Глава 26. Четыре полезные привычки, которые помогут справиться с усталостью и беспокойством из-за работы

Полезная привычка номер 1: очистите свой письменный стол от всех бумаг, кроме тех, которые имеют отношение к тому, чем вы сейчас занимаетесь.

Роланд Л. Уильямс, президент «Чикагской и Северо-западной железной дороги», говорит: «Человек с завалами на столе, с бумагами по всевозможным вопросам справится с работой гораздо быстрее и точнее, если очистит письменный стол от всего, кроме связанного с непосредственной задачей, которую он выполняет. Я называю такую привычку хорошей организацией труда, и это первый шаг к хорошей производительности».

Если вы посетите Библиотеку конгресса в Вашингтоне (округ Колумбия), вы увидите на потолке слова поэта Поупа: «Порядок – первый закон Небес».

Порядок должен стать первым законом и на работе. Но так ли это? Нет, письменный стол обычного делового человека завален бумагами, копившимися в течение нескольких недель. Более того, издатель одной новоорлеанской газеты однажды признался, что секретарша наводила порядок на одном из его столов и обнаружила пишущую машинку, которую искали целых два года!

Одного вида письменного стола, заваленного письмами, оставшимися без ответа, отчетами и служебными записками, достаточно, чтобы вызвать замешательство, напряжение и тревогу. На самом деле все гораздо хуже. Постоянное напоминание о «миллионе несделанных дел и о том, что на них нет времени» может привести не только к напряжению и усталости, но и к высокому давлению, проблемам с сердцем и язве желудка.

Доктор Джон Г. Стоукс, преподаватель Гарвардской медицинской школы Пенсильванского университета, прочел доклад на Национальном съезде Американской медицинской ассоциации. Доклад назывался «Функциональные неврозы как осложнение органического заболевания». В своем докладе доктор Стоукс перечислил 11 симптомов, которые следует искать в психическом состоянии пациента. Вот первый пункт из его списка:

«Ощущение настоятельной необходимости или обязанности; откладывание дел, которые нужно сделать, до бесконечности».

Но как столь элементарное действие, как очистка письменного стола, поможет вам избежать высокого давления, давящей необходимости что-то сделать? Доктор Уильям Л. Сэдлер, знаменитый психиатр, рассказывает о пациенте, который при помощи этого простого приема избежал нервного срыва. Пациент занимал высокий пост в крупной чикагской фирме. Когда он пришел на прием к доктору Сэдлеру, он был напряженным, нервным, встревоженным. Он понимал, что теряет контроль над собой, но не мог перестать работать. Ему требовалась помощь.

«Пока пациент рассказывал мне историю своей жизни, – говорит доктор Сэдлер, – зазвонил мой телефон. Звонили из больницы; вместо того чтобы перенести разговор, я не спеша принял решение. Я всегда стараюсь решать вопросы по возможности скорее. Не успел я закончить один разговор, как телефон снова зазвонил. Снова срочное дело, которое я не спеша обсудил. В третий раз нас прервали, когда ко мне зашел коллега; ему нужен был мой совет относительно тяжелобольного пациента. Завершив разговор с ним, я повернулся к визитеру и начал извиняться за то, что заставил его ждать. Но он просветлел. У него на лице появилось совершенно другое выражение.

„Не извиняйтесь, доктор! – сказал пациент Сэдлеру. – По-моему, за последние десять минут я понял, что со мной не так. Я возвращаюсь к себе на работу и пересмотрю свои рабочие привычки… но, прежде чем я уйду, вы не против показать мне свой письменный стол?“

Доктор Сэдлер выдвинул ящики своего стола. Все они оказались пустыми, если не считать канцелярских принадлежностей.

„Скажите, а где вы храните неоконченные дела?“ – спросил пациент.

„У меня нет неоконченных дел!“ – ответил Сэдлер.

„А где вы храните письма, которые требуют ответа?“

„Я на них ответил! – сказал Сэдлер. – Я взял за правило никогда не откладывать письмо, пока я на него не отвечу. Получив письмо, я сразу же диктую ответ секретарю“».

Полгода спустя тот же высокопоставленный служащий пригласил доктора Сэдлера в свой кабинет. Он изменился – как и его письменный стол. Он выдвинул ящики стола и показал, что в них больше нет неоконченных дел.

«Полгода назад, – признался бывший пациент, – у меня было три стола в двух кабинетах; и их не было видно под горой бумаг. Я никогда ничего не заканчивал. После беседы с вами я вернулся сюда и выбросил целый вагон отчетов и старых бумаг. Теперь у меня всего один стол, я разбираюсь с делами сразу, по мере их поступления, и не храню гору непросмотренных документов, которые дразнят меня, вызывают у меня напряжение и тревогу. Но самое удивительное, что я полностью излечился. Теперь с моим сердцем все в полном порядке!»

Чарльз Эванс Хьюз, бывший председатель Верховного суда США, сказал: «Люди не умирают от переработок. Они умирают от напрасной траты сил и беспокойства». Да, от траты сил и беспокойства, потому что их работа, как им кажется, никогда не кончается.

Полезная привычка номер 2: делайте дела в порядке их значимости.

Генри Л. Догерти, основатель компании «Ситиз сервис», которая продавала и транспортировала топливо, смазочные материалы и нефтепродукты, признался: какую бы высокую зарплату он ни предлагал, ему невозможно было найти работника, обладавшего двумя качествами. Во-первых, способностью думать. Во-вторых, способностью делать дела в порядке их значимости.

Чарльз Лакмен, который начинал с нуля и за двенадцать лет стал президентом компании «Пепсодент», получал жалованье в размере 100 тысяч долларов в год и заработал миллион долларов сверх того, – так вот, он заявляет, что своим успехом он во многом обязан развитию именно тех качеств, которые, по словам Генри Л. Догерти, почти невозможно найти. Чарльз Лакмен сказал: «Сколько я себя помню, я вставал в пять утра, потому что рано утром мне думается лучше, чем в любое другое время; тогда я планирую свой день, планирую дела в порядке их значимости». Франклин Беттгер, один из самых успешных американских страховщиков, не ждет до пяти утра, чтобы распланировать свой день. Он планирует его накануне вечером – ставит для себя цели. Он планирует продать на следующий день определенное количество страховых полисов. Если он не справляется с задачей, оставшееся количество добавляется к следующему дню, и так далее.

На основании своего опыта я знаю, что человек не всегда способен делать дела в порядке их значимости. Но мне также известно, что даже набросок плана, в котором дела представлены в порядке их значимости, бесконечно лучше, чем действие по наитию.

Если бы Джордж Бернард Шоу не взял за правило вначале делать самые важные дела, возможно, он потерпел бы неудачу как писатель и до конца жизни прослужил бы кассиром в банке. Его план заключался в том, чтобы писать пять страниц каждый день. План и твердая решимость его осуществить спасли Шоу. Благодаря плану он писал по пять страниц в день в течение девяти тяжелых лет, хотя за эти девять лет он заработал всего 30 долларов – примерно по пенни в день.

Полезная привычка номер 3: столкнувшись с проблемой, решайте ее сразу, если у вас имеется все необходимое для принятия решения. Не откладывайте принятие решений.

Один из моих бывших слушателей, покойный Г. П. Хауэлл, рассказывал: когда он входил в совет директоров «Юэсстил», совещания совета директоров часто затягивались; на них обсуждалось много проблем, но принималось мало решений. В результате каждый член совета директоров должен был носить домой груды отчетов для изучения.

Наконец, Хауэлл убедил совет директоров решать по одной проблеме за раз и обязательно принимать по ней решение. Никакого затягивания, никакого откладывания. Иногда решения требовали дополнительных фактов; возможно, требовалось что-то сделать – или не делать ничего. Но решение достигалось по каждой проблеме до того, как они переходили к следующей. Хауэлл рассказал, что результаты оказались поразительными и спасительными: вскоре они разобрались со всеми делами. Календарь оказался чист. Директорам больше не нужно было таскать домой толстые кипы отчетов. Больше не было тревоги из-за неразрешенных проблем.

Хорошее правило – не только для совета директоров «Юэсстил», но и для нас с вами.

Полезная привычка номер 4: учитесь организовывать, передавать полномочия и руководить.

Многие бизнесмены раньше времени загоняют себя в могилу, потому что их не учили делегировать ответственность; они настаивают на том, чтобы делать все самим. Что в результате? Они тонут в потоке ненужных подробностей. Они постоянно спешат, беспокоятся, тревожатся и напрягаются. Научиться делегировать полномочия трудно. Я знаю по себе. Мне было трудно, ужасно трудно. Кроме того, я по опыту знаю, какие возможны катаклизмы, если передать полномочия не тому человеку. Но как бы ни было трудно делегировать власть, руководитель должен так поступать, чтобы избежать беспокойства, стресса и усталости.

Человек, который строит крупное дело и не учится организовывать, делегировать полномочия и руководить, обычно к 50–60 годам сваливается с сердечными болезнями, вызванными стрессом и беспокойством. Хотите конкретный пример? Прочтите раздел некрологов в вашей местной газете.