В зависимости от объема работ, проведенных в ходе фасилитационной сессии, этапы обзора, оценки и закрытия могут занимать в общей сложности от 10 минут для короткого собрания до 45 минут или даже больше для собрания продолжительностью в целый день. Не забудьте выделить на это достаточно времени.

Разбор

В кратчайшие сроки после сессии вам следует встретиться с организатором, чтобы обсудить ее процесс и результаты. Во время разбора вам нужно получить ответы на следующие вопросы.

• Насколько хорошо вам удалось добиться поставленных целей?
• Насколько активно работали в ходе сессии ее участники?
• Насколько удовлетворительными можно считать результаты сессии?
• Какие дальнейшие действия нужно предпринять?

Что делать, если сессия не укладывается в оговоренные временные рамки

Своевременное начало и завершение сессии очень важны для демонстрации уважения к участникам. Одна из обязанностей фасилитатора, описанных в главе 1, — это обязанность хранителя порядка. Фасилитатор несет ответственность за порядок на сессии, за достижение ее целей и за своевременное завершение.

Тем не менее иногда задержки неизбежны. SMART-фасилитаторы используют следующие стратегии для контроля времени.

• Подготовьте детальную повестку дня со временем начала и завершения сессии, а также с примерной длительностью каждого этапа.
• По ходу сессии отслеживайте время начала и завершения каждого этапа.
• Если вы начнете отставать от графика, скажите об этом участникам. Попросите у них помощи. Пусть их комментарии будут максимально короткими, чтобы вы могли наверстать упущенное время.
• Если отставание не удастся преодолеть, то определите конкретные временны́е цели для каждого последующего вопроса повестки. Получите согласие от участников на то, чтобы придерживаться нового расписания. Периодически напоминайте о согласованной цели и степени ее достижения.
• Если отставание все равно не удается преодолеть, то в течение ближайшего перерыва поговорите с организатором и определите вместе с ним новый план действий, которые будет предложен группе.

Обратите внимание! Избегайте ускорения! Неопытные фасилитаторы часто начинают торопиться, чтобы закончить вовремя. SMART-фасилитаторы не допускают этой ошибки. Они понимают, что ускорение фасилитационной сессии имеет несколько негативных последствий.

• В результате спешки участники, работающие в сравнительно более медленном темпе, чем остальные, начнут выпадать из процесса. Им будет сложнее вырабатывать, понимать и принимать решения.
• Зачастую, когда фасилитаторы ускоряют работу, им приходится отказаться от вовлекающих действий и обратной связи, кроме того, они начинают пресекать разговоры на «несущественные» темы. Это помогает сэкономить время, но, к сожалению, также приводит к снижению понимания и принятия со стороны участников.
• Ускорение может увеличить напряжение в комнате. Участники начинают нервничать, терять терпение, их отношения перестают быть сколько-нибудь теплыми.

Спешка может обескуражить одного или нескольких членов группы. SMART-фасилитаторы, вместо того чтобы ускоряться, сужают фокус. Они получают от группы согласие на уменьшение объема работы, которую нужно сделать до конца дня, и ищут альтернативные способы закончить остальное, не связанные с дополнительными финансовыми или временными расходами (если это возможно).

Что делать, если сессия уже точно не завершится вовремя

Если вы понимаете, что сессия не будет завершена вовремя, вам нужно заблаговременно получить от участников разрешение на продолжение работы после оговоренного ранее времени.

Зачем это нужно

Зачем просить разрешения Это показывает ваше уважение к участникам и помогает избежать сожалений по поводу сверхурочной работы. Такая просьба поддерживает целостность процесса — вы передаете людям полномочия решать, стоит ли продлевать сессию. Вы учитываете интересы людей, которым может быть просто необходимо покинуть собрание в изначально намеченное время. Вы можете предложить и согласовать альтернативное действие, если группа будет против продления времени сессии.

В случае если сессия не укладывается в оговоренные сроки, вам нужно сделать следующие шаги.

1. Предупредите об этом участников.
2. Подсчитайте дополнительно необходимое вам время (с запасом).
3. Спросите участников, какие альтернативные действия можно предпринять.
4. Оцените, чем будет полезно продолжение сессии.
5. Получите у участников согласие на продолжение.
6. Четко придерживайтесь достигнутых договоренностей.

Если участники не согласились продолжить сессию сверх согласованного времени, проведите все действия, необходимые для ее закрытия. В случаях если предполагается проведение дополнительной сессии, проведите частичное закрытие (см. следующий раздел). Если дополнительная сессия не планируется, проведите все завершающие действия, четко согласовав с участниками, что вы будете делать с нерешенными вопросами.

Частичное закрытие

Если фасилитационная сессия предполагает работу в течение нескольких дней или состоит из нескольких встреч (что часто случается во время стратегического планирования и работы по улучшению процессов), то иногда бывает лучше провести не полное, а частичное закрытие. При частичном закрытии вы не проводите обзор целей участников, поскольку еще не завершили работу над повесткой. Также вы можете не заниматься формальной оценкой процесса, созданием плана коммуникации или финальным разбором итогов сессии с организатором. В большинстве случаев вам следует совершить другие закрывающие шаги.

1. Обсудите проделанную работу и содержимое парковочных досок (вопросы, решения и действия).
2. Завершите работу, напомнив участникам о том, что их ждет дальше. Попрощайтесь.

Чеклист действий фасилитатора при закрытии сессии

Обсудите действия, совершенные во время собрания, «двигаясь вдоль стен».

Обсудите личные цели участников. В отношении каждой задайте команде вопрос: «Была ли эта цель достигнута?»

Обсудите список решений (второй, третий и четвертый шаги, перечисленные ниже, не обязательны):

• список решений: обсудите каждое из принятых решений;
• преимущества решений: применительно к каждому решению задайте вопрос: «Какое преимущество мы получим, если внедрим эту идею?»;
• вероятные препятствия и стратегии их преодоления: определите, какие трудности могут возникнуть в процессе реализации решений, и создайте стратегии, позволяющие преодолеть эти барьеры;
• голосование: спросите у всех участников, готовы ли они поддерживать решения, согласованные командой.

Полностью проработайте список вопросов. Спросите участников:

• «Достаточно ли хорошо мы рассмотрели этот вопрос?» (Если да, переходите к следующему.)
• «Нужно ли нам его еще обсуждать?» (Если нет, переходите к следующему.)
• «Стоит ли обсуждать это прямо сейчас?» (Если да, то установите временные ограничения и займитесь фасилитацией обсуждения; если нет, то переместите вопрос в список действий.)

Внесите задания в список действий.

• Убедитесь, что каждое действие из списка поручено человеку, находящемуся в комнате, и попросите его самостоятельно установить дату, к которой эта задача должна быть выполнена.
• Если какое-то действие лучше всего выполнит человек, которого нет на собрании, то вам стоит поручить эту задачу одному из присутствующих, достаточно авторитетному и ответственному, чтобы он мог делегировать полномочие конечному исполнителю и проконтролировать выполнение задания.

Установите границы того, что можно рассказывать о сессии посторонним людям. Используйте один из следующих методов:

• простой список;
• двойной список;
• матрица плана коммуникации.

Попросите участников оценить сессию. Используйте оценочную форму или процедуру получения обратной связи от группы.

• Поинтересуйтесь присутствующих, что им понравилось в сессии.
• Попросите их поделиться предложениями по улучшению.
• Попросите участников встречи проголосовать в поддержку каждого из предложенных улучшений.

Проведите завершение сессии.

• Поблагодарите людей за их участие.
• Напомните команде о дальнейших шагах, в том числе о том, как будет производиться документирование и где и когда состоится следующая сессия.
• Официально завершите сессию.

В кратчайшие сроки после этого назначьте встречу с организатором для разбора — обсуждения процесса и результатов сессии.

Если вы поймете, что сессия не завершится вовремя, вы должны заранее получить разрешение участников на сверхурочную работу.

• Предупредите участников, что вы не успеваете.
• Подсчитайте дополнительно необходимое вам время (с запасом).
• Спросите участников, какие альтернативные действия можно предпринять.
• Оцените, чем будет полезно продолжение сессии.
• Получите у участников согласие на продолжение.
• Четко придерживайтесь достигнутых договоренностей.

Упражнение для развития навыков

Как уже указывалось выше, процесс закрытия требует некоторого времени. На следующую сессию продолжительностью в один или несколько дней запланируйте получасовую процедуру закрытия. Чтобы записать план закрытия, используйте отдельную страницу флипчарта. Попытайтесь задействовать все уместные компоненты закрытия. Запишите, сколько времени у вас занял каждый из них, что лучше рассчитать продолжительность этой процедуры в будущем.

Отправить