2. Сосредоточиться на важном

Как правило, каждый рабочий день менеджера наполнен неотложными делами. Ежедневный поток электронных писем и телефонных звонков грозит утопить нас, если мы не разберемся с этим. Но проблема в том, что неотложные дела вытесняют важные дела. Краткосрочные задачи всегда пользуются преимуществом перед долгосрочными. Однако в какой-то момент долгосрочное становится краткосрочным, и то, что можно было легко решить, перерастает в кризис.

Помочь вам в тех или иных условиях могут три простых решения.

1. Прежде всего, разберитесь с важными и неотложными делами. Не все важные задачи неотложны. В 65 лет люди вдруг обнаруживают, что пенсия – это важный и неотложный вопрос. А в 25 он, хотя и казался им не менее важным, но представлялся не столь уж срочным, поэтому им никто не занимался, а в результате – голодная старость.

2. Выделите время в течение дня на важные дела, не позволяя срочным вопросам отвлекать вас. Это излюбленное решение гуру по тайм-менеджменту, которые ничего не знают о реальной жизни менеджеров: отключиться от внешнего мира – невозможно для многих менеджеров.

3. Отложите решение второстепенных задач. Но дело в том, что даже второстепенные задачи необходимо выполнять. Если вы собираете компьютер, очень важно заказать дорогой, мощный процессор. А вот дешевая пенопластовая упаковка кажется несущественной деталью, пока вы не попытаетесь доставить компьютер без нее. Если что-то кажется несущественным, это не значит, что без него можно обойтись. Этим все равно надо заняться.

Когда речь идет о важных и сложных задачах, необходимо продумывать свои действия на несколько шагов вперед. Пусть отправной точкой будет желаемый результат, а вы определите путь к нему. Это позволяет быстро приступить к делу и избежать кризиса, который поглотит ваше время. Начинайте анализировать как можно быстрее; найдите методы совершенствования; обратитесь за советом и поддержкой; проведите несколько предварительных тестов. Все это помогает выстроить работу и сосредоточиться на важном, экономя время. Это также значит, что при неизбежном возникновении проблем они необязательно перерастут в кризис из-за необходимости соблюдения сроков. У вас будет в запасе время, поэтому вам незачем волноваться.

Тайм-менеджмент и коробка из-под печенья

Проведем эксперимент. Возьмите большую коробку из-под печенья. Заполните ее большими камнями. Когда их некуда будет класть, засыпьте промежутки маленькими камешками и галькой.

Некуда класть? Попробуйте насыпать песок на гальку. Некуда сыпать? Налейте воды, пока она не заполнит коробку до краев. Теперь действительно не осталось места.

Теперь подумайте о своем рабочем дне. Большие камни символизируют действительно важные задачи, которые необходимо выполнить. Сначала нужно заняться ими. Между важнейшими задачами можно уместить несколько дел, которые хотелось бы сделать (галька). Между галькой – песок и вода: это мелкие, но раздражающие заботы, которыми придется заняться (например, отвечать на электронные письма) и которые можно втиснуть в любое небольшое «окно» в течение дня.

Очереди и задержки были изобретены специально для того, чтобы разобраться с электронными письмами и телефонными звонками, которые в противном случае помешали бы решению важных задач. Тест с коробкой из-под печенья – простой способ убедиться в том, что вы занимаетесь важными делами, а не только срочными или повседневными задачами. Коробку легко можно наполнить песком и водой, как можно наполнить день неотложными и рутинными делами: не позволяйте им мешать вам заниматься важными делами.

Тайм-менеджмент сводится к нескольким простым, практичным, очевидным и даже довольно скучным принципам.

• Составьте свой личный список долгосрочных (от пяти лет) целей. Максимум три цели, а лучше одна. Затем тщательно продумайте, как вы их достигнете и насколько ваше текущее положение отвечает вашим потребностям. Эти цели лучше держать в голове.

• Составьте список целей на текущий год. Удачный список обладает следующими характеристиками:

– он короткий: допустим, три профессиональные и три личные цели;

– профессиональные цели должны сочетаться с ожиданиями вашего начальства: если возможно, обсудите с ним этот вопрос;

– личные цели должны сочетаться с профессиональными: возможно, вы хотите приобрести новые навыки или развивать новые возможности в рамках текущей работы;

– цели могут быть не только финансовыми: они могут касаться навыков, людей, жизни и семьи;

– проверьте свои годовые цели по правилу 20 лет: если я достигну этих целей, вспомню ли я этот год через 20 лет? Если вы забудете этот год, то считайте, что потеряли один год своей жизни.

• Составьте список целей на текущий месяц и неделю. Составление списка целей на неделю может стать небольшим развлечением в воскресный вечер. Этот список должен:

– разделять важные и срочные дела, как мы указали выше;

– помогать в достижении месячных и годовых целей;

– разбивать важные цели на небольшие задачи, которые можно решать постепенно в течение недели.

• Составьте список дел на завтра. Постарайтесь запланировать день в трех направлениях.

– Время, потраченное впустую. Например, обязательные собрания и встречи. Обдумайте заранее, как можно их использовать для решения ваших важных задач. Возможно, формальные собрания ничем вам не помогут, но они позволят неформально пообщаться с коллегой, которого сложно «поймать».

– Срочные дела. Так вы убедитесь в том, что не забыли о срочных делах, и они не перерастут в кризис. Выделите время в течение дня на решение этих вопросов. Как правило, в первой половине дня люди еще бодрые и быстро справляются с задачами.

– Важные дела. Подумайте заранее. Выиграйте время, энергично взявшись за дело. Не переживайте о том, успеете или не успеете сделать всю работу: сосредоточьтесь на том, что сумеете сделать сейчас, а не на том, чего не можете сделать. Не ищите идеального решения, стремитесь к прогрессу. Не пытайтесь попасть в лунку с первого раза, вы потратите время зря. Достаньте свою короткую клюшку и подкатите мяч на несколько футов к флажку, даже если он в 450 ярдах от вас. Конечно, вам понадобится не один удар, но вы доберетесь до лунки быстрее, чем тот, кто все еще пытается попасть в нее с первого удара.

Хочу дать еще один совет: как только составите все свои списки, принимайтесь за работу.