7

Разгрузите мозг с помощью генерального перечня задач

Вы стоите в душе, только что нанесли на волосы шампунь и вдруг вспоминаете, что забыли позвонить своей сестре Кейтлин по поводу организации обеда в честь годовщины свадь­бы ваших родителей. Почему эта мысль пришла вам на ум именно сейчас? Почему не подумали раньше, когда телефон был под рукой? К тому времени, когда вы обсохнете и оденетесь, вашу голову посетят еще полдюжины разных мыслей и сотрут из памяти «зарубку», напоминающую, что нужно позвонить сестре, и об этом вы в то утро больше не вспомните.

Позже, как только доберетесь до офиса, в вашу открытую дверь заглянет кто-нибудь из коллег. «Какие у нас последние новости по проекту Каллахана? — огорошит он вас вопросом. — Я как раз иду наверх, а Джим, ты же знаешь, обязательно спросит об этом».

Вас как водой окатит. Вы собирались поговорить с людьми Каллахана еще вчера, но так и не выдалась свободная минутка. «Подожди секундочку, — взмолитесь вы, хватаясь за трубку телефона. — Может, мне удастся связаться с ними сейчас».

После того как рабочий день закончится, вы поспешите в магазин за продуктами, а оттуда — домой, где вас ждут не дождутся дети и няня. Но попадете в пробку — вечерний час пик! И тут-то вспомните, что забыли купить молоко. А уже и так опаздываете. Да еще все светофоры, похоже, сговорились против вас — повернуть обратно нет никакой возможности. Почему же ваш мозг не напомнил вам о молоке, когда вы находились в молочном отделе и брали с полки йогурт?!

Во всех трех случаях причина одна: ваш мозг не годится на роль перечня дел.

Ученые доходчиво объясняют, как на практике функционирует наш мозг. Реальность такова: чем меньше информации вы будете сохранять в уме одновременно, тем лучше. Как только вы попробуете удержать в голове целую кучу идей, память начнет подводить вас. Верите вы или нет, но оптимальное число идей, которые можно хранить в уме одновременно, варьируется от трех до четырех — но никак не семь, десять или двадцать.

Что это означает для сверхзанятых людей XXI века? Выводы однозначны. Во-первых, нужно посчитать весь набор проектов, над которыми вы трудитесь в офисе, в том числе отдельные хоть и небольшие, но важные задачи, связанные с каждым из них. Затем к ним следует добавить все срочные и не очень вопросы, которые предстоит обсудить с массой коллег, сотрудников, менеджеров, клиентов, поставщиков и прочих заинтересованных в вашей работе лиц. Ко всему этому необходимо приплюсовать еще множество всякой всячины, требующей времени и внимания (обязательства по отношению к членам семьи, дружеские встречи и общественные мероприятия, рутинные операции, связанные с личными финансами, хлопоты по домашнему хозяйству, планирование отпусков и каникул). А сверху «накинуть» все то, что вам, возможно, просто хочется сохранить в памяти, потому что оно обогащает вашу жизнь: статью, которую посоветовал почитать друг, с нетерпением ожидаемое телешоу, художественную выставку, вызвавшую шквал восторженных откликов… Сложите все перечисленное вместе, и станет предельно ясно, почему не стоит полагаться на естественные функции своего мозга. Каждый из нас пытается удержать в уме бесконечные перечни первооочередных дел, тем самым перегружая свою память. Что-что, три или четыре идеи? А три или четыре сотни не пробовали?!

Итак, что можно сделать в такой ситуации? Как улучшить функционирование мозга и повысить продуктивность, чтобы перестать чувствовать себя настолько перегруженным? Решение проблемы начинается с пересмотра вашего списка дел.

Если вы отреагировали именно так, то это вполне объяснимо. Но дело вот в чем: ваш список дел может затруднять вашу работу, а вовсе не помогать в ее выполнении. Спросите себя:

• Ваш перечень дел выдерживает проверку на прочность в условиях реальных трудовых буден?
• Насколько точно и в полной мере он отражает все ваши обязательства, задачи и проекты?
• Помогает ли он вам эффективно использовать каждую минуту при выполнении работы?
• Вы можете, заглянув в список дел в паузе между заседаниями, действительно найти, выбрать и выполнить какую-нибудь задачу в те немногие свободные минуты, которые вам случайно подвернулись?

Если вы ответили «нет» хотя бы на один из этих вопросов, пора пересматривать перечень дел. Неадекватность инструментов, используемых вами для организации своей жизни и поддержания ориентации на достижение ключевых целей, на самом деле тормозит вас, превращая в жертву сверх­занятости, обусловленной техническим прогрессом. Речь идет о том виде занятости, от которого мы страдаем по одной простой причине: нехватке знаний о системах, способных разгрузить нас.

Цель в данном случае двойная. Во-первых, перестать использовать свой мозг в качестве хранилища информации и уведомителя о ней. И во-вторых, обзавестись инструментом, который позволит вам быстро просматривать то, что необходимо сделать, и выполнять нужную работу.

Итак, пришло время создать свой генеральный TASK-перечень.

Но осуществим мы это в четыре этапа: Think (думать), Act (действовать), Sort (сортировать) и Keep (хранить).

Начнем с этапа № 1: Think — разберемся со своими мыслями.

Помните сценарий, который я набросала в начале главы? Я описала типичный день, когда сонмы «над» — это надо и то — выскакивали в вашем уме, как зерна воздушной кукурузы в машине для попкорна, причем, как правило, в самый неподходящий момент. Если данный сценарий показался вам знакомым, то вам необходимо очистить «кеш» своей памяти и избавиться от синдрома «попкорновых мозгов». Помните: ваш мозг не годится на роль носителя бесконечно длинного перечня задач. Не просите его о том, что ему неподвластно. Не стоит пытаться идти против природы — природа побеждает всегда. Задача в другом: использовать свой мозг для того, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их, — как верно заметил Дэвид Аллен, которого я уже цитировала.

Чтобы перестроить свой список дел, вам предстоит выполнить несколько шагов, причем первый придется осуществлять в два приема. Итак, для начала потребуется тотальная разгрузка мозга. Подумайте обо всех своих личных и профессиональных задачах. Представьте, как берете и переворачиваете свой мозг вверх дном и вытряхиваете все его содержимое на бумагу, белую доску или в компьютерную программу — в общем-то неважно, на что именно. Некоторые мои клиенты на данном этапе заполняли по несколько блокнотов или небольших тетрадей, составляли необозримые таблицы Excel или переводили такое количество листочков из блок-кубиков, что акции компании 3М наверняка выросли хотя бы на пару пунктов. Не переусердствуйте, просто выберите наиболее удобный для себя инструмент. Цель — вытащить из своей головы все задачи и идеи и перенести их в материальный мир.

Не беспокойтесь о порядке, в котором они будут выстраиваться. Совершенно необязательно, чтобы в их очередности прослеживалась какая-то логика. Если вы похожи на большинство людей, то ее и не будет. Личные задачи, профессиональные, общественные, неформальные, краткосрочные, долгосрочные — валите все в кучу в той последовательности, в которой они приходят вам на ум. Подобная мешанина — нечто абсолютно нормальное.

Ниже приведен примерный перечень дел, который должен послужить «спусковым крючком» процесса разгрузки вашего мозга и помочь извлечь все, что может прятаться в уголках вашей памяти.

• Проекты, которые необходимо запустить.
• Обязательства/обещания, данные другим людям, в том числе:
  • коллегам;
  • шефу;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам;
  • другим знакомым / партнерам по работе;
  • общественным организациям;
  • второй половинке;
  • детям;
  • родителям;
  • друзьям.
• Встречи, которые необходимо организовать и/или о которых следует попросить.
• Поручения, которые необходимо выполнить.
• Домашние дела:
  • отдать в починку;
  • текущая поддержка;
  • необходимые покупки.
• Книги, фильмы, другое, что нужно прочитать и/или посмотреть.
• Административные вопросы:
  • электронная почта;
  • текстовые сообщения;
  • социальные сети;
  • голосовая почта.
• Вопросы, которые остаются открытыми или по которым ожидается решение других людей:
  • делегированные задания;
  • информационные запросы;
  • задачи и/или проекты, которые необходимо выполнить.
• Исследования.
• Предстоящие личные события, в том числе:
  • особые даты;
  • дни рождения;
  • праздники;
  • путешествия;
  • отпуск;
  • общественные мероприятия;
  • неофициальные мероприятия:
    • культурные,
    • спортивные.

На выполнение такой разгрузки мозга у вас уйдет примерно от 15 минут до 2 часов и более — в зависимости от того, сколько «попкорна» скопилось в вашей голове. Попробуйте превратить это упражнение в развлечение или хотя бы сделайте его приятным: налейте себе чашку бодрящего напитка, включите любимую музыку, используйте раритетную ручку, зажгите ароматическую свечу — в общем, вы сами знаете, что в вашем случае работает лучше.

Только одно небольшое предостережение. В какой-то момент процесс разгрузки мозга может перейти в катание по эмоциональным «американским горкам», спровоцировать у вас целый спектр самых разных чувств и мыслей. Возможна такая реакция: «О Боже! Эта работа меня похоронит! У меня в списке 300 с лишним дел! Мне их в жизнь не переделать! Зачем я вообще за это взялся? Как я мог допустить такое?!». Не исключена и другая крайность: «Надо же, как здорово! Как будто кто-то выбил затычку и выпустил пар из автоклава в моем мозгу. Неимоверное облегчение! Теперь я свободен!».

Не позволяйте эмоциональным колебаниям, которые будете испытывать, отбить у вас желание продолжать. Прокатитесь по горкам до конца! Обещаю вам, что бе­зумные перепады настроения прекратятся. Не теряйте концентрации и помните о конечной цели: научиться действовать просто, эффективно и рационально. Практически невозможно расставлять приоритеты, составлять планы и успешно их выполнять, когда все свои задачи вы держите в голове. Выпустите их во внешний мир — освободите свой мозг, чтобы он мог заниматься тем, что у него получается лучше всего, — продуктивной работой.

А теперь вторая часть этапа Think. Помните, как вы формулировали R.E.A.D.Y.-цели в пятой главе? Чтобы осознать их и составить дорожную карту их достижения, необходимо провести разгрузку мозга по каждой цели.

Так что доставайте список своих R.E.A.D.Y.-целей, посмотрите на первую из них и подумайте обо всем, что следует сделать для ее достижения. Обо всем-всем! Новые задачи, которые пришли вам в голову, добавьте к пунктам уже созданного по итогам разгрузки мозга документа, белой доски или компьютерного файла. Смысл ваших действий тот же, что и прежде: освободить мозг от всех «над» и мыслей, связанных с R.E.A.D.Y.-целями. (На рис. 7.1 представлен фрагмент типичного примера разгрузки мозга. Конечно, у вас все будет выглядеть несколько иначе — двух одинаковых разгрузок мозга не бывает!)

По завершении разгрузки мозга вы заметите, что шум в голове начал стихать. Теперь ваш мозг свободен от обязанности хранить в себе все ваши мысли и задачи. Однако то, что вы доверили бумаге или занесли в компьютер, находится в формате, совершенно непригодном для применения на практике. На самом деле то, что у вас сейчас есть, — всего лишь огромное неупорядоченное месиво. Его предстоит привести в вид, удобный для использования в целях повышения вашей продуктивности.

Итак, перейдем к этапу № 2: Act — этап фиксации действий.

Просмотрите свои записи по итогам разгрузки мозга. Что-нибудь бросилось вам в глаза?

Первое, на что многие обращают внимание, — это то, что на самом деле они составили перечень проектов, а не шагов по их выполнению. Проект, как правило, представляет собой масштабную задачу, которую вы на себя взваливаете. Она может потребовать реализации целого ряда действий и отнять много дней, недель и месяцев. Для наглядности приведем несколько примеров проектов.

• Закончить презентацию в PowerPoint к предстоящей встрече с клиентом.
• Запланировать выездное заседание лидеров команды.
• Организовать праздничный базар для церковного прихода.
• Очистить чердак от хлама.

С перечнями дел, однако, нередко возникает одна существенная проблема: достаточно взглянуть на длиннющий список проектов и задач, и вы буквально впадаете в ступор. Когда я сталкиваюсь с подобным перечнем, я нередко просто откладываю его в сторону и бросаюсь на поиски какого-нибудь более легкого занятия: начинаю читать любимые блоги или посещать интернет-магазины — и вот меня уже затягивает в бездну промедления и прокрастинации.

Во избежание подобной ситуации вам необходимо пройти через этап Act: четко сформулировать дальнейшие действия по каждому пункту перечня, составленного вследствие разгрузки мозга. Это как раз и будут те конкретные шаги, которые вам следует предпринять для реализации своих проектов. Каждое действие должно быть достаточно четко определено, чтобы вы понимали, что именно от вас требуется. Вместе с тем эти действия не стоит расписывать чересчур подробно, а не то они покажутся слишком трудоемкими и вызовут шок. Существует два типа конкретных действий: программные и очередные. Первые обычно описываются желаемым результатом, предполагающим осуществление нескольких шагов для его достижения. А вот вторые — самые что ни на есть физические, зримые действия, которые необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед.

Даю подсказку: все практичекие шаги, как правило, начинаются с глагола действия. Формулировка типичного программного проекта может начинаться с таких глаголов, как «завершить», «изучить», «выяснить», «разрешить», «утвердить», «произвести», «поставить», «установить». Описание же типичных очередных действий обычно включает глаголы «позвонить», «купить», «очистить», «набросать», «написать», «заполнить», «проверить», «поговорить».

Ваша цель — превратить каждый пункт перечня, составленного по итогам разгрузки мозга, в конкретное действие или череду конкретных действий. Иными словами, сделать так, чтобы вам не приходилось думать, какие именно шаги следует предпринять далее. Необходимо, чтобы вы могли сразу же приступить к решению задачи.

Возьмем, к примеру, такой проект, как «Закончить презентацию в PowerPoint для предстоящей встречи с клиентом». Его можно превратить в следующую череду конкретных шагов:

• позвонить Стейси, чтобы она обновила для презентации статистику по продажам;
• договориться о встрече с Греем из компьютерного отдела, чтобы он помог с созданием анимации для первого и последнего слайдов презентации;
• обновить и проверить слайды со статистикой о продажах, а также первый и последний слайды;
• отправить презентацию Сью, Полу и Говарду с просьбой высказать свое мнение и предложения;
• внести в презентацию поправки с учетом рекомендаций Сью, Пола и Говарда;
• отправить окончательный вариант презентации в бюро офисных услуг, чтобы они отпечатали и сброшюровали восемь экземпляров.

Обратите внимание на то, как я взяла довольно трудоемкий, возможно, пугающий вас проект и превратила его в серию небольших, легко осуществимых шагов, ни один из которых сам по себе уже не кажется обескураживающим. В этом и состоит суть этапа Act, этапа превращения мысли в действие.

Пройдите весь этап до конца: проработайте по очереди все пункты в списке, составленном по итогам разгрузки мозга, и решите, какие именно конкретные шаги необходимо предпринять по каждому из них. Запишите их на бумаге, надиктуйте на диктофон или наберите в компьютере. По возможности постарайтесь ограничиться тремя или четырьмя конкретными действиями по каждому проекту. На эту процедуру у вас может уйти от 30 минут до трех и более часов — в зависимости от количества пунктов в вашем перечне.

Не исключено, кстати, что в процессе разгрузки мозга вам удалось составить длиннющий список с конкретными действиями, которые необходимо выполнить, особенно если вы приоритетчик или плановик. Если это так, то примите мои поздравления. Если нет, то предстоящая процедура может показаться вам трудоемкой и времязатратной. Держитесь! Ваша работа непременно окупится. Формулируя конкретные действия, вы создадите перечень задач, который будет отличаться высокой практической применимостью, конкретностью и исчерпываемостью и поможет вам ежедневно использовать свое время с набольшей продуктивностью.

Итак, на втором этапе пересмотра списка дел вы получили длинный, неорганизованный, даже несколько хаотичный перечень задач. Пора структурировать его, перейдя к этапу № 3: Sort — сортировка.

Именно сейчас вам предоставляется возможность выстроить свои задачи в порядке приоритетности, чтобы в любое время быстро и эффективно выполнить какую-то из них исходя из наличия времени, ресурсов и сил. По окончании этапа сортировки вы сможете одним взглядом охватить весь перечень дел и мгновенно решить, что именно предпринять далее. Такая оперативность сегодня жизненно необходима, ведь мы трудимся в ритме 24/7, в условиях информационной перегруженности и постоянно находясь на связи с окружающим миром.

Прежде чем приступить к сортировке, просмотрите составленный вами список конкретных действий и подумайте, как их лучше сгруппировать. Существует множество способов классификации задач:

• по инструментам или ресурсам, необходимым для выполнения конкретного пункта (например, телефон, электронная почта, компьютерное приложение типа Excel);
• по людям (тот или иной коллега, помощник, супруг/супруга);
• по местоположению, в котором вы должны находиться, чтобы выполнить задачу (ваш офис, офис клиента, ваш дом, автомобиль, самолет);
• по проектам;
• по крайнему сроку;
• по уровню энергии, которым вы должны обладать, чтобы эффективно выполнить работу (высокий, средний, низкий);
• по времени, необходимому для решения задачи (5 минут, 15 минут, один час).

Возможно, вы используете два или даже больше параметра для сортировки. Все зависит от того, как вы работаете, с каким типом задач обычно сталкиваетесь и какой метод классификации предпочитаете. Я советую хотя бы в одном разделе сгруппировать дела по объему требуемого времени, например те, которые можно выполнить за 15 минут и меньше. Очень удобно носить такой список с собой и реализовывать его в случайно подвернувшиеся моменты — скажем, сидя перед кабинетом дантиста или в очереди на регистрацию транспортного средства. Список окажется полезным и тогда, когда вы почувствуете, что забуксовали. В подобной ситуации вы сможете быстро выполнить какую-нибудь подходящую задачу, что вселит в вас уверенность и поможет с новыми силами взяться за более сложный проект.

Не исключено, что с течением времени категории, по которым вы группируете задачи, будут меняться — как будут меняться и развиваться ваши потребности, интересы и методы работы. В настоящий момент мой список дел рассортирован по следующим категориям: «Звонки», «Компьютер», «Электронная почта», «Самолет», «Программы», «Проекты», «Поручения», «15 минут», «Цели» и «Дом».

Существуют еще два типа дел, список которых я также поддерживаю и вам советую: «В ожидании» и «Когда-нибудь».

В первый перечень попадают дела, по которым я жду чего-то или кого-то. Его наличие дает мне возможность держать в поле зрения «разомкнутые цепи», не пытаясь все запомнить. Как вы уже знаете, в этом деле мозг — плохой помощник.

Во второй я заношу все, что хотела бы сделать в один прекрасный день. В моем нынешнем списке дел под этой рубрикой («Когда-нибудь») перечислены поездки, которые я хочу совершить, книги, которые хочу прочитать, и вещицы, которые не прочь купить, например, очень дорогой фен, на который положила глаз (с такими волосами, как у меня, фен — вещь незаменимая). Список «Когда-нибудь» — это мое развлечение и вдохновение. Составляя его, я освобождаю мозг и даю волю мечтам.

Советую вам всегда держать перечень с R.E.A.D.Y.-целями и проектами в том же месте, где и список конкретных дел. Наличие обоих позволит вам отчетливее видеть общую картину того, что должно быть сделано, а также конкретные шаги, которые необходимо для этого предпринять.

И наконец, последний этап № 4: Keep — «хранить», что представляет собой сокращенный вариант принципа «Хранить только один перечень». Для начала вы должны решить, какой именно тип материального носителя — ящик или компьютерную программу — будете использовать для хранения вашего TASK-перечня. Очень важно, чтобы этот список был у вас один-единственный. Цель вот в чем: все, что вам необходимо сделать, должно находиться в зоне прямой видимости. Это позволит охватить его одним взглядом и принять выверенное решение относительно дальнейших действий. Наличие нескольких списков только помешает достижению целей, будет вносить хаос, вызывать стресс и отнимать у вас время.

— Ассортимент задач у вас еще тот, — осмелилась заметить я.

— Это далеко не все, — признался Бен и посмотрел на меня несколько растерянно. — У меня еще четыре блокнота с задачами на переднем сиденье автомобиля и два в портфеле. А, вот на бумажник мой посмотрите!

Он достал из заднего кармана бумажник: из него во все стороны торчали края бессчетного количества желтых листочков. Куда ни глянь, у Бена все было битком набито перечнями задач!

Начнем с того, что наличие множества списков дел просто-напросто лишает смысла само их ведение. Как только Бен открывал блокнот или читал листочек с какой-нибудь записью, он понимал, что ему не хватает информации. Когда у него появлялось время для выполнения какой-то реальной работы, он тратил драгоценные минуты на поиски записей о том, что именно нужно сделать в первую очередь. Бен отчаянно нуждался в одном генеральном TASK-перечне.

Итак, какую форму он должен иметь? Все зависит от вас и вашего стиля продуктивности. Адаптация TASK-перечня к стилю продуктивности — процесс сугубо индивидуальный. Наверное, поэтому пионеры менеджмента продуктивности, такие как Дэвид Аллен, данного вопроса никогда не касались. Однако мои клиенты и я считаем его исключительно важным для повышения эффективности.

Аарон Леви, СЕО компании Box, использует один лист бумаги и утверждает, что такая предельная простота — именно то, что показано при легкой форме синдрома дефицита внимания. «Я — маленький преобразователь аналоговых данных в цифровые, но у меня есть один листочек бумаги под названием “50 дел”. Он содержит перечень всех важных инициатив, задач и проектов компании. Раз в один-­два дня я просматриваю его, чтобы убедиться: по каждому из проектов дела у нас идут нормально. Всего один лист бумаги… 99 процентов моей жизни проходит в цифровом формате, но для того чтобы оставаться в фокусе, я выбрал именно этот низкотехнологичный инструмент».

Джен — вице-президент, отвечающий за кадровую политику одной из спортивных команд, входящих в Национальную баскетбольную ассоциацию. По своему ведущему стилю она — визуализатор. На стене справа от двери своего кабинета она повесила белую доску размером полтора на полтора метра, которая служит ей генеральным TASK-перечнем. Все ее задачи организованы по проектам и обозначены различными цветами. В нижнем правом углу доски есть черный прямоугольник, на котором Джен перечислила все свои проекты (они выведены красными буквами — одним из цветов ее команды). Когда Джен сидит за рабочим столом, список дел всегда находится у нее перед глазами, что позволяет ей быстро принять решение относительно дальнейших действий.

Мой редактор Карл — фрилансер. По своему основному стилю продуктивности он — приоритетчик. Для ведения списка дел Карл использует простой блокнот с бумагой в клеточку. В душе он писатель, а потому ему нравится записывать все от руки, а не полагаться на технические средства. Его перечень организован по датам, и каждая задача занимает в блокноте одну-единственную строчку. Карл носит этот блокнот на все встречи и заседания и по несколько раз в день сверяется с ним, чтобы удостовериться: ни одно срочное дело не забыто.

Свой собственный перечень дел я веду в небольшой тетрадке со спиралью и ношу ее с собой повсюду. Да, кое в чем я большой консерватор и предпочитаю бумагу электронным гаджетам.

— А что будет, если потеряете ее? — часто спрашивают меня клиенты.

— Конечно, у меня случится приступ паники, — отвечаю я. — Но все же надеюсь: тот, кто найдет ее, выполнит за меня все задачи!

Ниже перечислены дополнительные предложения по выбору инструментов управления задачами, которые подходят для людей с различным стилем продуктивности. Просмотрите всю врезку — и наверняка найдете среди предложенных вариантов идеи, которые заинтересуют вас и облегчат работу над собственным генеральным TASK-перечнем.

• Бумага в линейку или в клеточку.
• iDoneThis — компьютерное приложение, которое будет присылать вам по электронной почте напоминания о необходимости выполнить те или иные задачи.
• IFTTT (If This Then That) — компьютерная программа, позволяющая определять, как должна двигаться информация между приложениями. Она способна автоматизировать задачи путем объединения действий одного приложения с действиями другого.
• Zippy — приложение для iPhone, информирующее о том, как вы управляетесь со своим перечнем задач.
• PhraseExpress — бесплатная утилита для быстрой вставки часто используемых слов и данных. Помогает экономить время при наборе текста: когда вы начинаете вводить слово или выражение из заранее составленного списка, приложение автоматически стирает вашу короткую версию и заменяет ее более длинной фразой.
• Summly — программа для быстрого просмотра новостей.
• Bump — приложение для обмена контактной информацией и фотографиями, для чего достаточно простого соприкосновения двух телефонов. Доступно для iPhone и Android-устройств. Подумать только, до чего дошли технологии!
• Boxer — программа для управления входящей электронной почтой. Сортирует письма, помогает отвечать на них и организовывать по приоритетности. Вы можете ставить «лайки» входящим сообщениям, отвечать на них, используя автоответы, или добавлять письма к своему перечню дел. Программа также работает с Dropbox для обмена данными и синхронизации с LinkedIn и Facebook, так что вы легко можете создавать профили своих контактов. Совместима с Exchange, Gmail и другими службами Google, а также с Yahoo Mail, iCloud, AOL и Outlook/Hotmail.

Если вы плановик

Попробуйте следующие инструменты:

• Тетради.
• Printable Paper — веб-приложение, с помощью которого можно бесплатно скачать 1231 тип и стиль бумаги, в том числе миллиметровую, и целый набор листов в самую разную линейку.
• D*I*Y Planner — веб-приложение, помогающее разрабатывать собственные, на свой вкус, бумажные носители и системы для планирования, используя предлагаемые шаблоны обложек и документов.
• Диспетчер задач программы Outlook.
• Календари.
• Wunderlist — приложение, позволяющее создавать бесконечно длинные перечни задач.
• Feedly — новостной агрегатор для веб-браузеров и мобильных устройств, работающий под iOS и Android. Доступен также в виде облачного сервиса. Его задача — собирать в одно место все, что вы хотите прочитать.
• Cue — приложение — личный ассистент, которое на основе информации из вашей электронной почты, контактов и календаря выдает вам «моментальный снимок» дня.
• Doit.im — бесплатное приложение для всех платформ (Windows, Mac, iPhone и iPad), позволяющее планировать проекты, следующие действия, ставить промежуточные и крайние сроки, делать примечания — и все это синхронизировать, используя сервер Doit.im.
• Rapportive — расширение Gmail, которое выдает вам всю информацию об отправителе послания прямо в окне входящей почты. Это не только все то, что вы знаете о конкретном человеке, но также все, что знает о нем ваша организация, и все, что известно о нем в сети.
• Pocket — веб-приложение, позволяющее собирать, сопоставлять и организовывать статьи, видеоматериалы и другой контент, который вы находите в сети. Все это можно сохранять с компьютера в Pocket и затем просматривать с любого девайса без подключения к интернету. Программа совместима с более чем 300 приложениями, так что все ваши материалы для чтения будут у вас всегда под рукой.

Если вы организатор

Попробуйте следующие инструменты:

• Электронные блокноты для заметок.
• Стикеры.
• Any.do — программа для создания перечней дел с очень приятным дизайном и инновационным подходом к управлению жизнью пользователя.
• Moleskine — онлайн-магазин, предлагающий огромный выбор роскошных записных книжек. Там же можно скачать и приложение для iPad.
• Ommwriter — приложение, подходящее как для Windows, так и для Mac. Представляет собой полноэкранный текстовый редактор, умеющий к тому же добавлять различные содействующие релаксации изображения или умиротворяющую музыку, другой шумовой фон, которые не только поддерживают вашу способность сохранять концентрацию на том, что вы пишете, но и помогают сохранять спокйствие и продуктивность.
• Evernote Hello — очень бойкое приложение для управления контактами, которое позволяет создавать детальные профили для каждого своего визави, сканировать информацию с визитных карточек, извлекать релевантную информацию из электронных писем и — конечно, это же Evernote! — освежать в памяти сведения о человеке при встрече с ним.
• Sunrise — программа, которая позаботится о том, чтобы вы не пропустили ни одного мероприятия. Можете также отвечать на приглашения в Facebook и даже поздравлять друзей с днем рождения.
• Pling — голосовой мессенджер, который помогает командам и отдельным людям быстро и естественно общаться. Вы отправляете послание другому человеку или целой группе со скоростью текстового сообщения, но делаете это легко и просто — так, как говорите. При этом само сообщение сохраняет индивидуальность человеческого голоса.
• Yammer — платформа для создания закрытых социальных сетей. С ее помощью служащие одной корпорации могут сотрудничать с коллегами из других отделов и филиалов — примерно как если бы у компании был свой собственный Facebook.
• Carrot — приложение для составления перечней дел, умеющее выражать «отношение» и превращать работу в игру. Например, за выполненное задание вы получите награду, а за невыполненное — порицание. Будьте готовы к любым сюрпризам!

Если вы визуализатор

Попробуйте следующие инструменты:

• Тетрадь с чистыми, нелинованными страницами.
• Белая доска.
• Reminders — приложение от Apple, с которым компания ворвалась в мир компьютерных программ для управления задачами. У него серьезные возможности для ведения перечня дел. Программа позволяет синхронизировать записи в разных iOS-девайсах, хотя процесс нельзя назвать интуитивно понятным. Тем не менее это уникальное и мощное приложение, и таким его делает в первую очередь способность выдавать напоминания в зависимости от вашего местонахождения. Когда вы вводите задачу, вы можете установить «напоминалку» как по дате, так и по местоположению. Считайте, что прошли те дни, когда вы, проезжая мимо продуктового магазина, забывали купить молоко. Reminders этого больше не допустит.
• View Your Mind — инструмент для составления интеллект-карт, предназначенный для работы как на PC, так и на Mac и позволяющий создавать и обрабатывать графические изображения и многоцветные карты.
• Personal Brain — очень динамичный и интуитивно понятный инструмент для составления интеллект-карт, работающий как под PC, так и под Mac. Помогает устанавливать связи между идеями, файлами и веб-страницами именно так, как вы думаете. В нем легко выстраивать иерархии и ассоциации, анимировать объекты, создавать нелинейные структуры и изменять масштаб до бесконечности.
• SwiftKey Note — самый быстрый способ делать пометки в iPhone или iPad. В продукте использована технология предвидения: когда вы набираете текст на клавиатуре, приложение, уже усвоившее то, как вы пишете, автоматически корректирует ваши ошибки и «предсказывает», какое слово вы введете далее.

Неважно, в какой именно форме вы представите свой список дел, главное чтобы все ваши задачи находились в одном месте. Смысл простой: сделайте так, чтобы ваш перечень работал на вас, а не против вас. Если инструменты для повышения продуктивности, которые вы опробуете, не зарекомендуют себя как надежные помощники, смените их и попробуйте другие. Со временем вы выработаете ту систему, которая не только упростит вам процесс управления задачами, но и сделает его забавным.

Отправить

вс

вс