О хранении идей

Трудно себе представить (по крайней мере мне), что было время, когда книги, газеты и тому подобное не существовали, когда еще не были изобретены способы сохранения и распространения идей.

С появлением печатного станка примерно в 1440 г. книги стали первой крупномасштабной попыткой цивилизации зафиксировать знания и информацию на внешних носителях, позволившей человечеству в целом стать более продуктивным. Больше не нужно было хранить коллективные знания в головах. Вместо этого мы смогли зафиксировать их в огромной коллекции книг, а затем на основе уже имеющихся идей создавать новые и лучшие идеи.

Были, конечно, и те, кому поначалу казалось, что все это ужасно. Задолго до изобретения печатного станка Сократ был одним из противников фиксирования идей в письменной форме, утверждая, что это разрушит нашу память и ослабит ум. Он зашел в своих утверждениях настолько далеко, что настаивал, будто бы это «несвойственно человеку». До сих пор можно услышать подобные утверждения о «Википедии» и Google. Но, как свидетельствуют современные неврологические исследования, даже такой мощный инструмент, как наш мозг, крайне плохо справляется с обработкой нескольких мыслей одновременно. В лучшем случае он может сознательно удерживать лишь несколько идей, будь это дела, которые нам нужно сделать, электронные сообщения, которые необходимо отправить, или события, наступления которых мы ожидаем. Резюмируя результаты десятилетий комплексных неврологических исследований в одном предложении, можно сказать, что наш мозг создан для решения задач, соединения разрозненных точек в единый образ и генерирования новых идей, но не для удерживания информации, которую мы можем просто перенести на внешний носитель.

Вот несколько примеров:

• Мы можем фиксировать предстоящие дела и задачи в списке, чтобы они не занимали место в нашей кратковременной памяти и не заставляли испытывать чувство подавленности из-за их количества.
• Мы можем поместить встречи и совещания в календарь, чтобы больше не беспокоиться о них и своевременно получать напоминания.
• Мы можем составлять списки необходимых покупок, чтобы в следующий раз, когда окажемся в магазине, не забыть купить половину необходимого и не вспоминать о том, что забыли купить дыню, в самый разгар работы над важным проектом.

Так же, как первые книги не ослабили наш интеллект, перенос информации о предстоящих задачах и сроках из головы на внешние носители вовсе не создает в мозге пустоту. Напротив, в результате его диапазон расширяется, высвобождая пространство, необходимое для генерирования новых мыслей, идей и связей. Как только вам удастся сфокусироваться на них, вы получите импульс для их дальнейшего развития.

Ваш мозг — невероятно мощный аналитический инструмент, но он просто не создан для хранения информации обо всем, что необходимо сделать.

Чем больше необязательной информации вы удалите из головы, тем яснее будете мыслить.

Мой первый дамп мозга

Самой первой книгой по продуктивности, купленной мной около 10 лет назад, была книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». В ее основе лежит тот же принцип: ваш мозг — не самое лучшее место для хранения информации обо всем, что необходимо сделать. Аллен впервые создал систему переноса всех задач и проектов из головы во внешнюю систему. Удивительно, но он выдвинул эту идею еще до появления результатов многочисленных исследований, доказавших, что перенос информации о незавершенных делах (незавершенных циклах) на внешние носители может быть чрезвычайно плодотворным. Как сказал мне Дэвид: «Голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей».

Я с трудом могу вспомнить, что ел на завтрак этим утром, не говоря уже о том, какие книги по продуктивности читал еще в школе, но, к счастью, некоторые воспоминания сохранились и по сей день. Одно из них — воспоминание о том, как я в первый раз провел дамп мозга.

Если вы когда-либо создавали списки дел, вам должно быть знакомо чувство освобождения после того, как вы перенесли данные из головы на лист бумаги. Когда я впервые открыл «Как привести дела в порядок», первая рекомендация из этой классической книги, которую я выполнил, был дамп, или выгрузка содержимого мозга, с некоторыми усовершенствованиями. В то время я учился в средней школе, поэтому у меня было гораздо меньше обязанностей и обязательств, чем сейчас. Я засел с ручкой и блокнотом и начал перечислять, что мне нужно было сделать, — все, что только приходило в голову. До сих пор помню потрясение, когда я увидел это огромное количество дел; во время первого дампа я зафиксировал, вероятно, около 100 дел и проектов, включая те, что уже находились в процессе выполнения, и те, о которых я постоянно забывал — в общем, все, что хранилось в моей голове и на что у меня никогда не находилось времени и ментального пространства. Я подробно записал в блокнот все, что создавало хоть какое-то внутреннее напряжение, даже минимальное.

Как объясняет Аллен, «первое, что нужно сделать, это зафиксировать все, что попало в зону вашего внимания, а затем по каждому пункту решить, требует ли этот пункт от вас каких-либо действий или нет. Если да, то определите, какое следующее действие в каждом случае необходимо предпринять, и по возможности выполните его немедленно».

Я испытал настоящее чувство освобождения: у меня будто гора свалилась с плеч.

Наконец для меня все прояснилось.

Как пишет Аллен в своей книге, «любое обязательство, которое вы держите в голове и по поводу которого можете сказать "я мог бы, мне следовало бы или было бы неплохо", создает иррациональное и не получающее выхода внутреннее напряжение 24 часа в сутки семь дней в неделю».

«Вот что нужно сделать: сесть и дисциплинированно рассмотреть каждое дело в отдельности, задав себе вопрос: "Действительно ли я собираюсь что-то предпринять по данному поводу?", — объясняет он. — Если да, то какой следующий шаг необходимо сделать, чтобы продвинуться в этом деле? Решение необязательно возникнет само собой. Вам придется подумать, чтобы решить, какой шаг должен быть следующим — провести поиск в интернете, сделать телефонный звонок или составить проект документа на компьютере. Такая детализация — сведение вопроса к следующему физическому, видимому уровню, является очень мощным инструментом».

Все это следствие «эффекта Зейгарник», открытого Блюмой Зейгарник в конце 1920-х гг.: незавершенные или прерванные задачи создают более сильное внутреннее напряжение, чем завершенные. Избавив мозг от этого напряжения, я убедился в том, насколько верны рекомендации Аллена. У меня возникло ощущение открытого пространства, ясности мышления, снизился уровень стресса. Мой мозг почувствовал себя свободным, хотя надо признать, что в то время в моей жизни еще не по­явились девушки, виски и космология.

Освободите место для новых идей!

Книга Дэвида не только научила меня делать дамп мозга и переносить списки задач из головы вовне, но и показала, насколько важно — если хочешь сохранить ясность мысли — постоянно фиксировать дела, как только они возникают на уровне идеи. Но одно дело перенести незавершенное обязательство из головы во внешний список задач. И совершенно другое — научиться сопротивляться натиску дел с низкой отдачей и защищать свое внутреннее пространство.

С тех пор всякий раз, когда мне в голову приходила какая-либо идея или мысль, я сразу записывал ее в блокнот, который таскал с собой повсюду, — со временем блокнот трансформировался в смартфон. Как только я вспоминал о чем-то, что нужно купить в магазине, я тут же это записывал, прежде чем мысль успевала ускользнуть. И если я замечал, что какое-то невыполненное дело, включая самые несущественные, вызывает, пусть даже минимальный, психологический дискомфорт, я стремился записать его, чтобы создать больше ментального пространства для фокусировки внимания на более приоритетных и продуктивных делах.

Если это звучит параноидально, то потому, что так оно есть. Но, за исключением медитации, никакой другой метод не помогал мне добиваться такой ясности мысли.

Теперь, 10 лет спустя, почти каждая идея, приходящая мне в голову, является по существу новой, поскольку все важные идеи я сразу записываю, чтобы заняться ими или развить их позже. Любой может и даже должен делать то же самое. Вы удивитесь, сколько дел, проектов и обязательств хранится в голове. Вы почувствуете, что мыслите яснее, как только очистите мозг, выгрузив из него незавершенные дела и нереализованные мысли и собрав их в одном месте. Вашему мозгу гораздо легче фокусироваться на текущей приоритетной задаче, когда он ничем не отягощен.

Моя система

Конечно, просто записывать задачи и проекты недостаточно. Если вы затем не будете по их поводу ничего предпринимать, вам не удастся расчистить ментальное пространство; вы вновь вернетесь в стрессовое состояние и будете беспокоиться о несделанном.

За последнее 10 лет, и тем более во время «Года продуктивности», я протестировал десятки электронных приложений, предназначенных для управления задачами и проектами; и хотя многие из них работали хорошо, нет ни одного приложения, про которое можно было бы сказать, что оно лучше остальных. Исходя из моего опыта, не имеет значения, каким именно техническим способом вы организуете задачи и проекты, если находите этот способ удобным и полезным.

Сегодня я пользуюсь относительно простым методом регистрации и организации всех дел, которые нужно выполнить. Когда в течение дня в поле моего внимания попадают нерешенные задачи, нереализованные идеи и другие незавершенные дела, я записываю их в любом устройстве, которое оказывается под рукой. (Приложение, которое я использую, позволяет синхронизировать записи между устройствами.) И каждый понедельник, среду и пятницу после проверки электронной почты я просматриваю записи, которые сделал к тому моменту, и заношу их в список дел или в календарь.

Мой список дел также предельно прост: это просто еще одна записка, которую я прикрепляю к верхней части заметок, в которых сверху перечислены мои три ежедневных и еженедельных намерения, а ниже идет список задач. Я также веду календарь, но стараюсь, чтобы он, насколько это возможно, оставался максимально свободным от дел.

Протестировав массу всевозможных приложений, я выстроил очень простой процесс. Так как приложение, которым я пользуюсь, позволяет синхронизировать записи на разных устройствах, не представляет ни малейшего труда собрать воедино задачи, мысли и идеи, независимо от того, когда и где они приходят в голову. Когда я не имею доступа к своим гаджетам — например, после 20:00, я просто ношу в кармане небольшой блокнот и ручку. Приложения и устройства, которыми я пользуюсь, достаточно часто меняются, поэтому я довольно часто прибегаю к бумажным носителям.

Независимо от того, какие конкретно носители или устройства я задействую, мой базовый процесс фиксирования и организации задач остается неизменным уже несколько лет и работает как часы.

Как организовать все это

Поскольку все работают по-разному, я не стану рекомендовать единый метод упорядочивания задач. Дело не в том, какой метод лучше, а в том, что лучше для вас. Многие из самых продуктивных людей, которых я знаю, используют ручку и бумагу, и этот метод не следует недооценивать. Однако, если вы хотите создать для себя систему, стоит взглянуть на варианты, которыми пользуюсь я. Идеальный инструмент должен хорошо интегрироваться с тем, как вы привыкли работать, и быть почти незаметным для вас. Он должен позволять легко просматривать, контролировать и приоритизировать все дела, чтобы вы легко получали на выходе списки идей, событий, задач и проектов.

Когда я экспериментировал с переносом незавершенных дел из сознания на внешние носители, я обнаружил, что, кроме дел, которые необходимо выполнить и событий в календаре, целесообразно перенести вовне еще некоторые типы объектов. Два из них взяты непосредственно из книги «Как привести дела в порядок»: список «ожиданий» и заметки по «проектам». Остальные возникли из моей собственной практики и оказались чрезвычайно эффективными.

Вот лучшие из найденных мной инструментов, которые должны помочь вам организовать все ваши задачи и проекты и управлять ими.

Список ожиданий

Моя самая любимая рекомендация из книги «Как привести дела в порядок» (кроме перенесения дел из сознания на внешний носитель) это список «ожиданий». Название списка довольно точно отражает его содержание: это список всех событий, наступления которых вы ожидаете, и его необходимо регулярно просматривать, как и список дел, чтобы убедиться, что ничего не потерялось.

Могу с уверенностью утверждать, что в данный момент вы ожидаете наступления как минимум нескольких событий, которые легко упустить, если их просто хранить в памяти и специально не отслеживать. Мой недельный список «ожиданий» включает все события, наступления которых я ожидаю, включая посылки из Amazon, важные для меня ответы по электронной почте, возврат денег, которые я одолжил, важные звонки и письма. В этом списке перечислены все события такого рода.

В течение последних нескольких лет я всегда просматриваю свой список ожиданий три раза в неделю (а с того времени, как я начал свой проект, я просматриваю его сразу же после проверки электронной почты). С момента, когда привычка фиксировать свои ожидания прочно закрепилась, я ни разу ничего не упустил и стал гораздо меньше беспокоиться обо всем, чем должен управлять. После того как вы зафиксировали какое-то ожидание, можно сразу же перестать нервничать, что вы его упустите. Список ожиданий я веду в приложении для заметок, так что все находится в одном месте, а сами заметки группирую в зависимости от контекста (например, «Дом», «Деньги, которые мне должны», «Электронная почта», «Телефонные звонки», и т. п.).

Заметки в разрезе по проектам

Ведение отдельных заметок в разрезе по «Проектам» является еще одной из самых ценных рекомендаций, которую я почерпнул в книге «Как привести дела в порядок». В отличие от простых, одноразовых дел вроде покупки продуктов по пути с работы проектом является любое дело, для выполнения которого нужно нечто большее, чем несколько простых шагов, и для которого установлен предельный срок. В приложении для ведения заметок я создаю отдельный документ по каждому проекту, которым занимаюсь.

Сейчас у меня есть отдельные заметки по планируемым поездкам, выступлениям, к которым необходимо подготовиться, и даже заметки, связанные с написанием этой книги. Заметки содержат информацию о каждом проекте, включая основное, что нужно не упустить из виду, чтобы продвинуть соответствующий проект вперед, и, самое главное, какие следующие действия мне нужно предпринять по каждому из них. Наличие отдельных заметок по каждому проекту позволяет не только переносить информацию о незавершенных проектах на внешний носитель, но и логично планировать шаги, которые нужно предпринять в дальнейшем, чтобы продвинуть данный проект вперед. Названия всех моих заметок по проектам начинаются с букв «PRO», так что они все оказываются в одном месте, когда я просматриваю заметки в алфавитном порядке.

Каждый раз, когда наступает день для технических задач, я просматриваю список проектов и определяю следующие шаги по каждому из них. Затем я переношу эти шаги в список задач и намерений на неделю. По этой причине, хотя я часто работаю над десятками проектов одновременно, я практически никогда не думаю о них, поскольку знаю, что прежний Крис обо всем позаботился и зафиксировал все, с чем Крису настоящему (и Крису будущему) придется иметь дело в начале каждой недели.

Многие проекты требуют скорее внимания, чем времени; например, если нужно сделать 30-минутную презентацию, а вы похожи на меня, то вы будете нервничать и думать о ней чуть ли не постоянно вплоть до самого дня, когда должны ее провести. Перенесение проектов на внешний носитель поможет вам освободить голову от них, и вы сможете продвигать их вперед каждую неделю, сосредоточившись исключительно на том, что находится прямо перед вами.

Список беспокойств

В период между окончанием университета и началом моего проекта, рассчитанного на целый год, у меня было множество поводов для беспокойства, начиная с того, не стоит ли мне принять предложение о работе и отказаться от «Года продуктивности», и заканчивая тем, как получить медицинскую страховку после окончания университета и как в ближайшее время вообще будет выглядеть моя жизненная ситуация. Я создал отдельную заметку по каждой из этих проблем с указанием ближайших конкретных шагов — и все равно продолжал нервничать. Поэтому я решил экстернализовать сам акт беспокойства.

Чтобы освободить сознание от ненужного напряжения, я составил список всех поводов для беспокойства, которые у меня были, — большинство из них, прямо скажем, оказались сильно преувеличены — и запланировал по часу каждый день на тщательный анализ каждого пункта списка. Если я в течение дня ловил себя на том, что меня что-то продолжает беспокоить, то приходилось напоминать себе, что я уже запланировал время, чтобы беспокоиться по данному поводу позже, а если возникал какой-либо новый повод для беспокойства, я добавлял его к тому же списку отложенных беспокойств.

В обычные периоды моей жизни такой список не нужен, но если я чувствую, что ситуация выходит из-под контроля и мне нужно дополнительное свободное пространство в сознании, то я вновь создаю такой список.

Обзор входящей почты

Стоит только оглянуться, вы быстро поймете, как много у вас «почтовых ящиков».

Мое определение почтового ящика: любое место, где хранятся ожидания других людей в отношении вас (например, они рассчитывают, что вы отреагируете на их электронные письма, твиты, сообщения в Facebook, голосовую почту, приглашения через LinkedIn, традиционные бумажные письма), а также любое другое место, где вы храните собственные ожидания по отношению к себе (например, списки подкастов, которые вы хотели бы прослушать, необходимость рассортировать бумаги на столе или прочитать статьи, ранее помеченные закладками). В глубине души я всегда стремлюсь доделывать все до конца, и меня угнетает, когда есть неотвеченные сообщения. Но, как и у многих, со временем количество мест с входящими сообщениями стало зашкаливать.

Вот почему в технические дни я просматриваю и полностью освобождаю все свои ящики от входящих дел, которые накопились в них за неделю. Я также просматриваю все идеи и задачи, накопившиеся в приложении, в котором веду текущие заметки, переношу их в соответствующее место и стираю их в приложении.

Попурри

Если вы хотите еще глубже погрузиться в тему экстернализации незаконченных дел, которые висят в сознании, вот описание еще нескольких моих любимых приемов:

• Всегда иметь под рукой блокнот. Мне нравится фиксировать идеи, как только они возникают, а поскольку мой смартфон выключен между 20:00 и 08:00, сделать это с его помощью не всегда возможно. По этой причине я продолжаю широко использовать обычные блокноты. В ванной комнате у меня лежит непромокаемый блокнот AquaNotes. Обычный блокнот я держу на ночном столике вместе с ручкой, оснащенной фонариком (такими ручками еще пользуются пилоты), чтобы можно было записать идеи, которые иногда приходят, когда я засыпаю или просыпаюсь. Когда я выхожу из дома и не беру с собой смартфон, то блокнот лежит у меня в кармане. Идеи, мысли и озарения имеют значение, только если вы успеваете зафиксировать их, а затем что-то с ними сделать. Блокноты помогли мне сохранить массу таких идей.
• Более простые пароли. Сложные пароли трудно постоянно держать в памяти. Я решаю эту проблему двумя способами: у меня есть менеджер паролей, который хранит все мои пароли и заполняет их автоматически (я рекомендую либо 1Password, либо LastPass). У меня также есть простая система для создания новых паролей: пароль для каждого сайта или сервиса представляет собой просто название сайта, но вместо того, чтобы вводить имя сайта, я набираю на клавиатуре букву, предшествующую данной букве в названии сайта (так Google превращается в Fiifkw), а затем в конце добавляю уникальную серию букв, цифр и символов, которую затем использую в каждом пароле (например, можно добавить 8S5x8 и получить Fiifkw8S5x8). В результате каждый пароль является уникальным, его невозможно угадать, и, что лучше всего, его невозможно забыть.
• Организация электронной почты. Некоторые вещи точно не стоит держать в голове — в том числе и место, где хранится ваша архивированная электронная переписка. Компания IBM недавно провела сравнительное исследование, чтобы выяснить, сколько времени требуется на поиск нужного электронного сообщения пользователям электронной почты, которые хранят письма рассортированными по папкам, и тем, кто просто их архивирует. С применением функции автоматизированного поиска нужные сообщения находились в среднем за 66,07 секунды, а те, кто хранил переписку в рассортированном по папкам виде, тратили 72,87 секунды — и это еще не включало время, которое эти пользователи потратили ранее, чтобы рассортировать свою электронную почту по папкам! Таким образом, сортировка электронной почты по папкам не стоит затрачиваемого времени и внимания. Просто ищите нужные сообщения через функцию поиска.

Доведение продуктивности до абсурда

Вдохновленный 10 лет назад книгой «Как привести дела в порядок», я обнаружил, что существует черта — ее, кстати, довольно легко пересечь, — за которой вы начинаете тратить слишком много времени на управление делами и планирование, вместо того чтобы заниматься реальной работой. Центральная идея продуктивности — добиться большей осознанности в работе, но любую идею можно довести до абсурда. Мне кажется, многие попадают в эту ловушку, когда начинают работать над своей продуктивностью, и я был одним из них.

По моим наблюдениям, наиболее продуктивные люди — те, кому удается найти баланс между двумя крайностями; они понимают, насколько важно ничего не упустить и организовать все дела, но не готовы приносить реальную работу в жертву продуктивности ради продуктивности.

Исследования показывают, что даже составление списков дел само по себе снижает шансы их выполнить, поскольку процесс составления списков создает иллюзию продуктивности, хотя сам по себе никаких результатов не дает. Да, очень важно сделать дамп мозга и идентифицировать все незавершенные сюжеты, которые в течение дня оттягивают ваше внимание на себя. Но необходимо при этом не заходить слишком далеко. Из того, что вы ощущаете себя продуктивным, вовсе не следует, что это и на самом деле так — и об этом надо постоянно помнить при организации деятельности.

Книга «Как привести дела в порядок» и по сей день занимает почетное место на моей книжной полке. Это единственная книга, которая стоит так, что видно всю обложку, у остальных видны лишь корешки. За последнее десятилетие система Аллена настолько прочно вошла в мою жизнь, что я даже не замечаю, что пользуюсь ей, — и это говорит о многом.

Тем не менее я никогда не применял методы из этой книги в полном объеме. Предложенная в книге система довольно сложна, и в ее применении очень легко зайти слишком далеко. К его чести, Дэвид много раз говорил, что смысл его рекомендаций не в том, чтобы следовать им во всех мелочах; основное — способ переноса всех дел из сознания вовне и организации их. Иными словами, можно взять только те приемы, которые работают именно для вас, а остальное проигнорировать.

«Дайте себе пару часов и зафиксируйте буквально все, что попадет в поле вашего внимания, — сказал он мне. — Вам не понадобится далеко ходить — просто начните замечать, на чем именно останавливается внимание».

Плюсы экстернализации всех наших дел значительно перевешивают минусы, но помните, что эту стратегию — как и остальные стратегии в этой книге — не надо доводить до крайности. Методы продуктивности существуют, чтобы помочь вам работать умнее. Но они полезны только при условии, что вы не забываете выполнять саму работу.