В «устном» архиве необходимо завести журнал поступлений материалов и/или карточки учета проведенных интервью. Как правило, они используются в служебной работе. На их основе составляется опись фонда, которая предоставляется для работы исследователям и посетителям. В этих документах фиксируется стандартный материал: данные о том, кто проводил каждое интервью, личные данные интервьюируемого, когда и где проводилось интервью.

Традиционная опись устных источников ведется в конторских тетрадях по форме:

Для работы исследователя со звукозаписью интервью в «устном архиве» важно вносить в опись данные о том, сколько часов длилось интервью, описание звукового носителя (магнитофонные пленки, их количество, цифровая запись); есть ли письменная версия устного исторического документа; когда, кем проводилось транскрибирование. В журнале поступлений (карточках учета) и в описи следует помечать введенные ограничения на доступ и использование материала. Для идентификации устного источника в этих же документах необходимо обязательно делать краткую аннотацию содержания каждого интервью.