На сегодняшний день единого образца ведения архивной документации аудиоисточникбв и транскриптов нет, но есть стремление сделать полученные записи пригодными для использования другими исследователями. Уже в начале формирования «устного архива» желательно составить предварительный договор с государственными архивами о последующей сдаче материалов на государственное хранение. Целесообразно заранее узнать у сотрудников конкретного архива, в каком виде и на каких условиях они готовы будут принять материалы на хранение. В таком случае выбор исследователями стандартов создания собственных «устных архивов» будет определяться требованиями государственного архива.

Работу по систематизации, учету и хранению создаваемых устных исторических источников необходимо начинать параллельно с работой по опросу респондентов. Следует позаботиться о том, чтобы каждая кассета или цифровая запись легко идентифицировалась. Это обеспечивается несколькими путями. Во-первых, необходимо наговаривать информацию о респонденте, обстоятельствах проведения интервью и о тех, кто проводит интервью, на пленку, причем лучше не во время самого интервью, а до начала беседы или в крайнем случае в ее конце. Имеются доводы как за, так и против того, чтобы делать эту запись непосредственно в начале опроса: такое начало беседы может показаться респонденту слишком официальным, создать ненужное напряжение, особенно если он и так волнуется, однако в конце разговора интервьюер может просто забыть об этом или у него может не хватить времени. Во-вторых, магнитофонная кассета или другой носитель звуковой информации маркируется подписью. В-третьих, сопроводительная информация подробно излагается в письменной аннотации материалов интервью, создаваемой параллельно технической записи.