Распределение функциональных обязанностей между должностями

Для быстро растущей компании самым сложным может оказаться распределение функциональных обязанностей между должностями. Особенно если компания начиналась с «теплых дружеских отношений» между сотрудниками, по совместительству являющимися старыми друзьями или родственниками. Приведем пример распределения обязанностей для небольшой сети магазинов.

Генеральный директор:

♦ стратегическое планирование деятельности и развития компании совместно с акционерами;

♦ организация работы розничной сети для достижения ключевых показателей эффективности;

♦ вопросы развития сети;

♦ вопросы финансирования;

♦ оперативное руководство компанией.

Заместитель генерального директора по рознице:

♦ оперативное управление магазинами розничной сети;

♦ организация работы магазинов для достижения поставленных плановых показателей эффективности (товарооборот, средний чек, состояние магазинов и т. п.);

♦ разработка стандартов работы магазинов сети;

♦ руководство открытием новых магазинов;

♦ техническое обеспечение работы магазинов (торговое оборудование, ремонт помещений и т. п.);

♦ вопросы внутренней логистики;

♦ анализ эффективности магазинов.

Руководитель торгового (коммерческого) отдела:

♦ разработка ассортиментной и ценовой политики;

♦ разработка ассортиментной матрицы;

♦ разработка стандартов мерчандайзинга;

♦ составление плана и контроль выполнения продаж по группам товаров;

♦ проведение рекламно-информационных акций для стимулирования продаж;

♦ руководство работой сотрудников торгового отдела;

♦ анализ тенденций продаж по городу;

♦ планирование закупок;

♦ оперативная работа с поставщиками;

♦ организация работы отдела для осуществления закупочной деятельности;

♦ обеспечение достижения компанией установленных ключевых показателей эффективности (оборот в разрезе товарных групп, прибыль в разрезе товарных групп, оборачиваемость, соблюдение ассортиментной и ценовой политики, условий закупок и т. п.).

Контрольно-ревизионный отдел:

♦ контроль работы продавцов и иных сотрудников компании;

♦ контроль ассортимента и розничных цен на товары в магазинах сети;

♦ контроль применения ККМ;

♦ проведение инкассаций;

♦ контроль наличия товара и соблюдения стандартов мерчандайзинга;

♦ проведение инвентаризаций;

♦ контроль наличия необходимых документов торговой точки, продавцов и сертификатов товаров;

♦ контроль сроков реализации товаров.

Отдел персонала:

♦ практика кадровых процедур: подбор, обучение, мотивация, оценка;

♦ планирование и согласование с руководством численности и качественного состава персонала;

♦ кадровое делопроизводство;

♦ обучение и контроль соответствия стандартам работы;

♦ контроль работы персонала (ежедневный, периодический, аттестации);

♦ планирование и проведение мероприятий и действий по созданию позитивного морального климата в коллективе.

Финансовый отдел:

♦ управление финансовыми потоками;

♦ составление бюджета доходов и расходов компании;

♦ ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета;

♦ разработка и проведение налоговой политики;

♦ расчет рентабельности групп товаров, каждого магазина и компании в целом;

♦ управление кассовыми операциями;

♦ расчет розничных цен;

♦ установка порогов: минимальной наценки, минимальной выручки, максимальных сроков окупаемости;

♦ нормирование затрат: на магазин, склад, офис и т. д.;

♦ учет и проведение взаиморасчетов с поставщиками;

♦ учет и проведение взаиморасчетов с сотрудниками;

♦ учет движения денежных средств;

♦ контроль учета движения товаров, составление отчетов по продажам по магазинам;

♦ работа с фискальными органами;

♦ участие в проведении инвентаризаций.

Склад:

♦ оптимизация процесса товародвижения;

♦ оценка целесообразности заказов, ведение статистики продаж;

♦ прием и оприходование товаров от поставщиков;

♦ хранение и обработка товара для выдачи в магазин;

♦ распределение товара по магазинам по указанию менеджеров торгового отдела;

♦ возврат товара из магазинов по объективной причине и согласованию с торговым отделом;

♦ возврат товара поставщикам (на тех же основаниях);

♦ списание товара.

Магазин (продавцы):

♦ выкладка товара в торговом зале;

♦ реализация товара покупателям;

♦ хранение и учет товара в магазине;

♦ заказ товаров для продажи (при необходимости);

♦ распечатка и контроль состояния ценников;

♦ контроль сроков реализации товаров;

♦ списание товара.

АХЧ (административно-хозяйственная часть):

♦ контроль технического состояния электрических, тепловых и телефонных сетей, а также водопроводных коммуникаций;

♦ контроль работы компьютерной и торговой техники;

♦ текущий ремонт торговых павильонов и оборудования;

♦ текущая уборка и облагораживание помещений и территорий;

♦ подготовка открытия новых торговых точек.

Служба безопасности:

♦ обеспечение безопасной работы сотрудников компании и сети магазинов;

♦ обеспечение соблюдения коммерческой тайны;

♦ контроль трудовой дисциплины в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка;

♦ качественное и своевременное выполнение заявок на транспортные услуги.

Типовая организационная структура сети магазинов

Составление организационной структуры розничной сети обычно не входит в обязанности директора магазина. Тем не менее именно этот вопрос довольно часто задают на наших семинарах. Мы приводим здесь типовую организационную структуру (табл. 5.4). Надеемся, этот образец, а также приведенный ранее пример распределения функциональных обязанностей помогут вам составить аналог для своих магазинов.

Таблица 5.4. Типовая организационная структура сети магазинов

В заключение приведем некоторые правила формулировки функциональных обязанностей для заданной должности в должностной инструкции.

♦ Функциональные обязанности необходимо формулировать в соответствии с задачами должности.

♦ Функциональные обязанности должны описывать как рутинные, повседневные обязанности, так и стратегические, творческие – те, которые в меньшей степени поддаются формализации.

♦ Помимо непосредственных обязанностей, необходимо формулировать и общекорпоративные обязанности сотрудников, связанные с соблюдением корпоративных норм и правил, сохранением коммерческой тайны и с прочими особенностями работы.

♦ По возможности функциональные обязанности должны описывать не только «что делать», но и «как делать» (если это не закреплено в стандартах работы).

♦ Необходимо указывать и прилагать к должностной инструкции основные виды отчетности для данной должности.

♦ Формулировка функциональных обязанностей должна быть понятной для сотрудника любого уровня, но в то же время она не должна содержать профессионального жаргона и просторечных выражений.

♦ При формулировке обязанностей строго регламентированных видов деятельности, а также для формулировки обязанностей низших категорий персонала лучше использовать принцип подробного описания рабочего дня.

Однако помните, что все описать в должностной инструкции невозможно: жизнь сотрудника в компании сложнее и многообразнее.