете, как это строить по кирпичику изнутри, грамотно и логично. И я буду несказанно рада, если этот процесс увлечет вас так же, как и нас. И вы будете делать хорошую еду для людей, получать огромное удовольствие от своей работы и каждый день развиваться. Я искренне верю, что мир тогда изменится к лучшему.
Каким образом рассчитывать стоимость продуктов, определяя среднюю розничную цену вашего продукта? Как правильно определить долю затрат на персонал и расходы по аренде и обслуживанию помещения? Это тоже просто.
Идеальная модель расчетов в системе производства вкусной еды – это модель Три Трети.
Модель Три Трети – это идеальная точка баланса для работы в правильном соотношении качества еды и стоимости продукта. Эта модель позволит вам назначать честную и вменяемую цену на то, что вы производите, работать на свежих, качественных продуктах и стабильно постепенно развиваться.
Смотрите, как это работает.
Отправной точкой всех необходимых вам расчетов является ежедневная выручка вашего кафе. В качестве примерного кафе в своих расчетах я беру заведение на 40–60 посадочных мест (12 столиков) и персонал, необходимый для комфортной работы на хорошо отрегулированной и грамотно выстроенной скорости рабочего потока.
Необходимое количество персонала для работы в таком кафе – это два официанта (6 столов – вот идеальный лимит на одного официанта), бармен (он же – администратор), повар смены, повар-заготовщик, посудомойщик (он же – уборщик). Пять человек в смену вам необходимо для стабильной работы кафе с полной загрузкой.
Приступая к любым предварительным расчетам, вам сначала нужно рассчитать самую высокую и самую низкую точку ежедневной выручки.
И с этого момента вы уже начнете видеть свое кафе с позиции цифр.
Самая низкая точка – это та, которая позволит вам закрыть день без потерь и не уйти в минус. Это сумма, включающая в себя ежедневный расход продуктов, зарплату персоналу, налоги, аренду и электроэнергию с водой, затраченные в этот день.
Как рассчитывается самая высокая точка, я уже рассказывала: это три полных посадки в вашем зале, умноженные на средний чек.
И именно ее вам стоит брать за ориентир и цель стабильности. Как только вы сможете ежедневно работать на уровне высокой точки, вы поймете, что пришла пора ускориться и расширяться.
Давайте представим гипотетически, что ежедневная выручка вашего кафе составляет сумму в три тысячи евро. Вот как должна распределяться эта выручка согласно модели Три Трети.
Три тысячи евро делим на три части – согласно таблице.
В первую треть входят все продукты и расходные материалы, необходимые для поддержания качественного сервиса. То есть при выручке в три тысячи ровно одну тысячу вы должны потратить на качественные продукты и напитки, используемые при приготовлении еды из вашего меню.
В эту же сумму входят все ежедневные расходные материалы: бумага для выпечки, одноразовые перчатки, моющие средства и даже туалетная бумага.
Самый главный продукт, который вы делаете, – это безупречный сервис и вкусная еда. Это работает только в комплекте.
Поэтому.
Первая треть – это расходы на сервис и на продукт.
Если сумма расходов на еду и сервис в процентном соотношении увеличилась – ищите дыру, в которую утекают ваши денежки.
Иногда за счет увеличения скорости рабочего потока и количества посетителей расход продуктов по некоторым позициям снижается естественным образом. Если сервис и качество при этом не пострадали (и вы это собственноручно проверили), потратьте сэкономленные таким образом деньги на повышение качества (и, соответственно, цены) закупаемых для вашего заведения продуктов.
Как назначать отпускную цену на блюдо?
Мы категорически против демпинга цен. Мы за честную цену.
И модель Три Трети поможет эту цену назначать. Стоимость любого блюда нужно рассчитывать так: сумма денег, затраченная на использованные продукты, умноженная на три и округленная в бо́льшую сторону.
Если стоимость продуктов меняется в зависимости от сезона или просто растет по естественным причинам, то программы учета помогут вам обратить внимание на этот факт и плавно пересчитать розничную стоимость вашего продукта.
Не бойтесь поставить цену немного выше, чем у конкурентов, если это честная цена на хороший продукт.
Во вторую треть должны аккуратно уместиться дневная заработная плата пяти человек, налоги на нее (как минимум треть от зарплаты), аренда помещения и расходы по содержанию этого помещения (свет, вода, вывоз мусора и пр.).
Если вы полноценно замещаете одного из необходимых работников, смело начисляйте себе зарплату за отработанные часы. Но не увлекайтесь этим, помня о стоимости трудозатрат.
А третья треть – ваша, честно заработанная. Но не спешите радоваться! От этой трети вы должны отдать 10 % на благотворительность (и тут только вы решаете, куда и кому). Это та самая десятина. И это то, что просто нужно делать. Не задумываясь.
Теперь. 20 % своего дохода вы должны вернуть обратно в производство. Рефинансировать. Потратить на развитие собственного бизнеса. И только оставшиеся от этой трети 70 % процентов – ваши. То есть из каждой заработанной тысячи каких угодно денег, сто вы должны потратить на доброе дело, а двести – на развитие производства.
Именно так это должно работать, и только так.
И вот теперь при поиске помещения вы сами сможете просчитать возможности, прикинуть цифры и составить бизнес-план.
Потому что это очень просто.
