Книга: Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные
Назад: Цель. «Зачем» проводится собрание
Дальше: Контекст. Где и когда проходит собрание
Связь. Кто пришел на собрание
Правильное распределение ролей
Принцип, как это обычно бывает с фундаментальными принципами, прост. Нужно собрать на встречу правильных людей по правильным причинам и правильно определить время.
Но простые вещи по большей части даются непросто. Слишком часто на собрании оказываются не те люди или слишком мало «тех». Слишком часто повестка дня интересна лишь для части присутствующих. А в результате участники практически не участвуют в собрании, да что там, они отключаются и почти что перестают соображать.
В этом разделе нам предстоит рассмотреть три вопроса:
• Какие люди нужны на собрании?
• Как заманить их на собрание?
• Каким образом удержать их внимание, стимулировать активность и заинтересованность, когда вы привлечете их на собрание?
Выбор участников собрания
Используя аналогию из мира кино, скажем: нужно провести «кастинг». С плохим составом хорошее кино не снимешь. И даже звезда погубит хороший сюжет, если он ей не соответствует.
Поместите Кевина Костнера на бейсбольное поле, где обитают призраки («Поле чудес»), и успех обеспечен. Оденьте его в рейтузы («Робин Гуд, принц воров») – и не факт, что вы преуспеете. Помните ли вы Мела Гибсона в роли Гамлета, Джона Уэйна – Чингисхана или героиню боевиков Анджелину Джоли в роли замученной домохозяйки из «Доброго пастыря»? Не помните? То-то и оно. Даже гении допускают промахи по части кастинга. Выбрав Марлона Брандо на роль Вито Корлеоне («Крестный отец»), режиссер Фрэнсис Форд Коппола вытянул выигрышный билет, когда же он пристроил свою дочь Софию, тоже прекрасного режиссера, но деревянную актрису, в «Крестного отца – 3», он чуть было не загубил прекрасный фильм.
Если вы стремитесь к настоящей встрече, начните с кастинга. И если вы добросовестно поработали над целью собрания, у вас есть все наметки для того, чтобы определиться с правильными людьми…
…на правильные роли
Как бы хорошо вы ни провели кастинг, этого еще мало: фильм выйдет удачным только в том случае, если вы еще и правильно распределите роли между правильными людьми.
Какая у кого роль на собрании? Я всегда задаю этот вопрос клиентам, а в ответ слышу очень краткий перечень. Обязательно имеется ДОКЛАДЧИК, как правило, тот человек, который стоит в полумраке перед экраном со слайдами в PowerPoint.
И есть АУДИТОРИЯ. Термин сам по себе интересный, ведь он навязывает большей части присутствующих пассивную роль «слушателей» (буквально это означает на латыни слово «аудитория»).
Часто, однако, не всегда, есть также СЕКРЕТАРЬ СОБРАНИЯ.
И, наконец, на многолюдных или особо важных собраниях присутствует ПРЕДСЕДАТЕЛЬ.
На том и конец. Хотя можно бы добавить несколько характерных для сегодняшнего дня «персонажей»:
ФАНАТИК TWITTER: глянешь на лицо – вроде слушает, посмотришь на пальцы – печа-а-атает.
СТОРОННИЙ КОММЕНТАТОР: замечания делает, но реальный вклад – нулевой.
ТАЙНЫЙ ТРУДОГОЛИК: пришел на собрание и продолжает исподтишка трудиться на ноутбуке.
СОНЯ: их много подвидов, в том числе – мастера этого дела, которые спят с открытыми глазами и даже губами при этом шевелят.
САМОРЕКЛАМЩИК: эти люди прерывают ход собрания и говорят о том, что интересует только их – точь-в-точь навязчивая телереклама дешевых кредитов или пластиковых окон.
По-моему, вам стоило бы поработать над списком персонажей. Пусть в него войдут:
РУКОВОДИТЕЛЬ
Каждое собрание нуждается в руководителе (см. ниже)
ХОЗЯИН
И это, как мы убедимся, не лидер.
СЕКРЕТАРЬ
Да, нужен человек, который зафиксирует все происходящее, чтобы и те, кто не присутствовал, но кого касаются принятые решения, также могли бы ознакомиться с ходом собрания. Вряд ли при современной технике имеет смысл делать записи, лучше зафиксировать все в виде аудио– и видеофайлов.
ПОМОЩНИК РЕЖИССЕРА/ОРГАНИЗАТОР
Это он определяет путь к успеху и следит, чтобы все придерживались этого пути.
ДОКЛАДЧИК(И)
Им отведена формальная и функциональная роль на собрании. Задача поставлена конкретная, и не надо углубляться в лишние подробности, а тем более уходить в сторону.
УЧАСТНИКИ
Все остальные, кто пришел на встречу. Если не участвовать, так лучше и не ходить. Встреча не тот вид спорта, чтобы «болеть» с трибун. Чтобы превратиться в зрелищный спорт, собрания должны были бы стать подинамичнее.
Свое участие вы доказываете не шумом. Слушайте внимательно и задайте один, но существенный вопрос – это куда полезнее разглагольствования.
ФАСИЛИТАТОР
Термин новомодный, и я его не люблю, тем более что, судя по латинскому корню, он означает человека, который облегчает дело, – хороший же фасилитатор должен порой усложнять дело, не бояться конфронтации с людьми, уклоняющимися от настоящей встречи.
ТРЕНЕР
Не бывает успешных команд без тренера. Тренер оценивает игру в целом и ищет способы ее улучшить. Почему бы не посмотреть с такой же точки зрения на собрания?
Меня часто приглашают посидеть на собрании и понаблюдать, как идет процесс. В перерывах я даю игрокам советы, а порой показываю красную карточку за удар ниже пояса, подножку и другие нарушения правил.
АДВОКАТ ДЬЯВОЛА/РАЗДРАЖИТЕЛЬ
В хорошей труппе всегда должен присутствовать «злодей». Во что превратились бы «Звездные войны» без Дарта Вейдера, Бонд без Блофельда? Правильный кастинг поможет вам подобрать участников, которые смогут бросить вызов остальным и не испортить тем самым собрание, но повысить уровень игры. Нет в современном бизнесе зрелища зануднее, чем настроенные на одну волну коллеги, кивающие друг другу в унисон. Без песчинки не родится жемчужина.
ОСОБЫЙ ГОСТЬ
Многолетние телесериалы нередко приглашают актеров на один эпизод, чтобы поддержать интерес публики. И вы могли бы включить в свой список исполнителей особо приглашенных гостей – тех, кто обычно не присутствует на ваших собраниях, но мог бы подкинуть свежие идеи (см. ниже).
Проглядев этот список, вы, быть может, сочтете, что вам нужно довольно много людей. Подчеркиваю: совершенно необязательно, чтобы на каждой встрече исполнялись все роли, к тому же некоторые из них могут быть совмещены (например: организатор, он же ответственный за регламент, он же ведет запись). Каким бы в итоге ни оказался ваш список, главное – позаботиться о том, чтобы в едином контексте разные люди сумели внести каждый свой вклад.
Кстати говоря, вы убедитесь, что участники собрания участвуют в нем по-настоящему, когда им отводится конкретная роль, даже пустяковая. Вчера на одной встрече я заметил, как одна из участниц «поплыла». Она роняла голову, потом вздергивала ее и с виноватым видом оглядывалась: «Я не дремала, ну вот ни чуточки». Я попросил ее следить за соблюдением регламента, то есть раз в 20 минут звонить в звонок типа гостиничного – я всегда ношу его с собой. Звонок напоминает участникам, что им пора нажать «кнопку перезагрузки». И вот эта женщина, которая почти что отключилась от собрания, приняла на себя ответственность за то, чтобы все остальные вовремя выключались и включались. Теперь она бдительно следила за происходящим – и сразу же пробудилась.
Кто ведет собрание?
Если собрание не ладится, первым делом стоит спросить, кто его ведет. Если внятного ответа нет или все тупо таращатся на спросившего, значит, диагноз установлен.
Собрание нужно вести. Любое собрание. Собрание без ведущего – все равно что крутой джип без руля. Вам предстоят гонки по бездорожью, которые выльются не в приятное приключение, а в аварию. Иными словами, в конференц-зале или на телефонной линии требуется по крайней мере один человек, помнящий, зачем вы собрались, и способный направлять вас внутри этой совместной деятельности.
Если вы оглядите присутствующих и не найдете того, кто исполняет эту роль, поднимите руку и станьте им.
Собрания без руководителя начали входить в обычай, поскольку многие компании стараются уйти от прошлого с его избыточной иерархизацией к культуре сотрудничества и единомыслия, от вертикальных структур к горизонтальным. «Отбросим формальности», – гласит лозунг. «На этом собрании нам ни к чему руководитель. Команда сама направляет себя. Мы будем держаться вместе и решим все вопросы». К тому же побуждает и вежливость. В горизонтальной структуре, где ваше мнение столь же ценно, как и мое, навязывать руководство кажется грубостью.
Еще одна причина собраний без руководства – общая бесхозность. Задайте вопрос: «Чье это собрание?» – и все вокруг примутся пожимать плечами или указывать друг на друга. Зачастую люди не знают или не помнят цели собрания, и никто не берет на себя ответственность. Это собрания-сироты. В век Outlook и прочего программного обеспечения для календарей такие собрания проводятся все чаще. Где-то кто-то нажал на кнопку – и приглашения были автоматически отправлены по всему его списку контактов; еще одно собрание-сирота родилось в этом жестоком мире.
Я всегда прошу помощников и секретарей проявлять бдительность, если им доведется рассылать или получать приглашение, подозрительно попахивающее сиротским домом.
Под «лидером» часто подразумевают человека, который скажет нам, что делать дальше и сколько у нас осталось времени. Это полезно, однако руководство заключается не в этом. Чтобы точнее объяснить роль лидера, я постараюсь разграничить обязанности хозяина и руководителя собрания.
Хозяин и руководитель
В проведении собрания есть два аспекта – роль хозяина и роль руководителя. Мы склонны их смешивать, и это вызывает проблемы.
Представьте, что вы пригласили друзей к ужину. Выпивка, проверенные закуски – рецепт простой, не напортачишь, – барбекю и готовые десерты. Вы все предусмотрели, расставили на столе тарелки, вино и пиво охлаждаются, уголья пылают. И тут – звонок в дверь. Вы приветствуете первых гостей, наливаете им по стаканчику и принимаетесь жарить люля-кебаб. Снова звонок. Встречаете вторую пару, выдаете им тоже выпивку, знакомите с первой парой, обмениваетесь шутками, включаете музыку и – чуете запах горелого мяса. Не беда, потушим огонь, выкинем первую порцию, снова зажжем огонь и попробуем начать все с начала. И тут звонит телефон. Третья пара гостей опаздывает. Прижимая телефон к уху, вы кладете вторую порцию кебаба. Снова звонят в дверь…
С каждым из нас приключалось нечто в этом роде. Мы пытаемся общаться, присматривая одним глазом за готовкой, и пытаемся готовить, продолжая в клубах дыма общаться с друзьями. То есть мы и принимаем гостей, и проводим вечер. В результате и то и другое удается примерно на «троечку».
«Чисто мужской подход», – ворчат, должно быть, мои читательницы. Известное дело, женщины лучше мужчин приспособлены к одновременному выполнению нескольких задач, но даже при удачном раскладе хромосом положение, согласитесь, не из легких.
То же самое происходит, когда руководитель собрания пытается совместить роли хозяина и ведущего. Помните нашу таблицу из четырех клеточек? Если мы разорвемся на две половинки, хозяина и руководителя, то вынуждены будем смотреть на собрание одновременно с разных точек зрения.
Будучи ХОЗЯИНОМ, вы думаете вот о чем…
А если вы ВЕДУЩИЙ, то вы думаете…
Всегда, когда возможно, эти две важные роли следует распределять между двумя (или несколькими) участниками.
Кому собрание «принадлежит», тот и хозяин. Этот человек или эти люди определяют цель собрания и отвечают за его структуру и результат. Обычно в такой роли выступает старший по званию, однако не обязательно. Если собрание созывает сотрудник менее высокого ранга, он становится безусловным хозяином встречи, а все старшие менеджеры являются активными участниками, но не более того.
Чтобы хозяин мог полностью сосредоточиться на своей основной задаче, руководство собранием следует поручить кому-то другому. Руководство собранием подразумевает поиск, бронирование и подготовку помещения, составление повестки дня и даже сообщение технической информации вроде местонахождения туалетов и пожарного выхода.
Желательно распределить лидерские обязанности между несколькими людьми. По крайней мере, позаботьтесь о том, чтобы самый главный гендиректор не вел собрание, а играл важнейшую роль – роль хозяина.
Переходящее председательство
Если на регулярных собраниях хозяин остается один и тот же, я бы посоветовал передавать ведение собрания из рук в руки. Люди становятся куда более активными, если заранее не знают, кому предстоит стать председателем и ведущего выбирают только в начале встречи. В таком случае все являются заранее подготовленными, чтобы быть под рукой и в случае надобности тут же взяться за штурвал.
Уровень готовности бывает разным. «Без рук», «за ручку» и «под рукой». Эти понятия запомнились мне с тех пор, как наши малыши набивали себе шишки, исследуя семейный дом. Родители могут воспитывать детей «без рук» – пусть падают и сами, как сумеют, поднимаются. Можно растить ребенка «за ручку», то есть все время придерживать и почти не давать ребенку передвигаться самостоятельно. Вариант «под рукой» означает, что вы предоставляете блуждающему ребенку возможность наживать себе проблемы, но готовы помочь ему, быть под рукой, когда ему понадобится помощь. По-моему, именно такой умеренный подход наиболее эффективен и в воспитании детей, и при руководстве командой. В конце концов каждый из членов команды должен быть готов «подхватить малыша, если тот упадет».
Друзья или союзники? Песчинка в устрице
Мне рассказывали историю о Роберте Суоне. Первая его попытка покорить Южный полюс окончилась неудачей, и для повторной экспедиции он собрал элитную суперкоманду. В нее вошли лучший повар, лучший врач, лучший навигатор и лучший погонщик собак, каких ему удалось найти. Вскоре Суон уже дымился так, что снег вокруг таял: спутники доводили его до исступления. Да, каждый из них был сведущ в своем деле, но характерами они вовсе не сходились. Один все время ворчал, другой храпел, у третьего было своеобразное чувство юмора, а четвертый вовсе не понимал шуток. Их взгляды и понятия радикально отличались от его собственных. И вот, утаптывая в ярости ногами снег, Суон спросил себя, зачем же он не позвал в эту экспедицию друзей. И тут до него дошло: «Я мог бы взять с собой друзей. Но мы бы погибли».
Друзья говорят вам то, что вы хотите услышать. Союзники говорят вам то, что вам нужно услышать.
Эта история послужит полезной инструкцией, когда вы призадумаетесь, кого звать на собрание, в особенности если ставки высоки, а проблему предстоит решить непростую. Многие склонны звать «ближайших и дражайших», тех коллег, которым привыкли доверять, с кем хорошо сработались. Да, хорошо, но будьте осторожны! Те, кого вычеркивают из списка приглашенных, – неудобные люди, ершистые, спорщики – они-то могут оказаться как раз теми, благодаря кому вы «не погибнете». Они заставят вас взглянуть на проблему с другой точки зрения, заметить тот ракурс, что ускользал от вас. У каждого имеются свои слепые пятна – и у команд, и у отдельных людей, и нам нужны другие люди, в том числе мало для нас симпатичные, чтобы высветить эти пятна.
Когда я попросил Барбару Стокинг описать лучшее в ее жизни собрание, она выбрала то, на котором подбор участников оказался идеальным.
«Одно из самых удачных собраний состоялось в аэропорту Джакарты после цунами. Речь шла о том, как перейти от спасательных работ к более плавному режиму преодоления последствий. У нас имелись все виды руководителей – парень, который руководил программой на первом этапе, и тот, который перенимал у него бразды правления, местный руководитель, мой заместитель и председатель собрания. И это было замечательно, потому что всего за два часа мы успели разобрать все накопившиеся проблемы и разобраться с дальнейшими действиями.Присутствовали не ключевые лица, но собралась небольшая группа людей, представлявшая всех ключевые участников, от тех, кто непосредственно работал на местности, до высшего руководства. Это уберегло нас от принятия решений, которые оказались бы неприемлемыми на практике. И «нижний эшелон» получил достаточную поддержку сверху, чтобы не было надобности в дополнительных собраниях.Если не удается собрать вместе ключевых участников, это катастрофа. В Oxfam все вечно разъезжают, и зачастую собрание проходит без одной-двух ключевых фигур, а их представители не могут самостоятельно принимать решение и уж тем более не отвечают за то, что это решение будет одобрено их шефами. Я часто напоминаю своим людям: “Если вы посылаете на встречу представителя, так дайте ему полномочия и все необходимые инструкции, чтобы его мнение можно было принять во внимание и чтобы ваша организация выполнила его обещания”.На том собрании нашлись и “песчинки”. Там было двое крупных – и физически, и по своему статусу – парней, и между ними наблюдалась, скажем так, определенная динамика. Но, практически прорабатывая наши планы, мы добились огромного успеха всего за два часа.Все были предельно откровенны. Никто ничего не придерживал. Каждый подставлял плечо. И это было замечательно».
Особый гость: искусство приглашать
Особые гости, таинственные участники, нежданное добавление к встрече – все это придает собранию полноту и глубину.
Я приведу шесть наглядных примеров того, как сюрприз в подборе участников радикально преобразил встречу.
1. Атака хакеров
Ericsson собирался спустить на воду новую интернет-технологию. Его рыночной нишей должна была стать молодежь. Мы не удержались от соблазна пригласить на встречу нескольких двенадцатилетних хакеров, хотя и не планировали проводить опрос фокус-группы. Все потенциальные продукты зарождавшейся компании так и умирали в зародыше, когда хакеры – будущие клиенты компании – объясняли, почему то или иное приложение будет совершенно лишним, почему оно им неинтересно или цена кажется завышенной. Никогда не забуду выражение лица одного из разработчиков, когда он с энтузиазмом спросил ребят, сколько они готовы заплатить за программу, которая вроде бы привлекла их внимание. «Платить? – переспросил кто-то из мальчишек. – Я и не собирался платить. Я думал, она у вас бесплатная».
Собрание протекло очень бурно, однако оно спасло компанию от бессмысленных расходов на создание вполне достойного продукта, который не нашел бы спроса.
2. Картонная кукла
И, кстати, жаль, что детей так редко приглашают на деловые собрания. Конечно, у них есть общение поинтереснее в Facebook. Но жаль, в особенности когда на собрании речь заходит о молодежи или принимаются решения с расчетом на будущее. Я не раз предлагал клиентам хотя бы оставить один стул свободным и вообразить, будто на нем сидит двенадцатилетний участник собрания. Можно вырезать куклу из картона и усадить ее за общий стол. Поразительно, с какой скоростью исчезают из речи докладчиков аббревиатуры и в целом речь становится гораздо внятнее, когда совет директоров пытается найти взаимопонимание с несовершеннолетним недиректором.
3. День матери
Климакс плохо отражается на женской коже. Мы все об этом слышали. Procter & Gamble обнаружил соответствующую возрастную нишу и создал новый крем для лица. Рекламное агентство компании связалось с нами и попросило организовать встречу для того, чтобы выявить возможности наиболее эффективного продвижения нового продукта. Я согласился с одним (пусть нахальным) условием: каждый приведет на собрание свою мать. Ведь хорошая же идея? Кто лучше наших мам разберется в креме, предназначенном для их возраста? Клиент, как ни странно, согласился. Согласились и мамочки, в том числе моя. Подобного собрания в моей жизни еще не было. Клянусь, настал момент, когда моя родительница велела мне «посидеть и помолчать», а она и ее сверстницы принялись что-то негромко обсуждать между собой. Незабываемая и очень полезная встреча. Одно лишь поразительное открытие – оказывается, наши мамы стараются выглядеть хорошо не ради мужчин, а в глазах других женщин – полностью изменило ход рекламной компании. Сделав ключевых клиентов основными участниками встречи, а не воображая их себе, рекламное агентство сумело создать действительно ценный продукт.
4. Довольный клиент
Если вы ищете работу со множеством бонусов, я бы не рекомендовал передовую линию британской службы занятости. Немыслимо тяжелая работа, общение с безработными порождает и стресс, и депрессию, зарплата маленькая, рабочий день длинный, давление сильное, а похвала достается редко и скупо. И все же годичный проект, который мы осуществили вместе с биржей труда, стал одним из самых для меня существенных. И вот почему: эти служащие трудятся изо всех сил, не получая ни похвалы за свои труды, ни элементарного признания. На встречу они приходили вымотанные, перегоревшие, скептически настроенные по отношению к любым «инновациям».
Чтобы пробудить их интерес, мы приглашали на каждое собрание хотя бы одного «особого гостя» – человека, которому на бирже труда сумели, несмотря на серьезные трудности, подобрать удачную вакансию. Среди наших гостей оказался бомж, который теперь торговал кофе; потерявший работу плотник, ныне руководивший преуспевающим ямайским ресторанчиком с едой навынос; и, самое трогательное, юная мать-одиночка, нашедшая работу на полставки и впервые сумевшая устроить семейный праздник для своих детей. Каждую такую историю слушали со слезами на глазах, эмоции – гордость, радость, удовлетворение своей работой – били через край, и в них мы почерпнули энергию для того, чтобы осуществить реформу.
5. Невоспетые герои, неуслышанные голоса
Об этом мы еще поговорим, но все же: не забывайте о своей «скамейке запасных». Личный секретарь, работники бэк-офиса, технический персонал (ох, не люблю я этот обезличивающий термин) – костяк и мышцы вашей организации – зачастую не получают приглашения на встречи, а ведь их вклад был бы весьма ценен. Парадокс: если «технический персонал» работает безукоризненно, он превращается в невидимку.
Мой друг-юрист убедительно продемонстрировал, сколь велико влияние низших служащих компании на ее финансовые итоги. В его фирме работала секретарша, обладавшая талантом узнавать клиентов по голосу. Одного разговора ей было достаточно, чтобы и спустя месяцы или даже годы сразу вспомнить звонившего. Сами понимаете, какой благоприятный эффект на клиента и на потенциального клиента производило теплое и личное приветствие при повторном звонке. Начальство ценило этот дар, но не настолько, чтобы встревожиться, когда секретарша надумала уволиться. Спохватились они год спустя, обнаружив заметную убыль новых и старых клиентов.
Мой коллега, бизнес-консультант Том Каммингс, мудро замечает: компания обречена, если руководство преувеличивает свою роль и преуменьшает вклад остальных сотрудников. «Технический персонал» (само обозначение грубо ограничивает роль этих коллег) видит мир и место вашей компании в мире совсем не так, как вы. Мудрый руководитель постарался бы обратить себе на пользу знания и мнения тех невидимых и невоспетых героев, из которых, вообще-то, и состоит любая компания и организация.
6. Спутники жизни – спутники во всем
Вроде бы сегрегация не приветствуется. Тем не менее на широкомасштабных встречах и конференциях коллег приглашают пройти на заседание, а их «партнеров и спутников жизни» отправляют на шопинг. Наверное, супруги не прочь избежать двухчасовой лекции по планированию налогов, но суть не в том: есть разумный резон включить семью во многие чисто деловые встречи.
Когда мне впервые поручили провести невиртуальную встречу, я пригласил пары, потому что не знал, что так не полагается. Собрание увенчалось импровизированной сценой, в которой участники были и актерами, и осветителями. Живо помню, как хрупкая дамочка залезла под потолок, на высоту примерно шести метров, чтобы оттуда управлять прожектором.
«Раз в жизни, – заявила она, – я сама буду решать, быть моему мужу в центре внимания или нет!»
Как заманить нужных людей на встречу?
О’кей, допустим, вы подобрали нужных людей для ближайшей встречи. Теперь надо еще заманить их на это собрание. Ведь успешный кастинг не сводится к тому, чтобы определить, кого бы вы хотели видеть в главных и в эпизодических ролях. Главное – вырвать у этих артистов согласие.
Процесс ухаживания начинается с рассылки приглашений. По-моему, успех или неуспех встречи закладывается уже в этот момент – когда вы отправляете приглашение и сеете в умах будущих участников определенные ожидания. Вы уже создаете определенные смыслы, вы порождаете предчувствия. Если вы подождете с началом собрания до его начала, будет уже слишком поздно вовлекать и увлекать.
Большинство людей считает, что функция приглашения сводится просто к тому, чтобы известить кого надо о предстоящем собрании.
«УВАЖАЕМЫЙ КОЛЛЕГАНАПОМИНАНИЕТема: собрание группы. 09.00–12.00Помещение H4963Повестка дня в приложенном файлеС наилучшими пожеланиямиЛичный секретарь – Дэвиду»
В нашу эпоху информационных перегрузок и цейтнотов личного внимания не дождешься и от личного секретаря. Но вам придется заманить, соблазнить, убедить потенциальных участников встречи, иначе они не придут.
«ДОРОГАЯ НИКОЛЬ,Спешу сообщить Вам, что в ближайший четверг мы проводим общее собрание с целью окончательно обсудить и подписать новое соглашение. Мы решили сделать это сейчас, чтобы запустить проект до праздников. Пусть наши конкуренты попытаются потом нагнать нас!Ваше исследование личных предпочтений клиентов очень важно для принятия решения. Не могли бы Вы уделить нам 45 минут с 10.00 до 10.45 и поделиться информацией? Мы будем рады, если Вы примете участие и в других обсуждениях, но оставляем это на Ваше усмотрение.Если у Вас не найдется времени, мы постараемся справиться сами, но это будет гораздо менее приятно и продуктивно.Дэвид»
Догадываетесь, на какое приглашение охотнее откликнутся? Второе послание задает и тему, и цель, поясняет, почему важно присутствие именно этого человека и на какой именно части собрания ему необходимо присутствовать.
Нужный человек в нужный момент
Случалось ли вам видеть фильм или спектакль, в котором весь актерский состав был бы задействован в каждой сцене? Вообразите: выходит Гамлет, за ним – Призрак отца, прочие родственники, Офелия и вся датская армия до последнего рядового. Любой автор, любой режиссер да и сами актеры понимают, что это был бы неудачный способ излагать сюжет и не стоит расточать таким образом время и силы. Значение роли в театре отнюдь не всегда измеряется минутами пребывания перед публикой. Хороший актер сумеет произвести неизгладимое впечатление как раз благодаря недолгому или отсроченному появлению на сцене: главное – верно подгадать момент. Экономия только усиливает эффект. Я видел «Продавца льда» с Кевином Спейси в главной роли. Его персонаж выходил на сцену лишь через 50 минут после того, как началось действие, и, когда он наконец появился, впечатление было потрясающее. В шоу-бизнесе никто не обижается на предложение выйти под конец второго акта, ибо в хорошо сколоченной пьесе такая роль станет вполне конкретным, уникальным вкладом в общее дело. И наоборот: от чересчур долгого пустого пребывания на сцене можно и «раствориться».
Все разумно? Так почему же, организуя собрания, мы следуем прямо противоположному принципу? Собирается целая труппа (большинство участников даже не знает своей роли) и зависает с начала до конца. По определению у каждого есть свой интерес, а другие разделы собрания его не волнуют, и вот уже все по углам тайком проверяют почту. Куда лучше пригласить человека на конкретное время и поручить ему сыграть определенную роль в этой встрече.
В особенности склонен переуплотнять труппу академический мир. Мой друг, профессор изящных искусств знаменитейшего университета, рассказывал мне о том, как он недавно заседал в комитете в составе 15 человек и решал вопрос, как распределить между преподавателями небольшую сумму стипендии для повышения квалификации – несколько тысяч фунтов.
«Я не удержался и напомнил собравшимся, что вместе мы тратим время на большую сумму, чем весь этот фонд, и предложил им передать все полномочия комиссии из трех человек – представителям от преподавателей, администрации и технического персонала, а через год провести ревизию. Какие особо ужасные ошибки могла допустить подобная комиссия? Если б они что-то напутали, в нашей власти было исправить дело и сменить их. Люди боятся передавать полномочия и вместо этого раздувают комитеты».
Важно не только пригласить нужных людей, но также исключить ненужных
Одна из причин, по которым на собрания попадают люди, которые вовсе там не нужны, – вежливость. Этим словом мы, англосаксы, прикрываем страх перед конфронтацией. Мы якобы щадим чувства других людей, а на самом деле уклоняемся от неприятной обязанности говорить правду.
Вы уж извините, но это серьезный случай болезни «Я ничего не скажу, если вы не проговоритесь». Сколько раз клиент говорил мне, что должен пригласить на встречу такого-то, иначе такой-то огорчится, обидится, не захочет больше иметь с ним дела. А потом такой-то (назовем его B) признавался мне, что счастлив был бы не тратить свое время на эту встречу, но не мог отказаться, чтобы не огорчить, не обидеть, не испортить отношения. В таких ситуациях откровенность, искренний разговор принесли бы намного больше пользы, чем ложная вежливость.
К избыточной вежливости примешивается также «политика» и карьерные соображения. Люди рвутся на собрания, потому что там они чувствуют свою власть или считают, что им за это прибавляются очки.
И, кстати говоря, «не тем» человеком можете оказаться ВЫ
Настала пора заглянуть в зеркало. На сколько встреч вы соглашались прийти только потому, что это льстило вашему самомнению, в особенности если там появлялись «важные персоны»? Хотя мои клиенты постоянно жалуются на потерю времени из-за ненужных собраний, довольно часто я улавливаю в их жалобном тоне нотки самодовольства и «значительности».
«Господи, как я вымотался. Встречи, встречи, встречи. Эти надоеды из Всемирного банка. Потом ООН, а под конец еще и Клуни – ох и болтун!»
Если вы замечаете за собой склонность являться на ненужные встречи или на существенные встречи, куда вас не звали, только потому, что это позволит вам воткнуть еще одно перо в скальповую прядь, сделайте себе вот такую открытку и перечитывайте написанную на ней мантру:
