Стратегии завершения важных задач

Независимо от того, работаете ли вы над важным отчетом в офисе или над учебным заданием, которое надо сдать завтра, вы сталкиваетесь с непрерывным потоком помех и отвлекающих факторов. В офисе мы часто пытаемся поделить время между рабочими заданиями и настойчивыми уведомлениями электронной почты, пока пытаемся составить важный отчет. Мы полагаем, что можем управиться со всеми делами одновременно и, возможно, даже с лучшими результатами (плохое метапознание). Точно так же канонада электронных писем, СМС, сообщений SnapChat и уведомлений из социальных сетей (доступность) заставляет ученика, сидящего над домашним заданием, переключать внимание с менее интересной (скучной) текущей работы. Добавьте к этому исследования, продемонстрировавшие, что значительная часть помех происходит не от внешних оповещений, а от внутренней потребности проверять события в нашем виртуальном мире (тревога): неудивительно, что нам так трудно сохранять сосредоточенность. Вот некоторые стратегии, к которым можно обратиться, когда вы заняты выполнением важной задачи в обстановке, которая постоянно вторгается в ваши мысли.

Есть способы сделать ваши регулярные поездки более интересными и увлекательными, не подвергая себя риску. К примеру, разговор с живым пассажиром не имеет такого же негативного воздействия на внимание, как разговор по телефону, хотя согласно недавнему исследованию это зависит от умственных усилий, которые нужно прилагать при разговоре. Чем больше когнитивных ресурсов требуется для разговора с пассажиром, тем выше риск при управлении автомобилем.

↑Метапознание

Теперь вы лучше понимаете, как ограничения нашего рассеянного ума влияют на производительность работы при выполнении важных задач. В главе 7 мы видели их влияние на студентов: работа в многозадачном режиме при обучении является прогностическим фактором пониженной академической успеваемости, использование технологий во время занятий приводит к снижению оценок при тестировании и показателей работы во всех возрастных группах, от начальной школы до колледжа. Кроме того, отвлечение на мобильные устройства во время занятий связано с ростом рискованного поведения среди студентов. На рабочем месте помеха, вроде бы не требующая много времени, может привести к получасовому отвлечению от работы. Прерванная работа может быть закончена быстрее, но это возмещается ценой увеличения рабочей нагрузки, усиления стресса и беспокойства, недостатком времени и большим количеством потраченных усилий. Очень важно понимать, сколько времени вы на самом деле тратите на постороннюю деятельность в Интернете или общение по смартфону. Попробуйте установить на компьютер приложения TrackTime или RescueTime; приложения вроде Checky, Moment, Instant или Menthal покажут подробности ежедневного использования смартфона.

↓Доступность

Большой проблемой при завершении важных задач, особенно при работе на компьютере, является постоянная доступность самого желанного ресурса: информации. Вот некоторые рекомендации, способствующие ограничению доступности. Начните с обустройства вашего рабочего места таким образом, чтобы максимально избавиться от помех и отвлечений. Это самая трудная часть процесса. Ограничьтесь одним электронным экраном. Да, многочисленные экраны хороши для распределения задач, но они отвлекают внимание. Кроме того, уберите все ненужные рабочие материалы в стол, оставив только абсолютно необходимые бумаги. Когда вы сделаете это, избавьтесь от отвлекающих книг и бумаг. По возможности создайте спокойную и тихую обстановку, избавленную от чужого присутствия и лишних помех. Если вам приходится работать в шумной обстановке, например, в кофейне, воспользуйтесь наушниками и примите осознанное решение о том, нужен ли вам доступ в Интернет.

Следующий шаг – решить, какие программы или приложения вам действительно нужно держать открытыми для завершения задачи, и закрыть все остальные. Не свертывайте, а на самом деле закройте их. Свернутые приложения соблазняют открыть их, и это, пусть даже ненадолго, отвлекает внимание от работы. Если вам нужно заходить на определенные сайты, открывайте их поочередно. По возможности не пользуйтесь многочисленными вкладками и после окончания работы с сайтом закройте его вместо того, чтобы свернуть или оставить в браузере. Открытые, но свернутые вкладки и приложения более доступны, чем закрытые, и способствуют более частому переключению между задачами.

Из-за повсеместной распространенности электронной почты ее можно выделить в отдельную категорию, усугубляющую состояние рассеянного ума. Возможно, вам будет трудно закрыть электронную почту, но крайне важно отказаться от соблазна отвечать на сигналы о входящих сообщениях. Теперь хорошо известно, что требуется от двадцати минут до получаса, чтобы вернуться к работе, если вы допускаете такую помеху. В увлекательной статье в New York Times Клайв Томпсон, автор книги «Умнее, чем вы думаете: как технологии меняют наш разум к лучшему», поделился мнением, что мы должны покончить с «круглосуточной тиранией электронной почты». Томпсон приводит примеры крупных компаний, таких как «Даймлер», «Фольксваген» и «Дойче Телеком», которые приняли политику, накладывающую ограничения на сверхурочную электронную почту. Глобальная консалтинговая компания Edelman ввела правило 7/7, препятствующее сотрудникам посылать электронные письма до 7 утра и после 7 часов вечера. Это не самая худшая стратегия работы с персоналом, оберегающая мозг от лишних электронных сообщений.

Что еще можно сделать для избавления от «круглосуточной тирании электронной почты»? Недавнее исследование Костадина Кушлева и Элизабет Данн из Университета Британской Колумбии дает кое-какие ориентиры. Исследователи разделили 124 взрослых на две группы. В течение первой недели двухнедельного исследования членам одной группы было сказано, что они могут проверять электронную почту так часто, как им хочется, а членам второй группы – только три раза в день. На второй неделе группы обменялись правилами. Результаты показали, что когда участники, студенты колледжа и просто взрослые люди, проверяли почту лишь три раза в день, они испытывали меньший стресс, что свидетельствовало о большем физическом и психологическом благополучии.

На основе наблюдений за тем, как люди проверяют электронную почту (а также текстовые сообщения и социальные сети) в течение всего дня, в сочетании с выводом эксперимента, свидетельствующем о том, что ограниченный доступ к электронной почте приносит эмоциональную и физическую пользу, вы можете последовать совету профессора Университета Макгилла Даниеля Левитана, который предлагает проверять электронные сообщения лишь в определенное время суток. Вот что говорит Левитан:

«Если вы хотите повысить свою продуктивность и креативность, а также иметь больше энергии, наука рекомендует делить ваш рабочий день на проектные периоды. Ваше присутствие в социальных сетях должно быть ограничено определенным временем во избежание непрерывных помех. Электронной почтой тоже нужно заниматься в определенные периоды. Если вы знаете о непрочитанном сообщении, то оно высасывает из вашего мозга ресурсы внимания, так как вы постоянно думаете о нем и отвлекаетесь от работы. От кого оно? Что там может быть? Плохие новости или хорошие? Лучше выключить программу обмена электронными письмами, чем слушать постоянные напоминания и знать, что вы игнорируете входящие сообщения».

После того, как вы ограничите доступность компьютерных экранов и программ, особенно коммуникационных конвейеров вроде электронной почты и мессенджеров, нужно утихомирить смартфон. Выключите любые оповещения, включая вибрации, а если вас все равно тянет к нему, уберите аппарат в другую комнату. Если вам необходимо сознавать, что он находится под рукой, постарайтесь держать его вне поля зрения или хотя бы переверните экраном вниз. Недавнее исследование профессора Билла Торнтона и его коллег из Университета Южного Мэна показало, что при выполнении сложных задач, требующих нераздельного внимания, даже присутствие телефона экспериментатора (а не участника) приводит к отвлечению внимания и ухудшению показателей. В том же исследовании присутствие смартфона одного из участников, переведенного в тихий режим в учебной комнате, оказывало сходный негативный эффект на внимание.

И наконец, есть приложения, помогающие контролировать рабочую обстановку, такие как SelfControl, Freedom, KeepMeOut, ColdTurkey, FocalFilter, FocusMe, Training Wheels, LeechBlock, TinyFilter, Anti-Social и Stay-Focused. Эти приложения блокируют сайты на заданный интервал времени или ограничивают использование выбранных сайтов. Если вы постоянно навещаете социальные сети, такие программы, как Concentrate или Think, позволят вам открывать только определенные инструменты для конкретных задач, ограничивая потенциальные отвлечения; FocusWriter, WriteRoom и JDarkRoom блокируют все программы, не связанные с написанием отчетов или учебных заданий. Если вы пишете электронное письмо и пропадаете в списке входящих сообщений, обратите внимание на приложение Compose, позволяющее писать и отправлять сообщения, не заглядывая в папку «исходящие».

↓Скука

Давайте начистоту: работа над важными задачами иногда бывает утомительной, особенно когда альтернатива выглядит гораздо более привлекательно: клипы высокого разрешения, затягивающие игры и бесконечное общение в социальных сетях, стоит лишь кликнуть мышью. Одна из стратегий для уменьшения скуки во время работы над задачами заключается в том, чтобы стоять, а не сидеть за компьютером. Вы можете просто поставить монитор с клавиатурой на какую-нибудь коробку или даже приобрести специальный стол, совмещенный с беговой дорожкой, который позволит вам стоять или ходить по вашему усмотрению. Движение увеличивает приток крови к мозгу во время выполнения трудных когнитивных задач. Вы также можете слушать музыку, особенно любимые песни, и при этом фокусироваться на одной задаче без ущерба для продуктивности. Было доказано, что прослушивание знакомой музыки уменьшает стресс в зубоврачебных кабинетах и в то же время увеличивает эффективность профессиональных медицинских сотрудников. Разумеется, при этом следует учитывать потенциальное отвлекающее воздействие внешней стимуляции на деятельность.

Как обсуждалось в главе 9, технологии уменьшают время наступления скуки из-за нашей постоянно растущей уязвимости перед вездесущим соблазном быстрого вознаграждения: то есть высокий темп событий в видеоиграх, непрерывные сообщения и уведомления отучают нас от более медленных и спокойных занятий. Наша стратегия заключается в постепенном увеличении времени, потраченного на выполнение задачи, прежде чем позволить себе перерыв. Идея состоит в том, что, откладывая вознаграждение, вы постепенно увеличиваете свою толерантность к большим интервалам между постановкой и осуществлением цели. Вы контролируете периоды отдыха, а не они контролируют вас.

Недавнее исследование профессора Билла Торнтона и его коллег из Университета Южного Мэна показало, что при выполнении сложных задач, требующих нераздельного внимания, даже присутствие телефона экспериментатора (а не участника) приводит к отвлечению внимания и ухудшению показателей.

Когда речь идет о перерывах, нужно понимать, что они имеют разную цену. Вот некоторые соображения о том, как мы можем эффективно пользоваться перерывами для того, чтобы дольше оставаться сосредоточенными на основной задаче, прежде чем скука одержит верх над нами. Профессоры из Иллинойсского университета Ацунори Арига и Алехандро Льерас объясняют: «Деактивация и реактивация ваших целей позволяет сохранять сосредоточенность. С практической точки зрения, исследования показывают, что при работе с задачами большого объема (например, при подготовке к выпускным экзаменам или при составлении налоговой декларации) лучше всего устраивать короткие перерывы». Поэтому, хотя перерывы не делают ваши задачи менее утомительными, положительные эффекты борьбы с усталостью и снижением стресса помогают поддерживать сосредоточенность, а общее время, потраченное на выполнение задачи, оказывается более приятным.

Вот несколько основанных на научных исследованиях идей восстанавливающих силы и снижающих стресс перерывов, каждый из которых занимает не более нескольких минут.

• Физические упражнения, хотя бы в течение десяти минут, укрепляют функцию мозга и улучшают внимание, как обсуждалось в главе 10.

• Тренируйте глаза по методу 20–20–20: каждые 20 минут делайте двадцатисекундный перерыв и фокусируйте взгляд на объектах в двадцати футах (шести метрах) от вас. Это обеспечивает приток крови к областям мозга, не связанным с постоянным вниманием.

• Установите контакт с природой. Хотя бы частично используйте перерыв, чтобы провести несколько минут в естественной обстановке. Исследования показывают, что всего лишь десять минут, проведенных на природе, восстанавливают когнитивные способности; даже фотографии природы могут приносить пользу, как обсуждалось в главе 10.

• Дневные грезы, взгляд в никуда или рисование каракулей на бумаге, отвлекающие вас от текущей задачи, активируют сеть пассивного режима работы мозга: нейронную сеть взаимодействия областей мозга, характерную для творческого мышления или блуждания мыслей, что благотворно влияет на внимание.

• Короткий десятиминутный сон улучшает когнитивные функции. Более долгий сон тоже работает, как показало исследование пилотов, у которых улучшилось время реакции после получасового сна.

• Разговоры с другими людьми, лицом к лицу или даже по телефону, уменьшают стресс и улучшают рабочие показатели.

• Смейтесь! Почитайте книгу анекдотов, комиксы или забавный блог. Исследование Университета Лома Линда установило, что пожилые люди, посмотревшие смешное видео, лучше решали тесты памяти, демонстрировали понижение уровня кортизола и повышение уровня эндорфинов и дофамина, что указывало на прилив энергии и позитивные чувства.

• Попейте и съешьте что-нибудь легкое.

• Прочитайте главу из художественной книги. Недавние исследования показывают, что при чтении увлекательной литературы в мозге происходят крупные сдвиги.

Основной вывод: обращайте внимание на свои занятия во время перерывов на работе или на переменах в школе. Потратьте несколько минут, чтобы как следует расслабиться дома (и это не всегда означает общение по смартфоном, по уже описанным причинам!). Все, что помогает расслабиться и избавиться от технологической лихорадки, восстанавливает ваше внимание и делает вас менее подверженным всевозможным помехам.

↓Тревога

В части II мы говорили, что технологии стали источником тревоги, связанной с «синдромом упущенной выгоды», который заставляет людей отрываться от работы для проверки электронных сообщений, поглощает ресурсы внимания и приводит к ухудшению работоспособности. Стратегии, изученные в предыдущем сценарии, можно применить и здесь. Сначала обозначьте свои ожидания: сообщите коллегам, что у вас есть новый план, согласно которому вы можете общаться с ними в четко определенное время. Есть много способов это сделать, но мы рекомендуем следующее. Разошлите электронные письма или текстовые сообщения всем, с кем вы общаетесь на постоянной и регулярной основе. Объясните, что вы работаете по «плану 90–20» (или по одному из планов, которые мы обсудим ниже) и что вы будете вне досягаемости в течение 90 минут, а затем проверите ваши контакты и ответите на все сообщения во время двадцатиминутного перерыва. Если раньше вы немедленно откликались на сообщения в социальных сетях, разместите там уведомление о вашем новом рабочем плане. В начале первой недели осуществления плана настройте автоответчик, оповещающий о вашем намерении. Через неделю большинство людей привыкнет к этому. Далее, если вы работаете в одном помещении с другими людьми (в офисе, дома, в библиотеке), поставьте красную табличку «Прошу не мешать» с уведомлением, когда вы будете доступны для общения. Подготовьте также зеленую табличку «Сейчас я готов ответить на ваши вопросы». При необходимости вы также можете воспользоваться приложениями для текстовых сообщений и телефонных звонков, пропускающими только экстренные вызовы. Такой подход уменьшает «синдромом упущенной выгоды» и избавляет от постоянного ожидания; в то же время вы знаете, что самые важные сообщения все равно дойдут до вас. Даже если вы не сможете полностью изолировать себя от профессионального и социального общения во время важной работы (на самом деле это едва ли возможно), ваше беспокойство начнет уменьшаться, и вы привыкнете к контролируемому ритму общения.

Вот два других варианта, помогающих избавиться от чувства тревоги как такового. Подумайте о практиках медитации и осознанного внимания, описанных в главе 10 и благотворно влияющих на мозг. Недавний метаанализ, проведенный сотрудниками Университета Джона Хопкинса, охватывающий 41 рандомизированный контролируемый эксперимент с участием 2993 человек, продемонстрировал умеренный эффект снижения тревоги в результате медитации. Опять-таки, физические упражнения – это отличная идея, так как метаанализ программ упражнений для здоровых взрослых людей свидетельствует об уменьшении тревоги и повышении качества жизни в целом. Эти результаты предполагают, что медитация и физические упражнения могут также уменьшить «синдром упущенной выгоды», заставляющий нас постоянно проверять электронные сообщения, но для подтверждения нужны дальнейшие исследования.