Курс по ведению переписки
Вы, вероятно, уже думаете, когда мы доберемся до электронной почты, так? Это та еще фигня, я знаю. В нашу эру не утонуть в море электронной переписки – воплощение старой пословицы: «Это непросто, но кто-то же должен это сделать». И увы, этот кто-то – вы. Если вы постоянно ничего не успеваете, то в этом можно обвинить время, которое вы тратите на печатанье писем.
(Не говоря уже о долгих часах, уходящих на поиск идеального смайлика. Тут есть дикий кабан, два дракона и рыба фугу, но нет лампы Аладдина? Но часто ли рыба фугу встречается в текстовых сообщениях? Гораздо реже, чем Дэвид Боуи попадается в моих письмах и эсэмэсках, в этом я вас могу заверить.)
В любом случае (не знаю уж, к лучшему или к худшему), just f*cking do it означает держать электронную переписку под строгим контролем. Это относится как к личной, так и к рабочей корреспонденции – не говоря уж о текстовых сообщениях, каналах «Slack», платформах «Snapchat», «Tumblr», «FacePlace», «MyLink» и что бы там ни было. Эти формы общения могут быть необходимыми или ненужными, прикольными или скучными, но все они съедают время. Многие люди не думают об этом, когда беспечно кликают «Отправить», в тридцать седьмой раз на дню посылая сообщение с одним и тем же текстом: «Спасибо, хорошо!»
Я привела в пример электронную почту, потому что на дворе XXI век. Но те же принципы применимы к переписке в целом, включая сортировку ваших счетов, пригласительные открытки и купоны на сезонную распродажу мебели вплоть до годовой стоимости каталогов «Athleta», которые не имеют для вас никакой ценности, если вы не выросли на 15 сантиметров за этот год и не полюбили принты на спандексе.
О чем это мы говорили? Ах да, об электронных письмах.
Теперь, вместо того чтобы дрожать над своим рабочим столом, я попрошу вас выпрямиться, согнуть пальцы и приступить к работе. Если в вашем электронном почтовом ящике накопилась гора писем высотой с Эверест, вызовите вашего внутреннего проводника-шерпа и начните восхождение к вершине.
Дело не в размере ящика, а в том, как вы его используете
Приводить отговорку типа «Я получаю так много электронных сообщений» для оправдания собственной несобранности и расхлябанности все равно что говорить: «На заднем дворе моего дома так много комаров, что я скорее буду сидеть там и позволю кровососам пожирать меня заживо, чем намажусь репеллентом и зажгу ароматические свечи».
ОЧЕВИДНЫЙ ФАКТ: большинство из нас получают офигительно огромное количество писем. Но это «огромное количество» не обязательно относится к объему входящих сообщений. Просто их слишком много для вас, если исходить из возможностей ваших текущих организационных систем, которые либо плохо работают, либо вообще не существуют.
Конечно, некоторые получают больше писем, чем другие, но на самом деле проблему представляет не количество сообщений. Проблема заключается в управлении временем. Причина, по которой у вас возникает чувство, как будто вы получаете слишком много писем, в том, что вы пользуетесь вашим почтовым ящиком недостаточно эффективно и тратите на работу с сообщениями слишком много времени.
Помимо отписки от всех рассылок и озвучивания просьбы к своему отцу не присылать вам грязные шутки, почти невозможно сократить объем писем, которые вы получаете. Все, что вы можете сделать, так это подобно Эдварду Нортону атаковать свое второе «я», свою половину расщепленной личности, которую сыграл Брэд Питт в фильме «Бойцовский клуб». (Прошу прощения, если испортила впечатление от фильма, но вам все равно нужно ответить на письма, прежде чем у вас появится время посмотреть его.)
Но пока у вас не прошел запал, прошу заметить: я сказала, что «почти» ничего нельзя сделать. Есть одна простая тактика для снижения количества входящих сообщений.
Вы можете сами писать меньше.
Как изменить привычки в переписке
Относитесь ли вы к исходящим письмам как к этакой личной помойке? Тратите ли вы часы на сочинение длинных электронных писем, которые никто не читает? Или же вы ведете восемь различных цепочек переписки с одним и тем же человеком, хотя каждая из них относится к одному и тому же проекту (или к одному и тому же фильму)?
Ну что ж, если проблема переполненного почтового ящика вам не чужда, то вы можете положить конец этой тенденции и уничтожить ее на корню. Вот несколько способов посылать меньше писем.
Это был не Рик Джеймс
Вам хочется протянуть руку через киберпространство и виртуально пообщаться с кем-нибудь ради развлечения или потому, что вам скучно (хроническое откладывание продолжается?). Поэтому вы посылаете три невинных, но совершенно бесполезных сообщения о погоде, о распродаже и о встреченном по пути на работу парне, который, возможно, был Риком Джеймсом (но скорее всего просто похож на него). Вы потратили две минуты на каждое сообщение и – чудо из чудес – получили три ответа. Потом вы две минуты читали каждое сообщение и, возможно, ответили на них (еще по две минуты на каждое). Замкнутый цикл ответов продолжается. Неожиданно вы понимаете, что убили сегодня двадцать минут на три бесполезные цепочки электронных сообщений, и после этого удивляетесь, почему ваш электронный ящик распухает, как лодыжки беременной женщины в августе?
Я много чего могу сказать о себе по этому поводу, но попытаюсь быть краткой. Иногда я набираю двухминутное сообщение, потом на секунду задумываюсь, а не открою ли я тем самым поганую банку с пауками (для себя или для человека на другом конце), и удаляю его. Может быть, я потеряла две минуты и одну секунду, но зато сэкономила время, которое ушло бы на обработку потенциального ответа, не говоря уже о том, что спасла мужа от никуда не годной истории о парне, который не был Риком Джеймсом.
Пользуйтесь принципом «все включено»
Если у вас есть начальник/коллега/клиент, с которым вы ведете регулярную переписку, попытайтесь сжать ее до одного или двух сообщений, а не писать пять, шесть или шестнадцать писем. Если ваш вопрос или тема не горят, наберите черновик, который вы добавите к другим сообщениям, написанным в течение недели, а потом отправите их все сразу. Это также поможет вам отделить зерна от плевел, если к среде вы осознаете, что понедельничный вопрос оказался настолько глупым, что и задавать его не стоит. Удалите черновик, и никто о нем не узнает.
Делайте все по старинке
Поднимите телефонную трубку. Пройдите по коридору. Включите рацию или переговорное устройство. Возможно, вы потратите меньше времени, переговорив с нужным человеком, чем будете обмениваться сообщениями по почте, особенно когда вы тратите драгоценное время, пытаясь выбрать правильный «тон». Тон – это такая штука, которая рождается у вас во рту, а не обязательно выражается посредством смайликов.
Кому какое дело?
Не каждая мысль, которая приходит вам в голову, должна превращаться в электронное сообщение и отсылаться немедленно, как тифозный больной в карантинную палату. Прежде чем начать набивать сообщение, спросите себя: «А имеет ли это смысл?» В половине случаев ответом будет «нет».
А вот несколько способов для отправки болеекачественных сообщений.
Только факты, мадам
Бывает ли так: вы бьетесь в агонии, сочиняя рабочие письма, а потом люди, которым они адресованы, не делают и половины из того, о чем их попросили (если вообще делают), и вам приходится повторять свою просьбу через неделю? Это происходит потому, что они видят ваше имя в списке входящих и тотчас выдают автоматический ответ: «сд; нч». Может быть, ваши письма и представляют собой идеальный образчик информативности и прекрасны в эмоциональном плане, но все они ПРОСТО ОФИГИТЕЛЬНО ДЛИННЫЕ. Я побывала в разных частях этого уравнения (антигуру: они такие же, как мы!), и такое никому не на пользу. В «Гамлете» (акт II, сцена 2) печально известный трепач Полоний восклицает: «Краткость – сестра таланта». И это также сестра эффективной рабочей переписки по электронной почте.
(И да, это предназначалось конкретному лицу. Мне не очень приятно признавать, что я обращаюсь с обидами, как Ленни Смолл ласкает кроликов.)
Вам стоит придерживаться деловой фигни, без риторических экивоков, и тратить меньше времени на составление ваших официальных посланий. Тогда другие прочитают их и все только выиграют.
Задавайте наводящие вопросы
Если вы когда-нибудь смотрели пресс-конференцию на телевидении, то видели около тридцати журналистов, из которых только одному удается задать вопрос знаменитости, политику или директору ФБР, стоящему на подиуме. Это означает, что их вопрос сочли достаточно весомым. Одно, может быть, два предложения, высказанных кратко и точно. Придерживайтесь того же подхода при сочинении электронных писем. Задавайте вопрос, на который хотите получить ответ, уже в первой же строчке, и с гораздо большей вероятностью получите ответ. Вы также обнаружите, что вам не нужны строки со второй по двадцать девятую.
Заведите часы
Поставьте срочность на первое место (но не ставьте двадцать красных восклицательных знаков подряд, как в предсмертных записках). Лучше пользуйтесь ясным, информативным языком в начале вашего сообщения, например: «Мне нужно это знать к 5 часам вечера». Обозначение временного промежутка может показаться бесцеремонным, но поскольку вы не тот мальчик, который кричал «Волки!», люди скорее ответят к установленному сроку, чем если написать им расплывчатое «Когда у вас будет свободная минутка».
Если дело не такое срочное, то вам, вероятно, даже не нужно посылать сообщение.
«Здорово! Спасибо!»
Если вы обязательный человек, то можете сэкономить себе много времени, воздержавшись от вредных сообщений типа «Здорово! Спасибо!», которые большинство ненавидят получать, так как они засоряют ящик. Пять секунд на ответ на 50 сообщений в день – и ваша экономия времени будет выглядеть так:
4 минуты/день → 5 дней/неделю = 20 минут/неделю →
18 ЧАСОВ В ГОД
Это два с четвертью восьмичасовых рабочих дня, которые вы можете потратить на другую фигню или же на то, чтобы сказаться больным (вроде пищевого отравления) и уехать на выходные в домик вашего друга у озера где-нибудь в Нью-Джерси. Правда, я сама так не поступала, заметьте.
Ради продолжения беседы давайте предположим, что у вас здоровое отношение к переписке. Либо у вас никогда не было проблем (конечно же, не было), либо вы приняли предыдущий совет во внимание и получили отличные результаты (всегда пожалуйста). И хотя вы успешно отвадили вашего папочку от рассылки голых фоток, количество входящих писем все равно такое, что вы завалены ими, как герои фильма «Сияние» – снегом.
В таком случае вам в качестве противоядия нужен другой фильм ужасов: «Чистка» (в русском переводе – «Судная ночь»). Возможно, у вас уйдет больше двух часов, чтобы высидеть всю картину, но к концу вы получите долгожданные мурашки по спине – в хорошем смысле.
Чистка
Одна моя подруга недавно призналась, что у нее в ящике 13 000 непрочитанных сообщений. Не стоит говорить, как я ей соболезную.
С того дня, когда она зарегистрировала свой почтовый ящик, у нее ни разу не выпадало того волшебного момента, когда во «Входящих» не было бы сообщений, требующих ее внимания. Это чудесное состояние называется «Ноль во входящих», и – боже мой! – какое же это прекрасное ощущение.
(Здесь надо подчеркнуть, что, подобно фразе «Наплевать на все», этот термин может немного вводить в заблуждение. Наплевать на все по сути означает, что вы живете один, голый и спите в камере сенсорной депривации, где, как я подозреваю, не получаете ни одного электронного сообщения. Но это невыгодный результат для другого человека, если он не герой рассказа Филиппа К. Дика. Подобраться к нулевому количеству сообщений в вашем ящике может оказаться такой же недостижимой целью, но вы способны довольно близко подойти к ней.)
Что нужно делать вам (а также моей подруге, благослови ее господь), так это чистить, чистить и чистить. А затем тренировать свои «чистящие» мышцы ежедневно или еженедельно, чтобы вам никогда не пришлось посвящать этой проблеме больше определенного количества часов. Первоначальная чистка может занять весь день. Если у вас в ящике 13 000 сообщений, то она займет и всю неделю. Но раз вы всерьез вознамерились придерживаться принципа just f*cking do it в долговременной перспективе, вам нужно выстроить стратегию, сконцентрироваться и приступить к делу в кратчайшие сроки. Потратьте время сейчас, чтобы сэкономить его потом.
Вот как выглядит большая чистка.
Выстройте стратегию: сделайте так, чтобы в вашем ящике не осталось (или почти не осталось) непрочитанных сообщений, удаляя и архивируя их или отвечая на них. Просматривайте подряд все письма, которые находятся в вашем е-мейле в данный момент. Все одним ударом.
Концентрация. Выделите время в своем календаре. Да поторопитесь, пока вам не пришло еще 10 сообщений! (Если ситуация совершенно вышла из-под контроля, вы можете посчитать свои сообщения и разобраться с 10 % из них одним ударом, чтобы подсчитать, сколько времени у вас уйдет на просмотр всей корреспонденции и сколько банок «Ред Булл» вам нужно выпить, чтобы довести дело до конца.) Нет сомнения, что придется поставить чистку ящика в приоритет перед всеми остальными, менее срочными заданиями, как, например, эпиляция или другие занятия.
Совет: проводить чистку лучше рано утром или поздно вечером, так как в это время вы, скорее всего, получаете меньше сообщений.
Приступайте к делу: начните с операции «Удалить», потому что это чертовски просто. Вы просто сидите, нажимая клавишу перемещения курсора со стрелкой вниз, а другой палец держите на иконке мусора, удаляя сообщения о просроченных сделках с авиабилетами, регистрационные заявки на участие в программе компании «Weight Watchers» для похудения и прочий мусор, который вы по непонятной причине не удалили в тот же момент, когда он попал в ваш ящик. Вы планировали ответить этому вежливому парню из Нигерии, который попросил вас перечислить ему 300 000 долларов? Функция сортировки по отправителю – это подарок, который поможет вам уничтожить все сообщения из отдела кадров одним нажатием клавиши. Вы когда-нибудь получали хоть одно содержательное письмо от кадровиков? Ну вот и я о том же.
Затем вам пригодится функция «Архивирование». Программа сортировки почты оснащена полезной приблудой добавления папок. Можете мне поверить на слово. Так что если в ящике есть сообщение, которое не требует ваших немедленных действий, но может понадобиться вам впоследствии, вы можете создать папку и отправить туда всю не очень нужную фигню. Например, мои папки озаглавлены так: «Приглашения на выступления», «Германия» и «Разное». (Назначение различных папок похоже на ящик, куда вы прячете секс-игрушки, когда к вам приезжает мама. Очень практично.)
Наконец, пришло время функции «Ответить». Именно этого вы избегали все время – говоря людям, что «вы не получали такого сообщения» или «у вас не было времени прочитать его», потому что вы якобы не увидели его среди других 12 999 других писем или же присваивали ему разные приоритеты. Пора налить себе бокальчик клюквенного сока и грохнуть их всех. Большинство из них, вероятно, будет нетрудно заметить и утилизировать, но если на какое-то сообщение нужно потратить время или силы, отложите его в сторону и запланируйте это отдельным заданием в своем списке срочных дел на неделю. (И прислушайтесь к словам Полония, пока выполняете его.)
Так что садитесь и удаляйте, удаляйте, удаляйте. Сделайте еще шаг вперед и архивируйте, архивируйте, архивируйте. Не будьте тем парнем, который отвечает, отвечает, отвечает!
День за днем (или неделя за неделей)
Вы успешно перелопатили свою почту и достигли отметки «0» в папке «Входящие» (или близко к этому), так что теперь будет не так трудно удерживаться на плаву и не давать ящику снова засориться. Можно даже выделить время, когда вы будете заниматься сортировкой писем и только ею (Х) на протяжении Y минут или часов, в зависимости от производственной необходимости.
А если у вас уже выработался рефлекс, как у собаки Павлова на «дзинь», который издает ваш телефон или компьютер, уведомляя о получении нового сообщения, вы же знаете, что можно отключить этот сигнал, не так ли? Я так делала довольно часто, когда мне нужно было заниматься редактированием текстов, не отвлекаясь ни на что, и при этом я не пропускала ни одного срочного письма. Вся эта фигня ждала меня после обеда, когда я была готова разгрести завалы. Конечно, я работала в издательском бизнесе. Если вы работаете в «Гугле», они могут отдать вас под трибунал за такой поступок. Это просто предупреждение.
Ключ ко всему – управление временем и знание своего фронта работ, а не тот безумный завал, который вы накопили за последние шесть месяцев. Вы можете выполнить 10 % чистки, о которой я говорила, прикинуть, сколько времени уйдет на то, чтобы закончить ее, и потом выделить столько времени, сколько вам нужно, чтобы просматривать свой почтовый ящик в течение дня или недели. Если у вас на это есть всего 30 минут или 2 часа (и больше ничего), вы будете более организованным, менее утомленным и избавитесь от репутации Того Парня, Который Никогда Не Отвечает На Мои Письма.
Почтовая лихорадка
Наконец, у меня есть специальный совет для всех Саймонов, читающих эту книгу.
Беспокоитесь ли вы о том, что если вы не будете проверять свой ящик какое-то время, то с плеч полетят головы, королевство падет, а бурундуки не получат ангажемента и никогда больше не выйдут на сцену и во всем этом будете виноваты вы?
Если это так, то у вас Почтовая Лихорадка и я здесь, чтобы сообщить вам о том, что «патологическая ответственность», при всей ее соблазнительности, – не выход.
Я знаю, что вы думаете иначе. Так думала и я на протяжении примерно двадцати лет, или когда там электронная почта вошла в обиход, пока не поняла, что попала в ловушку замкнутого цикла ответов. Процесс без начала и конца, пусть и менее отвратительный, чем человеческая многоножка, но такой же трагичный.
Для начала скажу: патологическое желание отвечать на электронные письма в тот же момент, когда они приходят, – это хрестоматийный примерответной реакции на произошедшие события в ущерб упреждающим действиям. Это все равно что пытаться ходить по воде, вместо того чтобы плыть по ней, – вы тратите всю энергию на то, чтобы оставаться на одном месте. И это плохое место. Место отчаяния. С таким же успехом вы могли бы обмотать все эти цепочки электронных писем вокруг своих лодыжек и пойти ко дну, потому что именно туда вы и направляетесь. Если вы в течение всего дня только и делаете, что интенсивно удаляете, архивируете, отвечаете, вам никогда не удастся сделать что-то другое и вы потонете. В океане писем. Понятно?
Вы, вероятно, научились отвечать слишком быстро на какое-то сообщение, а через секунды или часы осознавали, что нужно сказать больше, и это вызывало необходимость написать еще одно письмо. Подождите. Сконцентрируйтесь на этой задаче позже, на всем сразу, когда у вас будет время и силы подумать, выстроить стратегию и реагировать с упреждением событий, глядя в будущее. Когда вы сможете отвечать фразой «Просто факты, мадам» и у вас будет время для «все включено».
Если вы оказались в лапах почтовой лихорадки, попробуйте упражнение «Остановись, упади, откатись» со страницы 95. Отойдите от девайса, сделайте глубокий вдох, посмотрите на список срочных дел и вспомните: вы приметесь за электронные письма в 3 часа дня, между визитом к зубному и составлением проекта пресс-релиза.
Волшебство планирования поможет освободить ваш мозг от почтовой лихорадки.
Вот вам немного высококачественной ментальной уборки прямо сейчас.
Модемное соединение
Хотите узнать, сколько почтовых пожаров вы сможете потушить даже без помощи пожарного шланга? Просто притворитесь, что ваша машина XXI века для выхода в Мировую паутину представляет собой модем телефонной связи из 1987 года, поэтому вы можете проверять почту только два раза в день, так как устройству нужно три часа только на подключение к интернету!
Если вы будете реже проверять почту или сократите количество ответных писем, которые посылаете каждый день, вы понизите уровень фонового шума, который постоянно отрывает вас от работы и других важных дел. А лучше сделать так, чтобы каждая проверка почтового ящика стала отдельным пунктом в списке обязательных дел.
Если между подключениями пройдет довольно много времени, многие вопросы будут решены кем-то другим (независимо от того, имеют ли они отношение к работе или к вопросу «где мы встретимся сегодня за ужином»). А те семнадцать сообщений о преимуществах ресторана «Olive Garden» перед таким же модным заведением «Red Lobster» можно удалить после очередного «модемного подключения». В качестве бонуса вы получите неограниченное количество хлебных палочек, потому что выбор очевиден: конечно же «Olive Garden».
Хотя электронная почта представляет собой, вероятно, самую распространенную угрозу для человека, готового жить по принципу just f*cking do it, переписка может принимать самые разные формы. Как я уже сказала, после чтения этого раздела вы дважды подумаете, стоит ли посылать ненужный текст или размещать его на «Slack», потому что тем самым вы спровоцируете лавину отвлекающих факторов и запустите «замкнутый цикл ответов», после чего не сможете даже дышать, не говоря уже о выполнении запланированных дел.
Трудно быть человеческой многоножкой.
