Книга: Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь
Назад: 7.3. Среда. Определяем приоритеты
Дальше: 7.5. Пятница. Действуем без ущерба для себя
7.4. Четверг. Находим помощников
Ответственность — это слово, через которое я проверяю отношение человека к жизни.Илья Полесский
* * *
Сегодня мы поговорим о том, как облегчить себе жизнь. Главное правило — все, что может помочь, должно быть использовано. Это касается гаджетов, приложений и людей. Так какими помощниками стоит обзавестись прямо сейчас?
7.4.1. Планирование 3D
Для начала вернемся к планированию и посмотрим на него по-новому, уже с учетом умения определять приоритеты.
Классический план выглядит так:
1. Составить план на сегодня.
2. Выполнить первый пункт.
3. Осознать, что два запланированных дела вы уже сделали.
4. Отдохнуть от проделанной работы.
Я раньше тоже думал, что это шутка. Но потом понял, что без привычки определять приоритеты и систематизировать задачи большинство планов на день выглядят именно так. Происходит это из-за того, что анализ дел еще не доведен до автоматизма
Я постараюсь дать вам инструменты, методы планирования и определения приоритетов. Это полезно и важно знать.
1. Держать в голове
Или «Я и так запомню». Этот вариант подходит лишь тем, у кого очень хорошая память. Однако у этого метода есть сразу три больших минуса:
• Ограниченное количество задач, которые получится зафиксировать. Человеческий мозг неспособен вместить большое количество информации и в любой момент может вытеснить что-то из памяти.
• Риск недооценки / переоценки задач.
• Отсутствие возможности посмотреть и оценить, чего хотел и чего достиг.
2. Список дел
Список дел можно фиксировать в GoTasks-приложениях в своем телефоне с помощью списка и синхронизации с другими устройствами. Этот способ лучше предыдущего, так как дела не забываются и по мере выполнения вычеркиваются. Так вы можете оценить масштаб проделанной и предстоящей работы.
3. Диаграмма Ганта
Это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана или графика работ по отдельному проекту. Первый формат подобной визуализации когда-то был разработан Генри Гантом в далеком 1910 году. Сейчас эта диаграмма применяется повсеместно, к тому же она синхронизируется с различными инструментами.
Диаграмма Ганта очень эффективна для больших проектов и практически бесполезна для оперативного планирования. Она используется при разработке стратегии и позволяет оценить преимущества того или иного варианта.
Удобство диаграммы Ганта в нескольких нюансах:
• диаграмма позволяет увидеть и оценить последовательность задач и их относительную длительность;
• она помогает сравнить планируемый и реальный ход задач;
• наконец, благодаря наглядности диаграммы Ганта можно детально проанализировать выполнение задач: на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача не выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и так далее.
Сравните ниже проект строительства дома в виде таблицы (рис. 1) и диаграммы (рис. 2). Конечно, даты выбраны схематично, чтобы показать, как выглядит график в рамках одной картинки.
Рис. 1
Рис. 2
Если вы не хотите разбираться в настройках диаграмм самостоятельно, воспользуйтесь готовыми шаблонами в Google Excel (рис. 3), Smartsheet, GanttPRO и другими.
Рис. 3
7.4.2. Электронное планирование
Определим для начала три уровня задач:
1. Оперативные. Заносим в календарь.
2. Среднесрочные. Размещаем в приложении Priority Matrix.
3. Долгосрочные, сложные, разветвленные. С ними работаем в mind-облаке.
Уверен, что прямо сейчас рядом с вами, уважаемый читатель, есть мобильный телефон, и скорее всего, это смартфон/айфон. Можно использовать и приложения, открытые на компьютере, например Outlook или iCalendar на Mac. В общем, то, что всегда под рукой.
Для многих планирование — непривычное и неудобное занятие.
Я докажу, что это не так.
Есть два способа хранения информации: на бумаге и на электронном носителе.
Если у вас есть ежедневник, отложите его подальше, но прежде перенесите всю информацию на электронный носитель. Сделать это нужно, не откладывая на завтра.
Мы живем не просто в ХХI веке, мы живем в электронном мире, и наши дети вряд ли смогут вспомнить или понять, каким образом можно было обходиться без интернета, компьютеров, смартфонов и других гаджетов.
Давайте идти в ногу со временем. Предлагаю вам с сегодняшнего дня присоединиться к тем, кто свой электронный выбор уже сделал, кто использует все digital-достижения и существенно экономит время.
Я отношу себя к категории людей, упростивших свою жизнь. И у меня есть желание поделиться своим личным опытом.
В 2003 году я получил свою первую должность консультанта в кадровом агентстве RC Group и уже тогда стал планировать рабочее время. У меня было много встреч с кандидатами и клиентами, возникали важные дела и новые задачи по поиску соискателей.
Помню, как у меня появился первый настольный ежедневник, где шесть дней (без воскресенья) умещались на одной странице. Такой печатный, переплетенный металлической лентой календарь. Он помогал видеть сразу всю неделю. Да, это было удобно, но в таких органайзерах не хватает нужных граф.
Со временем я стал пользоваться другим ежедневником, в котором целый лист или даже два могли быть посвящены одной дате. Кстати, наиболее удобными были недатированные ежедневники, по той простой причине, что неизвестно было, сколько мог занять день — страницу, две или сразу четыре.
В дальнейшем я полностью перешел на электронные носители и умные приложения.
Однако отказываться от всех бумажных носителей не стоит. Ежедневник или блокнот пригодятся вам на переговорах. Использование бумаги в деловой беседе необходимо для достижения цели встречи.
Обычно проведенное на встрече время на 70% состоит из болтовни, и лишь 30% уйдет на конкретику, факты.
Фиксируйте, рисуйте схемы, переходы и взаимосвязи между главными моментами (освойте технику скетчноутинга, чтобы важное не ускользало от вашего внимания, не стиралось из памяти) и не теряйте нить разговора.
7.4.3. To-do list с Google-синхронизацией за пять минут
To-do list — тренд в вопросах самодисциплины. Что означает этот термин? Это список задач в календаре или любом удобном приложении. Называться они могут по-разному, но работают по одному принципу.
Для Android разработаны такие to-do list приложения, как Wonder List, Any Do, To-do List, Pro Do, GTI и другие. У iPhone такой же стандартный to-do list, список дел + напоминания: Pocket List, 24me, Carrot, «Авоська» — специально для списка покупок, «Минималист» и другие. Выбирайте самое удобное для себя и пользуйтесь им постоянно.
Перечень дел в to-do list удобен тем, что он позволяет не держать в голове действия, которые необходимо выполнить, а сохраняет их в вашем телефоне. Задача в списке обычно представляет собой короткую фразу, раскрывающую суть того, что надо сделать. После завершения рядом с ней ставится галочка, и строчка в списке вычеркивается или исчезает, в зависимости от ваших настроек.
Очень удобно синхронизировать смартфон со всеми устройствами, которые вы используете.
Сам я чаще всего использую обычный календарь в телефоне, а вносимую информацию помечаю разными цветами, и каждый цвет соответствует определенной задаче.
Итак, откройте, пожалуйста, на своем телефоне раздел «Календарь». Скорее всего, он не настроен и пуст. Однако сейчас вы попробуете его заполнить.
Для начала определимся со временем. Обычно на дисплее помещается несколько строк, а точнее, период с 10:00 до 15:00, который распределяется на весь экран.
При желании вы без проблем сможете увидеть весь день, а также неделю и месяц. Мы будем говорить в первую очередь о том, каким образом настроить ваш день.
Итак, четыре цвета, которые вам понадобятся:
Синий цвет — личный. Он стандартный. Любая внесенная задача попадает в раздел «Личное». Например, «сайт», «доработки» — это личное, книга «Самодисциплина» — тоже, потому что это мой личный проект.
Зеленый цвет — звонок. Он означает, что вам необходимо позвонить конкретному человеку (необязательно в конкретное время). Например, «Сергеев Андрей, хозтовары», «Ковалев по дебиторке» и так далее. Утром вы просматриваете план на день и видите, какие звонки нужно сделать. Самое главное: в конце дня, если из четырех звонков сделано лишь три, вы легким движением руки переносите оставшийся звонок на следующий день, ничего при этом не забывая.
Красный цвет — встреча. Красный, потому что этот блок должен быть более ярким и жестко привязанным к вашему рабочему дню. Если встреча назначена на точное время, пишем: «14:00 Cергеев Андрей». Для договоренностей без привязки ко времени запишите «Сергеев Андрей» и тоже отметьте красным цветом, он напомнит вам о встрече и предварительном звонке.
Коричневый цвет — ответственный. Если вы руководитель, то слово «ответственный» (в значении «некто, отвечающий за выполнение задачи») должно быть вам понятно. Если же вы работаете кассиром, офис-менеджером или ремонтируете часы, четвертый блок необходим вам по следующей причине: у вас нет подчиненных, но вы делегируете какие-либо обязанности.
Например, вы попросили знакомого принести новые инструменты, брошюры, книги, распечатки, он согласился и сказал, что принесет их в четверг. Вы ставите на четверг следующую отметку: «Алексей, инструменты».
Или же вы сдали в ремонт телевизор и вам сказали, что он будет готов примерно через десять дней. Допустим, это будет 12-е число, соответственно, у вас в этот день появится пометка «Samsung, узнать, забрать». Текст может быть любым, но задача будет отмечена коричневым, а это означает, что кто-то должен для вас что-то сделать, предоставить информацию или оказать ту или иную услугу.
Даже если вы договорились о чем-то со своим сыном, супругой, родственниками, помечайте это коричневым цветом, и тогда у окружающих будет ощущение, что вы ничего никогда не забываете.
Мой день обычно выглядит так:
Кстати, заметьте, какие сейчас слайды на тренингах и в рекламе. Это изображения с минимумом текста, потому что визуальная подача информации в большинстве случаев позволяет лучше понять, что же происходит на экране.
Сочетание выделяющих цветов и коротких заметок оптимально при составлении плана, потому что оно объединяет плюсы и текстовой, и графической подачи информации.
7.4.4. Майнд-менеджмент и интеллект-карты
Существует специальная технология графического отображения ваших дел, которая помогает эффективно планировать время и распределять ресурсы.
Я говорю об интеллект-картах. Для их создания можно использовать бесплатные приложения из Apple Store или маркета для Android.
Интеллект-карта — это продукт майнд-менеджмента, который выглядит как некая схема в виде дерева, ветви которого соединяют связанные между собой задачи.
Я пользуюсь подобными интеллект-картами с 2012 года. На мой взгляд, после классического календаря это один из наиболее эффективных инструментов планирования рабочего времени.
Почему я отвожу ему второе место? Интеллект-карты предназначены в первую очередь для среднесрочного или долгосрочного планирования, а не для ежедневных, текущих дел. Требуется определенное время, чтобы добавить нужные графы, отсортировать их по срочности и приоритетам.
Итак, прокомментирую детально, что представляют собой такие карты и как их нужно создавать.
Начнем с главного, с четырех основных правил создания карт.
1. Начинайте с центра. В центре находится главная мысль. Например, у вас есть проект «Запустить в работу собственный сайт». Начинайте с центра и прорисовывайте все важные для вас направления.
2. Заполняйте карту более мелкими задачами по часовой стрелке, начиная с правого верхнего угла. Так, работа и занесение информации будут более эффективными. Это правило чтения всех интеллект-карт. Если вы задаете другую последовательность, тогда обозначайте очередность цифрами или как-то иначе.
3. Постоянно находите взаимосвязи. Помните, что связи в интеллект-картах не только прямые, но и косвенные. Задачи, имеющие отношение друг к другу, соединяйте стрелками, даже если они находятся не на одном уровне.
Так, заполнением интернет-магазина на вашем сайте занимаются и дизайнер, и контент-менеджер.
Наш пример дополняется ветвями задач для веб-дизайнеров, верстальщика, копирайтера и других специалистов.
4. Вставляйте графические образы и меняйте цвета. Наш мозг не может читать большое количество текста, ему это неинтересно. Так что выбирайте разные цвета и вставляйте нужные картинки.
При выборе палитры для конкретной записи учитывайте, что есть несколько цветов, которые позволят менять скорость восприятия в зависимости от того, какой из них выбран.
Высокая скорость восприятия
Красный, желтый и оранжевый — это цвета, благодаря которым вы будете быстро реагировать на выделенное.
• Красный. Это цвет, который наиболее быстро воспринимается. Он максимально фокусирует внимание и считывается как сообщение о некоторых проблемных или опасных зонах, которые могут возникнуть, если на них не обращать внимания.
• Желтый. Цвет лидерства, цвет энергии. Активный, стимулирующий к движению. Желтый цвет увеличивает концентрацию, организует, улучшает память, способствует справедливому и быстрому принятию решений.
• Оранжевый. О нем иногда забывают, однако это провокационный цвет, цвет энтузиазма, возбуждения, динамики, энергии, некоего новшества. Он отлично привлекает внимание.
Средняя скорость восприятия
• Синий. Деловой, строгий, он настраивает на продолжительную работу и отлично воспринимается большинством людей.
• Черный. Очень ограничивающий цвет, идеален для написания текста, создания границ, строгий.
Низкая скорость восприятия
• Голубой. Цвет романтики, нежности, отлично подходит для фона. В английском языке нет отдельного слова для этого цвета: blue понимается и как синий, и как голубой. Для меня этот цвет означает свободу, движение к морю, небу, мечте.
• Зеленый. Расслабляющий, умиротворяющий цвет. Он позитивно воспринимается большинством людей.
• Коричневый. Самый теплый из цветов. Он ассоциируется с землей, надежностью, силой, уверенностью, стабильностью.
Эффективно распределяйте цветовую гамму, чтобы воспринимать информацию легче и быстрее.
Цвета с низкой скоростью восприятия лучше всего использовать для долгосрочных задач. Для дел, которые должны быть выполнены в ближайшее время, подходят красный, желтый и оранжевый цвета.
Завершая рассказ о цвете, приведу один из самых ярких примеров визуализации — цвета сигналов светофора: красный, желтый, зеленый.
Знаете, почему красный выбран в качестве запрещающего? Потому что наш мозг воспринимает его быстрее любого другого цвета. Он находится в категории цветов с высокой скоростью восприятия. То же касается и желтого цвета.
Давайте вспомним, какова скорость восприятия зеленого цвета? Низкая, он воспринимается дольше других цветов. Именно поэтому, находясь на природе среди деревьев, мы расслабляемся. Зеленый цвет сам по себе ослабляет наше внимание.
Как вы могли заметить, в современных светофорах применяются специальные знаки, показывающие, что надо идти/стоять, и высвечивается время ожидания, чтобы нам было комфортнее.
Представьте, если бы на светофоре появлялись просто одноцветные надписи: «красный», «желтый», «зеленый». Как думаете, насколько легко вы бы ориентировались? По этой причине вопрос цветовой палитры в планировании задач, связанных с элементами майнд-менеджмента и созданием интеллект-карт, я считаю наиболее важным.
7.4.5. Мобильные планируемые кайросы
Понятие «кайрос» (в переводе с греческого — благоприятный момент) можно трактовать по-разному. Быть в удобном месте в удобное время или же блестяще выполнить задачу в нужный момент.
Простыми словами, кайрос — это когда вы удачно зашли в магазин SPAR, который недавно открыли рядом с домом, и сразу купили все, что запланировали вы сами, жена и теща. И вам больше не придется искать разные товары в разных магазинах. Неплохой пример, правда?
Кайрос — это древнегреческий бог, покровительствующий шансам, благоприятным моментам.
В контексте самодисциплины понятие «кайрос» связано с удобным моментом для выполнения какой-то конкретной задачи.
Например, по дороге домой заехать в автосервис, на деловой встрече применить новый прием ведения переговоров, в магазине посмотреть некую интересующую продукцию, пересечься с начальником, когда у него хорошее настроение, чтобы спросить о повышении.
Кайрос бывает двух типов:
• Безусловный. Он наступает, когда вы находитесь в конкретном месте и есть необходимость сделать конкретное действие. Например, вы зашли в магазин, в котором нужно купить необходимую вещь.
• Условный. Возникает при благоприятном стечении обстоятельств. К примеру, вы давно собирались заехать в автосервис при наличии свободного времени. И вот как-то раз у вас в офисе выключили свет и начальник по доброте душевной распустил всех по домам. Отличный момент для поездки в автосервис!
Как использовать кайросы?
Во многих приложениях мобильных телефонов с последними прошивками элемент кайрос используется в напоминаниях и календарях. В частности, в стандартном iOS в приложении «Напоминания» есть раздел «Напомнить по месту». На Android можно установить гео-напоминания в приложении Google Keep. Выбирайте место, в котором вам нужно напомнить об определенной задаче.
Например, вы хотите купить новую книгу, которая есть только в нескольких магазинах города. Вы наносите местоположение магазинов на карту и в следующий раз, когда вы будете рядом с одним из них, кайрос напомнит вам о покупке книги заодно с текущими делами.
Аналогично вы создаете папки со списками задач, которые необходимо решить по мере возможности. Например, у вас есть папка, которая называется «Магазин Metro». Приезжая в этот гипермаркет, вы открываете папку и видите, какие необходимые покупки добавили в список вы сами или ваша жена.
Таким образом, у вас есть два варианта использования кайросов на практике:
• для указания геопозиции, в которой вам что-то нужно;
• в списке задач, который вы создаете, например, в GoTasks.
Задание № 10. Принцип очередности, или Совет на $25 000
Суть его проста: сначала выполняется до конца одно дело, потом другое, затем третье и так далее по списку задач. Поверите ли вы, что сейчас получили бесплатно совет, за который когда-то было заплачено $25 000?
А ведь именно такую сумму в начале ХХ века (сейчас это большие деньги, а тогда были колоссальные) получил один консультант за рекомендацию, данную Чарльзу Швабу. Впоследствии этот совет был назван по имени его адресата — методом Шваба.
Америка, начало прошлого века. Президент Bethlehem Steel Шваб попросил Айви Ли, консультанта по стратегическому планированию, дать совет, как наилучшим образом использовать время. Недолго думая, Ли предложил следующее: «Вечером каждого дня пишите список дел, которые вы собираетесь сделать завтра, и нумеруйте их по степени важности. Утром следующего дня приступайте к первому делу, ни на что не отвлекаясь, и выполняйте, пока его не завершите. Затем незамедлительно приступайте к выполнению дела № 2 и также ни на что не отвлекайтесь до его окончания.
Действуйте таким образом весь рабочий день. Даже если вы не дойдете до конца списка дел, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать». Заплатить за этот совет он попросил столько, во сколько будет оценена его значимость.
Через две недели Ли получил чек на $25 000, на котором мелкими буквами было написано: «Это самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет».
Если вы не совсем понимаете, с какого из многочисленных дел стоит начать, вспомните совет господина Ли и очень быстро увидите результат.
