Как стать гуру тайм-менеджмента: техника Pomodoro
Если вы не можете сосредоточиться на задаче и постоянно отвлекаетесь – продуктивность тает на глазах. Решить проблему поможет «помидорная» техника тайм-менеджмента.
При чем здесь помидоры?
В 1980-х годах создатель системы Pomodoro Франческо Чирилло был еще студентом. После окончания первого курса и успешной сдачи экзаменов он испытывал депрессию. Приходя из университета домой, Франческо продолжал учиться и вскоре понял, что не понимает, на что тратит свое время.
Новые экзамены наступили быстрее, чем он думал, и оказалось, что Чирилло не готов к ним, хотя и проводил за учебой много времени. Осознав это, он задался вопросом: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?» Подобной цели мало – нужен был объективный судья, и им стал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так техника и получила свое название.
Суть техники
Вы разбиваете свое рабочее время на отрезки – условно они называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Перед запуском таймера вы должны составить список рабочих задач. Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня».
Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.
Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами, лучше расслабиться и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить ее выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырех отрезков сделайте долгий перерыв – от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните ее из списка и принимайтесь за следующую.
Ведение списка задач нужно для самоконтроля и наблюдения за своей эффективностью. Например, в конце недели вы можете посмотреть, сколько «помидоров» потратили на выполнение той или иной задачи.
Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространенные единицы измерения, чем «помидоры», – минуты.
Что делать с отвлечениями
Хотя техника Pomodoro создана для того, чтобы бороться с отвлечениями, в процессе работы они все равно появляются. Если 25-минутный отрезок времени еще не закончился, а вы не можете не отвлечься, поставьте апостроф «’» на листе в том месте, где вы записываете крестики. После этого занесите новую активность в список ваших задач и попытайтесь закончить ту задачу, над которой работали до этого.
В официальной версии техники этого нет, но многие советуют оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов – это задача максимальной важности, а 1 балл – задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера, который ни в коем случае нельзя ставить на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.
Каждый раз, когда вы говорите кому-то: «Я к этому вернусь», – вы запускаете цикл в своем мозгу. И этот цикл будет крутиться там до тех пор, пока вы не поместите в систему заменитель, которому можно доверять.
Дэвид Аллен,
эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, создатель популярного метода повышения личной эффективности Getting Things Done
Если вы все-таки отвлеклись, поставьте напротив незавершенной задачи прочерк «-». Оценивая их позже, вы сможете понять, на какие задачи вам следует обратить внимание в будущем.
Последующая оценка
Использовав технику Pomodoro несколько дней, вы сможете оценить, сколько «помидоров» у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач, вы заранее оцениваете, на какие из них выделить больше времени, на какие – меньше, а какие стоит перенести на завтра.
Со временем можно разделять рабочие отрезки на несколько частей, оставляя 3–5 минут в начале отрезка для изучения сделанной до этого работы и 3–5 минут в конце для просмотра того, что вы делали сейчас.
Этот анализ не требует изменений в продолжительности «помидора». Если же анализ дается вам с трудом, отложите его на будущее. Это означает, что вы еще не освоили азы техники.
Резюме
Используя технику Pomodoro, вы увеличиваете свою продуктивность, делая больше за меньшее время. Попробовав эту систему, эффективность вашей работы и учебы заметно вырастет. «Помидорная» техника разовьет вашу решимость действовать в сложных ситуациях и достигать собственных целей.
