Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Во-первых, представьте себе: вы правильно и корректно зовёте журналиста в пресс-тур на какую-нибудь крупную международную выставку. А журналист с извинениями отвечает вам, что на эту выставку уже приглашён другим брендом, дал тому согласие на поездку.
В этом случае нужно извиниться и пообещать обязательно пригласить куда-нибудь ещё,т. е. сохранить хорошие отношения и закончить на позитиве. Но молодые пиарщики часто делают одну и ту же ошибку. Они пишут: «Ох, вы же там всё равно будете, заходите на наш стенд тоже, напишите о нас». Так делать нельзя. Журналист уже ангажирован другим брендом, он «занят». И после пресс-тура он будет писать о другом бренде.
Безусловно, он пройдётся по выставке, найдёт что-то ещё интересное и наверняка сделает ещё один материал, или пул новостей, или интегрирует дополнительные материалы в основную статью. Но сделает он это исключительно по собственной инициативе.
Запомните: если в пресс-тур везёте не вы, даже намекать на то, что журналисту неплохо бы подойти и к вашей экспозиции, некрасиво и невежливо. Это равноценно просьбе опубликовать бесплатную рекламу. Хотите завлечь журналиста? Сделайте обалденный стенд. Пусть он его, проходящего мимо, заинтересует. Тогда он о вас тоже напишет.
Во-вторых, не надо спрашивать журналиста и даже главного редактора «А может, кто-то другой поедет?». Если журналист понимает, что пресс-тур крутой, а поехать в него по каким-то объективным причинам не получается, он сам найдёт себе замену и вам её порекомендует. Если журналист отвечает «Извините, я не поеду», это означает лишь то, что он не поедет. За других он не отвечает. Собственно, это та самая причина, по которой лучше всего писать на общередакционный, а не индивидуальный адрес.
Всё, хватит о приглашении. Итак, журналист приглашён, следующая задача – организовать поездку.
Разбираясь с логистикой и проживанием журналистов, нельзя забывать о предварительной документальной подготовке, т. е. о получении журналистами виз, разрешений на въезд, страховок и т. д.
Если ваш пресс-тур – в ЕС, США или другие страны, требующие визы, то придётся об этом подумать. Здесь есть три пути:
1) вы не делаете визу, а ищете журналиста с визой;
2) вы полностью берёте визовые заботы на себя;
3) вы предоставляете необходимые данные и документы для визы, но журналист получает её самостоятельно.
У всех трёх путей есть свои плюсы и минусы. Вам нужно взвесить за и против и на этом основании сделать выбор.
Итак, путь № 1: сразу предупреждать, что визу вы не делаете и нужен журналист с визой. Как ни странно, это вполне корректное условие: вы обязаны обеспечить дорогу и проживание, но визу можете переложить на плечи самого журналиста.
Но в этом пути есть подводные камни. Во-первых, этим вы снижаете вероятность поездки нужного вам или достаточно квалифицированного журналиста. Поедет тот, у кого есть виза, а не тот, кто действительно может написать данный материал. Во-вторых, журналиста с визой в доступности у главреда может не оказаться – тогда с вами не поедет никто. Поэтому с точки зрения бюрократии и расходов это простой путь, а вот с точки зрения отдачи от пресс-тура он сомнителен.
В любом случае запросите у журналиста скан его визы как минимум для того, чтобы убедиться, что он ничего не перепутал и что виза не просрочена. Бывает и такое.
Путь № 2: вы делаете визу для журналиста. Соответственно, вам нужно:
– собрать с него данные для анкеты. Тут важный момент: если вы берёте на себя визовые заботы, не нужно тупо присылать журналисту анкету ЕС или какой-то другой страны и просить её заполнить. Заполнение анкеты – дело несложное, но занимающее какое-то время, и если журналист сам заполнит всю анкету, то полдела он уже сделает. Вам нужно выделить из анкеты те данные, которые вам нужно узнать у него (например, сведения о родителях или юридическое наименование места его работы) и составить свою упрощённую анкету, которую он может заполнить за одну минуту. Вы потом из неё скопируете нужные данные. Не нужно в этой анкете делать лишних граф, типа номера загранпаспорта – журналист так или иначе пришлёт вам копию, спишете оттуда. Это ваша работа, вы сами за неё взялись;
– забрать у него физический загранпаспорт и другие документы (справку с места работы, свидетельство о браке). Не нужно просить журналиста приехать и привезти документы самостоятельно – тогда уж ему проще приехать сразу в визовый центр. Если уж взялись, потрудитесь разориться и прислать за документами курьера;
– систематизировать все документы и данные от всех журналистов и подать их на получение визы. Здесь я подробных советов давать не буду, поскольку книга – о пиаре, а не о делопроизводстве. Правила подачи виз вам лучше узнавать на сайтах посольств конкретных государств. Например, в ЕС, США, Сингапуре и Китае правила совершенно разные. Имейте это в виду: даже если у вас большой опыт по получению рабочих виз через голландское посольство, в американском этот опыт бесполезен;
– вернуть паспорт с визой, а также сделанную вами страховку. Это тоже нужно делать курьером, и есть одно важное правило: ни в коем случае не прибегайте к практике «Мы встречаемся в аэропорту, там и отдадим вам паспорт и страховку». Документы должны быть возвращены журналисту сразу после готовности и никак иначе. Причин у этого несколько. Во-первых, до вашего пресс-тура у журналиста может быть другая поездка в иную страну, виза которой у него есть. Во-вторых, психологически неприятно, когда твои документы где-то неделями лежат. В-третьих, если журналист, например, гражданин Республики Беларусь, то у него это вообще единственный паспорт (в Беларуси нет понятия «общегражданский паспорт» и «загран») и т. д. В общем, не держите чужие документы без надобности. Это требование, кстати, соответствует и формальным правилам GDPR, Общего регламента по защите данных, действующего в Европе;
– про страховку подчеркну ещё раз: для визы вы так или иначе делаете журналисту страховку. Обязательно передайте её вместе с документами владельцу. Журналист должен знать все условия и номер телефона, по которому нужно звонить, если его собьёт машина. Если вы не отдадите журналисту страховку, то ответственность за последствия происшествия будет на вас. Точнее, она в любом случае будет на вас, так как вы организатор поездки, но неинформированием журналиста вы её усугубите.
Путь № 3. Вы предоставляете журналисту необходимые ему данные, а визу делает он сам. Это, если честно, мой любимый путь. У меня рука набита, я любую визовую анкету – что шенгенскую, что британскую, что американскую – заполняю за 20 минут механически, записываюсь в визовый центр на удобное время и провожу у окошечка подачи документов минут пять. Особенно я люблю американское собеседование. При получении первой американской визы офицер задал мне вопрос: «Кто убил Джесси Джеймса?», а при получении второй – «Кто был чемпионом серии НАС КАР 2014 года?». Потому что целями моих поездок было положить стреляную гильзу на могилу Джесси и попасть на этап НАСКАРА.
Что нужно журналисту от вас:
– бронь отеля, желательно на бланке отеля или агентства, а не на бланке вашей компании. Дело в том, что в ряде стран нельзя подать на туристическую визу самостоятельно, если в бланке отеля указано, что вас приглашает, например, компания «Филипс» – это требует рабочей визы. Сотрудники консульства могут к этому придраться. Так что лучше всего – бланк отеля;
– информация о билетах на самолёт;
– финансовая компенсация расходов на визу. Это обязательный момент: вы перекладываете на журналиста обязанность получить визу, но всё равно должны понимать, что визу эту он получает ради вас. И 100 долларов, которые стоит виза, ему нужно компенсировать. Иногда деньги мне передавали в конвертиках сразу (как-то прямо к визовому центру подошёл курьер), иногда компенсировали потом – это неважно. Главное – факт оплаты.
Не забудьте потом уточнить у журналиста, получил ли он визу и не нужна ли ему какая-нибудь дополнительная помощь. Журналисты – разгильдяи, могут перепутать всё что угодно.
Войти с помощью соц. сетей: