6

Инвестируйте свое время с умом

Несколько лет назад одна моя подруга посоветовала мне прочитать «Последнюю лекцию» Рэнди Пауша. Она сказала: «Раз ты работаешь в сфере тайм-менеджмента, тебе эта книга должна понравиться».

Подруга не заметила моего раздражения. Она не знала, что я стараюсь держаться от сферы тайм-менеджмента подальше, потому что убеждена: стандартные рецепты этой научной школы доказали свою несостоятельность и неспособность справляться с реальными проблемами людей, вызываемыми сегодняшней эпидемией сверх­занятости. Правда в том, что управлять можно отдельными служащими и даже целыми командами сотрудников, а вот временем — нет, им «менеджировать» нельзя. Вы не можете вызвать время к себе в офис и дать ему нагоняй: «Время, твои результаты за прошедшую неделю не отвечают моим ожиданиям. На этой неделе тебе придется выдать на-гора еще шесть часов сверху». Я создала компанию Working Simply для того, чтобы проложить путь совсем иному подходу к проблемам продуктивности, с которыми мы все сталкиваемся, — и вы уже начали его осваивать.

Однако подруга порекомендовала мне эту книгу из лучших побуждений, и я отметила про себя, что нужно будет обзавестись экземпляром «Последней лекции» как можно скорее. К сожалению, в тот момент я была занята одним очень крупным проектом, так что книга пролежала у меня на полке несколько месяцев, прежде чем я наконец добралась до нее со словами: «Ну вот, надо воспользоваться возникшим тайм-аутом и прочитать пару страниц». Но когда я посмотрела на часы в следующий раз, оказалось, что пролетела уйма времени, — я прочла книгу на одном дыхании. Она оказалась такой забавной и увлекательной! Но что еще важнее: она изменила мое восприятие времени.

Рэнди Пауш был профессором Университета Карнеги-Меллона и занимался информатикой и проблемами взаимодействия человека с компьютером. Когда ему предложили выступить с «заключительной лекцией», как просят многих ученых, он еще не знал, что она действительно станет для него таковой. В августе 2007 года Паушу поставили диагноз: терминальная стадия злокачественной опухоли поджелудочной железы. Но «Последняя лекция» получилась отнюдь не тягостной и депрессивной, и она вовсе не о смерти. Она о том, как реализовать мечты своего детства, как преодолевать трудности, поддерживать грезы других людей и научиться «ловить» момент. Она о том, как жить полноценной жизнью.

Диагноз, поставленный Паушу, полностью перевернул его восприятие времени. Профессор осознал, что время — единственное, что у него есть. Этот вывод Пауша в силе для каждого из нас. Время — все, чем мы располагаем, и у всех нас его одинаковое количество: 24 часа в сутки, 168 часов в неделю. Я извлекла из «Последней лекции» ценнейший урок: для жизни и счастья нам не нужно иметь больше часов в сутках — нам просто необходимо более целенаправленно и осмысленно расходовать те, которые у нас есть.

После книги Пауша мне захотелось послушать еще и его выступление с этой «лекцией». Я нашла ролик в YouTube и посмотрела его, а затем еще раз, и еще, и еще. Я снова и снова возвращалась к одной фразе автора, задевшей меня за живое: «Вы знаете, какой у вас бюджет времени, выделяемый на семью? Наверняка нет. Видите ли, вы можете пойти и заработать еще больше денег, но вы никогда не сможете повернуть время вспять».

Я никогда раньше не рассматривала время как ресурс — например, как деньги, находящиеся у меня в кошельке. Такая постановка вопроса спровоцировала разные мысли и помогла осознать, что время — редкий, бесценный «товар». Что это ресурс, который нельзя тратить безрассудно. Наоборот, мы должны расходовать его очень экономно и бережно, тщательно планировать и выделять только на то, что действительно важно, — так же, как мы проявляем осторожность, снимая деньги со своего банковского счета. Но сходство на этом заканчивается. В своей лекции Пауш подчеркивает одно очень важное отличие между временем и деньгами: время — это невозобновляемый ресурс. Если вы будете усерднее трудиться, отстроите свою компанию или приобретете быстрорастущие акции, вы сможете заработать больше денег. А сегодняшние 24 часа, как только они пройдут, не подлежат возврату, что бы мы ни делали.

Как и многие молодые люди, я раньше жила с мыслью, что времени у меня впереди предостаточно: мне казалось, что череда завтрашних дней будет неиссякающей, что она бесплатна и нескончаема, как воздух, которым мы дышим, или как вода, льющаяся из крана на кухне. Лекция Пауша помогла мне осознать тот факт, что мои представления — иллюзия. Реальность иная. Время ограниченно, а потому еще более ценно, чем деньги.

Что это значит для вас?

Ваша задача — пересмотреть свое отношение ко времени. Цель — начать думать о нем как о ресурсе, а точнее, как о невозобновляемом ресурсе чрезвычайной важности.

Стараясь помочь своим клиентам усвоить новую парадигму и сделать для них время более осязаемым, я прошу их подсчитать, сколько стоит их рабочее время: определить его финансовый эквивалент. Для этого они делят свой годовой доход на 2080 часов (52 недели по 40 часов). Полученное в итоге число и есть цена одного часа их времени. Теперь они уже в состоянии измерять свое рабочее время в денежном выражении, используя эту числовую стоимость.

А вы в курсе, сколько стоит один час вашего времени, проведенного на работе? Если да, то отлично! А если нет, то определите это сейчас. Теперь, зная свою ставку, вы можете подсчитать, во что обходится ваше время, — его стоимость больше не видится вам чем-то отвлеченным и туманным. Задача сводится к тому, чтобы вы начали воспринимать и использовать время точно так же, как воспринимаете и используете деньги, — только еще более рачительно, если это возможно.

И что еще важнее: подумайте о тех способах, которыми вы используете деньги, и начните применять часть из них и ко времени. Например, вы тратите определенное количество денег на покрытие ежедневных нужд и небольшие излишества. Вы также выделяете некую сумму на поддержку организаций и инициатив, в которые верите. А еще вы копите и инвестируете какую-то часть денег в целях получения прибыли в будущем.

Точно так же вы можете использовать и свое время. Например, вы можете тратить определенный его объем на выполнение необходимых текущих видов деятельности (скажем, на поездку на работу или уборку квартиры) или же на развлечения (на общение с друзьями или просмотр кинофильма). Вы можете также выделить некоторое количество времени на помощь другим людям и попытки сделать мир лучше (став добровольцем местной некоммерческой организации, заботясь о больном старике или вызвавшись быть наставником подростка). Еще вы можете инвестировать часть своего времени в виды деятельности, которые принесут вам выгоду в долгосрочной перспективе: повышать свою квалификацию, заниматься физкультурой, чтобы укрепить здоровье, или принимать участие в профессиональных мероприятиях в целях расширения круга деловых знакомств.

О последнем способе использования времени мы думаем и говорим нечасто. Но раз уж время настолько ограниченно и ценно, то, возможно, это и есть самое важное, что мы можем с ним сделать — инвестировать его с умом так, чтобы оно приносило максимально высокие дивиденды в долгосрочном плане.

«Время — деньги» — гласит старая поговорка. Но это неправда. Время намного ценнее денег. И вам необходимо начать относиться к нему именно так.

Подобный темп начал изматывать Энди, но она продолжала поддерживать его изо всех сил, так как понимала: компания нуждается в ней. Однако постепенно моя клиентка стала все чаще срывать сроки, и в какой-то момент ее старший менеджер решил, что она начала относиться к работе безответственно, да и ее качество ухудшилось. Когда Джордж, непосредственный начальник Энди, негативно оценил ее полугодовые результаты, женщина была ошеломлена. Она без остатка вкладывала в дело свой самый ценный ресурс — время, а рентабельность этой инвестиции оказалась удручающе низкой. Для моей клиентки слова шефа стали настоящим ударом.

Когда мы встретились с Энди несколько недель спустя, ее все еще трясло от мысли о плохой аттестации. Любовь к работе и компании, готовность к самоотдаче в ней явно угасали. Проведя обязательные в таких случаях беседы, я поняла, что Энди — высокоуважаемый лидер и член команды, что она исключительно интеллигентна и талантлива и что коллеги и начальники действительно ее ценят. Они искренне хотели, чтобы успех сопутствовал ей всегда, но ей просто следовало аккуратно и своевременно составлять финансовые отчеты.

Во время встречи с Энди я поняла: нашей первоочередной задачей должно стать переформатирование ее представлений о времени. Энди — большая модница и обожает хорошую обувь, она всегда безупречно одета по последним трендам. Я каждый раз с нетерпением жаждала увидеть ее обновки и сверить свои «модные часы» с ней. А потому быстро поняла, как именно помочь ей изменить свое отношение ко времени.

Когда Энди пришла на очередную консультацию, я сказала ей:

— Знаешь, вчера вечером в гостинице я потратила немного времени на нечто, что, могу поспорить, ты делала не раз, — на онлайн-шопинг. Это замечательный способ провести время, когда находишься в пути или очень устал.

— О, мне отлично знакомо это ощущение, — воскликнула Энди. — Я могу часами бродить по фешен-сайтам.

Она улыбнулась, возможно, теряясь в догадках, к чему я веду.

— Так вот, вчера вечером я нашла одну вещь, которая прекрасно подойдет к моему гардеробу, — продолжила я. — Одни сандалии, которые можно надеть и в пир, и в мир и которые отлично сочетаются с большинством моих весенних нарядов.

— Так-так, звучит великолепно, — произнесла Энди и подалась вперед, явно ожидая, что я продолжу расписывать сандалии во всех деталях.

Однако я сказала следующее:

— О, они действительно великолепны! Однако стоят на 60 долларов больше, чем я готова на них в данный момент потратить. Вот почему я подумала: может, ты одолжишь мне 60 долларов, чтобы я смогла их купить?

Энди посмотрела на меня, ее глаза заметно округлились от удивления, и она, запинаясь, промямлила:

— Ну… ну… не знаю.

Позже мы обе смеялись над этой ситуацией, но в тот момент Энди думала про себя: «О Боже, это же совсем новый человек в нашей организации, мы только недавно познакомились, а она уже просит у меня деньги! На что это похоже?!».

Я улыбнулась.

— Понимаю, — успокоила я Энди. — Видимо, я пока не смогу купить эти сандалии. Но хочу попросить о другом одолжении. На сегодняшнее утро у нас запланирована двухчасовая консультация. Так вот, не знаю, сможешь ли ты после ее окончания немного подумать и подбросить мне несколько идей насчет того, как мне улучшить свою тренерскую работу. Это отнимет не более часа.

Энди посмотрела мне в глаза и улыбнулась. Возможно, она испытала облегчение, что я больше не прошу у нее денег:

— Да, конечно, — ответила она, — с удовольствием помогу.

— Спасибо, Энди, — сказала я. — На самом деле мне не нужно, чтобы ты уделяла мне дополнительное время. Но ты заметила, что произошло? Ты не горела желанием дать мне 60 долларов, но была готова отдать 60 минут своего времени. Что это значит? Неужели для тебя деньги ценнее, чем время?

Как будто лампочка зажглась у Энди на лбу.

— Я никогда не думала об этом в таком ключе, — призналась она.

И мы потратили следующий час на подробный анализ того, сколько стоит время и что делать Энди, чтобы защищать, сохранять и инвестировать этот ценнейший ресурс.

Время — невозобновляемый ресурс. Если вы похожи на Энди и большинство людей, то, вероятно, тратите его, поч­ти (или вовсе) не задумываясь о нем всерьез. Вы же не станете бездумно швыряться деньгами, так почему вы столь расточительны, когда речь идет о времени?

И помните: каждый раз, когда вы говорите «да» кому-нибудь или чему-нибудь, вы тем самым говорите «нет» кому-то или чему-то другому. Такова природа времени, этого ограниченного и невозобновляемого ресурса. Отдавайте себе отчет в том, чему именно вы говорите «да» и «нет» в течение дня и какое влияние эти решения оказывают на вас, вашу личную и профессиональную жизнь.

Перестаньте транжирить свой самый ценный ресурс — время.

Достаньте его и проанализируйте с этой новой точки зрения. Спросите себя:

• Выделил(а) ли я время для работы, направленной на достижение моих целей?
• Выделил(а) ли я время на выполнение моих обязанностей по конкретному проекту?
• Сколько часов в день я провожу на встречах и заседаниях?
• Остается ли у меня время для наставнической работы?
• Расписан ли мой день поминутно, или у меня бывают «окна» и время в резерве?
• Выделил(а) ли я время для чтения электронной почты и ответов на письма? А на звонки?
• Остается ли у меня время на размышления и рефлексию?
• Остается ли у меня время на занятие планированием и подготовкой к следующему дню, неделе, месяцу?
• Сколько времени я трачу на дорогу от дома до работы и обратно?
• Предусмотрено ли в моем графике время для личных дел: занятий в спортзале, ужина с друзьями, посещения футбольных матчей команды моего сына или просто для тихого времяпрепровождения и отдыха?

Когда мы заглянули в календарь Энди, ей стало понятно, когда именно, где и как она транжирит свое время — и так каждый день. Она автоматически соглашалась на все просьбы уделить кому-либо внимание, даже не заглядывая в свой график, чтобы выяснить, согласуется ли встреча с ее текущей работой и действительно ли так уж нужна ее помощь коллеге для принятия решения. Она постоянно отвечала на звонки сослуживцев, принимала их у себя и спешила им навстречу в то самое время, которое планировала посвятить выполнению своей работы. А для личных дел в календаре Энди вообще не было зарезервировано ни минуты.

— Если бы это был не мой рабочий график, а личный накопительный пенсионный план, — отметила Энди с печальной улыбкой, — я бы наверняка задумалась о том, что пора дать от ворот поворот своему консультанту по инвестициям: доход от них более чем скромный.

— Ты права, Энди, — сказала я. — Выяснить, что для человека действительно важно, совсем нетрудно. Достаточно заглянуть в его чековую книжку и рабочий график и посмотреть, на что он тратит свое время и деньги. Глядя на твой календарь, я могу сразу определить, что ты лично находишься в самом низу своего списка приоритетов.

Еще до нашего первого занятия я попросила Энди пересмотреть свой индивидуальный план профессионального развития, в котором содержались ее основные профессиональные цели и задачи на ближайший год. Когда мы начали сопоставлять их с календарем Энди, она беспокойно заерзала в кресле. Причина была очевидна: между целями Энди и тем, как она инвестировала свое время, не просматривалось никакой связи. Ноль! Зеро! Если бы Энди не сидела рядом со мной, я бы подумала, что разглядываю график другого человека. То, на что Энди тратила время, и ее цели существовали без всякой взаимосвязи, а потому неудивительно, что результаты ее работы оценивались начальством негативно!

К счастью, Энди удалось выбраться из «ловушки». Осознав, на что в действительности уходит ее время, она смогла существенным образом изменить и свое отношение к нему, и свое поведение.

А теперь и вы оцените свою инвестиционную политику. Как и во что вы вкладываете время? Когда именно вы сказали «да», хотя на самом деле хотели произнести «нет»? Вы выделили в своем графике время для достижения собственных целей? Вы отвечаете на события или просто реагируете на них?

Джефф Вайнер, СЕО деловой социальной сети LinkedIn, остро ощущает потребность держать свой рабочий график под строгим контролем. Вот как он описывает свой подход к временным инвестициям:

«Нередко поток ежедневных событий засасывает человека, и если вызовы, с которыми он сталкивается, начинают возникать все чаще и становиться все сложнее, он вполне закономерно поддается склонности решать проблемы одну за другой. В такой ситуации очень важно найти немного времени, а если надо — урвать его, чтобы переосмыслить происходящее, а не просто реагировать на него. Это позволит тебе не только думать стратегически, на перспективу, но и разобраться, что для тебя срочное, а что — важное, и добиться нужного баланса между тем и другим».

Давайте представим себе, как следовало бы инвестировать время, чтобы гарантировать себе достижение нужного баланса и максимальной рентабельности вложений.

Это нацеливание — не что иное, как способ организации времени в своем графике таким образом, чтобы в итоге приблизиться к поставленным целям. Как выполнить это правильно? Просто аккуратно подгоняйте временные траты под свои цели. Внимательно обдумывайте каждую задачу или проект и решайте, стоит ли выделять под них время в своем календаре. Спрашивайте себя, продвинут ли они вас ближе к достижению цели.

Когда Энди посмотрела свой график, она наконец осознала: то, как она тратит время, никак не связано с ее целями, даже наоборот — порой вступает с ними в противоречие. Календарь Энди демонстрировал несогласованность ее действий. Именно этим и объяснялось, почему, когда Энди «выстрелила», то есть привела в исполнение задуманное, она так и не достигла цели. Просто она целилась в другую сторону.

Чтобы прицелиться эффективно, очень важно все делать в соответствии со своим стилем продуктивности, а не вопреки ему. Например, я как плановик люблю рассчитывать все шаги к поставленным целям заранее и выделять под них соответствующее время в своем графике. А вот мои коллеги-визуализаторы, наверное, будут чувствовать себя как в смирительной рубашке от одной только мысли о необходимости строго фиксировать время выполнения работы. То, что годится для меня, может быть совершенно неприемлемо для них — или для вас.

Ниже приведен ряд конкретных предложений по организации вашего календаря, что позволит извлечь максимальную пользу из природных наклонностей. Прочтите все предложения — не исключено, что вы найдете интересный для себя эффективный подход в разделе, предназначенном для людей с иным стилем продуктивности. Посмотрите также три рисунка — 6.1, 6.2 и 6.3. На них представлены три различных способа построения календаря. Они спроектированы таким образом, чтобы отражать особенности трех различных стилей продуктивности. Из них вы также можете почерпнуть парочку идей, которые будут успешно работать на вас!

Если вы плановик

Если вы организатор или визуализатор

Перечитайте еще раз свои цели, а затем направьте временные инвестиции на их достижение путем обособления тематических дней, то есть дней, в течение которых все построено вокруг определенной темы, категории или типа работы. Такими темами, например, могут стать административные задачи, развитие команды, работа с письмами, поиск потенциальных клиентов, творчество, восстановление сил и так далее. Чтобы определиться с графиком (см. рис. 6.3), выберите тему или несколько тем на каждый день недели. Обозначьте тему в вашем календаре и, когда наступит время, выполняйте задачи и проекты, связанные с темой этого конкретного дня. Тематические дни дадут вам возможность ощущать свободу и проявлять гибкость, о которых вы так мечтаете, и при этом обеспечат достижение целей.

Однако организаторы и визуализаторы несколько отличаются друг от друга схемой использования тематических дней. Организаторам лучше подумать о тематических временных отрезках, нежели о тематических днях. Например, темой утра четверга может стать административная работа, а темой второй половины дня — развитие команды. Тематические отрезки разнообразят работу и помогают избавиться от скуки, одновременно способствуя структурированию рабочего дня. Визуализаторы, как правило, предпочитают тематические дни или даже тематические недели, что дает им простор для инноваций и творчества в условиях, не стесненных строгими временными рамками.

У Энди доминирует стиль продуктивности, характерный для визуализаторов, а потому она выбрала вариант с организацией тематических дней. Поскольку она работает на корпорацию, входящую в число 500 крупнейших компаний (по версии журнала Fortune), у нее нет таких возможностей контролировать свое время, как у человека со свободной профессией или владельца бизнеса. Это означает, что тематические дни, которые Энди для себя определила, вряд ли получатся такими в чистом виде. Они неизбежно будут корректироваться. Тем не менее Энди понравилась идея о тематических днях. Она увидела в них способ добиться разнообразия, в котором нуждалась, чтобы поддерживать интерес к профессиональной жизни и увлеченность своим делом.

Сегодня рабочий график Энди строится вокруг пяти тем: взаимоотношения с клиентами, анализы и отчеты, управление рисками, административные задачи, развитие команды. Каждая из этих тем напрямую связана с одной или несколькими ее целями. В разные недели тематические дни могут меняться местами, например на этой неделе административная работа может выпасть на понедельник, а на следующей — на пятницу. Однако Энди делает все возможное, чтобы каждая тема была отражена в ее недельном календаре и чтобы встречи, разговоры и проекты, осуществляемые в конкретный день, соответствовали заданной теме.

Энди убедилась: подобная организация работы и мышления повышает ее эффективность и, что еще более важно, подпитывает креативность, поскольку позволяет фокусироваться на более общих вопросах и свободно их исследовать. Благодаря смене подхода Энди удалось разработать инновационный метод проведения аудиторских отчетов и внести важные изменения в одну из знаковых для ее компании программ по управлению рисками.

Бриэм — еще один мой клиент, с которым мы познакомились в первой главе книги. Как и Энди, ему ближе всего стиль продуктивности, характерный для визуализаторов. Но в отличие от Энди, у Бриэма собственный бизнес и вполне контролируемый график. До нашей с ним встречи Бриэм, как и Энди, буквально транжирил свое время. Он никогда не отказывал другу или двоюродному брату друга, которому вдруг стало интересно, чем занимаются люди в компании, специализирующейся на организации специальных мероприятий. Помимо этого, Бриэм принимал участие во всех общественных начинаниях в своем городе и по первому зову мчался на помощь своим подчиненным, чтобы решить какую-нибудь проблему или уладить конфликт. В итоге он уставал, ему не хватало времени и сил на то, чтобы стратегически мыслить, и в результате он постепенно утрачивал контакт со своей командой.

После того как Бриэм набросал черновик своих R.E.A.D.Y.-целей и пересмотрел перечень задач, он увидел, что в них четко прослеживаются пять основных тем — по одной на каждый рабочий день: административные дела, работа с командой, налаживание связей и маркетинг, стратегическое планирование и, наконец, день Бриэма. И вот как он встроил их в структуру своего календаря.

Темой понедельника он объявил команду. В первый рабочий день недели Бриэм встречается с каждым ее членом по отдельности, а затем до конца дня работает в режиме открытого доступа на случай, если кому-то понадобятся его советы в работе над проектами, решении проблем или проведении мозгового штурма. Команда Бриэма уже привыкла, что по понедельникам он всегда находится у себя в офисе и готов прийти на помощь. И результаты не заставили себя ждать — не то, что в былые времена, когда отсутствие Бриэма тормозило прогресс его команды.

Вторники и четверги — дни налаживания связей и маркетинга. В эти дни Бриэм может вообще не появляться в офисе. Он завтракает, обедает и ужинает с клиентами (нынешними и потенциальными), производителями и поставщиками товаров и услуг для его бизнеса, а также принимает участие в общественных мероприятиях.

Среды посвящены административным делам и разработке стратегий. Административные обязанности, с которыми сопряжена его должность, наводят на Бриэма настоящий ужас. Поэтому он стремится разделаться с ними еще с утра, а затем в качестве компенсации за «каторжный», как он его называет, труд он посвящает вторую половину дня продумыванию стратегии компании. Бриэм — «сова», и к вечеру у него открывается второе дыхание. Разработка стратегий и широкомасштабное мышление даются ему в эти поздние часы легко, так как согласуются с его естественными биоритмами.

Пятница — день Бриэма. Он использует его для всего, что продвигает бизнес. В одни пятницы пишет, в другие — читает отраслевые журналы или устраивает мозговые штурмы. Как нетрудно догадаться, для Бриэма пятница — любимый день недели.

И у Энди, и у Бриэма налицо предпочтение продуктивного стиля визуализатора, однако реалии их рабочей среды требуют от них планировать свои тематические дни по-разному.

А как быть, если у вас одинаково сильно выражена склонность к двум различным стилям продуктивности? Тогда сочетайте разные стратегии и подстраивайте их под себя. У меня лично доминирует стиль плановика, но за ним с небольшим отставанием следует организатор. Поэтому при составлении графика я комбинирую выделение временных отрезков под определенные виды деятельности с планированием тематических дней и выполнением своих обязательств перед семьей. Так я получаю возможность жить сообразно своему ритму и поддерживать гармонию у себя в голове, сердце и душе. Мне часто приходится ездить в командировки, но я дала себе слово никогда не проводить вдали от дома больше трех ночей подряд. Мой календарь выстраивается в строгом соответствии с этим принципом, так что, принимая деловое предложение и планируя поездки, я всегда держу перед глазами визуальное напоминание о данном мной обете.

Помимо этого, у меня в графике четко обозначен и конец рабочего дня — 17:00. Неужели я действительно каждый день заканчиваю работу ровно в пять? (Не совсем.) Неужели мне никогда не приходится трудиться по ночам и на рассвете? (Иногда приходится.) Обычно мне все же удается соблюдать это общее правило, и я уверена, что такая жесткая политика — наступил конец рабочего дня, и точка! — позитивно сказывается как на продуктивности человека, так и на его психическом здоровье. Если работа по ночам или в ранние утренние часы становится для вас нормой, резко возрастает вероятность того, что от этого начнет страдать ваша эффективность и, как следствие, — ваше здоровье и личная жизнь.

Я также рекомендую отказаться от практики расписывать буквально каждую минуту своего дня и предусматривать все возможные встречи и виды деятельности. Лучше вводить в график буферные зоны — такие отрезки времени, на которые ничто не запланировано и которые можно использовать для решения непредвиденных проблем, задач и ситуаций. Или для того, чтобы поразмышлять или порефлексировать. График, в котором не предусмотрены буферные зоны, — это своеобразное приглашение форс-мажорным обстоятельствам оккупировать ваш день и основательно испортить его.

Мои понедельники и пятницы зарезервированы под административную работу. Ранние утренние часы, когда еще царят тишина и спокойствие, у меня забронированы под работу над книгами, статьями и составлением программ лекций и семинаров. Я — «жаворонок» и люблю эту часть дня. Тогда у меня мозги свежие, чистые и наиболее креативные. Вторники, среды и четверги я посвящаю работе с клиентами и поиску потенциальных. Но в каждом из этих дней я выделяю по несколько часов для выполнения задач, связанных с темой дня.

Можно ли сказать, что моя календарная система работает безотказно? Конечно, нет. Люди слишком разные, а жизнь слишком сложная, чтобы не вносить свои коррективы. Тем не менее моя система удерживает меня в нужной колее и помогает оставаться сфокусированной на своих целях. При этом я непрерывно вношу в нее небольшие поправки, которые позволяют мне продолжать совершенствоваться в деле инвестирования времени.

Пересмотрите свои временные затраты так, чтобы ваш календарь верно отражал ваши задачи и приоритеты. Используйте свой стиль продуктивности, чтобы определить, как лучше переориентировать свою инвестиционную политику в области времени на достижение поставленных целей. Сделайте так, чтобы график работал на вас, а не против вас. Помните: вы не можете повернуть время вспять, а потому убедитесь, что инвестируете его с наибольшей выгодой для себя.

Тим Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю», относится к инвестиции времени по-другому. Он утверждает, что существуют «два синергетических подхода, способствующих повышению продуктивности. Первый — ограничивать количество задач, оставляя только самые важные, чтобы сократить рабочее время. Второй — сокращать рабочее время, чтобы ограничить количество задач исключительно самыми важными».

Какой вариант вам кажется лучшим? Давайте извлекать максимальную выгоду из каждого часа каждого дня, выбрав инвестиционную тактику, которая подходит лично вам. Ниже описаны сильные стороны каждого стиля продуктивности и основные тактики временных инвестиций. Активно применяйте их, чтобы извлекать пользу буквально из каждой минуты. Они специально разработаны с учетом ваших конкурентных преимуществ в области временных инвестиций.

Помните о необходимости индивидуализировать выбранные вами тактики. Сначала посмотрите те, что предложены для вашего ведущего стиля продуктивности. Если ваши предпочтения делятся между двумя стилями почти поровну, тогда прочтите тактики, подходящие для обоих стилей, и комбинируйте их так, как вам нравится. Если захотите скачать краткое справочное руководство по тактикам инвестирования времени, это можно сделать, зайдя на мой сайт по адресу .

• эффективное и рациональное использование времени;
• высокая производительность труда;
• способность фокусироваться на самых значимых задачах;
• умение избегать лишней траты времени на непродуктивную работу или реализацию не особо важных проектов.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• посчитайте, сколько времени у вас уходит на выполнение рутинных задач, чтобы еще точнее распланировать свои дни и недели;
• начинайте день с работы над задачами и проектами, имеющими наивысший приоритет;
• устраните любой шум, будь то физический или умственный: отсутствие шума означает отсутствие потери времени на его преодоление;
• подумайте о задачах и проектах, которые можно выполнять в моменты вынужденного простоя или в низкий сезон, — если вы остаетесь без привычной для себя нагрузки, вам становится скучно, что негативно сказывается на вашей эффективности и продуктивности.

Приоритетчик в действии

Когда Марисса Майер занимала руководящую должность в Google, она обычно втискивала по 60 заседаний в свой недельный график, а в качестве компен­сации за столь изнурительную работу примерно каждые шесть месяцев отправлялась в семидневную поездку, как правило, в какое-нибудь новое, незнакомое место. Осознание того, что ее не будет в офисе целую неделю, заставляло Майер отлаживать работу так, чтобы в ее отсутствие не было сбоев.

Если вы плановик

Ваши сильные стороны:

• способность планировать время, необходимое для выполнения задач;
• умение выстраивать задачи в четкой последовательности;
• талант создавать точные и подробные планы проектов;
• способность следовать передовому опыту или лучшим историческим прецедентам, тем самым минимизируя риски, связанные с возникновением проблем и необходимостью переделывать работу.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• оставляйте в своем еженедельном графике временной задел, чтобы иметь возможность воспользоваться неожиданными предложениями или разрешить непредвиденные ситуации и проблемы;
• включайте плавные переходы и гибкие решения в свои планы, оставляя себе простор для творческих прозрений и эффективного управления кризисными ситуациями;
• определяйте структуру и составляйте план на неделю;
• предусматривайте в своем графике время для размышлений и рефлексии — для вас как плановика это очень важно.

Плановик в действии

Айлин Гордон, СЕО Ingredion, одного из крупнейших в мире производителей ингредиентов для продуктов таких продовольственных компаний, как Nestle, Kraft и Unilever, рассказывает: «Я — ярая сторонница высокой самоорганизации. Каждый воскресный вечер — это вечер семьи. Мы обычно ужинаем, а затем я составляю себе план на неделю и месяц. Иногда моя дочь говорит: “Я сильно отстала со сдачей реферата, и мне нужна твоя помощь”. В таких случаях я копирую главу, на которой она застряла, беру материал с собой и, уже находясь в пути, звоню дочке и мы обсуждаем вопросы, которые она не смогла решить самостоятельно. Однажды я даже устроила ей тест на правописание прямо с заднего сиденья такси. Энергии, конечно, требуется много, а также желания все это делать, но мне никогда, ни на минутку не приходила в голову мысль, что такое невозможно. Просто нужен хороший план. И резервный вариант для каждого резервного варианта».

Если вы организатор

Ваши сильные стороны:

• способность видеть общую картину;
• умение работать в команде и добиваться повышения производительности труда;
• талант интуитивно принимать решения в реальном времени, в ходе процесса развития событий;
• способность выделять необходимое время для выполнения работы.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• оценивайте объем своего внимания и составляйте планы, исходя из этой оценки;
• выключите функцию оповещения о поступлении новых электронных сообщений;
• выделяйте в своем ежедневном графике время для контакта и взаимодействия с людьми;
• планируйте выполнение задач в соответствии со своим энергетическим состоянием.

Организатор в действии

Автор нескольких книг Кейт Феррацци — типичный организатор. Название его бестселлера «Никогда не ешьте в одиночку» — классический девиз организаторов. Вот какой совет он дает: «Если у вас есть лишние пятнадцать минут — потратьте их на то, чтобы перекинуться с кем-то парой слов, написать письмо или позвонить. Используйте свободное время в течение дня, чтобы переслать статью, позвонить по телефону или отправить сообщение. Время, проведенное в такси, — это повод напомнить кому-нибудь о себе. Полет в самолете тоже можно рассматривать как возможность для налаживания контактов. У меня такие моменты зарезервированы как раз для поддержания отношений».

Если вы визуализатор

Ваши сильные стороны:

• способность видеть общую картину;
• способность хорошо работать под давлением;
• умение работать очень быстро;
• талант эффективно совмещать и выполнять несколько задач и проектов одновременно.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• спросите себя: «На что мне лучше всего потратить время в настоящий момент?»;
• ставьте себе жесткие, но реалистичные сроки;
• держитесь подальше от скучной и монотонной работы;
• храните свой календарь постоянно на виду, но отмечайте в нем только общие временные рамки проектов.

Визуализатор в действии

Ричард Брэнсон, основатель Virgin Group, поделился с предпринимателями следующим классическим для визуализатора советом: «Предоставьте свой команде простор для работы — во многих случаях стоит даже перевести офис в другое здание. Отстраните себя от выполнения повседневных бизнес-функций и найдите кого-нибудь, кто сможет заменить вас в качестве операционного директора, чтобы у вас появилось достаточно не нарушаемого никем времени для изучения общей картины и принятия решений о дальнейшем направлении развития компании».

Планирование и расстановка приоритетов обычно предлагаются как инструменты, экономящие время, и как антидот для стресса, вызываемого перегруженными графиками и избытком дел. Планирование и определение приоритетов действительно ценные и полезные занятия, но сами по себе они не излечат вас от синдрома «попкорновых мозгов», а на­оборот, способны еще больше усугубить состояние стресса.

Вспомните, когда в последний раз вы расставляли задачи в своем перечне дел в порядке их приоритетности, вам пришлось принимать решения и выбирать из множества конкурирующих друг с другом проектов, сроков и важных для вас лиц. Если вы похожи на большинство людей, то, скорее всего, этот процесс дался вам нелегко. Планирование и приоритетизация — энергоемкие задачи, которые способны тем больше вгонять вас в стрессовое состояние, чем дольше вы ими занимаетесь. Наш мозг нуждается в значительных количествах «горючего» — глюкозы и кислорода — и расходует их гораздо быстрее, чем нам кажется. Как объясняет профессор Рой Баумейстер из Университета штата Флорида: «У нас есть ограниченный объем ресурсов для таких видов деятельности, как принятие решений и сдерживание порывов, и когда мы активно их расходуем, то на следующий вид деятельности у нас их практически не остается». Стоит принять одно трудное решение — например, определить, что нужно сделать сегодня в первую очередь, — и следующее решение вам дастся уже труднее. Мыслить качественно вы можете лишь лимитированное количество времени.

Что мы можем в таком случае предпринять? Как сохранить энергетические запасы своего мозга и эффективнее их использовать в процессе планирования и расстановки приоритетов, что в конечном счете приведет также и к экономии времени? Ниже вашему вниманию предлагается несколько проверенных методов, которые помогут вам сберечь энергию и снизить естественную податливость синдрому «попкорновых мозгов», создающему многим проблемы.

• Устройте себе разгрузку мозга: составьте список дел, которые необходимо выполнить в следующие несколько дней. Выплесните на бумагу, белую доску или в компьютерную программу на выбор все и вся, что приходит на ум. Освободите голову от этих мыслей и излейте их в материальный мир. Очистите «кеш» мозга от всего лишнего.
• Проведите мозговой штурм, примените инструменты для составления интеллект-карт или бумагу либо блок-кубик, чтобы ни одна важная идея не исчезла бесследно, а осталась для «истории» и могла быть реализована впоследствии без дополнительных усилий на ее поиски. Так вы избежите потери драгоценной умственной энергии, вспоминая, что нужно было сделать или с кем поговорить. Последуйте мудрому совету консультанта по вопросам продуктивности Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок»: используйте свой мозг, чтобы придумывать идеи, а не припоминать их.

Больше узнать о том, как правильно составлять перечни дел и какова их роль в преодолении синдрома «попкорновых мозгов», вы сможете в следующей главе. А сейчас выложите на бумаге сегодняшнюю порцию «попкорна», которую преподнес вам ваш мозг, и примените следующие отработанные приемы для планирования ваших действий. Я поделила эти методы на три группы по временному интервалу, для которого готовится план: месяц, неделя и день. Приучите себя использовать их регулярно и заметите, что ваш мозг начал меньше уставать. Это позволит превратить бесчисленное количество часов, ранее тратившихся впустую, в продуктивное время.

• Просмотрите свои профессиональные и личные цели за квартал. Какие из проектов и задач в вашем перечне дел смогут приблизить вас к каждой из этих целей? Если таковых нет, дополните список проектами и задачами, выполнение которых вы считаете необходимым условием для достижения ваших профессиональных и личных целей. В вашем графике на предстоящий месяц выделено время для реализации этих проектов и задач? Если нет, то зарезервируйте его.
• Просмотрите свой календарь на предстоящий месяц и задайте себе следующие вопросы:
  • Все ли этапы и крайние сроки моих проектов отмечены в календаре?
  • Предусмотрел(а) ли я достаточно буферного времени?
  • Сколько дней в рамках этого месяца у меня пройдут в непрерывных заседаниях и встречах? Какие из них я могу передвинуть или отменить, чтобы получить необходимое время на их обдумывание и выработку стратегии?
  • Предусмотрено ли в календаре на предстоящий месяц личное время? (Оно вам жизненно необходимо, если хотите постоянно демонстрировать хорошее качество работы.)
  • Если у вас есть семья, значимый для вас человек или некие иные жизненные приоритеты, то предусмотрено ли в вашем календаре время на удовлетворение потребностей этих людей и общение с ними?
• Анализируйте свой календарь до тех пор, пока не будете довольны своими ответами на все вышеперечисленные вопросы.

Я рекомендую завести привычку выделять время на составление плана на неделю в один и тот же день, например в конце пятницы или ранним утром в понедельник, чтобы вы были готовы приступить к работе без раскачки, сразу по приезде в офис в понедельник. Вот что нужно для этого сделать:

• Соберите все разрозненные документы, отдельные листки, визитные карточки и прочие материалы, которые накопились на вашем столе, в сумке и карманах. Нужное подшейте, остальное выбросите или добавьте в перечень дел — и так по каждой бумажке.
• Просмотрите и обработайте свои записи: заметки, которые вели во время заседаний, примечания, нацарапанные на отдельных листочках или полях документов, записи, сделанные в компьютере, например в OneNote. Включите вопросы, требующие принятия мер, в перечень дел, отметьте на календаре дни сдачи проектов и разложите по лоткам и ящичкам все записки и материалы с совещаний и встреч.
• Внимательно просмотрите свой календарь за прошедшую неделю, чтобы выявить невыполненные поручения или неучтенную информацию. Перенесите эти задачи в свой перечень дел и разложите информацию по папкам.
• Посмотрите на календарь на следующую неделю. Зафиксируйте все шаги, которые необходимо предпринять, все действия по проектам и все задачи по подготовке, организации или участии в предстоящих мероприятиях.
• Перечитайте список своих целей. Оцените степень приближенности к каждой из них и степень завершенности каждого проекта. Убедитесь, что на следующей неделе совершите хотя бы один шаг по направлению к их достижению.

• Просмотрите текущие проекты и задачи. Прежде чем что-либо сделать (в том числе и проверить ящик электронной почты), определите три главных приоритета на день. Используйте их в качестве ориентиров и структурируйте свой день в соответствии с ними.
• Начните работу с самой важной задачи — той, которая будет максимально способствовать достижению ваших целей и наиболее тесно связана с итоговой строчкой в балансе, куда вписывается сумма заработанного вами и вашей организацией дохода.
• Отреагируйте на изменения, произошедшие в приоритетах и требованиях, и решите, что делать дальше в течение дня с учетом следующих моментов:
  • Убедитесь в наличии нужных инструментов. Есть ли у вас все средства и орудия труда, необходимые для выполнения конкретных действий, которые вы запланировали на сегодня? Многие задачи могут потребовать вашего присутствия в том или ином месте (у себя в офисе или в офисе клиента, например) и/или наличия определенных инструментов (скажем, некоего конкретного приложения для смартфона или компьютера). Удостоверьтесь в начале дня, что весь требуемый инструментарий у вас под рукой.
  • Проверьте наличие буферного времени. Если интервал между встречами всего пять минут, вы будете ограничены в выборе действий. Попробуйте передвинуть одно или несколько мероприятий так, чтобы иметь возможность немного передохнуть в течение дня.
  • Оцените свой запас сил. Некоторые проекты и задачи требуют значительных объемов свежей, креативной умственной энергии. При необходимости перенесите те или иные виды деятельности на другой день, чтобы самые важные и сложные проекты и задачи пришлись на время, когда вы будете наиболее работоспособны.
• Расставьте задачи в порядке приоритетности. Посчитайте, сколько времени, сил и других ресурсов понадобится для их выполнения и какие из них дадут наибольшую отдачу и окупят ваши временные инвестиции.

Все описанные выше подходы к планированию работы на тот или иной период эффективны независимо от вашего основного стиля продуктивности. Однако между людьми с различным стилем всегда есть небольшие отличия, и их нужно учитывать, чтобы сделать процесс планирования оптимальным. Ниже перечислены вопросы, которые стоит себе задать при составлении планов на предстоящий день, неделю, месяц.

От природы вы человек целеустремленный, так что планирование дней, недель и месяцев в целях решения поставленных задач дается вам легко. Хотя порой ваша склонность фокусироваться исключительно на результате негативно сказывается на вашей способности предвидеть то, как именно нужно выполнять данную работу, кого еще следует к ней привлечь и почему она настолько важна.

Вопросы, которые стоит себе задать:

• Как следует выполнять эту работу, чтобы добиться поставленной цели?
• Кого еще необходимо привлечь или проинформировать о моей работе, чтобы заручиться его поддержкой в достижении цели? Кто входит в круг основных заинтересованных лиц? Кого затронут результаты работы?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?

Если вы плановик

Как вы составляете планы

Планирование — ваша стихия. Однако порой вы склонны чрезмерно концентрироваться на способах выполнения работы, в результате чего можете проявить близорукость в отношении прочих аспектов плана. Например, не заметить или недооценить значимости шагов, которые следует предпринять, необходимости подключить к делу других людей или же просто не осознать в полной мере всей важности предстоящей работы.

Вопросы, которые стоит себе задать:

• Каковы заявленные цели и предполагаемые результаты работы?
• Кого еще необходимо привлечь к ее выполнению или проинформировать о ней, чтобы добиться его поддержки в достижении поставленной цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого коснутся результаты работы?
• Почему эта работа настолько важна? Как она связана с моими целями и целями компании?

Если вы организатор

Как вы составляете планы

Вы интуитивно знаете, какую работу и к какому сроку необходимо выполнить. Но иногда вы так фокусируетесь на людях, вовлеченных в нее, что можете обойти вниманием цель или результат самой работы, не подумав о наиболее эффективном способе ее выполнения и вообще о ее смысле.

Вопросы, которые стоит себе задать:

• Каковы заявленные цели или ожидаемые результаты работы?
• Какие конкретные, осязаемые шаги я должен предпринять, чтобы выполнить работу? Как ее выполняли в прошлом? Существуют ли некие исторические прецеденты или ранее накопленный опыт, на которые я могу опереться?
• Почему эта работа важна? Как она связана с моими целями и целями компании?

Если вы визуализатор

Как вы составляете планы

По своему типу мышления вы — стратег, вы видите общую картину и строите долгосрочные планы. Такой подход отвечает вашим врожденным предпочтениям. Однако временами ваша устремленность вдаль может помешать вам определить краткосрочные, промежуточные цели и шаги, выполнение которых необходимо для реализации более масштабной, стратегической задачи.

Вопросы, которые стоит себе задать:

• Каких промежуточных целей и результатов нужно добиться, чтобы достичь более крупных целей, которые я или моя организация поставили перед собой?
• Какие конкретные, осязаемые шаги мне следует предпринять, чтобы выполнить эту работу? Помните: шаги должны быть небольшими, четко сформулированными и осуществимыми.
• Кого еще необходимо привлечь к работе или проинформировать о ней, чтобы он поддержал меня в процессе достижения цели? Кто основные заинтересованные лица? Кого затронут результаты работы?

Планирование и расстановка приоритетов — энергоемкие задачи. На их выполнение уходят значительные умственные ресурсы. Но применение лучших методов планирования своей деятельности на месяц, неделю и день, которые я вам порекомендовала, позволит вам повысить продуктивную мощь своего мозга. Результат вас порадует!

Отправить

вс

вс