Книга: Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
Назад: Приложение 1 Должностная инструкция кладовщика-грузчика (специалист)
Дальше: Приложение 3 Должностная инструкция старшего кладовщика (старший специалист)
Приложение 2
Должностная инструкция начальника склада (линейный руководитель)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет основные направления деятельности работника склада в должности начальника склада.
1.2. Начальник склада назначается на должность и освобождается от должности директором предприятия.
1.3. Начальник склада непосредственно подчинен директору.
1.4. Начальнику склада непосредственно подчинены: старший кладовщик, кладовщик-экспедитор, товаровед.
1.5. На время отсутствия начальника склада его должностные обязанности выполняются другим сотрудником склада, назначаемым директором, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Требования к должности
На должность начальника склада назначается лицо, имеющее:
● Высшее очное образование по специальности «Логистика», допускается высшее очное техническое (военное) образование + опыт работы в складской логистике
● Знание процессов складской логистики, стеллажных систем, грузоподъёмной техники
● знания и опыт работы не менее 3-х лет в области управления коллективом (не менее 5 человек) в подразделениях связанных со складской деятельностью
● опыт работы на ПК (уверенный пользователь)
● Знание программы 1с торговля и склад
● водительские права категории “В”, личный автомобиль
3. Перечень необходимых документов
Свою работу начальник склада строит на основе:
● Правил трудового распорядка
● ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С Ж/Д ПОДВИЖНЫМ СОСТАВОМ ПЕРСОНАЛА
● Инструкции по работе с Ж/Д контейнерами персонала
● Правил обслуживания клиентов
● Правил размещения грузов
● Правил крепления грузов в транспортном средстве
● Настоящей должностной инструкции
4. Функции
Планирование рабочих смен на неделю
Каждую пятницу начальник склада распределяет работников по сменам, исходя из планируемой на неделю загрузки склада. Цель:
● равномерная загрузка подъёмно-транспортного оборудования, зон приёмки и отгрузки
● вторая смена должна обеспечить комплектацию заказов для отгрузки на следующий день
В каждую смену по каждому складу начальник склада назначает одного ответственного кладовщика (старшего кладовщика). Так же по сменам назначаются товароведы. Данное распределение оформляется распоряжением начальника склада, в пятницу, до 16–00. Распоряжение доводится до всех работников на еженедельном общем собрании сотрудников склада (по окончании работы первой смены, каждую пятницу) и доводится до директора компании по электронной почте до 16–30.
Планирование работы склада на день
Ежедневно, дважды в день (до 13–00 и до 17–00) начальник склада, на базе имеющейся у него информации от клиентов формирует предварительный план работ склада на следующие сутки. Данный план представляет собой реестр предстоящих операций на следующий день:
● Приёмок
● Отгрузок
● Комплектаций
● Инвентаризаций
План работ включает в себя так же работы по реконструкции стеллажной системы, уборке территории, перемещению продукции и другие дополнительные работы.
Для этого начальник склада с утра (либо вечером) делает обход склада (складов) и намечает работы по перемещению продукции, реконструкции стеллажной системы и пр.
Результатом планирования является предварительное распределение техники и задач по грузопереработке между кладовщиками, которое начальник склада на месте доводит до коллектива.
Для целей сокращения простоев начальник склада планирует работу подчинённых так, что бы каждый сотрудник, кроме текущих операций по приемке, комплектации и отгрузке продукции всегда имел персональные задачи, связанные с:
● Инвентаризацией продукции
● Реконструкцией стеллажной системы
● Перестановкой продукции
● Ремонтом стеллажной системы и прочего оборудования
● Уборкой территории
В случае производственной необходимости, начальник склада может организовывать сверхурочные работы или работу своих подчинённых в выходные дни. При этом своё решение начальник склада устно согласовывает с директором до начала вышеперечисленных работ с последующим оформлением распоряжения на вызов сотрудников, которое оформляется на следующий рабочий день служебной запиской.
1. Контроль
В течение рабочей смены начальник склада осуществляет контроль за выполнением поставленных задач лично, посещая рабочие места подчинённых, а так же посредством телефонной связи.
Начальник склада отвечает за разработку и актуализацию «Правил работы с клиентами», где отражаются временные стандарты выполнения операций и порядок подачи клиентами заявок на их выполнение. «Правила работы с клиентами» согласовываются с коммерческим директором и утверждаются директором компании.
Начальник склада контролирует соблюдение временных стандартов выполнения ППР, проверяя первичные документы, заполняемые кладовщиками («карточка операции») и сверяя данные с реальным временем завершения операции и ежедневно докладывает директору компании о всех случаях грубых нарушений сроков проведения операций (посредством электронной почты, в свободной форме в 17–00 при передаче плана на следующий день).
2. Управление инцидентами
Инциденты подразделяются на:
● Поломка оборудования
● Грубое нарушение технологии
● Воровство или пропажа материальных ценностей
● Претензии клиентов
● Другое событие, приведшее к существенным дополнительным затратам
Начальник склада при появлении любого инцидента выполняет следующие действия:
1. Немедленно ставит в известность директора и коммерческого директора (если инцидент приводит к существенным нарушениям стандартов работы, к ущербу или дополнительным затратам).
2. Регистрирует данный случай в реестре инцидентов и заполняет бланк «Инцидент» в электронном виде.
3. Проводит служебного расследование.
4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.
5. Выясняет размер ущерба для компании
6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.
7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.
8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.
9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.
10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий
3. Подведение итогов работы склада за сутки
Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.
До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.
Так же начальник склада помечает поля отчета «№ операции» следующими цветами:
● Зелёным, если операция была запланирована заранее и время прихода машины совпало с плановым ±1 час.
● Желтым, если операция была запланирована заранее и она была выполнена в течении дня.
4. Обеспечение техники безопасности
Начальник склада ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.
При выявлении грубых нарушений технологии работы и техники безопасности начальник склада готовит распоряжение по наказанию виновника, и разрабатывает мероприятия по предотвращению случаев нарушений (проведение обучения персонала, доработка или ремонт оборудования и.т.д.). Данное распоряжение и план мероприятий доводит до директора компании в этот же день.
Ежедневно на оперативном совещании с подчинёнными, начальник склада подводит итоги работы за прошлый день и прорабатывает с кладовщиками все случаи нарушения техники безопасности и технологии погрузо-разгрузочных работ и проводит устный инструктаж по технике безопасности.
Ежемесячно до 5 числа текущего месяца начальник склада проводит ежемесячный инструктаж своих подчинённых по технике безопасности под роспись в журнале ТБ. При этом прорабатываются все случаи нарушений ТБ, произошедших за месяц.
5. Закрепление ответственности за продукцию
Вся продукция, хранимая на складе, должна быть закреплена начальником склада за ответственными кладовщикам. Закрепление доводится до ответственных лиц под роспись в документе «Закрепление ответственности за продукцией», который хранится у начальника склада.
За каждым видом продукции начальник склада закрепляет одного ответственного кладовщика (ОК) и «дублёра» (на случай отпуска или болезни ответственного кладовщика). При этом должен соблюдаться принцип:
● У одного ответственного кладовщика должно быть несколько дублёров по разным клиентам
● Распределение клиентов по ответственным и дублёрам надо делать по возможности равномерно, исходя из общего количества артикулов, приходящихся на одного кладовщика
● При распределении необходимо учитывать опыт работника
При передаче ответственности от одного ОК к другому начальник склада обязательно организует проведение инвентаризации передаваемой продукции.
С каждым кладовщиком (старшим кладовщиком) начальник склада оформляет договор о полной коллективной материальной ответственности. Договоры передаются и хранятся в офисе компании у секретаря.
6. Организация хранения продукции
При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом начальник склада в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.
Для каждого вида продукции начальник склада определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.
Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов начальником склада устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.
Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним начальник склада обязательно согласовывает с директором компании письменно.
Начальник склада организует закрытие всех ворот склада по окончании работ и их опломбирование одноразовыми пломбами. В начале первой смены начальник склада контролирует целостность запоров и пломб на всех воротах складов компании.
Для выполнения операций открытия и закрытия, опломбирования ворот склада начальник склада назначает на эти работы уполномоченных сотрудников, список которых закрепляется в документе «Список лиц, ответственных за сдачу объектов под охрану». Данный список начальник склада передаёт в охранное агенство, с которым у компании заключен договор на охрану, и поддерживает его в актуальном состоянии.
7. Обеспечение сотрудников склада необходимыми средствами и материалами
Ежедневно в начале рабочего дня начальник склада проводит анализ остатков ГСМ погрузочно-разгрузочной техники. При необходимости организует закупку недостающих материалов.
Ежемесячно нач. склада на 2-й рабочий день месяца, следующего за отчетным, оформляет служебную записку на списание материалов, физически использованных в отчетном месяце в процессе производства, либо на хозяйственные нужды (ремонтные работы). Служебная записка, утвержденная директором, передаётся в бухгалтерию для дальнейшего учета в бухгалтерском и управленческом отчетах.
8. Организация обслуживания оборудования и контроль за его работой
Начальник склада организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Начальник склада определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.
Начальник склада организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность коммерческого директора и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.
Начальник склада несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.
В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) начальник склада проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций начальник склада незамедлительно ставит в известность директора компании и коммерческого директора.
Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.
9. Обучение сотрудников
Начальник склада организует обучение своих подчинённых, как новых сотрудников, так и «старичков». Для этого он разрабатывает ежемесячные планы по обучению для каждого сотрудника по следующим направлениям:
● Технология работы с использованием погрузочной техники (погрузчиков, кран-балок, и.т. д) и стеллажных систем.
● Знание продукции и мест её хранения
● Правила оформления документов при выполнении складских операций
Оценка сотрудников по этим показателям проводится начальником склада ежемесячно по пятибалльной шкале. По результатам этой оценки кладовщику устанавливается оклад в пределах «вилки», установленной в штатном расписании.
При этом решение принимается аттестационной комиссией в составе Старшего кладовщика, начальника склада, менеджера по персоналу, коммерческого директора (или директора), не чаще одного раза в три месяца по каждому кладовщику.
10. Проведение отчёта за месяц
В первый рабочий день месяца, следующего за отчетным начальник склада оценивает работу старших кладовщиков, принимает решение о их премировании.
Во второй рабочий день Начальник склада формирует в программе 1с финансовый отчет склада за месяц, трансформирует его в виде EXEL и передаёт финансовому менеджеру и директору по электронной почте. Так же с отчётом передаёт в бухгалтерию табель учёта рабочего времени по своим сотрудникам, включая сверхурочные работы.
Ежемесячно сразу после формирования финансового отчета (во вторник, среду или четверг (по согласованию с директором) после второго рабочего дня) начальник склада отчитывается перед директором о выполненных работах за месяц в офисе компании.
К ежемесячному отчёту начальник склада прикладывает:
● Реестр материалов и инструментов, приобретённых в отчетном месяце, в том числе и канцтоваров. При отчёте происходит утверждение авансовых отчётов по ним.
● перечень работ по ремонту и ТО грузоподъёмной техники и стеллажного оборудования, проведённых в отчётном месяце
● Реестр случаев нарушения технологии, порчи оборудования и других инцидентов, случившихся на складе в отчётном месяце. Предъявляет для контроля журнал по технике безопасности.
● Реестр инвентаризаций, по обычным товарам и особоценным грузам, проведённых в отчетном месяце и отчитчвается о их результатах, предъявляет акты инвентаризаций для утверждения их директором.
● Служебную записку о начислении премий старшим кладовщикам и о перераспределении премии между подчинённым сотрудникам, если в этом есть необходимость
11. Составление графика отпусков сотрудников склада
График отпусков сотрудников склада составляется с учётом поддержания работоспособности склада в целом и с учетом взаимозаменяемости сотрудников. График передаётся руководителю до 20 декабря года, предшествующего отчетному с целью включения в общий график отпусков.
12. Основные обязанности
Начальник склада обязан:
● своевременно и качественно выполнять распоряжения директора фирмы. Для оформленных письменно распоряжений директора при отсутствии срока исполнения распоряжения считать по умолчанию срок исполнения 1 рабочий день
● своевременно и качественно выполнять функции, закрепленные за ним в настоящей должностной инструкции
● В случае возникновения недостачи продукции при приёмке (либо обнаружения брака ТМЦ, нарушения упаковки) лично проводить служебное расследование и оформлять акт несоответствия по количеству и качеству согласно инструкции П6, П7.
● следить за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе, обеспечивать их своевременный ремонт
● осуществлять постоянный контроль выполнения поставленных перед подчиненными задач
● контролировать правильность документооборота склада
● решать вопросы по взаимодействию работы склада с другими службами
● участвовать в составлении актов несоответствия количества и качества
● организовывать своевременное заключение договоров “Материальной ответственности персонала склада”.
● создавать необходимые условия для эффективного труда: своевременно обеспечивать склад необходимым оборудованием
● поддерживать деловую и доброжелательную атмосферу в коллективе
● максимально способствовать и поощрять развитие творческой инициативы работников, обеспечивать оперативное внедрение предложений по совершенствованию производственных процессов
● создавать условия и стимулы для постоянного повышения квалификации всех работников склада, их профессионального роста в соответствии с деловыми качествами, уровнем подготовки и практическими навыками
● исполнять положения и другие нормативно-распорядительные документы фирмы
● представлять интересы Компании и действовать от ее имени в рамках своих полномочий
13. Полномочия по работе
Начальник склада имеет право:
● давать распоряжения и требовать их исполнения от подчиненных с целью эффективного управления складом
● по своему усмотрению, вносить корректировки в процесс погрузо-разгрузочных работ с целью их оптимизации
● производить повторную выборочную проверку отгруженной продукции кладовщиками-грузчиками
● вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями
● докладывать директору обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой
● вносить предложения о приеме, перемещении и увольнении подчиненных работников в пределах штатного расписания, в соответствии с законодательством
● имеет права доступа к базе данных 1С: Предприятие-Торговля+Склад
14. Ответственность работника
Начальник склада несет дисциплинарную и материальную ответственность за:
● утрату, порчу вверенных ему товарно-материальных ценностей
● качество выполнения погрузо-разгрузочных работ
● несоблюдение сроков исполнения утвержденных планов работы, указаний и распоряжений руководителя
● за непринятие решений в пределах своей компетенции
● за ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией
● несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей подчиненных сотрудников, нарушение дисциплины и установленных правил внутреннего трудового распорядка
● За своевременное предоставление документов в кадровую службу компании по вновь принимаемым подчинённым сотрудникам. Своевременное предоставление – не позднее, чем за три дня до начисления заработной платы (или аванса). В случае несвоевременного предоставления документов, и в связи с этим невозможностью начисления заработной платы сотруднику, недоначисленная часть заработной платы удерживается из премии начальника склада.
● при переходе на другую работу или освобождения от должности, за ненадлежащую и несвоевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового лицу, его заменяющему
● нарушение требований законодательных и иных нормативных актов по охране труда
15. Рабочее место и условия работы
● Режим работы начальника склада определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании и трудовым договором.
● Рабочее место начальника склада должно быть укомплектовано следующими рабочими ресурсами: стол, стул, персональный компьютер, телефон, канцтовары. Кроме того, начальник склада имеет доступ к оргтехнике: ксерокс, факс, принтер.
Руководство оставляет за собой право вносить изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию.
Назад: Приложение 1 Должностная инструкция кладовщика-грузчика (специалист)
Дальше: Приложение 3 Должностная инструкция старшего кладовщика (старший специалист)
