Переговоры – дело тонкое, или Этикет бизнес-переговоров

Правила встреч делегаций и представлений

Следующая фаза деловых отношений – переговоры, являющиеся доказательством успешной деятельности компании. На этом этапе важно произвести на партнера хорошее впечатление, чтобы он не только заключил предстоящую сделку, но и подумал о дальнейшем сотрудничестве. Для достижения такого результата необходима большая подготовительная работа.

Следует отметить, что переговоры, собственно, начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

В ходе подготовки решаются две важнейшие задачи.

• Первая – организационная (определение и согласование повестки дня, даты, времени начала переговоров, количества переговорных раундов, регламента переговоров, места проведения, состава участников и их полномочий).

• Вторая – проработка процесса переговоров.

В программе проведения переговоров должны быть подробно и четко обговорены все детали, чтобы не могло возникнуть никакой непредвиденной ситуации.

Программа освещает вопросы:

• встречи и проводы делегации;

• размещение в гостинице;

• питание, обслуживание, транспорт;

• культурная программа;

• проведение деловой части;

• состав участников переговоров;

• ответственные за проведение мероприятия.

Программа обязательно направляется приглашаемой стороне для согласования. И хотя визит партнеров – деловое мероприятие, в программе следует предусмотреть и неформальные встречи, которые проводятся обеими сторонами.

Теперь остановимся на положениях программы более подробно.

Во-первых, встречать иностранную делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации.

Во-вторых, главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.

Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета, что свидетельствует об особом внимании к ним.

Представление происходит в следующем порядке:

• глава принимающей стороны;

• супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);

• глава приглашенной стороны;

• супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);

• члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);

• члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).

Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в начале переговоров (в офисе), а не на вокзале или в аэропорту.

Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.

Если, к примеру, в состав иностранной делегации входят три человека, то у хозяев их должно быть не более пяти. Это могут быть руководитель компании, финансовый директор, коммерческий директор, переводчик и секретарь.

Если в составе приглашенной делегации есть женщина, желательно, чтобы и со стороны принимающей стороны тоже была представительница прекрасного пола.

По окончании церемонии встречи гостей сразу же, независимо от времени их прибытия, следует доставить в гостиницу.

Еще один важный организационный вопрос – проводы приглашенной делегации. Хотя церемонии встречи и прощания схожи, во избежание возможных недоразумений все детали лучше продумать заранее. Уже в первый день после прибытия гостей необходимо обсудить данный вопрос с лицом из приглашенной делегации, курирующим организационную часть переговоров.

Правила рассадки по автомобилям

Гостей необходимо доставить к месту назначения. Это нужно сделать также в соответствии с правилами международного этикета.

Следует помнить, что места в автомобиле делятся на почетные и менее почетные.

Самое почетное место – на заднем сиденье справа по ходу движения (для стран с правосторонним движением – заднее слева по ходу автомобиля). Данное правило распространяется и на поездку в такси.

Человек, который будет сидеть на самом почетном месте, первым входит в автомобиль и выходит из него (рис. а).

Если для поездки будет предоставлена многоместная машина, то пассажиры рассядутся так, как показано на рис. б.

В том случае, если глава делегации приехал с супругой, то первое почетное место занимает она, второе – супруг (рис. в).

В случае использования для поездок личного автомобиля, водитель которого – руководитель встречающей делегации, самым почетным будет считаться место именно рядом с ним.

Когда приглашенная делегация состоит из 3–4 человек, то для передвижения можно использовать два автомобиля.

Самое почетное место находится справа по ходу движения, и автомобиль для удобства пассажира желательно подать к тротуару с правой стороны. При невозможности выполнения водителем данного требования посадка на первое почетное место осуществляется через левую дверцу.

По прибытии автомобиля к месту назначения он должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.

Один из представителей встречающей делегации, а также водитель или переводчик должны сами при посадке и высадке гостей открыть им дверцу машины и закрыть ее.

Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то вам следует проводить ее до ресепшена. Вы можете спокойно уехать лишь в том случае, когда будете уверены, что не возникло никаких осложнений с заселением.

Прощаясь со своими партнерами, обязательно договоритесь, когда и куда должен быть подан автомобиль.

Несколько слов о том, как правильно садиться и выходить из машины

• Ни мужчине, ни женщине не следует входить в легковой автомобиль головой вперед, исключение – микроавтобусы.

• Когда женщина собирается сесть в машину, она должна подойти к ней, открыть дверь, в случае если она является почетной персоной, дождаться, пока перед ней откроют дверцу машины. После этого она должна сначала сесть на сиденье автомобиля и только потом одновременно с поворотом корпуса перенести обе ноги в салон машины, опустив их на пол машины.

• При выходе из машины женщина, после того как дверца машины открыта, сначала поворачивается всем корпусом на сиденье, перенося обе ноги на землю. Затем, опираясь левой рукой на ручку двери автомобиля, правую руку подает мужчине и только после этого встает, поднимая весь корпус.