Заказ, поставка и приемка товара

ПЛАН ПОСТАВКИ И ВОЗВРАТА ТОВАРА

Как разрабатывать: в план поставок менеджер по группе вносит информацию о планируемых машинах на следующий рабочий день по образцу. План составляется на каждый день с указанием поставщиков, конкретного времени поставки товара, группы товара, имеющегося или нет возврата по каждому поставщику. В последней графе указывается фамилия менеджера категории.

Очень важно, чтобы менеджеры предварительно согласовывали точное время прибытия машины поставщика в магазин, так как это позволит оптимизировать работу в зоне приемки.

План поставки товара:

♦ составляется менеджерами категорий ежедневно;

♦ утверждается руководителем отдела;

♦ поступает менеджерам по приемке товара накануне дня поставок, до 17:00.

БЛАНК КОНТРОЛЯ ПРИСУТСТВИЯ АССОРТИМЕНТА НА МЕСТАХ

(заполняют администратор магазина и менеджеры по заказу товара)

Как разрабатывать: данный документ в электронном виде в общесетевой папке на рабочем столе должен быть у администратора, менеджера по заказам, управляющего магазином. Заявку на отсутствующий товар готовят администраторы торгового зала и сам руководитель торгового предприятия, то есть они заполняют первые четыре столбца:

♦ вид заявки;

♦ дата составления заявки;

♦ срок исполнения, установленный директором магазина, в течение которого менеджер закупки должен дать ответ на заказ этого товара;

♦ полное наименование товара.

Следующие четыре столбца заполняют менеджеры по заказам и их руководитель: ♦ поставщик заказываемого товара;

♦ контактное лицо и телефон данного поставщика;

♦ дата поставки товара или причина отказа в поставке;

♦ ответственный менеджер закупки.

Контроль за исполнением данной заявки по отсутствующему ассортименту и принятие решений по изложенным в ней фактам со стороны руководителя торгового предприятия должны происходить ежедневно. Практика показывает, что это способствует удовлетворению прежде всего покупательского спроса и держит в тонусе средний управленческий персонал.

ВЫДЕРЖКА ИЗ ИНСТРУКЦИИ ЭКСПЕДИТОРА

1. Перед поездкой.

График отгрузок в магазины утверждается руководителем по рознице и начальником склада.

Непосредственный руководитель информирует экспедитора о предстоящем рейсе.

По возможности на один и тот же маршрут выделяется один и тот же экспедитор.

В день погрузки до 09:00 экспедитор подходит к непосредственному руководителю за получением инструкций по отгрузке (время погрузки, номер автомобиля, порядок загрузки магазинов, маршрут рейса, получение товара в местах, не относящихся к складскому комплексу, и пр.) и в установленном месте встречается с водителем автомобиля.

2. Во время поездки.

Во время поездки экспедитор строго соблюдает маршрут и график движения по маршруту.

В случае отклонения от маршрута и графика движения, вызванного поломкой автотранспорта либо другими обстоятельствами непреодолимой силы, немедленно ставит об этом в известность непосредственного руководителя.

В случае приезда в магазин в позднее время в случае, когда выгрузка (приемка) товара не может быть закончена до окончания работы магазина, магазин имеет право перенести выгрузку (приемку) товара на следующий день. Экспедитор участвует в разгрузке товара в магазине. Сдача товара в магазине осуществляется поштучно.

3. После поездки.

В течение суток после возвращения из поездки экспедитор приходит в офис к непосредственному руководителю

и отчитывается о поездке, представляя имеющиеся документы и материалы.

По результатам отчета руководитель делает записи в плане-задании, на основании которого экспедитору начисляется заработная плата согласно положению об оплате труда.

ВЫДЕРЖКА ИЗ ИНСТРУКЦИИ ПО ПРИЕМКЕ ТОВАРА

Для приемки товара в соответствии с требованиями:

• возьмите у водителя комплект сопроводительных документов (две накладные, счета-фактуры, сертификаты и пр.);

• проверьте правильность заполнения документов;

• начните разгрузку, контролируя: соответствие наименований и количества товара сопроводительным документам; целостность упаковки;

• принимая товар по количеству, убедитесь в соответствии точного количества товара сопроводительным документам путем пересчета и перевешивания;

• принимая товар по качеству, убедитесь в соответствии качества, комплектации, упаковки, маркировки требованиям;

• при выявлении несоответствий укажите их в накладных (позиция, наименование, цена, принято по факту, причина);

• поставьте подпись с указанием должности, печать, дату, время приемки от и до в накладной;

• попросите водителя поставить подпись с расшифровкой фамилии, дату и время;

• передайте водителю возврат с предыдущей поставки (если есть).

ОБРАЗЕЦ СХЕМЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕЙ ОТГРУЗКУ ТОВАРА С ЦЕНТРАЛЬНОГО СКЛАДА В МАГАЗИН

ОБРАЗЕЦ ТРЕБОВАНИЙ К РАБОТЕ КОНТРОЛЕРА ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРА

При разгрузке машин постоянно находитесь в зоне приемки. Контролируйте процесс разгрузки, правильность работы товароведа и грузчиков.

Выборочно пересчитывайте отдельные товарные позиции.

Обеспечьте отсутствие посторонних лиц в зоне приемки, в которой могут находиться только водители и экспедиторы машин, разгрузка которых началась.

Самостоятельно срезайте пломбу, обращая внимание на состояние и номер пломбы. Запрещайте и контролируйте запрет на срезание пломбы любым другим категориям сотрудников.

Следите за тем, как сотрудники магазина, принимающие товар, общаются с поставщиками.

Своевременно и полно заполняйте журнал учета прихода товара, вносите в него выявленные расхождения.

При отсутствии машин поставщиков ворота (двери) дебаркадера держите закрытыми.