Российские правила оформления деловых писем
Перед тем как перейти к характеристике особенностей делового письма в других государствах, следует сказать несколько слов об оформлении официальных писем в России.
Оформление официальных бланков регламентируется различными нормативными документами, среди которых основным в нашей стране с 01.07.2018 является ГОСТ Р 7.0.97–2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
По ГОСТ Р 7.0.97–2016 официально существует три стандартных формата бланков документов – А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм) и А6 (105 × 148 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
• левое, верхнее, нижнее – не менее 20 мм;
• правое – не менее 10 мм.
Допускает создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов и текста документа являются:
• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14.
и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
Письмо начинается с красной строки, абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочного интервала, а многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Бланк письма должен содержать следующие реквизиты компании-отправителя:
• эмблему (логотип) организации;
• наименование организации (как прописано в уставных документах) – автора документа;
• адрес организации;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылку на номер и дату входящего документа.
Эти данные упрощают процесс регистрации и обработки письма в компании, которая его получит.
Помимо реквизитов, составитель письма должен указать:
• должность, фамилию и инициалы подписывающего (в конце письма под подписью);
• фамилию, инициалы и номер телефона составителя (если составитель не подписывает письмо);
• перечень приложений (если есть);
• помимо собственных реквизитов отправитель письма должен указать реквизиты получателя.
Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже. Вначале пишется фамилия респондента, и только после этого его инициалы.
Примеры:
Генеральному директору
ОАО «АльфаБизнес»
г-ну Звереву А.В.
или
АО «ГаммаТехнологии»
Руководителю отдела рекламы
Степанову И.В.
Нельзя, чтобы документ содержал более четырех адресатов. Слово «копия» не ставится перед вторым, третьим и другими адресатами. Если адресатов много, необходимо составить список рассылки доку- мента.
Если письмо направляется физическому лицу, нужно указывать фамилию и инициалы получателя, потом почтовый адрес.
Пример:
Никонорову В.В.
ул. Каменщиков, д. 23, кв. 16,
г. Барабинск, Барабинский р-н,
Новосибирская обл., 302632
Если адресатом письма является организация, указывается ее наименование и почтовый адрес.
Пример:
ООО «БетаБизнес»
ул. Ленина, д. 32, Краснодар, 254630
Подпись является одним из важных реквизитов любого документа. В этот реквизит входит:
• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ подписан электронной подписью, то отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает в себя:
• фразу «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Варианты оформления подписей
Оформление отметки об исполнителе
Отметка об электронной подписи может включать в себя изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Письмо, так же как любой другой документ, может включать в себя отметку об исполнителе, которая содержит:
• фамилию, имя и отчество исполнителя;
• номер его телефона.
Отметка об исполнителе может дополняться:
• наименованием должности, структурного подразделения;
• электронным адресом исполнителя.
Сокращение «Исп.» перед отметкой об исполнителе не ставится.
Общий вид делового письма можно представить в следующем виде:
Общий вид делового письма
Правила оформления почтовых конвертов
Почта России предъявляет свои правила оформления адреса на почтовых конвертах: адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления, адрес отправителя – в левом верхнем.
Оформление почтового конверта по российским стандартам
Образец заполнения почтового индекса
В адресе указывают:
1. полное имя получателя (в формате «фамилия имя отчество») или название организации (краткое или полное);
2. название улицы;
3. номер дома, номер строения;
4. номер квартиры или офиса;
5. название населенного пункта;
6. название района, области, края или республики;
7. название страны;
8. номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);
9. почтовый индекс по образцу.
Это были правила оформления деловых писем в российской официальной среде. Многие из них актуальны и в случае составления сообщений для иностранных партнеров. Теперь же мы рассмотрим особенности и нормы деловой международной переписки.
Обратите внимание
В каких случая перед названием городов ставится сокращение «г.» и когда не ставится?
В теории делопроизводства принятно правило, которое содержится только в учебниках, – буква «г.» не ставится:
• перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь;
• перед городами, в наименования которых входят слова «город» (Великий Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург).
Сокращение г. (город), как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Калинин, г. Киров, г. Пушкин). Остальные сокращения принято употреблять без таких ограничений.
