Смотрим на свои дела с высоты птичьего полета

Когда я начал фиксировать задачи, проекты и поводы для беспокойства, существующие в сознании, я обнаружил у этого процесса еще один позитивный эффект.

В книге «Как привести дела в порядок» автор предлагает важный ритуал. Он состоит в еженедельном просмотре всех записей за неделю, включая проекты, ожидания и тому подобное. Взгляд на задачи, проекты и обязательства с высоты птичьего полета действительно позволяет испытать эмоциональный подъем, поскольку вы видите свою жизнь под новым углом зрения и можете эффективно планировать на неделю вперед, точно зная, что не упустите ничего важного.

Всякий раз, когда я просматривал свой список задач, проектов и остальных дел, я чувствовал, что нахожусь во взлетающем самолете и далеко внизу вижу город, который быстро уменьшается в размерах. Задачи, которыми я в данный момент занимался, — как и автомобили на улицах подо мной — становились по размеру с насекомых. Я мог видеть, сколько задач у меня в работе и сколько свободного пространства имеется между ними. Здания и гаражи, символизировавшие проекты, также уменьшались в размерах, и можно было увидеть, насколько хорошо они сочетаются друг с другом, образуя общую картину моей жизни. Можно было начинать думать о том, насколько хорошо те или иные обязательства вписываются в данный «район» с учетом уже имеющихся в нем «зданий» и «автомобилей». Время от времени подниматься над повседневной жизнью и смотреть на нее с определенной дистанции — критически важно. Это позволяет вовремя скорректировать направление или внести другие изменения.

Но можно подняться еще на более высокий уровень, и тут нам пригодится простая идея о «горячих точках».

Продуктивность и контроль

Большинство людей обращается к книгам по продуктивности в надежде, что они помогут им восстановить контроль над той массой дел, которые нужно переделать.

Мне тоже нравится осознавать, что все, за что я несу ответственность, находится под контролем. Каждая задача, проект или незавершенное дело, которое мне удается перенести из сознания на внешний носитель, высвобождает чуть больше внимания, чтобы сфокусироваться на задачах, которые позволяют мне стать более продуктивным.

Сегодня, хотя дел у меня больше, чем раньше, у меня больше и контроля над работой, чем когда-либо прежде.

Когда вы делаете шаг назад и восстанавливаете контроль над работой, появляется возможность работать рациональнее, более осознанно и целеустремленно, и в конечном итоге достижение выдающейся продуктивности дается существенно легче.

Техники, о которых я писал до сих пор, помогают мне высвободить неимоверное количество времени и внимания, которые можно направить на то, что действительно является важным.

Но из всех стратегий, которые мы до сих пор обсуждали, ни одна не поможет вам контролировать свою жизнь лучше, чем эта. Экстернализация задач и проектов помогает лучше фокусироваться, меньше беспокоиться и продвигать свои идеи и проекты вперед. Можете не верить, но с ее помощью вы действительно подниметесь на новый уровень и ощутите, что можете гораздо лучше контролировать свою работу и жизнь в целом.

«Горячие точки» — всего лишь название очень простой идеи, позволившей мне лучше контролировать работу, чем когда-либо прежде. «Горячие точки» позволяют взглянуть на работу и жизнь с высоты птичьего полета.

Ваша жизнь, сведенная в единый список

В ходе проекта мне стало очевидно, что большинство методов организации и управления делами попросту не стоят нашего времени.

По моему мнению, отдача от любого метода продуктивности должна быть просто огромной, поскольку на каждую минуту, которую вы инвестируете в свою продуктивность, вы теряете одну минуту, которая могла быть потрачена на реальную работу.

К счастью, в этом смысле «горячие точки» соответствуют самым жестким критериям.

«Горячие точки» — это ваш портфолио. Абстрагируясь от деталей, все задачи, проекты и обязательства могут быть отнесены к одной из семи категорий или «горячих точек», как их называет Дж. Мейер.

Он считает, что существуют семь областей, в которые мы ежедневно инвестируем время, внимание и энергию:

• Интеллект.
• Тело.
• Эмоции.
• Карьера.
• Финансы.
• Отношения.
• Развлечения.

Девяносто процентов людей, которых я встречал, составляя списки обязательств, относят их к одной из этих семи категорий, даже если они называют их как-то иначе, например, «Дом» или «Духовная сфера». Не важно, как вы будете называть свои «Горячие точки», главное, чтобы был исчерпывающий список областей жизни, которые являются для вас приоритетными.

Конечно, само составление списка «горячих точек» неспособно обеспечить результат. Но когда вы развернете каждый пункт подробнее, он оживет. Например, в моем списке «горячих точек» «Интеллект» в развернутом виде содержит все мои обязательства и обязанности, которые относятся к данной категории:

• Обучение (книги, отложенные на потом статьи, которые надо прочитать, подкасты, аудиокниги, RSS-каналы).
• Медитация.
• Чтение.
• Музыка.
• Полное осознание, концентрация внимания на текущем моменте.
• Замедление темпа, чтобы работать более осознанно.
• Создание дополнительного пространства между периодами работы и остальной жизнью.
• Снятие стресса (медитация, чтение, музыка).

Основная идея метода заключается в том, чтобы раз в неделю просматривать список «горячих точек» и анализировать, сколько времени вы потратили на каждую из них в течение предыдущей недели, и поразмышлять о том, на чем следует сфокусироваться на следующей.

У меня ушло несколько недель, чтобы собрать воедино все мои обязательства и обязанности по каждой «горячей точке», но как только я это сделал, вся моя жизнь оказалась передо мной как на ладони.

Увидев пометку «стоматолог», относящуюся к «горячей точке» «Тело», я вспоминаю, что давно не был у стоматолога и записываюсь к нему на прием. Слово «родители» в категории «Отношения» напоминает мне, что надо не забыть позвонить им на следующей неделе. Запись «отключаться от работы в выходные» в категории «развлечения» помогает осознать, что, возможно, я слишком зациклен на работе и надо отвлекаться от нее хотя бы в выходные. Пометка «полная осознанность» в категории «Интеллект» означает, что на следующей неделе мне следует более осознанно относиться ко всем занятиям. Неделю за неделей я собираю задачи, которые в противном случае могли выпасть из поля зрения, и ставлю их в план на ближайшую неделю.

Каждую неделю я садился за свой список, чтобы подумать по очереди о каждом из элементов. Я анализировал, что мне удалось сделать на прошлой неделе и что следует изменить на предстоящей. Впечатление было такое, как будто бы я вижу все свои задачи, проекты и обязательства с большой высоты.

И что лучше всего, тем самым я задавал себе направление на предстоящую неделю.

Склоняем чашу весов в нужную сторону

Практически невозможно функционировать полностью осознанно 100% своего времени. Именно поэтому продуктивность является скорее искусством, чем наукой.

Проанализировав свой первый журнал учета времени, я набросился на себя с критикой, поскольку моя фактическая продуктивность не соответствовала моим ожиданиям. Но, как выяснилось в результате экспериментов и интервью с экспертами, никто не в состоянии все время действовать исключительно преднамеренно или максимально продуктивно.

Наиболее продуктивные люди отличаются от всех остальных тем, что каждую неделю вносят корректировки в свои действия и совершенствуются постепенно.

С моей точки зрения, создание расширенного списка «горячих точек» — лучший способ для внесения коррективов в свои действия на еженедельной основе. Когда наступает день для технических задач, я смотрю на этот расширенный список и задаю себе несколько вопросов (некоторые из них взяты у Дж. Мейера, автор остальных я сам):

• Чему в течение следующей недели надо уделить больше времени?
• На что я потратил слишком много времени на прошлой неделе?
• Что нужно запланировать или сделать на следующей неделе?
• На что я должен обратить особое внимание на следующей неделе?
• Какие нерешенные проблемы у меня есть в каждой области?
• Какие возможности на следующей неделе у меня имеются в отношении каждой из «горячих точек»?
• Какие препятствия будут мешать достижению целей на следующей неделе?
• Двигаюсь ли я в правильном направлении с учетом всех моих обязательств?
• Существуют ли еще какие-либо обязательства, которые я должен добавить или удалить? Расширить или сократить?
• В каких делах на прошлой неделе мне удалось добиться превосходных результатов?

До сих пор подобные размышления помогают мне корректировать действия на еженедельной основе и сохранять приверженность моим ценностям и целям — при этом много времени на такие размышления вовсе не требуется.

Мало кому удается во всех без исключения случаях действовать в соответствии со своими ценностями. Но наиболее продуктивные люди в конечном итоге всегда находятся в согласии со своей системой ценностей — для этого они регулярно и последовательно вносят корректировки и улучшения в свои действия — неделя за неделей. Даже если время от времени возникают кризисы, а маловажные дела отнимают время и внимание, внесение на еженедельной основе соответствующих корректировок в действия позволяет в долгосрочной перспективе сохранить приверженность своим истинным ценностям.

Я думаю, что наиболее продуктивные люди также проводят определенное время в размышлениях о том, какие из «горячих точек» в их жизни в данный момент являются наиболее важными, и не нужно ли в краткосрочной перспективе сосредоточиться на одной из них больше, чем на остальных. Например, в начале взрослой жизни может потребоваться временно уделять больше времени карьере, чтобы обеспечить продвижение по службе и обрести ресурсы, которые можно будет в дальнейшем направить на другие дела. В моем случае акцент был на карьере, и в течение «Года продуктивности» я направлял преобладающее количество времени, внимания и энергии на свой проект, поскольку знал, что в долгосрочной перспективе мои усилия оправдаются.

Еще одно преимущество, которое дает ведение списка «горячих точек», состоит в том, что, если с одной из них все очень плохо, это не утопит весь ваш портфель. Например, если вы вдруг потеряли работу, то сильные позиции по остальным «горячим точкам» — в отношениях, финансах и эмоциональной сфере — помогут вам продержаться до тех пор, пока вы не найдете новую работу.

Просматривать список «горячих точек» стало одним из моих любимых еженедельных ритуалов; он помог мне работать и жить более осознанно больше, чем любая другая методика.

Последний список, честное слово!

Помимо еженедельного обзора, который с точки зрения продуктивности является крайне эффективным ритуалом, есть еще один способ плодо­творно использовать список «горячих точек».

Основная проблема со списком «горячих точек» состоит в том, что он относительно статичен. Вам никогда не удастся полностью устранить дела вроде визита к стоматологу, звонка родителям, отключения от интернета или медитации. Если что и меняется на еженедельной основе, так это ваши проекты и другие элементы работы и жизни, которые имеют естественные даты начала и окончания и для завершения которых требуется предпринять определенное количество шагов.

В течение многих лет я вел отдельные заметки по своим проектам, но никогда не сводил их в единый мастер-список. Существуют сотни электронных приложений, построенных на идеях из книги «Как привести дела в порядок», но у меня ни одно из них не прижилось, потому что многие из них на практике только мешали эффективно работать.

Тогда я придумал простую идею создания мастер-списка своих проектов, сгруппированных по категориям, соответствующим моим горячим точкам. (Если бы вы в первый раз случайно открыли мою книгу на этой странице, сама эта фраза показалась бы вам бессмысленной.)

Своей простотой список мастер-проектов похож на список горячих точек и столь же эффективен в качестве инструмента управления.

В категории «Финансы» в моем списке перечислены следующие дела:

• Погасить кредит за обучение в университете.
• Заполнить налоговую декларацию.
• Тратить меньше денег на еду с доставкой на дом и питание вне дома.
• Создать бюджет на следующий год.
• Накопить на поездку в Ирландию.

Подобно тому, как список горячих точек позволяет увидеть общую картину жизни, мастер-список проектов дает возможность одномоментно окинуть мысленным взором все проекты, находящиеся в работе, и все те изменения, которые мы хотим привнести в жизнь. Он напоминает, что есть проекты, на которые нужно обратить особое внимание на предстоящей неделе, а также проблемные зоны, где необходимы улучшения. Безусловно, поддержание списка проектов в актуальном состоянии занимает какое-то время. Тем не менее я прибегаю к нему еженедельно, чтобы с высоты взглянуть на все сферы своей жизни и поразмышлять, насколько значимы проекты, которые уже находятся в процессе выполнения. Параллельно могут возникать идеи о новых проектах, которые могли бы сделать жизнь еще более продуктивной.

Для меня одним из важнейших преимуществ, возникающих при инвестировании усилий в достижение продуктивности, является формирование более ясной общей картины всех дел, которые находятся в процессе выполнения. Труднее всего не упустить из виду общую картину, когда вы глубоко погружены в конкретную задачу. В это время довольно трудно от нее отстраниться и подумать, насколько ценно то, чем вы в данный момент занимаетесь. В этом причина, почему так важно в начале каждого дня и каждой недели формулировать свои намерения на соответствующий период.

Это распространяется и на то, как вы проводите свое время в целом. Когда вы в гуще событий, трудно подняться над своей жизнью, чтобы сверху увидеть то, что по-настоящему важно и что следует изменить.

«Горячие точки» позволяют сделать именно это.