На Этапе 2 процесса предстоит сделать следующее:

– Точно оценить все идеи, имеющиеся в портфеле.

– Согласовать идеи между Группами.

– Узнать о рисках идей у тех, кого они, возможно, затрагивают.

– Обсудить, как преодолеть риски.

Оценка идеи означает выяснение, сколько денег компания может заработать, если идея будет реализована. Каждую идею в портфеле оценивает РГ, которому придется столкнуться с трудностями при оценке некоторых идей. Сколько времени можно сэкономить, делая что-то упрощенным способом? Там, где возможна экономия времени, РГ должен оценить эту экономию и перевести ее в реальные денежные средства, которые может сэкономить компания. РГ должны убедиться, что не учитывают дважды одни и те же сбережения. Если две идеи связаны с экономией одних и тех же средств, то будет учитываться только одна из них (с наименьшей степенью риска).

РГ всегда рекомендуют занижать ценность идеи. Таким образом, когда идея превосходит ожидания и оказывает большее воздействие, чем предполагалось, РГ считаются победителями. Целься ниже, попадешь выше!

Если идея связана с автоматизацией и влечет за собой технологические расходы, вполне возможно, что РГ не смогут определить расходы по ее внедрению. Однако процесс включает в себя отдельный процесс информационных технологий (ИТ) для рассмотрения подобных идей и оценки расходов на автоматизацию.

Вы можете подумать, что технологические расходы составляют огромную часть расходов в любом проекте перемен, поскольку люди ищут способы заменить ручные процессы автоматизированными системами. Клиентов всегда удивляет незначительное количество идей, связанных с технологическими расходами. В проектах, в которых я работал, в среднем 10 процентов идей приводили к технологическим расходам. Большинство идей не связано с технологическими изменениями. Частично это объясняется жесткими правилами: идея должна быть реализована в течение 36 месяцев и окупиться в течение 4 лет. Но главная причина не в этом. Есть много идей, в которых просто меняется способ, которым делают вещи, но без технологических изменений.

В нашем процессе мы используем компьютерную систему Phoenix. В ходе процесса регистрируются все идеи и их ценность, и РГ в любой момент могут узнать общую сумму сбережений предложенных ими идей. Также ведется регистрация рейтинга рисков. Кроме того, система в удобной для чтения форме выдает отчеты для Обзорных Совещаний Руководящего Комитета; это экономит много времени. У каждого ЧРК есть отчет по каждой Группе, что позволяет ему сравнивать Группы между собой.

Многие большие идеи охватывают несколько Групп, и координацией этих идей занимаются Группы Межгрупповых тем. Эти группы возглавляют ЧКП. Исходя из своего опыта, могу сказать, что в проекте, как правило, от 10 до 25 таких идей – чаще всего они являются самыми большими и самыми сложными. Команда, а не РГ, находит идеальное решение для Межгрупповой темы. К примеру, в главе 9 мы рассматривали тему, которую можно отнести к Межгрупповым темам – упрощение процесса рассмотрения кредита. В решении этого вопроса участвуют сотрудники, которые выдают кредиты (кредиторы), сотрудники, которые одобряют кредиты (кредитный отдел), и сотрудники, которые рассматривают кредиты (отдел рассмотрения кредитных заявок). Любая идея, связанная с упрощением процесса, приведет к экономии в каждом отделе, и они все столкнутся с необходимостью перемен.

На Этапе 2 все, кого касается эта идея, участвуют в определении степени риска идеи. Их оценка основывается на том, насколько идея кажется им опасной. Во всех случаях, когда ее относят к средней или высокой степени риска, требуется объяснить, почему принято такое решение. Это объяснение позволяет открыть дебаты. На этом этапе РГ и ЧКП начинают понимать, кто и почему настроен против той или иной идеи. Это первый этап на пути к достижению консенсуса.

Этот этап, как и первый, заканчивается обзорным совещанием – ОСРК 2. К концу этого этапа будет проведена межгрупповая координация, точно подсчитана экономия и в основном определен рейтинг рисков. К концу Этапа 2 главной задачей становится достижение консенсуса, средоточие всех мыслей и усилий следующего этапа.

На ОСРК 2 роль РК сильно отличается от его роли на ОСРК 1. Теперь самое время полностью понять идеи и начать их обсуждать. Каждый РГ общается с РК приблизительно 30 минут, в течение которых РГ представляет свои основные идеи перемен. Начинают появляться Межгрупповые темы. Цель РК состоит в том, чтобы поощрять РГ по возможности активизироваться в поисках способов перемен в организации, стараясь при этом избегать ненужного риска.