Выявление барьера
Разрушение барьера Неточная информация и ошибочные предположения, теоретически не должно представлять сложности – в конце концов, решения или приняты на основе фактов, или нет. Но слишком часто руководители готовы принять решения, не опираясь на факты или основываясь на предположениях, и это может быть опасно. Как мы видели, такой подход может привести к принятию ошибочных решений или к тому, что блестящие идеи не будут реализованы.
Давайте сначала разберемся с информацией. Как в наш информационный век руководители могут пропускать неточную информацию?
В некоторых случаях необходимая информация может отсутствовать. Как мы видели в случае с библиотекой рецептов, компании зачастую полагаются на память сотрудников, вместо того чтобы создать систему сбора, учета, систематизации и хранения информации.
Но даже если в компании есть информационная база, возникают другие проблемы. Главную проблему может создавать перегрузка. Информация, необходимая руководителю для принятия решения, может, и есть, но ее бывает трудно найти в море избыточных данных. Не всегда легко понять, какая информация важная и необходимая, особенно когда люди разбирают горы информации. Например, презентации PowerPoint – уникальный способ представления информации – содержат такое количество избыточной информации, что руководителям бывает трудно найти нужную.
Кроме того, сбор информации может оказаться трудным процессом, особенно если нечетко сформулирован запрос. У компании может отсутствовать размещение информации таким образом, чтобы она была доступна большинству сотрудников. Все большее число компаний ограничивают доступ к своей информации. В среде, где частная информация в электронном виде может легко попасть к конкуренту, организациям разумнее ограничивать доступ к своей информации.
В результате в сложных организациях[14] менеджеры и руководители отделов полагаются на других людей, когда им необходима информация для принятия решений. Если информацию не удается получить достаточно быстро или она не совсем та, которая необходима для принятия решений, становится понятно, какое может быть принято в этом случае решение.
Руководители наверняка считают, что информация, которую они получают, правильная и полная, – что те отделы и люди, с которыми они работают, добросовестно делают свое дело. В противном случае недоверие приведет к дублированию усилий и напрасным затратам труда. Когда люди находятся в зависимости от других людей, предоставляющих им необходимую информацию, работа, которую они выполняют, основываясь на этой информации, будет столь же своевременной и правильной, как полученная ими информация. В случае серьезности проблемы начальник отдела может создать дорогостоящую, дублирующую теневую структуру для сбора и обработки информации.
Кроме того, существует проблема своевременности самой информации. Есть еще одна сложность, связанная с использованием информации, зависящей от времени. Информация мгновенно устаревает в случае перемен на рынке, появления новых правил и даже незначительных изменений в политике компании. Любое решение, принятое на основе такой информации, настолько же правильное, насколько своевременной является информация, на которой оно базировалось.
Учитывая все эти факторы, можно сделать вывод, что не так легко, как может показаться на первый взгляд, принять решение на основе правильной информации. Сбор надлежащей информации может оказаться очень непростой задачей.
Сотрудники организации на всех уровнях должны подтверждать свои утверждения данными и фактами.
В отсутствие точной информации руководители делают предположения. Идеи и представления принимаются как бесспорные, без доказательств. И в организациях это происходит довольно часто. Люди могут считать, что имеют достаточно доказательств или, по крайней мере, достаточно информации для принятия решений, но они находятся на опасной территории, когда настаивают на своих утверждениях, не опираясь на факты.
Руководители делают предположения, и это сходит им с рук по многим причинам: они пользуются уважением и хорошо информированы; у них хороший послужной список; есть опыт принятия подобных решений; они связаны с людьми, которые в курсе дел. Некоторые руководители говорят с такой уверенностью и убежденностью, что никому не приходит в голову, подвергать сомнению их слова. И, конечно, зачастую людям, обладающим меньшей властью, трудно подвергать сомнению слова людей, обладающих большей властью. Многие уверены, что обладание властью равнозначно высокой степени информированности.
Но никто не может принимать правильные решения, обладая неточной информацией.
