Книга: Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»
Назад: Приложение 2 Должностная инструкция начальника склада (линейный руководитель)
Дальше: Уважаемые читатели!
Приложение 3
Должностная инструкция старшего кладовщика (старший специалист)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет основные направления деятельности работника склада в должности старшего кладовщика.
1.2. Старший кладовщик назначается на должность и освобождается от должности директором предприятия по представлению начальника склада.
1.3. Старший кладовщик непосредственно подчинен начальнику склада.
1.4. На время отсутствия старшего кладовщика его должностные обязанности выполняются кладовщиком склада, назначенным начальником склада, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Требования к должности
На должность старшего кладовщика назначается лицо, отвечающее следующим требованиям:
● образование – не ниже среднего;
● физически здоровый, не имеющий медицинских противопоказаний к тяжелой работе;
● Опыт работы в складской логистике не менее двух лет, в должности, связанной с управлением людьми.
● навыки управления погрузочно-разгрузочной техникой
● водительские права
● Наличие собственного легкового автомобиля
● Навыки работы в 1с Торговля и склад
● Уверенный пользователь офисных программ.
3. Перечень необходимых документов
Свою работу старший кладовщик строит на основе:
● Правил обслуживания клиентов
● Правил размещения грузов и использования грузоподъемной техники
● Правил крепления грузов в транспортном средстве
● Инструкция по работе с Ж/Д контейнерами
● Инструкция по работе с Ж/Д вагонами
● Настоящей должностной инструкции
● Правил трудового распорядка
4. Функции
4.1 Планирование работ на день
Ежедневно, в конце смены начальник склада формирует «План прихода машин» на следующие сутки, который передаёт старшему кладовщику. Каждое день, на вечерней оперативке (либо непосредственно на складе) старший кладовщик совместно с начальником склада формируют план работы кладовщиков на день, который включает погрузо-разгрузочные работы, работы по перемещению продукции, реконструкции стеллажной системы и пр.
Результатом планирования является предварительное распределение техники и задач по грузопереработке между кладовщиками.
Для целей сокращения простоев старший кладовщик планирует работу подчинённых так, что бы каждый сотрудник, кроме текущих операций по приемке, комплектации и отгрузке продукции всегда имел персональные задачи, связанные с:
● Инвентаризацией продукции
● Реконструкцией стеллажной системы
● Перестановкой продукции
● Ремонтом стеллажной системы и прочего оборудования
● Уборкой территории
Ежедневно, на вечерней оперативке старший кладовщик копирует файлы с фотографиями отгрузок за предыдущий день на компьютер начальника склада. При этом он отвечает за то, что бы всем отгрузкам соответствовал файл с фотографией.
4.2. Оперативное планирование и контроль работ
Для целей оперативного планирования, при получении новой информации о приходе машин от клиентов товаровед незамедлительно информирует об этом старшего кладовщика по телефону. При появлении водителя у ворот склада для загрузки или выгрузки продукции старший кладовщик:
1. Проверяет наличие документов на приёмку (отгрузку) продукции. На накладной обязательно должна стоять подпись товароведа.
2. Старший кладовщик в текущем режиме прихода машин под загрузку и выгрузку формирует очерёдность загрузки и выгрузки транспортных средств. При этом он руководствуется «Правилами обслуживания клиентов на складе» и указаниям товароведа или начальника склада.
3. Закрепляет ответственность за выполнение конкретной операции (Приёмка, Размещение, Комплектация, Отгрузка, ПиР, КиО) за конкретным кладовщиком и передаёт ему документы. При этом старший кладовщик проставляет в документе времени начала операции. Если время прибытия, отражённое товароведом в карточке отличается от текущего более, чем на 10 минут, старший кладовщик выясняет у водителя и товароведа причину этой разницы и проставляет в карточке операции (в дальнейшем «карточка»)текущее время начала операции.
4. При выполнении погрузочно-разгрузочных работ Старший кладовщик регулирует работу кладовщиков, распределяет ресурсы (погрузчики, тележки, кран-балки и.т.д.), назначает помощников из числа свободных кладовщиков.
5. Определяет зоны хранения (конкретные ячейки стеллажа, место в напольной зоне), для каждого вида продукции.
6. Дает указания другим кладовщикам о порядке загрузки транспортного средства, при каждой отгрузке определяет необходимость крепления груза в кузове автомобиля, осуществляет контроль правильности крепления груза, фотографирует закреплённый груз в кузове в соответствии с «Правилами крепления груза в кузове транспортного средства». Если груз не требует крепления, то старший кладовщик всё равно фотографирует загруженную продукцию в кузове автомобиля.
7. По завершению кладовщиком операции по ПРР или комплектации (а так же и другой разовой работы) старший кладовщик принимает работу и проверяет правильность оформления карточки операции. При этом он ставит время завершения операции и свою визу, после чего передаёт накладную и карточку операции водителю, отправляет его к товароведу для оформления документов на выезд.
Главными критериями правильной организации работ на складе являются:
● Соблюдение стандартов по времени загрузки, отгрузки транспортных средств (отражены в «Правилах работы с клиентами»).
● Наличие свободного пространства в зоне приёмки
Зона приёмки должна быть по возможности свободна и всегда готова к приёму транспортного средства (ТС). К началу утренней смены зона приёмки должна быть пустой!
● Отсутствие грузов в межстеллажных проездах склада
В проездах склада оставлять груз можно только в форсмажорных обстоятельствах (Неожиданный приход сразу нескольких машин) с последующим скорейшим размещением продукции в зоне хранения.
● Правильность размещения грузов в зоне хранения в соответствии с «Правилами размещения грузов и использовлания грузоподъемной техники».
● Чистота на складе
4.3 Организация хранения продукции
При заключении договора ответственного хранения с новым клиентом Старший кладовщик в обязательном порядке с ним знакомится и визирует его.
Для каждого вида продукции Старший кладовщик определяет места хранения (зона хранения, теплый, холодный склад, открытая площадка и т. д.), а так же способы хранения продукции (штабельное, стеллажное, напольное и.т.д.) с целью безопасного хранения продукции.
Особоценные грузы (изделия из цветного металла, дорогостоящие товары) должны храниться в закрывающихся контейнерах, либо в закрытых на замок зонах склада. Для каждого из видов особоценных грузов Старшим кладовщиком устанавливается своя периодичность проведения инвентаризаций.
Способы хранения особоценных грузов и периодичность проведения инвентаризаций по ним Старший кладовщик обязательно согласовывает с начальником склада.
Вся продукция при хранении должна быть промаркирована, таким образом, что бы её можно было идентифицировать, не снимая с полки стеллажа.
Если продукция хранится в «сборной паллете» (металлическом контейнере), то такие паллеты должны быть пронумерованы и в каждую должен быть вложен упаковочный лист.
4.4 Обеспечение техники безопасности
Старший кладовщик ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.
4.5 Организация обслуживания оборудования и контроль за его работой
Старший кладовщик организует учёт инструмента и оборудования, находящегося на складе. Он, совместно с другими работниками склада несёт полную материальную ответственность за их сохранность. Старший кладовщик определяет места хранения инструмента и оборудования и организует порядок его хранения.
Старший кладовщик организует плановые и внеплановые ремонты оборудования (погрузчиков, гидравлических тележек и т. д.) в соответствии с договорами, заключенными с контрагентами на его обслуживание. При наличии экономически обоснованной необходимости, ставит в известность начальника склада и делает заявку (по телефону) в авторизированный центр по обслуживанию грузоподъемной техники. По завершению регламентных работ осуществляет их приемку.
Старший кладовщик несёт ответственность за состояние стеллажной системы. Во время ежедневного обхода проверяет правильность и надёжность крепления узлов стеллажной системы, целостность её частей.
В случае обнаружения дефектов её частей (деформация рам, траверс и.т.д.) Старший кладовщик проводит служебное расследование, выясняет причины возникновения дефектов, принимает решение о замене дефектных частей стеллажной системы (в случае необходимости), разгрузке её до завершения замены дефектных частей. В случае обнаружения сильных деформаций Старший кладовщик незамедлительно ставит в известность начальника склада.
Все места деформаций фотографируются и помечаются на схеме склада.
4.6 Проверка ежедневного отчёта
Ежедневно до 10–00 товароведы формируют отчет по работам на складе за предыдущий день, распечатывают его и передают старшему кладовщику.
Старший кладовщик проверяет отчёт на полноту и правильность внесения в базу данных товароведами информации по:
– плановым операциям
– дополнительным работам
– внутренним работам по складу
– сверхурочным работам
После чего ставит свою подпись и подшивает отчет в папку «Ежедневные отчёты» и сообщает товароведу, что отчёт проверен. В случае обнаружения ошибок, сообщает об этом товароведу для их исправления.
4.7 Ежемесячная отчётность
Ежемесячно в первый рабочий день старший кладовщик делает устный отчёт перед начальником склада, где отчитывается за:
1. Работу склада в отчётном месяце по показателям:
● Соблюдение нормативов времени погрузочно-разгрузочных работ
● Незанятость проездов и зон выгрузки продукции
● Соблюдение правил размещения продукции
● Соблюдение техники безопасности
1. Работу своих сотрудников в отчётном месяце и вносит предложение о распределении премии между ними (в рамках действующего премиального положения)
2. Работу погрузочно-разгрузочной техники, стеллажного оборудования и инструмента. При этом старший кладовщик дает перечень оборудования и инструмента, пришедшего в негодность за отчётный период, и вносит предложение по ремонту, замене и приобретении нового оборудования в текущем месяце.
3. Обучение своих подчинённых в отчётный период, выносит предложение о переаттестации своих подчинённых и другие предложения, касающиеся оганизационной структуры.
По результатам отчёта старший кладовщик получает оценку своей работы и размер своей премии (фиксируется в приложении № 3).
5. Основные обязанности
Старший кладовщик:
– Своевременно и качественно выполнять распоряжения начальника склада;
– Своевременно и качественно выполнять функции, закрепленные за ним в настоящей должностной инструкции;
– В случае нехватки кладовщиков при выполнении работ на складе выполнять функции кладовщика-экспедитора, при этом руководствоваться его должностной инструкцией.
– В случае возникновения недостачи продукции при приёмке (либо обнаружения брака ТМЦ) оформлять акт несоответствия по количеству и качеству согласно инструкции П6, П7.
– В случае возникновения необходимости (по устному распоряжению начальника склада) осуществлять доставку мелких грузов или документов для клиентов фирмы на личном автомобиле.
– Проводить обучение новых сотрудников на должности кладовщиков-экспедиторов в течении испытательного срока, закреплять за каждым новеньким сотрудником наставника из числа опытных работников склада, контролировать их вход в должность.
– Принимать участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей;
– После завершения процесса загрузки старший кладовщик (либо лицо, его замещающее) обязан проверить качество крепления груза в кузове автомобиля. Старший кладовщик обязан проверить каждое транспортное средство.
– Участвовать в проведении хозяйственных работ (уборка территории, реконструкция стеллажной системы и т. п.);
– Выполнять работы по распоряжению руководства, направленные на повышение качества и производительности труда;
– Строго исполнять положения и другие нормативно-распорядительные документы фирмы.
– Строго соблюдать производственно-технологическую дисциплину, в срок и качественно выполнять все указания непосредственного руководителя, не противоречащие действующим законам и утвержденной документации;
– Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой;
6. Полномочия по работе
Старший кладовщик имеет право:
– Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями;
– Принимать решение по наказанию, поощрению своих подчинённых, распределять месячную премию в рамках действующего премиального положения (по согласованию с начальником склада);
– Принимать решения по способам проведения погрузочно-разгрузочных работ;
– Определять зоны хранения, для каждого вида продукции;
– Определять временные зоны разгрузки и отгрузки, в случае нехватки площадей в штатных зонах
7. Ответственность работника
Старший кладовщик несет административную и материальную ответственность за:
– Утрату, порчу вверенных ему товарно-материальных ценностей;
– Качество выполняемых погрузо-разгрузочных работ;
– Непринятия решения в пределах своей компетенции;
– Несоблюдение сроков исполнения указаний и распоряжений руководителя;
– Ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;
– Не использование предоставленных работнику прав;
– Нарушение дисциплины и установленных правил внутреннего трудового распорядка;
– При переходе на другую работу или освобождении от должности ответственен за ненадлежащую и несвоевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового – лицу, его заменяющему.
8. Рабочее место
8.1. Режим работы Старшего кладовщика определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании и трудовым договором.
8.2. Рабочее место Старшего кладовщика – территория склада. Также должно быть предусмотрено отапливаемое помещение для переодевания в рабочую спецодежду и периодического отдыха, душевые помещения, сан узел. Для проведения сверок по остаткам товаров и другой аналитике по работам на складе для старших кладовщиков должно быть предусмотрено отдельное автоматизированное рабочее место (компьютер, принтер).
Руководство оставляет за собой право вносить изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию.
Назад: Приложение 2 Должностная инструкция начальника склада (линейный руководитель)
Дальше: Уважаемые читатели!
