Международные правила оформления деловых писем
В последнее время деловые отношения с зарубежными компаниями стали привычным делом. Поэтому знание одного или даже двух иностранных языков сотрудниками крупных фирм является обязательным требованием.
Как известно, общепризнанным языком делового общения является английский. На нем общаются друг с другом и француз с китайцем, и немец с итальянцем. Необходимым навыком в деловой сфере является умение грамотно составлять письма на английском языке.
Именно с деловых писем обычно начинается установление деловых связей. В связи с чем к ним предъявляются высокие требования. Причем они относятся не только к знанию языка, но и к умению писать легко, понятно и просто.
Переписываясь с иностранным партнером, необходимо обращать внимание на следующие моменты.
• В письменной речи следует использовать простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.
• Если вы владеете языком той страны, в которую отправляете письмо, текст сообщения будет предпочтительнее составить именно на нем.
• Важно убедиться в том, что вы правильно употребляете обращения. В некоторых странах это имеет очень большое значение.
• На конверте необходимо указать код страны, в которую вы посылаете письмо. Название страны лучше выделить прописными буквами.
• Важно не перепутать адрес получателя. Бывает, вместо него указывают телефонный номер. От этой информации зависит, дойдет ли письмо в итоге. Поэтому писать адрес нужно особенно внимательно.
• Не стоит ждать, что вам ответят на следующий день. У получателя могут быть важные дела. Поэтому ожидать ответное письмо нужно терпеливо.
• Если с ответом затянули, лучше напомнить о письме по телефону.
• Важное и срочное письмо следует отправлять по факсу или электронной почте.
Стандартное деловое письмо на английском языке в самом полном виде выглядит так, как показано на странице 81.
Рассмотрим более подробно правила оформления делового письма, принятые в международной практике. Следует отметить, что составление письма для американских и европейских коллег имеет некоторые отличия, с которыми мы познакомимся ниже.
Структура стандартного делового письма на английском языке:
1. Шапка на фирменном банке. 2. Указание на ссылку (Reference line). 3. Дата отправления (Date). 4. Адрес получателя (inside Address). 5. Ссылка на конкретное лицо (Attention Line). 6. Обращение (Salutation Line). 7. Ссылка на содержание (Subject Line). 8. Текст письма (Body or Massage). 9. Заключительная форма вежливости и подпись (Complimentary Close). 10. Указание на приложение (Enclosure). 11. Указание на рассылку копий (CC Notation). 12. Адрес отправителя (Return Address)
Адрес отправителя
Если адрес компании или отправителя не напечатан типографским способом, то печатается в правом верхнем углу письма.
Международные правила написания почтового адреса:
1) номер дома;
2) название улицы;
3) номер офиса;
4) название города;
5) почтовый индекс;
6) наименование страны.
Дата письма
В случае когда адрес отправителя не отпечатан типографским способом, дата приводится сразу после адреса отправителя.
Если письмо составляется на стандартном бланке компании, то дату следует поместить справа, на следующей строке после адреса получателя.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется в левой части письма после адреса отправителя и даты. В деловом письме на основе международных правил реквизиты должны содержать следующие данные адресата:
1) название компании;
2) номер дома;
3) название улицы;
4) название города;
5) название штата (графства);
6) почтовый индекс;
7) название страны.
Если известно точное имя и должность адресата, они должны быть написаны перед адресом. Вначале пишется имя, затем должность адресата.
20 May 2018
Messrs, Waterson and Sons
Sales Department
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
Если имя адресата неизвестно, то указание, кому адресовано письмо, следует поместить в строку «attention line». В русскоязычном варианте это звучит как «Вниманию определенной службы».
106 Knightsbridge
London SWL 96C
England
For the attention of the project manager
Тема письма
После указания адресата можно добавить уточнение относительно содержания письма. Эта строка информирует получателя о содержании самого письма. Например,
Re. (или Ref.): your letter 21.10.2017 – относительно вашего письма от 21.10.2017
Для того чтобы послать личное сообщение, после фамилии нужно указать «Лично» (Personal – США, Private – Англия).
Dear Mr. Salivan,
Ref: Your Contract 0873/123
Текст письма и обращения
Обратите внимание, что в отличие от российских правил текст письма пишется по принципу блоков: каждый новый абзац начинается в край левого поля листа и отделяется от следующего межстрочными интервалами. Красная строка в начале абзацев отсутствует.
Thank you for letter of 10 May…
I have pleasure in sending you new catalogue with details of our new services.
I look forward to hearing from you soon.
Всем известно, что в России после обращения употребляют восклицательный знак. В Европе же в этом месте ставится запятая, а в США – двоеточие.
При адресации письма фирме и необходимости в том, чтобы оно было прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию…» – Attention of или сокращенная форма Attn.
Если известна занимаемая адресатом должность в компании, вежливо будет указать ее после имени.
Attn. Mr. Brown, Head of Department – Вниманию мистера Брауна, начальника отдела
Окончание письма и подпись
Заключительная формула вежливости всегда должна соответствовать обращению. При этом в ответном письме должна быть употреблена та же формула вежливости, что и в присланном.
Подпись автора письма должна сопровождаться его полным именем, указанием занимаемой должности либо имеющегося звания.
Tom Brown, Head of Department (Том Браун, директор департамента)
Sir Smith, Editor-in-Chief (господин Смит, главный редактор)
В том случае, если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – per pro) либо «По поручению».
Jackson and Co pp B. Salivan – по поручению Джексон и Ко подписал Б. Саливан
Если это не первое ваше письмо к деловому партнеру и за время переписки у вас установились отношения более чем просто формальные, в конце допустимо писать Best regards… (C наилучшими пожеланиями…)
Приложение (Encl.)
Если в письмо вложены любые дополнительные материалы, например брошюра, рекламный проспект, схема общественного транспорта и т. п., то в последней строчке должно быть указано Encl.
Кроме того, можно встретить также сообщение о приложении с точкой в конце Encl. или как Encls. Приложения располагаются ниже заключительных форм вежливости и подписи автора письма.
Best regards,
Frank Anderson
Manager
Encl. Current Price List
Отправить копию (Сс):
Сообщение Сс: Ms. Ann Brown после строчки приложение Encl. означает, что копия письма будет послана Ms. Ann Brown.
Encl. Current Price List
Cc: Ms. Ann Brown
Оформление почтового конверта
Кроме содержания письма, международные правила переписки предъявляют требования к оформлению конверта.
1. На первой строчке почтового конверта указывают инициалы и фамилию получателя. Перед инициалами необходимо поставить сокращенную форму обращения к респонденту, варианты которой были рассмотрены ранее. После имени и фамилии при желании можно указать должность адресата. Обратите внимание, что в Британии принято указывать все необходимые титулы.
2. На второй строчке пишут название компании.
3. На третьей строке пишется номер дома, наименование улицы, номер офиса.
4. На четвертой строчке указывается наименование города, штата (графства, региона и т. д.) и почтовый индекс.
5. На пятой строке – название страны.
В некоторых странах приведенный порядок написания адреса может незначительно различаться. Примеры оформления почтовых конвертов можно посмотреть в приложении.
Обратите внимание
• По рекомендации почтовой службы США при указании адреса не следует использовать точки или запятые.
• Наименование штата в США указывается аббревиатурой из 2 букв, полностью прописывать название штата необязательно.
• По требованию Royal Mail название города необходимо писать заглавными буквами: LONDON.
• В британских почтовых индексах используются цифры и буквы, в то время как в большинстве стран – только цифры.
• При отправлении письма из России название страны необходимо также указывать на русском языке.
В западноевропейских странах считается невежливым опускать титулы как в устной, так и в письменной речи. Однако писать и говорить все вместе: сначала «господин», потом называть титул, а после – фамилию принято только в Германии. Поэтому вместо обращения Mr. («господин»), отправляя письмо партнеру из Европы, предпочтительнее будет указать его звание и титул, если таковые имеются.
Хотя в большинстве стран принято писать сначала имя, потом фамилию, есть и исключения. Например, в Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя.
Оформление почтовых конвертов в Великобританию и США
Несколько полезных советов при подготовке и редактировании делового письма
1. Четко обозначьте цель своего письма.
2. Соберите информацию о получателях данного письма.
3. Продумайте и запишите основные идеи письма.
4. Соберите необходимый фактический материал.
5. Перепроверьте все основные факты.
6. Разделите содержание письма на вступление, основную часть и заключение.
7. Напишите черновик письма.
8. Убедитесь, что каждая тема была освящена в отдельном абзаце.
9. Проверьте связность предложений в каждом абзаце.
10. Выполните редакторскую правку письма.
11. Подготовьте окончательный вариант письма.
