Подготовка к процессу переговоров

Перед началом переговоров организаторы должны четко знать должность и ранг членов приглашенной делегации. В противном случае возможно неоправданное занижение или завышение статуса переговоров, что в той и другой ситуации может привести к нарушению хода самих переговоров или даже к негативным их результатам.

Время пребывания зарубежных партнеров, как правило, ограничивается небольшим периодом времени (около пяти рабочих дней), поэтому график проведения переговоров должен быть достаточно плотным. В результате это оказывается выгодно обеим сторонам.

Назначать деловые встречи целесообразно с 10.00 до 12.30 и с 15.00 до 18.00, чтобы после 12.30 и 18.00 они не были восприняты как приглашение на обед и ужин соответственно. При этом все члены приглашающей делегации должны знать, что они обязаны быть на переговорах за 5–7 минут до их начала.

Начальный этап переговоров, как и весь переговорный процесс, требует строгого выполнения определенных действий:

• взаимное приветствие;

• официальное представление и обмен визитными карточками;

• знакомство гостей с программой переговоров;

• обмен мнениями;

• согласование программы.

Чтобы ускорить процесс переговоров, в которых участвует ограниченное количество компаний, программа их поведения может быть отправлена партнерам заранее или предоставлена сразу же по их прибытии (в аэропорту, на вокзале) и может выглядеть как показано на рисунке далее.

Правила рассадки за столом переговоров

В переговорном процессе мелочей нет, поэтому рассадка партнеров за столом также является очень важным элементом, требующим внимания и знаний правил международного этикета.

Итак, познакомимся с вариантами рассадки за столом, которые чаще всего используются на практике.

• «Переговоры». Данная рассадка используется чаще всего. Главы делегаций сидят в центре стола друг напротив друга (переводчики рядом или за спиной), остальные члены делегаций – по рангам. Этот вариант используют для проведения равноправных переговоров.

• «Т-образная» рассадка. Главы делегаций вместе со своими переводчиками садятся рядом друг с другом и перпендикулярно по отношению к другим участникам встречи, которые располагаются соответственно рангам. Такой вариант используется, когда необходимо обратить внимание на иерархию в переговорах.

• «Круглый стол». Все участники переговоров рассаживаются вокруг стола по часовой стрелке в алфавитном порядке. Используется при участии трех и более сторон. Это самый демократичный вариант рассадки. Не случайно выражение «беседа за круглым столом». Круглый стол подразумевает равноправие участников, неформальный характер встречи и свободный обмен мнениями и взглядами. Создает атмосферу неофициальности и непринужденности и является наилучшим средством проведения беседы людей одинакового социального статуса. Такое расположение участников переговоров является оптимальным, если необходимо достичь полного согласия и взаимодействия.

Схема расположения за столом переговоров

Рассмотрим расположение участников в условиях рабочего кабинета за стандартным прямоугольным столом. Лицо В может занимать 4 основных положения относительно лица А:

А-В1. Угловое расположение

Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и предоставляет возможность для жестикуляции и наблюдения за жестами собеседника. Отсутствует территориальное разделение стола. Просто передвинув стул в позицию В1, можно разрядить обстановку и увеличить шансы на успех переговоров.

А-В2. Позиция делового взаимодействия

Эта одна из самых удачных стратегических позиций для предъявления, обсуждения и выработки общих решений. Когда два человека работают в соавторстве над какой-нибудь проблемой или проектом, они обычно занимают это положение.

А-В3. Конкурирующе-оборонительная позиция

Положение за столом друг против друга может вызвать оборонительное отношение и атмосферу соперничества. Она может привести к тому, что каждая сторона будет придерживаться своей точки зрения, т. к. стол становится самим барьером между ними. Люди занимают такое положение за столом в том случае, если они находятся в отношениях соперничества или когда один из них делает другому выговор за какой-то проступок. Если встреча происходит в кабинете, то такое расположение свидетельствует также об отношениях субординации. Если В хочет повлиять на А, то положение друг напротив друга сокращает шансы на успех переговоров. Такое положение не подходит для создания непринужденной атмосферы и открытого диалога.

А-В4. Независимая позиция

Такое положение занимают люди, не желающие взаимодействовать друг с другом. Оно свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Этого положения надо избегать в случае, когда требуется откровенная беседа между А и В.

В практике делового общения, кроме указанных выше, используются и некоторые другие виды рассадки за столом.

• «Подкова». Небольшое число участников, сидящих полукругом, располагается приблизительно на одинаковом расстоянии от оратора. Это весьма демократичный способ рассадки. Он приемлем для проведения семинаров, консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий интерактивного формата с участием одного-двух выступающих.

• «U-образная». Расстановка столов буквой «U» позволяет выступающему ходить между ними, что дает возможность вступить в непосредственное общение с каждым участником мероприятия. Удобно для проведения семинаров, презентаций, банкетов.

• «Класс». Участники располагаются как ученики в классной комнате (сидят за столами, глядя в одном направлении). Перед ними находится либо президиум, либо трибуна. Целесообразно использовать для проведения конференций, так как есть возможность воспользоваться столом.

• «Театр». Участники сидят как при рассадке «Класс», только отсутствуют столы, что позволяет поставить большее количество стульев. Удобно в тех случаях, когда нужно рассадить много людей.

• «Амфитеатр». Данный вариант рассадки удобен в залах, которые в ширину больше, чем в длину. Ряды стульев при этом для удобства зрителей, сидящих по краям, закругляют. Используется для проведения конференций, брифингов и других мероприятий с большим количеством участников.

Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между которыми объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов.

За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.

После перерыва полномочия предыдущего председателя – руководителя одной из делегаций – передаются руководителю другой.

По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ. Завершает переговоры торжественный прием.