Особенности подготовки переговорных комнат

Переговоры, деловые встречи и совещания (далее по тексту «переговоры») проводятся в специально отведенном и приспособленном для этого помещении.

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации.

Обстановка переговорных комнат должна быть выполнена в стиле минимализма и не должна содержать лишних элементов, отвлекающих внимание. Оконные проемы должны иметь регулируемые жалюзи или занавеси, позволяющие полностью закрывать оконные проемы.

Проекционный экран (маркерная доска, флипчарт) должен быть размещен таким образом, чтобы его было видно всем присутствующим. Вся мебель переговорной должна быть выдержана в едином стиле.

Высота рабочей поверхности стола для переговоров должна составлять не менее 725 мм. Поверхность рабочего стула или кресла должна быть полумягкой, с неэлектризуемым воздухопроницаемым покрытием. Количество стульев в переговорной комнате должно быть на 1–2 больше, чем запланированное число участников. Расстояние между сидящими за столом переговоров должно быть не менее 50 см. Расстояние от края стола до стены должно быть не менее 90 см.

Рекомендуемые параметры микроклимата в переговорных комнатах

На столе заранее рекомендуется расставить информационные таблички с указанием фамилии, имени и отчества участников переговоров. В зависимости от темы встречи на табличке может быть указана должность участника или название компании, которую он представляет. В случае приема иностранной делегации информационные таблички готовятся на языке ведения переговоров. Оптимальный размер информационной таблички – 21×10 см.

На столах должны быть письменные принадлежности: шариковые ручки, карандаши, листы бумаги формата А4 или удобные блокноты для записей. Рекомендуется использование канцтоваров с фирменной символикой организации. Для каждого участника переговоров следует подготовить комплект документов по теме встречи. Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, документы должны быть подготовлены на языке ведения переговоров.

Питьевую воду ставят группами по 3 бутылки воды объемом не более 0,5 л: 2 бутылки с обыкновенной водой и 1 бутылка с газированной водой по всей длине стола. Вода должна быть столовой, лечебно-минеральная вода – запрещена. Бутылки с водой должны быть повернуты этикетками к сидящим за столом участникам переговоров. Этикетки должны быть неповрежденными.

Рядом с бутылками воды на кружевной салфетке или специальном сете выставляются стеклянные стаканы, повернутые дном вверх или в целях безопасности стаканы можно поставить на дно, а сверху закрыть их специальной бумажной крышечкой. Фужеры не переворачивают и также закрывают бумажной крышечкой, на которой может быть нанесен логотип компании.

При проведении переговоров в узком кругу рекомендуется персонально перед каждым участником выставлять негазированную питьевую воду в стеклянных бутылках объемом до 0,33 л.

На столах могут присутствовать малые флаги стран (организаций) представителей, а за спинами глав делегаций – большие флаги. Флаги должны быть одного размера и расположены на одинаковом уровне.

Для украшения переговорных комнат можно использовать цветочные композиции. Композиции из живых цветов должны быть без декоративных элементов и строгими по стилю. Рекомендуется использовать цветы не более трех оттенков. Цветовая гамма цветочной композиции не должна содержать ярких контрастов. Следует также избегать нежных, пастельных оттенков. Настольная композиция должна иметь горизонтальную форму и быть высотой не более 20 см.

Общие правила ведения переговоров

При ведении переговоров надо понимать, что существует определенная профессиональная и корпоративная культура, принятая в той или иной компании.

Например, представитель государственной компании будет вести себя отлично от менеджера начинающей бизнес-компании, а частный предприниматель – от государственного чиновника.

Культурные различия между менеджерами, представляющими разные типы компаний

Деловые переговоры – это диалог, который дает возможность обеим сторонам максимально обоснованно и эффективно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал: таблицы, слайды и т. д.

Во время переговоров рекомендуется вести запись беседы – «протокол переговоров», который впоследствии готовится в двух экземплярах, для каждой стороны отдельно.

Запись беседы ведется в открытую и может быть зафиксирована как на бумажном носителе, так и на диктофон. В случае если вы ведете запись на диктофон, вы в обязательном порядке должны предупредить об этом своих партнеров.

В случае необходимости принимающая сторона должна обеспечить перевод на иностранный язык. Как правило, беседы проводятся не в рабочем кабинете, а в специальном помещении. Беседа начинается с приветствия принимающего лица. Хозяин знакомит иностранцев с присутствующими с российской стороны. Затем такая же возможность предоставляется гостям.

Беседа ведется в спокойном тоне, даже если тема является неприятной. Продолжительность разговора планируется принимающей стороной. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостя, что он предпочитает, – это входит в обязанности помощника руководителя или секретаря.

Напитки подаются через пять-десять минут после начала встречи. Кофе и чай в отдельном молочнике – с молоком или сливками. Сахар лучше всего подавать в виде кусочков, в специальной сахарнице, с щипчиками. Наряду с чаем и кофе участникам переговоров можно предложить минеральную воду, сок или какой-либо иной прохладительный напиток – при этом желательно, чтобы он был охлажденным.

Чашки и чайник (или кофейник) размещаются на подносе, вносимом секретарем, чашка наполняется на 3/4 и подается визитеру правой рукой, если обстоятельства этому не препятствуют, справа от сидящего. Убирается чашка тоже правой рукой и слева от гостя.

Если гость в кабинете руководителя не один, соблюдается определенная очередность в подаче кофе или чая: сначала женщинам, затем мужчинам и в последнюю очередь – хозяину кабинета. В том же порядке убирают использованную посуду.

Иногда посетители располагаются в кабинете руководителя таким образом, что трудно соблюсти требуемую очередность подачи кофе. В этом случае допускается, чтобы секретарь оставила поднос с чашками и кофейником или с наполненными уже чашками на столе, в доступном месте, и присутствующие сами берут чашки с подноса. Обычно такую форму подачи определяет хозяин кабинета, говоря секретарю: «Оставьте поднос здесь, мы справимся сами».

Курить во время беседы можно только при наличии согласия собеседника. Если беседа непродолжительная, то от курения лучше воздержаться.