Проведение инвентаризации

ОБРАЗЕЦ ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

(Продуктовый супермаркет)

Сплошная инвентаризация проводится при наименьших товарных остатках в два этапа.

1. В воскресенье днем, после подачи в торговый зал всего необходимого для дневной реализации проводится инвентаризация склада. При этом:

• за каждой холодильной камерой, складами закрепляется сотрудник, принимающий информацию о количестве товара на ТСД;

• вместе с ним работают 2–3 помощника, которые подбирают товар по штрихкодам, отбирают образцы с указанием на них количества данного наименования;

• просканировав весь товар с закрепленного участка, ответственный сотрудник передает ТСД системному администратору для формирования протокола;

• склад опечатывается после приема данных со всех ТСД.

2. В ночь с воскресенья на понедельник проводится инвентаризация торгового зала в следующем порядке:

• зал делится на секторы с указанием на стеллажах и другом торговом оборудовании порядковых номеров;

• за каждым номером закрепляется ответственное лицо для принятия информации на терминал;

• для пересчета товара отбираются образцы с указанием на них количества данного товара;

• образцы отбираются с торгового оборудования, начиная с верхней полки и двигаясь к нижней, в направлении слева направо;

• после пересчета закрепленного сектора терминал отдается системному администратору для переноса информации в протоколы приемки данных;

• протоколы распечатываются системным администратором; в строке «Данные собраны» проставляется фамилия ответственного лица, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора;

• протоколы передаются председателю инвентаризационной комиссии, который принимает решение о назначении новых ответственных лиц для проведения проверки товара на соответствие данным протокола;

• в случае обнаружения несоответствия фактического количества количеству, указанному в протоколе, исправления вносятся в графу «Примечание» за подписью двух ответственных лиц и протоколы сдаются председателю комиссии;

• председатель комиссии дает разрешение системному администратору на исправление ошибок в инвентаризационной ведомости, предварительно убедившись в правильности посчитанного товара;

• после исправления выявленных ошибок системный администратор фиксирует остатки и формирует сличительную ведомость;

• председатель комиссии принимает решение о проверке расхождений, назначив ответственных лиц, и сам принимает участие в этой проверке;

• расхождения более пяти штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и в секторах назначенными лицами;

• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара – в графе «Фактический остаток»;

• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считавшие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;

• после проверки председатель комиссии передает сличительные ведомости системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.

ОБРАЗЕЦ ИНСТРУКЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ МИНИ-РЕВИЗИЙ

(Продуктовый супермаркет)

Мини-ревизия проводится по выбранной товарной группе в ночь с воскресенья на понедельник.

Задействованные сотрудники: заведующий складом, администратор торгового зала, продавцы, старший кассир, системный администратор.

Выберите товарную группу для мини-ревизии.

Заведующий складом: проведите ревизию нужной товарной группы на складе путем сканирования количества товара на терминал сбора данных (ТСД). Этот товар не подавайте в торговый зал до утра, до времени получения сличительной ведомости и закрытия результатов.

Администратор торгового зала: с 04:00 до 08:30 проведите мини-ревизию товара в торговом зале в следующем порядке:

1) за отделом, подлежащим пересчету, закрепите продавца для отбора образцов;

2) поставьте задачу продавцу посчитать количество каждой единицы товара и проставить количество на образце;

3) образцы с указанным количеством передаются вам для сканирования на ТСД. При взвешивании весового товара на листе наклеиваются маркировки по каждому наименованию товара и также передаются вам для сканирования на ТСД;

4) информацию о товаре на ТСД передайте утром системному администратору для распечатывания протокола приемки данных с ТСД.

Системный администратор: проверьте по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара, закрыты.

(Просчитанный товар не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения системного администратора. На распечатанном протоколе в строке «Данные собраны» проставляется фамилия администратора, в строке «Данные приняты» – фамилия системного администратора.)

Зафиксируйте остатки после принятия информации с касс и создайте сличительную ведомость по образцу.

Старший кассир: обеспечьте бесперебойную работу кассовых терминалов. Для этого произведите закрытие ночных смен в период с 08:15 до 08:30 и открытие дневной смены в 08:20 при обычном режиме сменности с 09:00 утра.

Расхождения более пяти штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и в секторах установленными сотрудниками. При пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара – в графе «Фактические остатки». В конце сличительной ведомости ставится личная подпись проверяющего.

После проверки расхождений и внесения изменений в сличительную ведомость системный администратор выводит результат, который отдает на подпись управляющему магазином.

Управляющий магазином после подписания акта передает его на утверждение генеральному директору.