Бизнес-процесс «Работа с поставщиками»
Данный вид стандартов поможет вам упорядочить взаимоотношения с поставщиками. Для этого задайте себе следующие вопросы до составления каких-либо документов:
♦ почему я работаю именно с этим поставщиком (ответ не должен быть «потому что он человек хороший»);
♦ привозит ли мне поставщик все четко в соответствии с заказом или позволяет себе вольности (заказали йогурты разные, а получили все черничные);
♦ привозит ли мне поставщик все вовремя (ко мне за хлебом приходят утром, а почему-то привозят после обеда или как получится);
♦ если не этот поставщик, есть ли у меня запасной вариант и т. п.
Форма для разработки положения о работе с поставщиками в компании
Как разрабатывать: положение о работе с поставщиками похоже на положение об ассортиментной политике. В нем прописываются основные области взаимодействия и требования к поставщикам, принятые в вашей компании. Положение согласуйте с юристом и финансовым менеджером (главным бухгалтером) для выработки условий работы, касающихся юридических и финансовых вопросов. После согласований с данными службами необходимо утвердить положение у руководителя.
Не забудьте, что это документ для обеих сторон. Чем подробнее вы пропишете требования к поставщикам и условия взаимодействия, тем проще и быстрее вы сможете решать рабочие вопросы с имеющимися поставщиками и своевременно принять решение о начале работы с новым поставщиком.
Образец письма поставщикам при возможности выбора (ритейлер диктует условия)
Уважаемые господа!
Просим вас ознакомиться с порядком и формой предоставления информации о предлагаемой вами продукции.
1. Все коммерческие предложения по продуктам питания и сопутствующим товарам направляются в отдел закупок по электронной почте с указанием ваших контактных телефонов, факса, адреса электронной почты, контактных лиц. Рассмотрение вашего коммерческого предложения, представленного по установленной форме, производится в течение трех рабочих дней. Ответ на ваше предложение дается по телефону или по электронной почте.
Встречи с руководством компании для обсуждения заинтересовавших коммерческих предложений осуществляются ежедневно с 14:00 до 18:00 по предварительной договоренности с менеджером, ведущим вашу группу товаров.
2. Для заключения договоров на поставку товара поставщик должен представить следующие документы:
• копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
• копию документа (протокол, решение и пр.) о назначении (избрании) физического лица единоличным исполнительным органом юридического лица (директор, генеральный директор, президент), от имени которого данное физическое лицо заключает договор или выдало доверенность на заключение договора лицу, не являющемуся исполнительным органом юридического лица;
• копию лицензии на осуществление деятельности (в случае если деятельность поставщика по заключаемому договору подлежит лицензированию);
• копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• карту клиента (установленного образца) с подписями генерального директора и главного бухгалтера.
Каждый лист указанных выше документов должен быть заверен надписью «Копия верна» (кроме доверенности), подписью руководителя и печатью предприятия.
3. Договоры заключаются только по форме, утвержденной в нашей компании.
4. Договоры на поставку товаров заключаются с приложением спецификации поставщика и предоставлением образцов товара для регистрации в базе данных покупателя.
Как разрабатывать: опишите требования, предъявляемые вашей компанией потенциальным поставщикам. Данный вариант письма направьте поставщикам, в которых вы заинтересованы, перед началом договорной кампании. Это позволит вам дисциплинировать поставщиков в предоставлении всех необходимых данных о себе, тем самым вы существенно сократите время на заключение договоров.
Образец договора с поставщиком
ДОГОВОР ПОСТАВКИ №_____
г. _____ «___»______20__г.
Настоящий договор поставки заключен между: ________ зарегистрированным____________ расположенным по адресу:____________, в лице Генерального директора_____________, действующего на основании Устава (далее именуемым «Продавец»), и ___________ зарегистрированным___________ расположенным по адресу:_____________, в лице Генерального директора_____________ действующего на основании Устава (далее именуемым «Покупатель»), совместно именуемыми в дальнейшем «Стороны», а по отдельности «Сторона».
Стороны заключили настоящий договор (именуемый в дальнейшем «Договор») о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Продавец соглашается продавать Покупателю на основании предварительных письменных заказов Покупателя (именуемых в дальнейшем «Заказы») партии товаров (именуемых в дальнейшем «Товары») в ассортименте и количестве, указанных в Заказах по ценам, указанным в Спецификации, которая является неотъемлемой частью настоящего Договора, а Покупатель обязуется принять Товары и оплатить их на условиях, указанных в настоящем Договоре.
1.2. Продавец обязан поставлять товары со штрихкодом (штрихкодами) и артикулом (артикулами), указанными в Спецификации.
1.3. Продавец обязуется поставлять Товары согласно п. 1.2 во все магазины Покупателя (далее именуются магазины) по согласованной сторонами Спецификации. Покупатель оставляет за собой право отмены условий, указанных в п. 1.2. для конкретного магазина, письменно уведомив об этом Продавца.
2. ЦЕНА ДОГОВОРА
2.1. Цена на Товары устанавливается в валюте Российской Федерации.
2.2. Общая стоимость Договора определяется совокупной ценой выставленных счетов-фактур Продавцом Покупателю.
2.3. Цены на Товары согласовываются Сторонами путем подписания Спецификации, являющейся неотъемлемой частью настоящего Договора. Цены, указанные в ней, являются окончательными, изменению и дополнению не подлежат за исключением случаев, прямо указанных в настоящем Договоре.
2.4. О предстоящем изменении цены на Товары Продавец обязан предупредить Покупателя в письменной форме за 10 (десять) календарных дней. Новая цена на Товары согласовывается Сторонами путем подписания Акта согласования цен согласно п. 14.1, 16.1 настоящего Договора.
2.5. Цены на Товар в накладных и счетах-фактурах указываются в российских рублях и включают в себя стоимость транспортировки Товара до магазинов Покупателя, стоимость его маркировки, упаковки, а также все применимые налоги, пошлины, сборы и акцизы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
2.6. Продавец обязан не позднее чем за 1 (один) месяц письменно сообщить Покупателю о предстоящем переходе Продавца на упрощенную форму бухгалтерского учета или уплату единого вмененного налога либо о других льготах по уплате НДС во избежание потерь со стороны Покупателя при возмещении НДС из бюджета. Если такая форма учета уже принята Продавцом, Продавец обязан письменно сообщить об этом Покупателю до подписания настоящего Договора.
3. ФОРМА И УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ
3.1. Оплата поставленного Товара осуществляется путем перевода денег на расчетный счет Продавца не позднее 60 (шестидесяти) банковских дней после даты поставки Товара.
3.2. Днем оплаты по безналичному расчету считается день отметки банком Покупателя о принятии к исполнению платежного поручения.
3.3. Покупатель оплачивает каждую партию Товара по сопровождающим ее оформленным надлежащим образом товарно-транспортным накладным (ТТН) и счетам-фактурам. Счета-фактуры Продавец обязан представить в момент поставки.
3.4. Счет-фактура и ТТН считаются надлежащим образом оформленными, если они соответствуют п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и содержат следующие реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении (цена за единицу Товара с учетом НДС, стоимость всей партии с учетом НДС в российских рублях);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и печати организаций.
3.5. При неисполнении Продавцом п. 3.3 настоящего Договора Покупатель имеет право на задержку оплаты поставленного Товара до момента его исполнения.
4. УСЛОВИЯ ЗАКАЗА И ПОСТАВКИ ТОВАРА
4.1. Покупатель заказывает у Продавца Товары посредством направления Продавцу письменного или телефонограммой Заказа.
4.2. Продавец обязуется доставить указанное в Заказе количество Товаров в указанную (-ые) торговую (-ые) точку (-и) Покупателя в течение _______календарных дней с момента получения письменного Заказа Покупателя.
4.3. Доставка Товара Покупателю производится транспортом Продавца и за счет Продавца.
4.4. Доставка Товаров считается завершенной после приемки Товаров Покупателем, оформленной согласно ст. 5 настоящего Договора.
4.5. Продавец доставляет товар Покупателю в соответствии с графиком поставки со всеми необходимыми сопроводительными документами, в заказанном объеме и ассортименте, надлежащего качества с 09:00 до 20:00 часов местного времени.
5. ПРИЕМКА ТОВАРА
5.1. Приемка Товаров по количеству и качеству производится Покупателем в торговой точке Покупателя и подтверждается печатями и подписями с расшифровкой фамилий представителей обеих Сторон на сопроводительных документах.
5.2. Товары считаются принятыми по количеству согласно накладной Продавца, соответствующей Заказу Покупателя.
5.3. Качество Товаров должно соответствовать требованиям, изложенным в настоящем Договоре, санитарным, техническим и всем иным применимым нормам и стандартам Российской Федерации, а также стандартам и нормам фирмы-изготовителя и должно быть подтверждено прилагаемыми сертификатами соответствия, гигиеническими сертификатами, выданными уполномоченными органами по стандартизации. Продавец также обязуется предоставить Покупателю иные документы на Товары, если наличие таких документов требуется в соответствии с законодательством РФ.
5.4. Продавец обязан предоставить каждую единицу товара с информацией на русском языке в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 15 августа 1997 г. № 1037.
5.5. В случае обнаружения в процессе приемки недоброкачественных Товаров или Товаров:
• с просроченным сроком хранения;
• испортившихся до окончания срока хранения;
• потерявших товарный вид и/или неверной комплектности;
• в ненадлежащей и/или дефектной упаковке, далее именуемых «Недоброкачественные Товары», Продавец обязан своими силами и за свой счет заменить Недоброкачественные Товары качественными. В случае невозможности замены Недоброкачественных Товаров Покупатель вправе отказаться от Недоброкачественных Товаров и их оплаты. Продавец не имеет права настаивать на приемке Недоброкачественных Товаров и обязуется вывезти Недоброкачественные Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.6. В случае несоответствия количества Товаров в накладной и/или счете-фактуре с количеством Товаров, указанных в Заказе Покупателя, или в случае несоответствия цен в накладной и/или в счете-фактуре с ценами, указанными в Акте согласования цен, а также неправильно оформленных, равно как и отсутствующих сопроводительных документов, Покупатель вправе отказаться от приемки данных Товаров. Продавец не имеет права настаивать на приемке и обязуется вывезти непринятые Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.7. Минимальный срок годности поставляемых Товаров должен быть не менее ____ дней или 70 % от общего срока годности. В противном случае Покупатель вправе отказаться от приемки таких Товаров. Продавец не имеет права настаивать на приемке таких Товаров и обязуется вывезти непринятые Товары тем же рейсом, каким они прибыли.
5.8. Претензии по качеству продовольственных Товаров могут быть предъявлены Покупателем в течение срока годности Товаров (при условии соблюдения Покупателем условий хранения Товаров), а непродовольственных Товаров – в течение 6 (шести) месяцев с даты приемки Товаров.
5.9. В случае обнаружения после приемки Недоброкачественных Товаров, в том числе Товаров, испортившихся до окончания срока хранения (при условии соблюдения Покупателем или потребителем условий хранения товаров), а также в случае наличия претензий к Товарам, заявленных потребителем, Покупатель письменно, по факсу, электронной почтой, телефонограммой извещает об этом Продавца. Продавец обязан своими силами и за свой счет произвести замену или возврат недоброкачественных Товаров или возврат их стоимости (в случае их оплаты Покупателем) в течение 3 (трех) календарных дней со дня получения рекламации Покупателя. В случае невыполнения Продавцом данного условия Покупатель вправе отказаться от таких Товаров и от их оплаты либо вычесть их стоимость из сумм, подлежащих перечислению Продавцу за другие Товары.
5.10. В случае обнаружения недостачи в оригинальной таре производителя или скрытых недостатков Товара, которые не могли быть обнаружены при сдаче-приемке Товара, Покупатель составляет Акт об обнаружении недостатков и немедленно письменно (по факсу/электронной почте) или телефонограммой уведомляет об этом Продавца. В Акте указывается номер накладной, по которой поставлен Товар, и характер недостатков. При прибытии представителя Продавца составляется Акт приемки Товара по количеству и качеству.
6. ВОЗВРАТ ТОВАРОВ
6.1. Покупатель оставляет за собой право вернуть Продавцу нереализованные Товары с уведомлением об этом Продавца. Продавец обязуется забрать своими силами и за свой счет Товары в течение _____календарных дней с момента уведомления.
7. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
7.1. Стороны обязуются как в течение срока действия настоящего Договора, так и по окончании его действия ни при каких обстоятельствах не разглашать условия настоящего Договора и соглашаются обеспечить для защиты конфиденциальной информации от разглашения третьим лицам такие же меры, какие используются для защиты собственной конфиденциальной информации Сторон аналогичной важности.
7.2. Конфиденциальная информация доводится до сведения только тех сотрудников Сторон, которые непосредственно участвуют в выполнении настоящего Договора.
7.3. Несмотря на вышесказанное, конфиденциальная информация может быть раскрыта Стороной на основании законного требования государственного органа или по решению суда либо передана аудиторам или аффилированным компаниям Стороны при условии принятия аудитором или аффилированной компанией письменного обязательства о ее неразглашении. При этом раскрывающая конфиденциальную информацию Сторона письменно уведомляет противоположную Сторону о факте раскрытия или передачи конфиденциальной информации.
8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
8.1. Продавец несет полную материальную и иную предусмотренную законом ответственность за ущерб, причиненный Покупателю (включая без ограничения штрафы, уплаченные Покупателем, а также стоимость судебных издержек и юридические расходы) в связи с поставкой и дальнейшей реализацией поставляемых Продавцом Товаров (при условии соблюдения Покупателем условий хранения Товаров).
8.2. Продавец также несет полную материальную и иную предусмотренную законом ответственность за причиненный поставляемыми Продавцом Товарами (при условии соблюдения Покупателем и/или потребителем условий хранения Товаров) ущерб жизни, здоровью и имуществу потребителей Товаров и третьих лиц и соглашается полностью возместить Покупателю ущерб в связи с соответствующими исками и претензиями потребителей и третьих лиц, а также стоимость судебных издержек и юридические расходы.
9. ФОРС-МАЖОР
9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если такое неисполнение является следствием обстоятельств непреодолимой силы (обстоятельства форсмажора), а именно: пожара, наводнения, военных действий, землетрясения, действия органов государственной власти и управления, других обстоятельств вне контроля Сторон, если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Договора. При этом срок исполнения обязательств откладывается на период действия форс-мажора.
9.2. Сторона, для которой становится невозможным выполнить свои обязательства по настоящему Договору, обязана немедленно письменно известить другую Сторону о начале и окончании действия обстоятельств, предотвращающих выполнение ее обязательств, и в кратчайшие сроки представить другой Стороне справку Торгово-промышленной палаты Российской Федерации, подтверждающую факт наличия таких обстоятельств.
9.3. В случае если обстоятельства форс-мажора продолжаются более 90 (девяноста) дней, Сторона, не ссылающаяся на обстоятельство форс-мажора, имеет право расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке путем соответствующего письменного уведомления противоположной Стороны.
10. ПРИМЕНИМОЕ ПРАВО
10.1. Настоящий Договор регулируется, толкуется и исполняется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
11. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ
11.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникшие из настоящего Договора или в связи с ним, разрешаются путем переговоров.
11.2. Если Стороны не смогли разрешить спор или разногласие путем переговоров в течение 30 (тридцати) дней, он передается на рассмотрение в Арбитражный суд г. ____ и рассматривается в порядке, предусмотренном
Арбитражно-процессуальным кодексом РФ и другими применимыми законами РФ.
12. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
12.1. Настоящий Договор вступает в силу с даты подписания и действует в течение 12 (двенадцати) месяцев. В случае если ни одна из Сторон письменно не уведомит противоположную Сторону о своем желании прекратить Договор за 30 (тридцать) дней до даты окончания первоначального или последующих сроков действия Договора, срок действия Договора будет считаться автоматически продленным на дополнительные двенадцатимесячные периоды.
13. ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА
13.1. Если в Договоре не говорится об ином, настоящий Договор может быть досрочно расторгнут только путем письменного соглашения Сторон.
13.2. Несмотря на вышесказанное, Покупатель вправе во всякое время по причине или без нее расторгнуть настоящий Договор путем направления предварительного письменного уведомления Исполнителю за 30 (тридцать) календарных дней до даты расторжения Договора.
14. УВЕДОМЛЕНИЯ
14.1. Все уведомления в связи с настоящим Договором направляются по факсу или заказным письмом с уведомлением о вручении по адресам Сторон, указанным в настоящем Договоре.
15. ПРЕИМУЩЕСТВЕННОЕ ДЕЙСТВИЕ ДОГОВОРА
15.1. После подписания настоящего Договора все предшествующие переговоры и переписка в отношении предмета Договора теряют силу в части, противоречащей настоящему Договору.
16. ИЗМЕНЕНИЯ И ДОПОЛНЕНИЯ К ДОГОВОРУ
16.1. Все изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они совершены в письменной форме и подписаны должным образом уполномоченными представителями обеих Сторон.
17. ПЕРЕДАЧА ПРАВ И ОБЯЗАННОСТЕЙ СТОРОН
17.1. Ни одна из Сторон не имеет права передавать свои права и обязательства по настоящему Договору третьей стороне без письменного согласия другой Стороны, однако Покупатель вправе во всякое время передавать свои права и/или обязанности по настоящему Договору своей материнской, дочерней или аффилированной компании.
18. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ
19. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
19.1. Каждая из Сторон обязана в течение 24 (двадцати четырех) часов письменно уведомлять противоположную Сторону об изменении своих юридических и/или почтовых адресов и/или банковских реквизитов.
19.2. Реквизиты Сторон:
Подписи сторон:
Приложение № 1 к Договору № __
Спецификация Поставщика на поставку товара
1. Поставщик и Покупатель пришли к соглашению и утвердили следующий перечень поставляемых Товаров и цены на них.
Подписи Сторон:
Приложение № 2 к Договору № __
Прейскурант на участие в маркетинговых мероприятиях
1. Реклама в торговом зале магазина.
2. Требования к организаторам промоакций.
Для проведения дегустации (промоакции) организаторы должны подать заявку на ее проведение в письменной форме в отдел маркетинга, которая содержит:
• описание процесса дегустации;
• указание, сколько человек будет проводить дегустацию;
• описание необходимого оборудования (размеры);
• пожелания относительно дней недели и часов проведения.
Промоутеры должны иметь санитарные книжки (для промоутеров продуктов питания).
Промоутеры организатора должны быть одеты в установленную форму.
Промоутеры не имеют права покупать и употреблять товар в торговом зале до окончания промоакции.
Заявки на участие принимаются по телефону: ___________.
Как разрабатывать: процесс заключения договоров с поставщиками должен быть под контролем руководителя торгового предприятия.
Следует определить порядок заключения договоров с поставщиками. Первичный сбор информации о поставщиках и товарах должен подготовить менеджер товарной категории. По его представлению руководитель коммерческого отдела проводит переговоры, выставляя выгодные для компании условия, согласовывает протокол цен. Если коммерческий директор принимает решение о заключении договора, он его визирует и передает на рассмотрение главному бухгалтеру и юристу компании. Только после того, как договор будет завизирован этими специалистами, он поступает на подпись генеральному директору. Окончательное решение и подписание договора осуществляет только он, если право заключения договоров не предусмотрено и для коммерческого директора.
При заключении договоров поставки товара следует обратить особое внимание на предлагаемые условия оплаты. Как правило, предлагаются следующие варианты:
♦ предоплата;
♦ отсрочка платежа;
♦ оплата по реализации;
♦ оплата через определенный период. Это условие можно выдвинуть поставщикам при открытии нового магазина.
Не стоит при этом забывать о необходимости длительных партнерских взаимоотношений с выбранным поставщиком.
