7.3. Среда. Определяем приоритеты
Целью стратегии является отыскание такого пути, который требует наименьшего расхода времени и энергии и дает возможность достичь наибольшего успеха.
Брайан Трейси
* * *
В этой главе мне бы хотелось вернуться к нашим «пожирателям времени», так как эта тема — важнейшая для планирования и постановки целей.
7.3.1. Высвобождаем время: список ваших хронофагов
Как по-вашему, сколько часов в день вы тратите впустую?
Задумайтесь. Можете даже записать эту цифру. У участников моих тренингов по этой теме, людей образованных, занимающих высокие должности, эта цифра доходила до 2–2,5 часов в день. Меня всегда удивляла такая самокритичность.
Некоторые участники, правда, писали «пять минут» и считали, что все у них в порядке, однако лучше осознавать наличие «убийц» времени и преувеличивать их количество, нежели не видеть их совсем.
Статистика говорит о том, что главный враг рабочего времени — процесс выполнения работы за других людей, по просьбе коллег или приказу начальства.
В группу «временных киллеров» входят также неожиданные распоряжения, совещания, общение с коллегами не по делу, просмотр сайтов, ответы на электронные письма и так далее.
Если говорить о типовых «пожирателях времени», то я бы назвал как минимум пять наиболее ярких представителей.
Тайм-киллер № 1. Прерывающие события
Представьте: вы чем-то заняты, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос, звонит телефон или приходит письмо со срочным вопросом от клиента… Каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса. Приходится тратить время на консультацию, ответ, извинения. После этого вернуться к прежней сосредоточенности на задаче очень трудно. В результате дело, которое может быть сделано за несколько часов, растягивается на два дня.
Как бороться с прерывающими событиями?
• Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время для того, чтобы перезвонить по пропущенным звонкам.
• Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
• Переложите часть прерывающих событий на подчиненных, если у вас есть такая возможность. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону.
• Ставьте на стол красный флажок и договоритесь с коллегами — когда он появляется на столе, это означает: «Я занят, подойдите через пятнадцать минут».
• Тренируйте концентрацию, учитесь не отвлекаться.
Тайм-киллер № 2. Бестолковая трата времени
Очень опасные «поглотители времени» — мероприятия или события, не отвечающие вашим задачам. К этому типу хронофагов относят корпоративные совещания или собрания, где необходимо присутствовать «для галочки».
К ним же можно причислить ситуации, когда вы договорились о встрече, а человек опаздывает, бесцельную болтовню с коллегами, постоянные перекуры, просмотр социальных сетей.
Как бороться с бестолковой тратой времени?
• Бросьте курить.
• Договоритесь с коллегами или начальством, что вы поприсутствуете только на той части совещания, где нужны лично.
• Если вам не нужно участвовать в обсуждении, договоритесь о возможности заниматься своими делами, не отвлекая коллег.
• Всегда берите с собой гаджет или блокнот, чтобы с пользой провести время возможного ожидания.
Да, поначалу это кажется утопией — не каждый начальник пойдет вам навстречу, да и не всякий сразу решится бросить курить. Однако эти примеры помогут вам разработать свои способы борьбы с непродуктивностью.
Тайм-киллер № 3. Хаос
Неумение оценивать собственные возможности и оптимизировать работу тоже ворует у нас время. Нечетко сформулированную или неправильно поставленную задачу невозможно выполнить оперативно и эффективно.
Постоянная необходимость решать срочные, а не стратегически важные задачи скоро приведет к ухудшению результатов работы.
Как бороться с хаосом?
• Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня, и проанализируйте получившийся список.
• Еще раз перечитайте первые главы этой книги и начните составлять планы на день, неделю, месяц, год.
• В планах на день обязательно закладывайте время на отдых, питание, восстановление сил.
• Определите, какие задачи приоритетны, а какие можно отложить.
• Разберитесь на своем рабочем столе и в компьютере, чтобы нужные материалы всегда были под рукой.
• Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось собираться повторно.
С окружающим хаосом справиться достаточно просто. Мне помогают в этом два базовых принципа:
1. Без сожаления избавляйтесь от любого барахла на рабочем месте.
Работая в крупной компании — операторе сотовой связи, я обратил внимание, что столы моих коллег выглядели по-разному. У 80% людей они были чем-то завалены, и лишь единицы держали на столе, помимо компьютера, небольшую стопочку бумаг в лотке и канцелярские принадлежности.
Угадайте, кто был более продуктивен?
Да, и вот что еще поразило меня в то время — начальство чаще всего придиралось к тем, кто сидел за чистым столом. А все потому, что эти люди работали, а не демонстрировали бурную деятельность.
Но если на рабочем месте у такого человека мало документов, складывается ощущение, что он бездельник. Вот такой парадокс.
2. Постоянно проводите «чистку» в голове.
Сортируйте дела по степени важности и срочности выполнения, тогда вы успеете сделать все поэтапно, без лишних эмоций. Когда задач чересчур много и все они требуют внимания одновременно, вы можете запаниковать. Даже на физическом уровне вы демонстрируете, какая неразбериха царит в вашей голове: постоянно порываетесь куда-то бежать, хватаетесь то за одно, то за другое. Действия становятся хаотичными, еще немного, и вас охватит паника.
Такие тревожные метания начинаются, когда вместо сегодняшнего дня излишне переживаешь за вчера и завтра. Придите на помощь своему мозгу, структурируйте поступающие «вводные» хотя бы на листе бумаги или в телефонных заметках.
И еще несколько советов:
— Не держите все в голове. Как-то ехали мы с товарищем и беседовали, причем 90% времени говорил он. Мы давно не виделись, ему было что рассказать. Говорили мы с ним на самые разные темы, начиная с политики и заканчивая книгами.
Слушать его было очень интересно. Если мне нравилась какая-то мысль, я доставал телефон, открывал раздел заметок «Мысли в дороге» и ее записывал. Мне было бы сложно запомнить все, о чем говорил товарищ, но теперь, если будет необходимость, я в любой момент восстановлю в памяти то, что меня заинтересовало.
— Рисуйте. Делайте это постоянно: на встречах, при телефонных переговорах, для себя. Необязательно быть художником — рисуйте как можете, но так, чтобы картинки были вам понятны.
Я чаще всего использую обычные элементы блок-схем: прямоугольники, круги, стрелочки и т. п. Кто-то для визуализаций использует Mindjet, кому-то достаточно обычной бумаги. Выбирайте самый удобный для себя способ визуальной фиксации важных моментов.
— Освойте в своих гаджетах программные продукты, которые помогают систематизировать входящий поток информации.
От себя настоятельно рекомендую хотя бы раз в месяц интересоваться обновлениями в программах, связанных с постановкой задач, организацией работы и фиксацией информации.
Еще лет пять тому назад мы с супругой настроили Google Tasks для походов в магазины и создали разные разделы: аптека, продукты, вещи и так далее. Супруга в восторге, когда у программы появляются обновления и новые возможности. Электронные помощники значительно упрощают и рабочие, и бытовые моменты.
Тайм-киллер № 4. Беспокойство
Все мы живые люди, а это значит, что у нас есть чувства и эмоции, в том числе и те, что препятствуют эффективному решению задач. Среди самых распространенных эмоциональных проблем можно назвать волнение, боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания. Причем эта проблема касается всех нас.
Даже если вы уверены, что не беспокоитесь, в любой момент вы можете ощутить волнение, непонятную тревогу, падение настроения. Как с этим бороться?
• Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
• Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
• Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы начать ее решать.
• Обратитесь за индивидуальной помощью в решении эмоциональных проблем к тренеру или психологу.
• Добавьте физические нагрузки, разнообразные фитнес-тренировки.
• Сформируйте приятный круг общения и становитесь ближе с теми, с кем вам приятно быть рядом или беседовать.
Тайм-киллер № 5. Сверхзагрузка
Зачастую мы ничего не успеваем потому, что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам, и не умеем вовремя проконтролировать результат работы других и исправить допущенные ошибки. В результате наша работа не выполняется в срок, а мы чувствуем себя полностью вымотанными.
Как бороться со сверхзагрузкой?
1. Освойте технологию конструктивного отказа. Его формула выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива)».
Подробнее о том, когда и как говорить «нет», мы остановимся в следующем разделе.
2. Избавьтесь от чувства вины, возникающего, если вы не можете помочь. Совершенствуйте управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или работы по моей индивидуальной программе.
Пора дать бой «пожирателям времени»! Самый эффективный метод борьбы с хронофагами — своевременно их заметить и удалить.
7.3.2. Учимся отказывать
Вспомните, как часто вас просили выполнить ту или иную задачу? И неважно, кто именно обращался за помощью: самые близкие родственники, друзья, коллеги, начальство, вообще незнакомые вам люди…
Если вы ни в чем не отказываете другим в ущерб себе, то на вас постоянно будут давить и «вывозить» собственные проблемы.
Стоит ли вам учиться отказывать? Пройдите короткий тест из трех вопросов, и поймете сами.
Ответьте честно:
1. Просьбы, которые вы выполняете, вам навязывают?
2. Чувствуете ли вы угрызения совести, если отказываете в просьбе?
3. С просьбами в первую очередь идут к вам, а не к другому человеку?
И если хотя бы на один вопрос вы дали утвердительный ответ, необходимо начать учиться говорить «нет».
Постоянные просьбы крадут многое из вашей жизни: время, деньги, здоровье, свободу.
Человек, который обращается к вам с просьбой, на самом деле просит один или несколько видов ваших ресурсов. Вы готовы ему это дать?
При этом я, конечно же, не призываю отказывать всем вокруг. Есть так называемое правило «доброго бумеранга», поэтому поддерживайте своих коллег, друзей и родственников. Однако помните, просители легко могут сесть вам на шею. Учитесь владеть ситуацией и говорить «нет».
«Время — то же, что и деньги: не растрачивайте его, и у вас будет его вдоволь», — писал Гастон Левис. С французским писателем невозможно не согласиться.
7.3.3. Матрица сравнения
Помните случай с мастером, который хотел занять у меня тридцать тысяч рублей? Тогда, выйдя на улицу, я составил именно матрицу сравнения, и она помогла мне принять верное решение.
Рассмотрим один из наиболее логичных подходов к определению приоритетного направления, когда требуется сделать выбор между похожими задачами.
Например, два клиента могут с вами встретиться только в определенные часы, причем временной промежуток совпадает. Вам предстоит сравнить и выбрать, с кем встретиться в первую очередь, а с кем позже (или вовсе ограничиться звонком).
Или же аналогичная ситуация: вы покупаете новый смартфон и выбираете из двух вариантов.
Наиболее удобный вариант решения задачи — составить визуальный список и выписать необходимые параметры: модель, цену, вес, время работы аккумулятора, размер. При этом каждому параметру присвойте баллы — ценность каждого параметра для вас лично.
Тогда, например, один из телефонов может «победить» во всем, кроме времени работы аккумулятора. Для вас же это окажется самым важным фактором, которому вы отдали пять баллов, а другие оценили максимум в два-три балла. Так вы сможете посчитать соответствие каждой модели вашим ожиданиям и требованиям.
Подобную систему можно использовать при выборе клиента, с которым необходимо назначить встречу. Проанализируйте сумму сделки, историю взаимоотношений, связи клиента в вашей компании, последствия отказа от встречи и другие значимые факторы. Уверен, вы не ошибетесь с выбором.
7.3.4. Делегирование
Пора поговорить о том, как выполнять поставленные задачи быстрее. Какие-то дела требуют вашего непосредственного участия, в остальных же случаях я рекомендую передать задачу тому, кто справится лучше и быстрее. Так вы избежите сверхзагрузки и постоянного беспокойства.
Мы прошли несколько блоков самодисциплины: обозначили цели, научились наводить порядок в мыслях, определили приоритеты. Пришло время перейти к делегированию.
Как говорил Иммануил Кант: делегировать работу выгодно — так вы экономите свое время.
Есть три вида задач, которые настоятельно рекомендуется делегировать другим:
• Рутинные дела.
• Специализированная деятельность, которую могут выполнять, например, портной, горничная и другие мастера своего дела.
• Дела, которые вам не нравятся. Да, именно так. Если вам не по душе то, что вы делаете в данный момент, просто передайте задачу тому человеку, который, вполне возможно, именно от этой работы будет получать удовольствие. А если нет, тогда предложите ему деньги или интересную альтернативу.
Делегирование состоит из нескольких частей. Если составить формулу, оно будет выглядеть так:
Делегирование = поручение + полномочия + доверие.
Возможно, вы произносили что-то подобное про себя или вслух: «Если хочешь, чтобы работа была сделана хорошо, сделай ее сам».
В основном это классическое заблуждение, которое выражается короткими определениями:
• гордыня (никто не может сделать эту работу лучше, чем я);
• неумение общаться (сделать работу самому проще, чем объяснять другому);
• самообман (я так давно и так хорошо выполняю свою работу, что не допускаю ошибок);
• боязнь плохой оценки (если кто-то сделает работу лучше меня, я предстану в невыгодном свете);
• самоуверенность (всю работу я могу сделать сам, мне не нужна помощь);
• неумение работать в команде (работать с другими для меня слишком сложно).
Задумайтесь над этим и все-таки начните делегировать, потому что перераспределение обязанностей действительно выгоднее для вас.
Я бы сказал так: подключая к работе другого квалифицированного человека, вы не тратите самое важное: свое время, деньги и нервы.
Обязательно найдутся другие люди, которые выполнят задачу быстрее, дешевле и с большим воодушевлением.
Если вам кажется, что все руководители только и делают, что снимают с себя обязательства и раздают задачи направо и налево, то знайте — это не так.
Яркий пример успешного человека, который большинство дел выполнял сам, — Сергей Галицкий, основатель и бывший владелец сети магазинов «Магнит».
У него потрясающая работоспособность. Этот замечательный человек утверждает, что засыпает для того, чтобы пойти на работу, — настолько он сильно вовлечен. Галицкий не делегирует, а делает все лично.
Такой подход, без сомнения, имеет право на существование. Но каждый ли выдержит настолько высокий темп работы?
При этом стоит понимать, что процесс делегирования также занимает определенное время. Нужно определить для себя, какой допустимый процент времени вы готовы уделять объяснению задач другим людям и их обучению.
Помню, как-то раз я объяснял новому подчиненному Алексею один из подходов нашей компании. Это был 57-й случай, когда я повторял одно и то же. Объяснял, что нужно говорить, зачитывал скрипты.
Сотрудник ушел, а я задумался, как это можно оптимизировать. И тут меня осенило — я включил программу для записи видео с экрана и еще раз вызвал Алексея. В этот раз я стал записывать наш разговор, рисовал схемы на экране, зачитывал тексты. После того как был рассказан необходимый материал, я попросил новичка задать вопросы и ответил на них.
Изначально получилась запись длиной в час, после ответов на вопросы добавилось еще двадцать минут. Я выложил файл на YouTube и открыл доступ по ссылке.
Сейчас эта видеозапись — основа для обучения новых сотрудников, ссылка на нее дается каждому вновь приходящему.
Так я избавил себя от основной рутины по введению в курс дела и освободил время для других важных задач.
Задание № 9. Метод Киплинга
Делегирование — это не сбрасывание срочных и неприятных заданий, а отказ от излишних обязательств.
Заметьте, это не означает, что вы снимаете с себя ответственность за выполнение определенного дела. Вы можете делегировать некоторые функции, но ответственность за итоговый результат лежит на вас.
Чтобы детально рассмотреть делегирование, введем формулу 5W1H (What, When, Why, Who, Where and How — вопросы, которые были заданы в стихотворении «Есть у меня шестерка слуг».
Этот метод еще называют методом Киплинга. Именно он обозначил шесть простых вопросов в знакомом нам с детства стихотворении:
Есть у меня шестерка слуг,
Проворных, удалых,
И все, что вижу я вокруг, —
Все знаю я от них.
Они по знаку моему
Являются в нужде.
Зовут их: Как и Почему,
Кто, Что, Когда и Где.
Я по горам и по лесам
Гоняю верных слуг.
Потом работаю я сам,
А им даю досуг…
С помощью техники 5W1H вы можете получить новую информацию, формулируя ответы на шесть наводящих вопросов.
Используйте его, чтобы четко определить и поставить задачу.
Вопросы звучат так:
What — что надо сделать?
Why — почему эта работа важна?
Where — где это должно быть сделано?
When — когда эта работа должна быть выполнена?
Who — кто несет ответственность?
How — как надо выполнять эту работу?
В идеале спрашивать нужно именно в такой последовательности. Ответив на все эти вопросы для себя или своего подчиненного/товарища/коллеги, вы сможете с максимальным успехом делегировать ту или иную задачу.
Умение ставить разумные вопросы — признак ума и проницательности. Метод можно упростить — перед делегированием ответьте для себя на три главных вопроса:
1. Какая цель у этой задачи, для чего ее нужно выполнить?
2. Почему именно вы или тот человек, которому вы делегируете, должны это делать?
3. Каким именно способом можно решить поставленную задачу?
Таким образом, делегирование осуществляется с помощью простой и удачной формулы:
Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано!
